Salarisadministratie (ook wel loonadministratie) is het hele proces waarbij je als werkgever alles bijhoudt rond de salarissen van je medewerkers: van lonen en inhoudingen tot belastingen, verlofuren en pensioenbijdragen. Met andere woorden, het is veel meer dan alleen elke maand wat geld overmaken. Achter elke loonstrook zit een zorgvuldig proces.
Hieronder wordt uitgelegd wat er allemaal bij salarisadministratie komt kijken, wie ervoor verantwoordelijk is, welke gegevens je nodig hebt en hoe het uitbesteden van de salarisadministratie in zijn werk gaat.
Wat komt er kijken bij salarisadministratie?
Bij het voeren van een salarisadministratie komt best wat kijken. Je moet voldoen aan allerlei wettelijke verplichtingen en ervoor zorgen dat werknemers altijd correct en op tijd hun loon krijgen. Enkele belangrijke taken binnen de salarisadministratie zijn onder andere:
Personeels- en loongegevens bijhouden
Je legt van elke werknemer de persoonlijke en contractgegevens vast (naam, adres, BSN, functie, brutoloon, aantal uren, etc.) en houdt alle gegevens over het loon bij. Deze informatie heb je nodig om bijvoorbeeld correct loonaangifte te kunnen doen bij de Belastingdienst.
Uren, verlof en verzuim registreren
Je houdt bij hoeveel uren er gewerkt worden en noteert ook ziektedagen, vakantiedagen en eventueel overwerk of declaraties van onkosten. Dit is nodig om per betaalperiode het juiste loon te kunnen berekenen.
Loon berekenen en loonstroken opstellen:
Elke loonperiode (meestal maandelijks) bereken je voor iedere werknemer het bruto- en nettoloon en welke loonheffingen ingehouden moeten worden. Op basis daarvan stel je de loonstrook op, zodat zowel jij als de werknemer precies zien hoe het salaris is opgebouwd.
Salarissen uitbetalen
Je zorgt er uiteraard voor dat het nettoloon op tijd wordt overgemaakt aan de werknemers. Het uitbetalen van de lonen is één van de belangrijkste terugkerende taken binnen de salarisadministratie. Meestal gebeurt dit maandelijks, maar bij sommige bedrijven wekelijks of vierwekelijks, afhankelijk van wat is afgesproken in het contract.
Loonaangifte en afdracht van loonheffingen
Tegelijk met de salarisbetaling moet je de afgedragen loonheffingen en premies netjes verwerken. Dit houdt in dat je periodiek (bijv. elke maand) loonaangifte doet bij de Belastingdienst en de verschuldigde loonbelasting/premies op tijd afdraagt. Ook eventuele pensioenpremies draag je af aan het pensioenfonds als dat van toepassing is. Het is belangrijk dat deze berekeningen kloppen, want jij bent ervoor verantwoordelijk dat de loonbelasting en premies correct worden betaald. Fouten kunnen leiden tot boetes.
Jaaropgaven verstrekken
Aan het eind van elk jaar stel je voor iedere werknemer een jaaropgave op. Hierop staat een overzicht van het in dat jaar verdiende loon en de ingehouden bedragen. Je moet zorgen dat elke werknemer zijn jaaropgaaf tijdig (vaak in januari) krijgt, omdat zij dit nodig hebben voor hun eigen belastingaangifte.
Loonkosten in de boekhouding verwerken
De salariskosten en werkgeverslasten verwerk je ook in je financiële administratie. Dit zorgt voor overzicht in de bedrijfskosten en is bovendien vanuit de Belastingdienst verplicht.
Administratie bewaren
Vergeet niet dat je alle gegevens van de salarisadministratie goed archiveert. Je bent wettelijk verplicht om je salarisadministratie minstens 7 jaar te bewaren (de fiscale bewaarplicht). Dit geldt ook voor gegevens van werknemers die uit dienst zijn; na uitdiensttreding moeten hun loongegevens nog 7 jaar bewaard blijven.
Zoals je ziet, komt er behoorlijk wat bij kijken. Bovendien verandert de wet- en regelgeving rondom salarisbetaling regelmatig, net als CAO-afspraken. Je moet dus steeds op de hoogte blijven van actuele regels om fouten (en eventuele boetes) te voorkomen. Eén foutje in de loonberekening of een te late aangifte kan immers vervelende gevolgen hebben, zowel voor jou als werkgever als voor je medewerker.
Welke gegevens heb je nodig voor salarisadministratie?
Om een goede salarisadministratie te voeren, heb je de juiste informatie van je werknemers nodig. Bij de start van een dienstverband moet je in ieder geval de volgende gegevens verzamelen en vastleggen:
Persoonsgegevens
Naam, adres, woonplaats (NAW-gegevens), geboortedatum en het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer. Deze basisgegevens vormen de kern van je salarisadministratie.
Bankgegevens
Het bankrekeningnummer (IBAN) van de werknemer, zodat je het salaris naar de juiste rekening kunt overmaken.
Belastinggegevens (loonheffingen)
Elke nieuwe werknemer moet een Model Opgaaf Gegevens voor de Loonheffingen invullen en aan jou overhandigen. In dit formulier geeft de werknemer onder meer aan of je de loonheffingskorting moet toepassen. Aan de hand van deze gegevens weet jij hoeveel loonbelasting je moet inhouden op het salaris.
Identiteitsbewijs
Je bent als werkgever verplicht de identiteit van je werknemers te controleren vóór ze in dienst komen, en een duidelijke kopie van een geldig identiteitsbewijs van de werknemer in de administratie te bewaren. Let op dat een rijbewijs hierbij niet volstaat als geldig identiteitsbewijs (omdat daarop bijvoorbeeld geen nationaliteit vermeld staat). Gebruik bij voorkeur een paspoort of ID-kaart en zorg dat BSN en pasfoto goed leesbaar zijn op de kopie.
Arbeidscontract en voorwaarden
De gegevens uit de arbeidsovereenkomst, zoals de startdatum, functie, overeengekomen brutoloon (salarisbedrag), aantal uren per week/maand, duur van het contract en eventuele afspraken over secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze informatie heb je nodig om het salaris correct te kunnen berekenen en om te weten welke regels (bijv. proeftijd, opzegtermijn, cao) van toepassing zijn.
Periodieke mutaties
Naast de vaste gegevens moet je per loonperiode ook variabele gegevens verzamelen. Denk aan het aantal gewerkte uren van die periode, eventuele overuren, vakantiedagen of ziektedagen, en declaraties of vergoedingen (bijv. reiskosten) die verwerkt moeten worden. Zonder deze info kun je het juiste loon voor die periode niet bepalen.
Al deze gegevens vormen samen de basis van je salarisadministratie. Het is verstandig om voor elke medewerker een personeelsdossier bij te houden (veel van bovengenoemde gegevens kun je daarin opslaan). Zorg dat je gegevens up-to-date blijven. Bijvoorbeeld als iemand verhuist of een nieuw bankrekeningnummer doorgeeft, moet je dat ook in de administratie aanpassen. Door vanaf het begin alle benodigde info compleet te hebben, voorkom je fouten later in het proces.
Wie is verantwoordelijk voor de salarisadministratie?
De eindverantwoordelijkheid voor de salarisadministratie ligt altijd bij jou als werkgever/ondernemer. Jij bent wettelijk verplicht om te zorgen dat de lonen correct worden verwerkt en dat aan alle verplichtingen (zoals belastingafdracht) wordt voldaan. Dit geldt ongeacht of je de administratie zelf doet of niet. Werk je met personeel, dan heb je iemand nodig die de salarisadministratie uitvoert en die goed op de hoogte is van zaken als loonbelasting, premies, CAO-regels, minimumloon, pensioenbijdragen, arbeidscontracten, vakantiedagen, etc.. In een groter bedrijf is dit vaak een HR- of salarisadministrateur, of het valt onder de afdeling financiën/HR. In een klein bedrijf doet de ondernemer het zelf of besteedt hij het uit.
Het is belangrijk te beseffen dat ook als je (een deel van) de salarisadministratie overdraagt aan iemand anders, jij als werkgever aansprakelijk blijft voor de juiste uitvoering. Zo kan de Belastingdienst jou een boete geven als er iets niet klopt of als loonaangiftes te laat of onjuist worden gedaan. Zorg er dus voor dat degene die de salarisadministratie beheert deskundig en nauwkeurig te werk gaat. Controleer bij fouten of onduidelijkheden altijd tijdig de gegevens. Als werkgever heb jij immers het laatste woord en de plicht om alles op orde te hebben.
Hoe werkt het uitbesteden van salarisadministratie?
Veel ondernemers kiezen ervoor om hun salarisadministratie uit te besteden aan een externe specialist, zoals een loonbureau, accountant of payrollbedrijf. Bij het uitbesteden besteed je de uitvoerende taken van de salarisadministratie (de berekening, verwerking en aangifte) uit aan iemand die daarin gespecialiseerd is. Hoe gaat dat in zijn werk?
In de praktijk komt het erop neer dat een externe salarisadministrateur of dienstverlener het grootste deel van jouw salarisverwerking overneemt. Zij zorgen ervoor dat alle salarissen correct worden berekend en op tijd uitbetaald, en dat alle bijbehorende verplichtingen worden nageleefd. Concreet betekent dit dat zo’n externe partij bijvoorbeeld:
- De loonstroken opstelt en voor jou de loonbelasting en premies berekent;
- Periodiek de loonaangifte indient bij de Belastingdienst;
- Zorgt dat alle afdrachten van loonbelasting, sociale premies en eventueel pensioen op tijd gedaan worden;
- Jou de benodigde documenten en overzichten aanlevert, zoals loonstroken (voor de werknemers), betaalbestanden voor de bank, loonjournaalposten voor je boekhouding en de jaaropgaven aan het eind van het jaar.
Daarnaast houden zulke partijen de relevante wet- en regelgeving voor je in de gaten. Je hoeft zelf dus niet alle wijzigingen in fiscale regels of CAO’s bij te houden. De externe specialist zorgt dat de salarisverwerking altijd volgens de nieuwste regels verloopt. Ook zaken als het verwerken van verlof, ziekte of reiskosten kunnen zij van je overnemen: jij levert bijvoorbeeld maandelijks de urenstaten en wijzigingen aan, en de salarisadministrateur verwerkt deze in de lonen. Zij zien erop toe dat bijvoorbeeld het opgebouwde vakantiegeld klopt, dat contractverlengingen tijdig gesignaleerd worden, en dat bij ziekte het loon correct wordt doorbetaald volgens de regels.
Voor jou scheelt uitbesteden een hoop tijd en zorgt het voor meer zekerheid. Je hoeft minder tijd te besteden aan de complexe berekeningen en formulieren, en de kans op fouten (met alle gevolgen van dien) wordt kleiner. Een goed bureau heeft expertise in huis, waardoor je meer verzekerd bent van een foutloze administratie. Uiteraard betaal je voor deze dienstverlening.
Uitbesteden brengt kosten met zich mee, het is een investering. Veel ondernemers vinden dat echter de moeite waard, vooral als ze zelf niet genoeg kennis hebben van de voortdurend veranderende loonwetgeving of simpelweg tijd willen besparen. Het geeft bovendien gemoedsrust om te weten dat een expert de loonadministratie regelt.
Tot slot kun je er ook voor kiezen om gedeeltelijk uit te besteden. Sommige bedrijven doen een deel zelf en laten de rest over aan een specialist. Zo zou je er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om intern alleen de urenregistratie en eenvoudige mutaties bij te houden, en een extern bureau in te schakelen voor het maken van de correcte loonstroken, het doen van de aangiftes en het opstellen van de jaaropgaven. Op die manier behoud je zelf enige controle en inzicht, maar profiteer je toch van de expertise van de specialist voor de complexere zaken.
Let op: Ook bij uitbesteden blijft gelden dat jij als werkgever eindverantwoordelijk bent. Kies daarom een betrouwbare dienstverlener en zorg voor goede afspraken. Bijvoorbeeld: welke gegevens moet jij aanleveren en wanneer, hoe vindt de communicatie plaats, en wat gebeurt er als er onverhoopt toch iets misgaat? Als je dat goed regelt, kun je met een gerust hart de salarisadministratie uitbesteden en je focussen op je kernactiviteiten, terwijl de salarisexpert zorgt dat alles rond de salarissen op rolletjes loopt.
