Met de AFAS Payroll & HRM software automatiseer je belangrijke HR & Payrolltaken, zodat je collega’s minder tijd kwijt zijn aan administratieve werkzaamheden. Met meer dan 10 jaar ervaring als AFAS-partner houden onze HR & Payroll consultants de software nauw in de gaten.
In dit artikel selecteren zij de handigste nieuwe functionaliteiten uit AFAS, specifiek voor HR & Payroll-professionals. Zo weet je direct of je geen optimalisatiekansen misloopt.
De highlights uit Profit 22 voor HR & Payroll
In december 2022 begon de uitrol van AFAS Profit 22. Ook al is het een kleine update, zijn er toch twee belangrijke highlights voor HR & Payroll die we je niet willen onthouden.
WAZO-bericht betaald ouderschapsverlof
Sinds 2 augustus 2022 kunnen werkende ouders betaald ouderschapsverlof opnemen. Tijdens dit verlof betaalt het UWV een deel van het loon door. Dit gebeurt via een WAZO (zwangerschaps- en bevallingsuitkering)-uitkering en bedraagt 70% van het dagloon. Nadat de ouder het verlof heeft opgenomen, wordt deze uitkering door de werkgever aangevraagd bij het UWV via een WAZO-aanvraag.
Vanaf Profit 22 kun je, bij de geboorte van een kind, de uitkering eenvoudig declareren bij het UWV via UWV digitaal in Profit. Je hoeft hiervoor dus niet naar het werkgeversportaal van het UWV.
Je doet dit in AFAS Profit 22 via HRM – Aan- en afwezigheid – UWV-digitaal – Declaratie ouderschapsverlof.
Je kunt per kind één WAZO-aanvraag doen. Hiervoor moet je wel al de functionaliteit Digitale aanlevering aan UWV hebben ingericht en het menu-item UWV-digitaal autoriseren. Mogelijk is hier nog extra inrichting voor nodig, afhankelijk van de inrichting die er nu is. Salure kan je hierbij helpen.
Daarnaast levert AFAS een aantal signalen uit, waarmee je het verloop van de opname van ouderschapsverlof kunt volgen en op tijd de WAZO-aanvraag uit kunt sturen.
CSR-dashboard
AFAS biedt al verschillende HR analytics dashboards. Vanaf Profit 22 wordt er hier een belangrijk nieuw dashboard aan toegevoegd: het CSR-dashboard.
Vanaf 1 januari 2024 moet je als werkgever namelijk rapporteren over je impact op mens en milieu. Dit is vastgesteld in de CSRD-richtlijn, die in 2022 door de Europese Unie is aangenomen. Het doel hiervan is om duurzaamheidsinformatie van bedrijven transparanter er beter te maken.
Met Profit 22 zet AFAS een belangrijke stap op gebied van MVO met het nieuwe dashboard CSR. Dit dashboard geeft inzicht in energieverbruik en de CO2-uitstoot van je organisatie.
Bij de inrichting hiervan leg je een bepaalde CO2-uitstoot per eenheid (bijv. per kubieke meter gas of per KwH stroom) vast. Vervolgens kun je het verbruik en levering van energie handmatig boeken of importeren. Op basis hiervan wordt de totale CO2-uitstoot berekend.
Aan de slag met Profit 22?
Wil je aan de slag met Profit 22 en de nieuwe versie testen? Ons team met AFAS-specialisten staat voor je klaar met een handig testscript! Neem contact met ons op voor meer informatie.
Over AFAS HRM en AFAS Payroll
De HRM-software van AFAS stroomlijnt al je HR- en payrollprocessen met één systeem. De meeste mensen die met AFAS werken, zijn bekend met het onderdeel AFAS InSite. Dit is het online medewerkersportal van AFAS.
ESS en MSS in AFAS InSite
Via de Employee Self Service (ESS) in AFAS InSite kunnen medewerkers bijvoorbeeld hun verlof aanvragen, hun loonstrook bekijken of declaraties invoeren. Via de Manager Self Service (MSS) in AFAS InSite kunnen managers de aanvragen en declaraties vervolgens goedkeuren. Dit kan in veel gevallen zelfs heel makkelijk via de AFAS Pocket App.
Wat is AFAS Profit?
AFAS Profit is de onderliggende software van AFAS. Hierin worden alle gegevens opgeslagen en de inrichting van AFAS InSite vastgelegd. AFAS Payroll, de payroll software van AFAS, is hier onderdeel van.
Met AFAS Profit bouw je workflows die gekoppeld zijn aan de acties AFAS InSite. Wat moet er bijvoorbeeld gebeuren als iemand zich ziekmeldt? AFAS Profit wordt gebruikt door medewerkers die de software beheren, inrichten of HR-gegevens moeten kunnen inzien. Denk aan de beheerder, HR-manager of payrollspecialist.
Benieuwd of je nog optimalisatiekansen hebt gemist in de vorige release? Hieronder vind je de highlights voor HR & Payroll uit de vorige grote Profit updates:
Onze favorieten uit Profit 21
Uitbreiden verlofrechten
In Profit 21 zijn de mogelijkheden voor het automatisch toekennen van verlofrechten uitgebreid. Eerder kon je op basis van leeftijd, aantal dienstjaren en type functie extra verlofrechten toekennen. Zo kun je bijvoorbeeld een medewerker met een zwaar functieprofiel en een bepaalde leeftijd extra verlofdagen geven. In Profit 21 zijn hier een aantal velden aan toegevoegd:
Ook zijn de peilmomenten voor de verlofrechten uitgebreid. Je kunt de verlofrechten op de dag van het peilmoment zelf laten ingaan (in plaats van de 1e van de maand). Dus bijvoorbeeld op de verjaardag of de dag waarop het aantal jaren voor de AOW-datum bereikt wordt. Zo hoef je minder verlofcorrecties te maken en minder arbeidsvoorwaarden in te richten.
Frequente reizen
Heb je medewerkers in dienst die vaak dezelfde reis maken, bijvoorbeeld naar een vaste klant? Dan is er goed nieuws! Het invoeren van een kilometerdeclaratie gaat nu namelijk een stuk sneller.
Je kunt in Profit 21 namelijk een favoriete reis toevoegen. Hierbij worden de adressen automatisch goed ingevuld en wordt de reisafstand berekend:
Let er hierbij op dat je gebruik maakt van de Google Maps-berekening.
De medewerker kan zelf via het declaratieportaal een favoriete reis aanmaken en onderhouden. De adressen van de verschillende locaties kun je op werkgeversniveau instellen in de locatietabel. Zo worden de adressen automatisch ingevuld wanneer de medewerker een reiskostendeclaratie indient.
Daarnaast is er een vrij veld voor reisdatum toegevoegd, naast de instuurdatum die al bestond. Op basis van die reisdatum kun je signaleren of een reis dubbel wordt gedeclareerd. Managers krijgen dus meer grip op de reiskostendeclaraties, en de medewerker bespaart een hoop tijd.
Minder tijd kwijt aan tijdelijke en toekomstige mutaties
Krijgt een medewerker een tijdelijke nieuwe functie of roosterwijziging, of gaat die met ouderschapsverlof? Dan bespaart de volgende update de HR-afdeling een hoop tijd. Je hoeft in Profit 21 namelijk nog maar één mutatie in te voeren bij zo’n wijziging, in plaats van twee. Alleen bij ingang van de wijziging hoef je een mutatie in te voeren. Voor de einddatum van de wijziging krijg je vanaf nu een signaal met de vraag of je de tijdelijke wijziging wilt:
- afhandelen, dat wil zeggen dat de wijziging automatisch afloopt zoals gepland;
- aanpassen, bijvoorbeeld om de wijziging te verlengen;
- structureel, als de tijdelijke wijziging een definitieve wijziging moet worden.
Je hoeft dus niet meer een nieuwe mutatie in te voeren aan het einde van de wijziging.
Let op: zet in de context het vinkje “tijdelijk” aan en vul de wijzigingsdatum in, zodat het signaal goed af gaat. Je kunt hier ook een document aan koppelen met digitaal ondertekenen, indien nodig.
Je hebt dus meer controle en minder omkijken naar tijdelijke wijzigingen, dankzij de automatische signalering voor de einddatum. Zeker voort het betaald ouderschapsverlof is dit handig: je kunt snel op het juiste moment opgeven of je het betaald ouderschapsverlof wil stoppen of verlengen. Dat scheelt een hoop tijd!
Condities opnieuw bepalen in de workflow
Dit is een fijne Profit 21 update die HRM-beheerders veel tijd bespaart. Het is nu namelijk mogelijk om workflowcondities één keer per dag opnieuw te bepalen: dus niet alleen op het moment dat de workflow in een taak terecht komt. Hiermee voorkom je dat worfklows vastlopen wanneer er niet aan een bepaalde conditie wordt voldaan.
Voorbeeld
Denk aan een afgekeurde declaratie van een medewerker die uit dienst is gegaan. In plaats van dat deze taak bij de ex-medewerker blijft hangen, kun je de workflow door middel van een conditie automatisch doorsturen naar de salarisadministratie. Door deze condities dagelijks te bepalen, lopen workflows beter door en hoef je een stuk minder handwerk te verrichten bij ‘zwevende’ workflows.
Via geplande taken kun je workflows op basis van condities automatisch afhandelen:
Onze favorieten uit Profit 19
Berichten verrijken met subsjablonen
In Profit 19 kun je een gegevensverzameling toevoegen aan een berichtsjabloon. Je kunt nu dus extra handige informatie toevoegen die standaard niet in het sjabloon staat. Medewerkers zien in één oogopslag alle informatie, zonder door te hoeven klikken. Stuur bijvoorbeeld een overzicht met details van openstaande taken mee. Zo zien collega’s direct wat ze nog moeten doen.
Profiel vanuit workflow of signaal starten
Het is nu mogelijk om een profiel vanuit een workflow of signaal te laten starten. Met deze update win je veel tijd, omdat je processen een stuk intuïtiever kunt inrichten.
Logging op publiceren van workflow
Vanaf Profit 19 is het mogelijk om de geschiedenis van workflow-publicaties bij te houden. Als je naar een dossieritem gaat en op workflows klikt, is er een actieknop Historie beschikbaar. Zo zie je wie de workflow heeft bewerkt en wanneer. Het wordt dus een stuk makkelijker om fouten na een aanpassing te herstellen.
Haal het meeste uit AFAS Profit HRM & Payroll met Salure!
Heb je een vraag over de AFAS Payroll & HRM software? Of heb je hulp nodig bij het inrichten van bovenstaande updates? Neem contact op met onze functioneel beheerders via de Tickettool*. Ons team van AFAS experts staat voor je klaar.
AFAS Succesmeter: Optimaliseer je HRM
Ben je benieuwd of jij nog kansen mist in je HR-omgeving? AFAS heeft hier een handige tool voor ontwikkeld: de AFAS Succesmeter.
In één oogopslag heb je een overzicht van alle functionaliteiten die je wel en niet gebruikt. Ook zie je direct hoeveel procent van je branchegenoten gebruik maakt van deze functionaliteit. Zo krijg je direct een indicatie hoe je het doet ten opzichte van de concurrentie.
Zie je er interessante functionaliteit tussen staan? Onze AFAS-experts staan voor je klaar om te helpen bij de inrichting.
*De Tickettool is beschikbaar voor klanten van Salure met een Functioneel Beheer-contract. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op via verkoop@salure.nl of bel +31 182 543 643.
