Werkgevers moeten bij het verwerken van de salarisadministratie ieder kalenderjaar voor elke werknemer een loonstaat aanleggen. Op zo’n loonstaat worden persoonlijke gegevens van de (nieuwe) werknemer vermeld die gebruikt worden voor de verrekening van loonbelasting en premies. De juistheid van deze gegevens is daarom erg belangrijk, eveneens voor een correcte jaaropgave.
Loonstaat 2023
Het nieuwe voorbeeld dat de Belastingdienst heeft vrijgegeven voor de loonstaat vanaf 2022 staat in een pdf-bestand. Werkgevers kunnen dit standaardmodel gebruiken, maar zij mogen ook zelf een variant aanmaken. Echter, het is van groot belang dat de juiste gegevens vermeld worden.
Verplichte informatie loonstaat
Welke informatie móet op de loonstaat vermeld worden? In elk geval de volgende informatie is verplicht:
- het kalenderjaar;
- gegevens van de werknemer;
- gegevens van de werkgever;
- loonheffingskorting – wel of geen – inclusief ingangsdatum;
- het loontijdvak;
- het nummer inkomstenverhouding;
- het loon in geld;
- het loon anders dan geld;
- fooien en uitkeringen uit fondsen;
- aftrekposten voor alle heffingen;
- het loon voor de werknemersverzekeringen;
- het loon voor de Zorgverzekeringswet (ZVW);
- het loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen;
- de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen;
- de ingehouden bijdrage ZVW;
- het aan de werknemer uitbetaalde bedrag;
- de verrekende arbeidskorting.
Overigens mag de werkgever alleen loonheffingskorting toepassen, wanneer er door de werknemer uitdrukkelijk toestemming is gegeven.
Maak je gebruik van een geautomatiseerde loonadministratie? Dan kun je het model achterwege laten. Als je maar de benodigde gegevens op elk gewenst moment in de vorm van een volledige loonstaat kunt tonen.
Jaaropgave 2023
Na ieder kalenderjaar, of bij uitdiensttreding, moet je de jaaropgave verstrekken aan de werknemer. Bij het maken van jaaropgaven, zoals die van 2023, kun je informatie gebruiken die is opgenomen in de loonstaat. Hier download je het model Jaaropgaaf van de Belastingdienst. Daarbij moet er verplicht ook het totaalbedrag staan dat in 2023 bij de werknemer aan arbeidskorting is verrekend. De werknemer heeft dit bedrag nodig voor zijn aangifte inkomstenbelasting.
Verplichte informatie jaaropgaaf
- Loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen (kolom 14 van de loonstaat): dit is het bedrag op dat is ingehouden voor belastingen en verzekeringen. Dit bedrag heeft de werknemer nodig in de belastingaangifte onder ‘inkomsten uit loondienst’.
- Ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen (kolom 15 loonstaat): het bedrag dat is ingehouden op het brutoloon. Dit bedrag heeft de werknemer nodig bij de belastingaangifte in het scherm ‘Inkomsten uit loondienst’.
- Verrekende arbeidskorting (kolom 18 loonstaat): dit is het bedrag aan arbeidskorting dat je hebt verrekend met het reguliere loon.
- Ingehouden bijdrage Zorgverzekeringswet (kolom 16 loonstaat): Ingehouden bijdrage Zvw (Zorgverzekeringswet) op het loon.
- Totaal premies werknemersverzekeringen: het bedrag dat je voor de werknemer aan premies werknemersverzekeringen hebt betaald.
- Werkgeversheffing Zorgverzekeringswet: de heffing bedrag dat je als werkgever over het loon hebt betaald voor de Zorgverzekeringswet.
De eerste 4 rubrieken uit de jaaropgaaf neem je over van de loonstaat van de werknemer.
Veelgestelde vragen:
De gegevens uit de loonstaat heeft de Belastingdiens nodig voor het vaststellen van de de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen.
De gegevens uit de loonstaat heeft de Belastingdienst nodig voor het vaststellen van de de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen.
Hier zijn geen wettelijke regels over. Let er wel op dat de werknemer vanaf 1 maart aangifte inkomstenbelasting kan doen. Vanuit goed werkgeverschap is het aan te raden de jaaropgaaf begin van het kalenderjaar te verstrekken.
