Wanneer je je werknemers onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en/of terbeschikkingstellingen aanbiedt naast het loon, krijg je te maken met de werkkostenregeling (WKR). Salure zet de belangrijkste punten voor je op een rijtje.
Even opfrissen: de WKR in het kort
De werkkostenregeling (WKR) werd op 1 januari 2011 ingevoerd om een overzichtelijker systeem voor vergoedingen en verstrekkingen te bieden. Van 2011 t/m 2014 konden werkgevers kiezen tussen het gebruiken van de oude vergoedingensystematiek of de WKR. Sinds 2015 moeten werkgevers verplicht de WKR gebruiken bij het aanbieden van onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers. Het is van belang dat je de voordelen die je in de WKR onder wil brengen, vooraf aanwijst. Zo voorkom je een eventuele naheffing van de Belastingdienst.
Een belangrijk deel van de werkkostenregeling is de vrije ruimte. Binnen de WKR mogen werkgevers een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom onbelast vergoeden of verstrekken aan hun werknemers. Dit percentage wordt de vrije ruimte genoemd. Binnen deze ruimte kunnen werkgevers bijvoorbeeld kerstpakketten, bedrijfsuitjes, of andere vergoedingen aanbieden zonder dat dit als loon wordt beschouwd.
De vrije ruimte geldt per kalenderjaar en is een vaststaand percentage van de totale loonsom van de werkgever. Deze loonsom is het totaal van alle bruto beloningen voor alle werknemers, waaronder vakantietoeslagen en bonussen.
In dit artikel vind je handige rekenvoorbeelden voor de vrije ruimte in de werkkostenregeling.
Slim gebruik maken van de WKR? Download dan ons gratis whitepaper:
Slim gebruik maken van de WKR? Download gratis het whitepaper 10 tips om kosten te besparen met de salarisadministratie. Vol handige tips en rekenvoorbeelden!
Concernregeling
Tweeschijvenstelsel vrije ruimte
Bij de oude concernregeling moest je de totale loonsom van alle BV’s in het concern bij elkaar optellen, en over dit bedrag 1,2% vrije ruimte berekenen. Deze vrije ruimte moest worden geboekt op het bedrijf met de hoogste fiscale loonsom. Sinds 2020 is er voor het berekenen van de vrije ruimte een tweeschijvenstelsel ingevoerd, waarbij je over de eerste € 400.000,- van de fiscale loonsom een hogere vrije ruimte (namelijk 3%) mag berekenen.
Het kan raadzaam zijn om te bekijken wat in jouw situatie voordeliger is. Er zijn twee opties:
- Eindheffing berekenen voor alle BV’s apart. Hier profiteer je van het voordeel van de hogere vrije ruimte van 3% over de eerste € 400.000,- voor elke BV.
- De concernregeling toepassen en maar één keer de verhoogde vrije ruimte van 3% over de eerste € 400.000,-. Hier staat dan tegenover dat je ook maar één keer eindheffing aanwijst, op concernniveau.
Als je de concernregeling wilt toepassen, geef je dit aan bij de BV met de grootste loonsom.
Weet je niet zeker wat voor jou het meest gunstig is? Vraag je payrollspecialist bij Salure dan om advies. We denken graag met je mee.
