Checklist voor jaarafsluiting van de salarisadministratie

Het einde van het jaar is weer in zicht. Hoogste tijd om nog eens te kijken of de salarisadministratie wel helemaal op orde is. Waar moet de salarisadministrateur op letten?

Het einde van het jaar is weer in zicht. Hoogste tijd om nog eens te kijken of de salarisadministratie wel helemaal op orde is. Waar moet de salarisadministrateur op letten?

1. Zijn alle loonkostensubsidies benut?

Bij het doen van de laatste aangifte loonheffingen is het zinvol om te controleren of u alle afdrachtverminderingen en premiekortingen wel hebt benut. In de praktijk blijkt dat in salarispakketten niet altijd rekening wordt gehouden met alle mogelijke verminderingen. De afdrachtvermindering onderwijs en de premiekoring voor ouderen zijn hier een voorbeeld van. 

Is de auto van de zaak correct verwerkt?

Als de werknemer beschikt over een auto van de zaak, maar u heeft bij de verloning geen rekening gehouden met een bijtelling wegens privégebruik, bijvoorbeeld omdat er is aangenomen dat de desbetreffende werknemer in 2010 niet meer dan vijfhonderd privékilometers met de auto zou rijden, bestaat er een naheffingsrisico voor de werkgever. Dit risico kan voorkomen worden als de werknemer een Verklaring geen privégebruik auto heeft overlegd. Het is daarom van groot belang om na te gaan dat alle benodigde verklaringen in de loonadministratie aanwezig zijn. Let daarbij op dat als u over aanwijzingen beschikt waaruit blijkt dat de werknemer meer dan vijfhonderd privékilometers heeft gereden, u geen vrijwarende werking kunt ontlenen aan de verklaring geen privégebruik auto.

Ook voor de bestelauto van de zaak geldt een bijtelling wegens privégebruik. Als de bestelauto echter voor 90 procent of meer geschikt is voor het vervoer van goederen, kan de bijtelling op het loon achterwege blijven. Dit ook het geval als de bestelauto niet buiten werktijd gebruikt mag worden of er een verbod op privégebruik geldt. Wel moet u aantoonbaar de naleving van deze voorwaarden controleren! Let op dat als de bestelauto in verband met de aard van het werk doorlopend door twee of meer werknemers wordt gebruikt – en dus het privégebruik per werknemer moeilijk te beoordelen is – u eindheffing moet toepassen op het voordeel van het privégebruik. Deze eindheffing bedraagt op jaarbasis een vast bedrag van 300 euro per bestelauto.

3.Correcties al ingediende loonaangiftes

Als u tot de conclusie komt dat een al ingediende loonaangifte niet volledig is of onjuistheden bevat, moet u deze op eigen initiatief corrigeren. U moet er wel rekening mee houden dat als u loongegevens corrigeert, dit ook gevolgen kan hebben voor de bedragen van latere aangiften die u cumulatief heeft berekend. Ook die aangiften zult u dan moeten corrigeren. Het correctiebericht moet samen met de aangifte over het eerstvolgende of daarop volgende tijdvak worden ingediend. Om te voorkomen dat u een los correctiebericht moet indienen (het correctiebericht heeft dan betrekking op een eerder kalenderjaar) waarbij de fiscus een naheffingsaanslag oplegt dan wel een teruggaaf verleent, is het verstandig om nu al na te gaan of alle reeds ingediende aangiften juist en volledig zijn geweest.

Controle VAR-verklaringen

Als u in 2010 gebruik heeft gemaakt van de diensten van een freelancer die beschikt over een VAR-wuo, dan wel een VAR-dga, hoeft u als opdrachtgever in principe niet te vrezen voor een naheffingsaanslag loonheffingen. Hiervoor is echter wel vereist dat:

  • u een kopie van de overlegde VAR in de loonadministratie heeft opgenomen;
  • de werkzaamheden die op de VAR zijn vermeld overeenkomen met de werkzaamheden die de freelancer feitelijk bij u heeft verricht;
  • de VAR ten tijde van het verrichten van de werkzaamheden nog niet is verlopen (de VAR geldt slechts voor een jaar);
  • u de identiteit van de ingeschakelde freelancer op een juiste wijze heeft vastgesteld en een kopie van het identiteitsbewijs in uw loonadministratie heeft opgenomen.

In de jurisprudentie zijn inmiddels de eerste uitspraken verschenen waaruit blijkt dat een en ander nauw luistert. Let op dat als u de hiervoor genoemde voorwaarden niet in acht neemt, de genoemde VAR’s geen vrijwarende werking hebben!

5. Opgaaf betalingen aan derden

Als er dit jaar betalingen hebben plaatsgevonden aan derden, moet u daarvan voor 1 februari 2011 opgaaf doen aan de Belastingdienst via een IB 47-opgave. Deze melding moet uitsluitend gebeuren voor inkomsten die fiscaal als resultaat uit overige werkzaamheden kwalificeren. Als er sprake is van loon uit dienstbetrekking of winst uit onderneming, dan hoeft u geen opgaaf te doen. Let op dat u de fiscale status van uw opdrachtnemer via de hiervoor genoemde VAR-verklaring kunt vaststellen. Door nu al een en ander na te gaan, kunt u zich in januari 2011 de nodige tijd besparen.

6. Toezegging onbelaste kostenvergoedingen

Als er een voornemen bestaat om werknemers een onbelaste kostenvergoeding te geven, moet de werkgever deze tijdig toezeggen. Als er in 2010 bijvoorbeeld een studiekostenvergoeding aan de werknemer is toegezegd die nog niet is uitbetaald, mag u deze in 2011 alsnog onbelast uitbetalen. Let er op dat als de toezegging niet tijdig is gedaan, deze mogelijkheid niet opgaat. Het uitgangspunt is immers dat bij een kostenvergoeding niet de mogelijkheid bestaat om deze jaaroverschrijdend toe te kennen!
Opgaaf gegevens voor de loonheffingen/controle identiteitsbewijzen

Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer moet deze aan u een schriftelijke verklaring overleggen met daarin minimaal de volgende gegevens:

  • naam en voorletters;
  • geboortedatum;
  • burgerservicenummer/sofinummer;
  • adres;
  • postcode en woonplaats;
  • woonland en regio als hij niet in Nederland woont.


Alhoewel het hier een vormvrije verklaring betreft, is het toch raadzaam om gebruik te maken van het model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen van de Belastingdienst. Op dit formulier kan de werknemer ook aangeven of hij zijn loonheffingskorting bij de werkgever wenst toe te passen. Daarnaast moet u bij indiensttreding de identiteit van uw werknemer vaststellen en een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie opnemen. Het identiteitsbewijs mag op het moment van indiensttreding nog niet zijn verlopen. Let op dat een rijbewijs in dit verband geen geldig identiteitsbewijs is. Verder moet u van het identiteitsbewijs van alle bladzijden met relevante informatie een kopie maken.

7. Anoniementarief

Als niet aan de hiervoor genoemde voorwaarden is voldaan, bent u verplicht om het anoniementarief toe te passen bij de verloning. Ook mag u geen gebruik maken van franchises en geen rekening houden met het maximumpremieloon werknemersverzekeringen en maximumbijdrageloon Zorgverzekeringswet. Zorg dus dat u over alle benodigde kopietjes beschikt!

Controle toepassing bijzonder tarief

Op loon dat in de regel slechts eenmaal of eenmaal per jaar wordt toegekend moet u in principe de tabel bijzondere beloningen toepassen. Het hierbij toe te passen tarief is in principe gekoppeld aan het jaarloon van de werknemer in het voorafgaande kalenderjaar. Hierbij gaat in de praktijk echter nog wel eens wat mis, doordat de jaarloongegevens niet goed zijn overgenomen of medewerkers in de loop van het jaar in dienst zijn getreden, waardoor er bij de toepassing van het bijzondere tarief een verkeerd jaarloon wordt gehanteerd en er dus sprake is van een onjuiste inhouding met alle vervelende gevolgen voor u van dien.

Niet via de salarisadministratie uitbetaalde reiskosten

Als er reiskostenvergoedingen niet via de loonadministratie maar via de financiële administratie zijn betaald, kijk dan na of het bedrag dat in het tijdvak aan onbelaste reiskosten is vergoed aan uw werknemers ook is opgenomen in het nominatieve deel van de loonaangifte. Deze verplichting geldt overigens niet voor de vergoeding van plaatsbewijzen, zoals vliegtickets of treinkaartjes.

 

Wil u de salarisadministratie door een salarisspecialist van Salure laten beoordelen? 

Kijk ook eens naar onze diensten:

1. Salarisadministratie uitbesteden

2. HR uitbesteden

Liever een advies op maat?

Wilt u door ons gebeld worden? Wij nemen binnen een uur contact met u op. Kies Salure voor:

  • innovatie
  • procesefficiency
  • professionele aandacht
  • sterke betrokkenheid