Museum Boijmans Van Beuningen
Meer inzicht en minder pieken dankzij een slim ingerichte HR- en salarisadministratie.
Van 100 naar 220 medewerkers in één jaar
Ruim twee jaar na de tijdelijk sluiting van het museum Boijmans Van Beuningen werd in november 2021 het Depot Boijmans Van Beuningen geopend. Dit unieke Rotterdamse gebouw markeert een periode van verandering en groei voor de organisatie.
In een korte tijd werden nieuwe afdelingen zoals Publiekszaken opgezet, werd een afdeling Horeca en Events ingericht en kwamen er nieuwe functies, zoals bijvoorbeeld die van depotgids. Een aantal bestaande afdelingen werden uitgebreid. Hierbij nam het aantal medewerkers met meer dan 100 toe tot een totaal van 220. Bij zoveel verandering is het noodzakelijk dat het HRM-systeem én de salarisadministratie flexibel is en meebeweegt. Lianne Timmer (P&O) adviseur) en Katja Troost (medewerker P&O) vertellen samen met Hoofd P&O Anneke Staal hoe ze bij AFAS en Salure zijn uitgekomen.
Fotografie: Hannah Rosalie Photography, in opdracht voor Heisa
Anneke, Lianne en Katja
Katja, Lianne, Liza en Anneke
Keuze voor Salure en AFAS
Lianne: “In 1 januari 2020 zijn we overgestapt naar AFAS. We werkten daarvoor met een ander systeem, maar daar waren we niet helemaal tevreden over. Toen zijn we bij andere musea gaan kijken en hebben we veel verschillende partijen gesproken en systemen verkend. Uiteindelijk hebben we gekozen voor AFAS, omdat AFAS echt de toekomst is. AFAS is veel verder op gebied van digitalisering en automatisering dan andere systemen. Onze afdeling financiën is een jaar na de HR-afdeling overgestapt op AFAS. Ook zij geven aan dat het systeem veel meer mogelijkheden biedt dan het systeem waar ze eerder mee werkten.”
Functioneel beheer noodzakelijk
Daarbij moet wel gezegd worden dat het inrichten van AFAS ingewikkelder was dan verwacht, voegt Anneke toe. “Je hebt echt een specialist nodig om AFAS in te richten en beheren. Maar op termijn win je die tijd natuurlijk terug, als iets eenmaal is geautomatiseerd. Daarom hebben we een functioneel beheerder in dienst genomen die de workflows onderhoudt.”
Over het Depot Boijmans Van Beuningen
Musea stellen doorgaans slechts 5% tot 10% van hun collectie tentoon. Het merendeel van de kunst wordt opgeslagen in depots waar het publiek niet bij kan. Toen het Boijmans Van Beuningen in november 2021 als eerste museum de deuren van het depot opende voor het publiek, was er dan ook veel internationale aandacht voor. In het depot kunnen bezoekers voor het eerst alle 150.000 kunststukken zien en de wijze waarop kunst wordt bewaard, gerestaureerd, getransporteerd en verpakt. De schitterende toevoeging aan de Rotterdamse skyline is een groot succes: voor het gebouw ontving Boijmans in mei 2022 al haar 100.000e bezoeker.
Lees meer op boijmans.nl/depot
Depot Boijmans Van Beuningen. Foto: Ossip van Duivenbode
Meer inzicht, minder pieken
Het grootste voordeel van AFAS is het inzicht, vertelt het team. Anneke: “We kunnen nu rapportages maken met managementinformatie. Hier willen we in de toekomst meer mee doen. Je kunt met AFAS heel makkelijk koppelingen maken met een ander systeem om nog beter inzicht te krijgen. Het wordt bijvoorbeeld interessant wanneer je personeelsinzet in de horeca kunt relateren aan omzetten. Dan kun je daarop sturen. Dit soort dashboards zouden voor onze hele bedrijfsvoering veel betekenen.”
Inzicht voor alle medewerkers
Ook de medewerkers van het depot zijn blij met AFAS, omdat ze nu snel digitaal hun dossier kunnen inzien, via AFAS verlofaanvragen kunnen doen en het declaratieproces gedigitaliseerd is. Anneke: “En voor de leidinggevenden is het een stuk makkelijker om de functioneringsgesprekken digitaal te bewaren. Dat scheelt een hoop kastruimte. Het geeft iedereen veel meer inzicht.”
Betere spreiding werkdruk
Daarbij betekent het krijgen van real-time informatie ook minder pieken in de werkdruk in de salarisadministratie, vertelt Lianne. “Eerder leverden medewerkers declaraties in op een bonnetje, die moesten wij dan verzamelen en invoeren. Veel zaken kun je nu gedurende de maand automatisch via workflows afhandelen. Je hoeft het dan alleen nog te controleren. Dat scheelt een hoop tijd. Je hebt nog steeds een piek in de salarisadministratie, maar het werk is een stuk gelijkmatiger verdeeld dan voorheen.”
Salarisadministratie uitbesteden
Nadat Salure de AFAS-implementatie ondersteund had, besloot het museum Salure ook in te schakelen voor de salarisadministratie. Anneke legt deze keuze uit: “Salarisverwerking is een vak apart. Daar moet je vakmensen op zetten met de juiste kennis. Zeker als je de continuïteit van de afdeling wilt waarborgen. Je bent kwetsbaar als er maar één iemand verantwoordelijk is voor de hele salarisverwerking. Daarom besteden we dit sinds 2020 uit aan Salure.
De samenwerking met Salure is ook echt een samenwerking, vertelt Anneke. “Eigenlijk is het een soort driemanschap. Katja voert alle mutaties in; vervolgens controleert Lianne of alles klopt en compleet is. Dan gaat het door naar Liza die de salarisrun controleert en in gang zet, zodat wij kunnen uitbetalen.”
Verlengstuk
Hierbij heeft met name Lianne veel contact met Liza, payroll specialist bij Salure. Minimaal een keer per week bellen ze wel, vertelt Lianne. “Het is een hele prettige samenwerking. Liza schakelt snel, je kunt altijd vragen stellen en als ze even geen tijd heeft, belt ze snel terug. Ze is echt een verlengstuk van onze organisatie.”
Liza kan zich daarin goed herkennen: “We zijn goed op elkaar afgestemd. Lianne weet bijvoorbeeld ontzettend veel over de musea-Cao. We vullen elkaar hierin goed aan. Ik vind het ook altijd leuk om dingen samen met Lianne uit te zoeken en te zorgen dat het systeem goed werkt.”
Een mooi voorbeeld: in november 2021 werd voor de horeca & events afdeling een BV opgericht. Daarvoor geldt een andere Cao dan voor het museum. Er kwam dus in korte tijd veel personeel én een nieuwe Cao bij, waarop de salarisadministratie moest worden afgestemd. Een leuke en leerzame uitdaging, herinnert Liza zich. “De horeca-Cao was voor ons allebei nieuw en niet de makkelijkste Cao. Hier leer je allebei heel veel van. Dit soort vraagstukken maakt de samenwerking juist erg leuk.”
Samen slim vooruit
Anneke sluit af: “Wat ik ook heel goed vind aan de samenwerking, is dat Salure openstaat voor feedback en daar ook mee aan de slag gaat. Dat vind ik heel sterk, zeker voor een organisatie die hard groeit. Bij Salure wordt echt met je meegedacht en kijken ze verder dan de standaard van AFAS. Je wordt als klant gehoord en dat geeft vertrouwen.”
Ook slim vooruit met Salure?
Wij geven graag advies over het inrichten en optimaliseren van je HR- en Payroll-processen in AFAS. Laat je gegevens achter. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact op. Samen slim vooruit!
