"Je kunt nu sneller en beter schakelen tussen de sollicitant en de organisatie."
Scholengroep Driestar-Wartburg koos voor Salure voor de herinrichting van AFAS.
Slim fuseren, slim automatiseren
Een fusie geeft de nodige hoofdbrekens, ook administratief. Bij twee scholengemeenschappen voor voortgezet onderwijs in Zuid-Holland weten ze dat als geen ander: die smolten in 2021 ineen tot een scholengroep met zo’n 7500 leerlingen. Salure had de eer de grootschalige herinrichting van AFAS te begeleiden en de bedrijfsprocessen vergaand te automatiseren.
Op beide middelbare scholen – het Driestar College en het Wartburg College – liep het leerlingenaantal terug. Verder zaten ze ongewild in elkaars voedingsgebied. “Om ons allebei levensvatbaar te houden leek fuseren ons een goede oplossing”, verklaart businesscontroller Hans Krijger het besluit.
De missie van beide scholen was dezelfde, namelijk het geven van christelijk voortgezet onderwijs op reformatorische grondslag.
Krijger: “Concurrentie in de regio waar onze leerlingen vandaan komen, stond het uitvoeren van onze missie alleen maar in de weg, terwijl we die juist wilden versterken.”
Het resulteerde per april 2021 in Scholengroep Driestar-Wartburg. Bij elkaar telt de organisatie twaalf vestigingen, verspreid over Gouda, Rotterdam, Dordrecht, Lekkerkerk en Leiden. De scholengroep heeft bij elkaar zo’n 1150 medewerkers in dienst.
Ineke, Gerdien en Hans
Hélène Weststrate
Vertrouwde relatie
Toen de fusie eenmaal een feit was, vroeg dit om een nieuwe inrichting van het personeels-, salaris- en het financiële-administratiesysteem van beide scholen. Als procesbegeleider koos Driestar-Wartburg voor Salure.
Zowel Wartburg als Driestar werkten al jarenlang met Salure. In 2015, bij de overstap van het Driestar College naar AFAS, deed Salure de inrichting en consultancy; de Wartburg werkte sinds 2017 aan de herinrichting van AFAS InSite en sinds 2018 aan de invoering van SalureConnect.
Dit platform voor data-analyse is een door Salure ontwikkelde aanvulling op de bedrijfssoftware van AFAS. Het staat met verschillende systemen in verbinding, zoals met de uren- en de salarisadministratie. En, in het geval van scholen, ook met de leerlingenadministratiesystemen en de roosteradministratie. SalureConnect importeert continu actuele data uit al die gekoppelde systemen, en geeft ze overzichtelijk weer in een dashboard voor managementinformatie.
Aanbestedingsprocedure
Toch was die keuze voor Salure niet vanzelfsprekend: de gunning verliep via een aanbestedingsprocedure. Krijger: “Ons inkoopbeleid schrijft voor om voor zulke grote processen minimaal drie partijen te laten aanbesteden. Vandaar dat we een selectiecommissie hebben aangesteld.”
Die nodigde onder meer Salure uit, als bestaande relatie. “Dat Salure vervolgens de opdracht kreeg, hing samen met het overtuigende verhaal van directeur Paul van Hengel over de manier waarop Salure het project ging uitvoeren.”
Fusies en het belang van verandermanagement
Als tip voor andere fuserende scholen en organisaties wil businesscontroller Hans Krijger van Driestar-Wartburg het belang van verandermanagement benadrukken: “Vooraf hebben we veel sessies met medewerkers belegd, die deels door Salure werden begeleid. In die sessies dachten we gezamenlijk na over de bestaande en de gewenste situatie. Van daaruit hebben we alle wensen en aandachtspunten verzameld, als basis van hoe onze organisatie het graag zou willen.“
Wat betreft het aanmelden van leerlingen liepen de processen op de beide scholen bijvoorbeeld best verschillend, zo bleek. “We hebben hierdoor lang moeten zoeken naar een werkbare workflow voor heel de fusieorganisatie.“
De inzet op draagvlak betekende niet dat de fusieprojectgroep Driestar-Wartburg alle wensen kon honoreren. “Je hebt ook met wetgeving te maken, dus we moesten soms wel de verwachtingen bijsturen en zelf keuzes maken. Anders blijf je discussiëren. In de communicatie moet je daar op inspelen, om de mensen daarin mee te nemen.”
AFAS-gebruikers
Een prettig startpunt was dat beide scholen ook vóór de fusie al met AFAS werkten. “Een voordeel van mijn dubbele baan op beide scholen”, analyseert Krijger: na zijn functie als hoofd financiën op het Wartburg College kreeg hij in 2011 de functie van businesscontroller op zowel het Driestar College als het Wartburg College, fiftyfifty op beide scholen.
Het Wartburg College maakte als eerste kennis met AFAS: al in 1999. Krijger: “Destijds ging dat alleen nog om de financiële module van AFAS; de salarisadministratie deden we met een ander pakket. Maar dat programma was nogal duur en bewerkelijk. Bovendien functioneerde het niet goed voor ons.”
In 2013 bracht Wartburg daarom ook de salarisadministratie bij AFAS onder. Dat kon doordat AFAS inmiddels de cao van het voortgezet onderwijs ondersteunde. Het Driestar College stapte vervolgens in 2015 ook hiernaar over. Krijger: “Dit kwam mede dankzij mijn positieve ervaringen met AFAS. Verder speelde een eventuele toekomstige fusie met Wartburg op de achtergrond al een beetje mee.”
Procesverloop
Voor meerdere administratieve processen van de twee organisaties moest Salure één nieuwe omgeving inrichten. Salure begon in 2022 met de personeels-, salaris- en financiële administratie en het jaar erop met een aanvullende administratieve inrichting van onder meer het privacyregister, de kwaliteitszorg, de registratie van bedrijfseigendommen en de incidentenmeldingen via ons ServicePunt.
Ook werd in 2023 het sollicitatieproces ingericht. Dit proces liep voorheen nog geheel buiten AFAS om. “De procedure voor werving en selectie is sinds mei 2023 één grote workflow. Dat is wel even wennen, want dat zijn gigantische processen, waarin je nog heel lang details blijft aanpassen en gebruikerservaringen meeneemt in de doorlopende verbetering van de inrichting.”
De samenwerking tussen de school en Salure beviel Krijger goed. “We hadden heel goede consultants die betrokken waren bij de inrichting van de vele workflows, zoals Peter, de toenmalige projectmanager. Alle mensen van Salure met wie we werkten, wilden het beste voor de klant.“
Het ultieme testmoment, de lancering van de nieuwe omgeving, is altijd spannend. Voor klanten, maar net zo goed voor Salure zelf. Zeker bij zo’n complex en omvangrijk project als dit. Krijger: “Dat gebeurde bij ons in januari 2023. En van begin af aan werkte alles gelukkig goed, zonder grote problemen. Ook vanuit het personeel hebben we daar positieve reacties op gekregen.”
"Alle mensen van Salure met wie we werkten, wilden het beste voor de klant."
Hans Krijger
"We hebben nu goed inzicht in het hele proces van werving en selectie."
Hélène, Ineke en Hans
Sneller schakelen
Gerdien Mol, medewerker financiële administratie, vertelt dat ze weinig moeite heeft gehad met de overstap. “Voor onze afdeling zat het verschil vooral in de nieuwe grootboekrekeningen en budgetcodes.”
Voor de afdeling P&O was de stap groter. Zo springt voor Ineke Hage, senior medewerker personeels- en salarisadministratie, vooral de sollicitatieworkflow er positief uit: “Het was een hele uitdaging om deze workflow zoveel mogelijk op de werkwijze binnen de verschillende locaties aan te laten sluiten. Het mooie is dat we nu goed inzicht hebben in het hele proces van werving en selectie.”
Daarnaast ziet ze het als een groot voordeel dat na benoeming het proces van indiensttreding volledig digitaal verloopt. “We krijgen geen losse documenten meer binnen die we dan nog moeten inscannen.”
Hélène Weststrate, beleidsmedewerker P&O, sluit zich hierbij aan: „Het helpt dat de processen, onder andere rondom de werving en selectie, voor een groot deel zijn geautomatiseerd. Zo kun je sneller en beter schakelen tussen de sollicitant en de organisatie.”
Koppelen
De maanden na 1 januari 2023 tot aan de zomervakantie gebruikte de projectgroep om de werking van het AFAS-systeem verder te perfectioneren. Krijger: “In de huidige periode, het najaar van 2023, zijn we bezig met het koppelen van het lesrooster en de personeels- en salarisadministratie. Samen met de nodige koppelingen voor de managementinformatie op SalureConnect.”
De gegevens van de ouders in de leerlingenadministratie zijn al gekoppeld aan de debiteurenlijst in AFAS; hierdoor zijn de gegevens van de ouders in de leerlingenadministratie gelijk aan die in AFAS. Een nieuwe medewerker resulteert automatisch in een nieuwe crediteur. “Ook dat scheelt weer handelingen.”
Stapeltje post
Bij het verder automatiseren van de bedrijfsprocessen blijft Salure de scholengroep begeleiden. Krijger: “Wij willen het AFAS-systeem zo optimaal mogelijk benutten om standaard interne en administratieve processen te ondersteunen en te organiseren. Dat doen we heel veel met workflows. Die verplichten onze collega’s om specifieke werkzaamheden in een vaste volgorde uit te voeren. Dat is soms wennen; niet iedereen vindt dat even leuk. Maar de foutkans neemt sterk af en je houdt veel beter zicht op de lopende acties. Per saldo werken workflows sneller en efficiënter dan handmatige afhandelingen, al voelt het voor onze mensen soms niet zo.”
Als voorbeeld noemt Krijger de afhandeling van inkoopfacturen. Vroeger, vóór 2010, was dat een heel proces, herinnert hij zich. “Inkoopfacturen kwamen binnen en werden via de interne post verspreid onder de mensen die er hun handtekening onder moesten zetten; iedereen had stapeltjes op zijn bureau.”
In een workflow werkt dat veel gemakkelijker: “Nu kan een inkoopfactuur of een onkostendeclaratie vaak al binnen één dag gefiatteerd zijn en klaarstaan voor betaling. Wij hebben op die post destijds heel veel tijdwinst behaald.”
Maar niet alleen daar: alle verlofaanvragen, ziekmeldingen en declaraties lopen nu ook via workflows in AFAS. “Vanwege onze gezamenlijke ervaringen met AFAS van voor de fusie waren we in staat de nieuwe omgeving nog efficiënter in te richten, zodat we ook hier een flinke verbeterslag hebben kunnen realiseren.”
Driestar-Wartburg gebruikt verder de AFAS Pocketapp, die de medewerkers direct toegang geeft tot het HRM-systeem van de school. Hierdoor kunnen ze vanaf hun telefoon hun verlof boeken, meldingen insturen en hun loonstrook bekijken. “Een deel van de administratie ligt hierdoor sindsdien dus enkel bij de medewerkers, terwijl zij er zelf veel meer grip op hebben.”
"Een deel van de administratie ligt nu enkel bij de medewerkers, terwijl zij er zelf veel meer grip op hebben."
Hans Krijger
Samenwerken met Salure
De prestaties van Salure verdienen wat Krijger betreft een aanbeveling voor andere scholen. “Ik kijk terug op een goed project.” Dat betekent niet dat er geen verbeterpunten waren, vinden zowel Salure als de businesscontroller.
Met name aan het begin van het project bleek de planning niet altijd gemakkelijk organisatorisch te realiseren. Voor Salure was dit een leerpunt om realistischer te plannen. Krijger: “Tegenwoordig gaat dat veel beter. Maar wat toen ook al erg scheelde was dat de mensen van Salure echt bereid zijn hun best te doen voor de klant.”
Ook slim vooruit met Salure?
Wij geven graag advies over het inrichten en optimaliseren van je HR- en Payroll-processen in AFAS. Laat je gegevens achter. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact op. Samen slim vooruit!
