Risico van een slecht gevoerde loonadministratie

Het niet op orde hebben van de loonadministratie brengt een aanzienlijk risico met zich mee. Dat blijkt maar weer eens uit een recente uitspraak van het Hof in Den Haag.

Het niet op orde hebben van de loonadministratie brengt een aanzienlijk risico met zich mee. Dat blijkt maar weer eens uit een recente uitspraak van het Hof in Den Haag.

Het hof deed uitspraak over een situatie waarin de loonadministratie van een werkgever niet voldeed aan de wettelijke voorwaarden. Voor een aantal werknemers heeft de werkgever verzuimd de identiteit vast te stellen aan de hand van een voorgeschreven document. Volgens het hof heeft de Belastingdienst dan ook terecht een naheffingsaanslag opgelegd tegen het anoniementarief van 52 procent en de bewijslast omgekeerd. De discussie zag met name op de vraag of alsnog kon worden aangetoond dat de vereiste documenten wel in de administratie aanwezig waren. Hierin is de werkgever niet geslaagd.

Indentiteitsbewijs

Werkgevers dienen in de loonadministratie van elke werknemer in ieder geval een kopie van het identiteitsbewijs en een volledig ingevulde en ondertekende gegevensopgaaf loonheffingen (de vroegere loonbelastingverklaring) op te nemen. Ten aanzien van het identiteitsbewijs is daarbij van belang dat goed gecontroleerd wordt of het document echt is en of deze geldig is op het moment van indiensttreding en voorzien is van de handtekening van de werknemer. Voor de controle op de echtheid van het identiteitsbewijs is het van groot belang dat de werkgever zelf de kopie maakt en niet volstaat met het opvragen van een kopie bij de werknemer. 

Autogebruik

Naast genoemde documenten die verplicht in de loonadministratie moeten worden opgenomen, zijn voorts documenten vereist voor een aantal specifieke situaties. Voor werknemers die een auto van de zaak rijden en de ‘verklaring geen privégebruik’ bij de Belastingdienst hebben aangevraagd, dient de werkgever een kopie van deze verklaring in de administratie op te nemen. Hetzelfde geldt voor de verklaring arbeidsrelatie voor personen die werkzaamheden als zelfstandige verrichten. Alleen indien u als opdrachtgever een kopie van een geldige VAR-winst uit onderneming of VAR-inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap van de zelfstandige kan overleggen samen met een kopie van een geldig identiteitsbewijs, bent u als opdrachtgever gevrijwaard van het inhouden en afdragen van loonheffingen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. 

Liever een advies op maat?

Wilt u door ons gebeld worden? Wij nemen binnen een uur contact met u op. Kies Salure voor:

  • innovatie
  • procesefficiency
  • professionele aandacht
  • sterke betrokkenheid