Met de AFAS Payroll & HRM software automatiseer je belangrijke HR & Payrolltaken, zodat je collega’s minder tijd kwijt zijn aan administratieve werkzaamheden. Met meer dan 10 jaar ervaring als AFAS-partner houden onze HR & Payroll consultants de software nauw in de gaten.
In dit artikel selecteren zij de handigste nieuwe functionaliteiten uit AFAS, specifiek voor HR & Payroll-professionals. Zo weet je direct of je geen optimalisatiekansen misloopt.
Onze 8 favoriete highlights uit Profit 1 voor HR & Payroll
Tijdens de AFAS Open op 12, 13 en 14 juni werd het nieuwe Profit 1 gepresenteerd. Daar zijn we blij mee, want de nieuwe release heeft een gloednieuwe interface waarbij je in no-time je favoriete functies gebruikt. Onze AFAS-experts zetten hieronder hun 7 favoriete highlights op een rij:
Verbeterde interface met Profit 1 en Profit Home
Niet schrikken als je straks Profit 1 opent: de look & feel van Profit krijgt een flinke update. Je vertrouwde functionaliteit blijft hetzelfde, maar de interface ziet er een stuk rustiger en moderner uit. Een belangrijk deel hiervan is Profit Home: een startscherm met drie handige kolommen voor meldingen, favorieten en je geschiedenis. Je hoeft dus niet te zoeken naar foutmeldingen: je ziet ze zodra je inlogt. Je kunt zelfs via het tandwieltje instellen welke meldingen je wilt tonen. Ook is er in Profit Home een zoekbalk geïntegreerd, zodat je snel je gewenste functionaliteit vindt.
Hieronder zie je stapsgewijs hoe je favorieten toevoegt op de Profit Home + een voorbeeld van hoe het eruit zou kunnen zien. (Klik op de afbeelding om hem te vergroten)
Efficiënter werken met workflows
Er zijn twee updates voor het werken met workflows waar we heel blij van worden. De eerste is dat je in Profit 1 reeds ondertekende documenten uit de workflow kunt verwijderen. Wanneer je een getekend document wilt verwijderen, hoef je dus niet meer alles opnieuw op te starten, in te vullen en te controleren. Daarnaast wordt het mogelijk om condities te kopiëren tussen verschillende workflows. Deze hoef je dus niet steeds opnieuw te maken. Twee mooie werkversnellers!
Een update dat ook nog is gevonden door onze experts is dat je in het 3-schermen scherm nu tijdens de loonverwerking snel naar een andere maand van een medewerker kan gaan.
Verbeterde leesbaarheid
Heb jij wel eens je leesbril nodig voor AFAS Profit? Dat is straks verleden tijd met de schaalbare interface. In AFAS Profit 1 maak je de letters eenvoudig groter of kleiner. Of je nu graag alles in één overzicht wilt zien of juist de kleine cijfers beter wilt lezen, de keuze is aan jou. Nog een mooie update op gebied van leesbaarheid: Profit 1 wordt ook in donkere modus beschikbaar. Bonusvoordeel: met donkere modus bespaar je direct energie ten opzichte van een wit scherm.
Payroll auditor signaleert wijzingen BT
De payroll auditor van AFAS Profit 1 signaleert afwijkingen in het bijzonder tarief van de medewerker. Is er meer dan 10% verschil in het percentage BT of meer dan € 10.000 verschil in het jaarloon BT? Dan pikt de payroll auditor dit op. Dit betekent dat wanneer een medewerker in de loop van het jaar een aanzienlijke salariswijziging krijgt, je – met toestemming van de medewerker – de loonheffing alvast kunt verhogen. Zo komt de medewerker niet voor vervelende verrassingen te staan bij de volgende aangifte inkomstenbelasting.
Sneller het juiste venster dankzij filters, zoekbalken en flexibele velden
In Profit 1 bespaar je een hoop tijd, doordat je een stuk sneller bij het juiste scherm bent. AFAS heeft namelijk filters en zoekbalken toegevoegd. Zo kun je voortaan ook in de autorisatietool zoeken via de zoekbalk. Als je eenmaal het juiste scherm gevonden hebt, is het in Profit 1 ook meteen veel makkelijker om de juiste velden in te vullen. Je ziet alleen de relevante velden en verplichte velden zijn duidelijker gemarkeerd.
Een update die onze AFAS-experts ook tegenkwamen is dat je filter ook kan opslaan. Hieronder zie je precies hoe dat moet.
Voorbeeld van gedefinieerde filter:
Slimmer werken met context van profielen
Binnen de context van profielen is zichtbaar in welke profielen deze gebruikt wordt. Zo pas je nooit meer iets in een context aan die per ongeluk ook in een aan profiel wordt gebruikt.
Pocket App updates
Er zijn meerdere fijne updates in de Pocket App, maar onze twee favorieten zijn het verbeterde verlofinzicht en het kunnen autoriseren van vrije dossieritems (ESS).
- Vanaf Profit 1 kun je in de app zien uit welke verlofsoorten je verlofboekingen zijn opgebouwd. Ook zie je, als je verder klikt op de verlofsoort, het startsaldo, opgenomen saldo en het huidige saldo daarvan. Daarnaast zie je alleen nog de verlofboekingen in de toekomst: dat is een stuk overzichtelijker. Als je op “Eerder” klikt, worden de eerdere verlofboekingen zichtbaar.
- Het wordt mogelijk om vrije dossieritems voor ESS te autoriseren in de pocket app. Dit betekent dat je vrije inrichting, zoals het aanmaken van tickets, ook via de pocket app beschikbaar kunt stellen. Eerst kon dit niet, omdat dan alle gebruikers hier gebruik van zouden kunnen maken. Met de autorisatie op vrije dossieritems in de pocket app kan dit straks dus wel.
Optimalisaties werving & selectie
Je kunt sollicitaties koppelen vanaf de stamkaart van de sollicitant. Dit betekent dat je bijvoorbeeld een afgewezen sollicitant aan meerdere vacatures op andere locaties kunt toewijzen. Dit kan dus in bulk. Ook kun je een sollicitant in bulk voor meerdere sollicitaties afwijzen. Nog een mooie update: in Profit 1 hoef je als HR-afdeling de sollicitanten na aanmelding niet meer te mailen voor aanvullende gegevens. Dit gaat voortaan automatische via een geplande taak vanuit de workflow.
Wat onze AFAS-experts zeggen over Profit 1:
“Ik vind het heel tof dat het nu mogelijk is om vrije dossieritems ESS te autoriseren in de pocket app. Voorheen konden we vrije inrichting zoals het aanmaken van tickets niet beschikbaar stellen in de pocketapp omdat iedereen dan voor iedereen iets kon insturen. Vanaf Profit 1 is het mogelijk hierop te autoriseren zodat we ook deze functionaliteit beschikbaar kunnen stellen voor medewerkers die niet of niet altijd achter een computer zitten.” – Daniël Klaase, Consultant
“Ik vind dit heel tof omdat de klant straks nóg eenvoudiger zelf aan de knoppen kan zitten en vraagstukken kan oplossen.” – Nick Thomas, Senior Consultant
“De donkere modus, daar ben ik heel blij mee. Dat werkt veel rustiger” – Janine Vermeulen, Teamleider Functioneel Beheer
Aan de slag met Profit 1?
Ben je enthousiast geworden en wil je met Profit 1 aan de slag? Je moet nog heel even geduld hebben. Profit 1 wordt vanaf eind augustus uitgerold en eind oktober zijn de laatste klanten overgezet. Je ontvangt naar verwachting halverwege augustus een e-mail met de startdatum voor jouw organisatie. Heb je hulp nodig bij het inrichten van de nieuwe functionaliteiten? Onze functioneel beheerders staan voor je klaar!
Over AFAS HRM en AFAS Payroll
De HRM-software van AFAS stroomlijnt al je HR- en payrollprocessen met één systeem. De meeste mensen die met AFAS werken, zijn bekend met het onderdeel AFAS InSite. Dit is het online medewerkersportal van AFAS.
ESS en MSS in AFAS InSite
Via de Employee Self Service (ESS) in AFAS InSite kunnen medewerkers bijvoorbeeld hun verlof aanvragen, hun loonstrook bekijken of declaraties invoeren. Via de Manager Self Service (MSS) in AFAS InSite kunnen managers de aanvragen en declaraties vervolgens goedkeuren. Dit kan in veel gevallen zelfs heel makkelijk via de AFAS Pocket App.
Wat is AFAS Profit?
AFAS Profit is de onderliggende software van AFAS. Hierin worden alle gegevens opgeslagen en de inrichting van AFAS InSite vastgelegd. AFAS Payroll, de payroll software van AFAS, is hier onderdeel van.
Met AFAS Profit bouw je workflows die gekoppeld zijn aan de acties AFAS InSite. Wat moet er bijvoorbeeld gebeuren als iemand zich ziekmeldt? AFAS Profit wordt gebruikt door medewerkers die de software beheren, inrichten of HR-gegevens moeten kunnen inzien. Denk aan de beheerder, HR-manager of payrollspecialist.
Benieuwd of je nog optimalisatiekansen hebt gemist in de vorige release? Hieronder vind je de highlights voor HR & Payroll uit de vorige grote Profit updates:
De highlights uit Profit 22 voor HR & Payroll
In december 2022 begon de uitrol van AFAS Profit 22. Ook al is het een kleine update, zijn er toch twee belangrijke highlights voor HR & Payroll die we je niet willen onthouden.
WAZO-bericht betaald ouderschapsverlof
Sinds 2 augustus 2022 kunnen werkende ouders betaald ouderschapsverlof opnemen. Tijdens dit verlof betaalt het UWV een deel van het loon door. Dit gebeurt via een WAZO (zwangerschaps- en bevallingsuitkering)-uitkering en bedraagt 70% van het dagloon. Nadat de ouder het verlof heeft opgenomen, wordt deze uitkering door de werkgever aangevraagd bij het UWV via een WAZO-aanvraag.
Vanaf Profit 22 kun je, bij de geboorte van een kind, de uitkering eenvoudig declareren bij het UWV via UWV digitaal in Profit. Je hoeft hiervoor dus niet naar het werkgeversportaal van het UWV.
Je doet dit in AFAS Profit 22 via HRM – Aan- en afwezigheid – UWV-digitaal – Declaratie ouderschapsverlof.
Je kunt per kind één WAZO-aanvraag doen. Hiervoor moet je wel al de functionaliteit Digitale aanlevering aan UWV hebben ingericht en het menu-item UWV-digitaal autoriseren. Mogelijk is hier nog extra inrichting voor nodig, afhankelijk van de inrichting die er nu is. Salure kan je hierbij helpen.
Daarnaast levert AFAS een aantal signalen uit, waarmee je het verloop van de opname van ouderschapsverlof kunt volgen en op tijd de WAZO-aanvraag uit kunt sturen.
CSR-dashboard
AFAS biedt al verschillende HR analytics dashboards. Vanaf Profit 22 wordt er hier een belangrijk nieuw dashboard aan toegevoegd: het CSR-dashboard.
Vanaf 1 januari 2024 moet je als werkgever namelijk rapporteren over je impact op mens en milieu. Dit is vastgesteld in de CSRD-richtlijn, die in 2022 door de Europese Unie is aangenomen. Het doel hiervan is om duurzaamheidsinformatie van bedrijven transparanter er beter te maken.
Met Profit 22 zet AFAS een belangrijke stap op gebied van MVO met het nieuwe dashboard CSR. Dit dashboard geeft inzicht in energieverbruik en de CO2-uitstoot van je organisatie.
Bij de inrichting hiervan leg je een bepaalde CO2-uitstoot per eenheid (bijv. per kubieke meter gas of per KwH stroom) vast. Vervolgens kun je het verbruik en levering van energie handmatig boeken of importeren. Op basis hiervan wordt de totale CO2-uitstoot berekend.
Onze favorieten uit Profit 21
Uitbreiden verlofrechten
In Profit 21 zijn de mogelijkheden voor het automatisch toekennen van verlofrechten uitgebreid. Eerder kon je op basis van leeftijd, aantal dienstjaren en type functie extra verlofrechten toekennen. Zo kun je bijvoorbeeld een medewerker met een zwaar functieprofiel en een bepaalde leeftijd extra verlofdagen geven. In Profit 21 zijn hier een aantal velden aan toegevoegd:
Ook zijn de peilmomenten voor de verlofrechten uitgebreid. Je kunt de verlofrechten op de dag van het peilmoment zelf laten ingaan (in plaats van de 1e van de maand). Dus bijvoorbeeld op de verjaardag of de dag waarop het aantal jaren voor de AOW-datum bereikt wordt. Zo hoef je minder verlofcorrecties te maken en minder arbeidsvoorwaarden in te richten.
Frequente reizen
Heb je medewerkers in dienst die vaak dezelfde reis maken, bijvoorbeeld naar een vaste klant? Dan is er goed nieuws! Het invoeren van een kilometerdeclaratie gaat nu namelijk een stuk sneller.
Je kunt in Profit 21 namelijk een favoriete reis toevoegen. Hierbij worden de adressen automatisch goed ingevuld en wordt de reisafstand berekend:
Let er hierbij op dat je gebruik maakt van de Google Maps-berekening.
De medewerker kan zelf via het declaratieportaal een favoriete reis aanmaken en onderhouden. De adressen van de verschillende locaties kun je op werkgeversniveau instellen in de locatietabel. Zo worden de adressen automatisch ingevuld wanneer de medewerker een reiskostendeclaratie indient.
Daarnaast is er een vrij veld voor reisdatum toegevoegd, naast de instuurdatum die al bestond. Op basis van die reisdatum kun je signaleren of een reis dubbel wordt gedeclareerd. Managers krijgen dus meer grip op de reiskostendeclaraties, en de medewerker bespaart een hoop tijd.
Minder tijd kwijt aan tijdelijke en toekomstige mutaties
Krijgt een medewerker een tijdelijke nieuwe functie of roosterwijziging, of gaat die met ouderschapsverlof? Dan bespaart de volgende update de HR-afdeling een hoop tijd. Je hoeft in Profit 21 namelijk nog maar één mutatie in te voeren bij zo’n wijziging, in plaats van twee. Alleen bij ingang van de wijziging hoef je een mutatie in te voeren. Voor de einddatum van de wijziging krijg je vanaf nu een signaal met de vraag of je de tijdelijke wijziging wilt:
- afhandelen, dat wil zeggen dat de wijziging automatisch afloopt zoals gepland;
- aanpassen, bijvoorbeeld om de wijziging te verlengen;
- structureel, als de tijdelijke wijziging een definitieve wijziging moet worden.
Je hoeft dus niet meer een nieuwe mutatie in te voeren aan het einde van de wijziging.
Let op: zet in de context het vinkje “tijdelijk” aan en vul de wijzigingsdatum in, zodat het signaal goed af gaat. Je kunt hier ook een document aan koppelen met digitaal ondertekenen, indien nodig.
Je hebt dus meer controle en minder omkijken naar tijdelijke wijzigingen, dankzij de automatische signalering voor de einddatum. Zeker voort het betaald ouderschapsverlof is dit handig: je kunt snel op het juiste moment opgeven of je het betaald ouderschapsverlof wil stoppen of verlengen. Dat scheelt een hoop tijd!
Condities opnieuw bepalen in de workflow
Dit is een fijne Profit 21 update die HRM-beheerders veel tijd bespaart. Het is nu namelijk mogelijk om workflowcondities één keer per dag opnieuw te bepalen: dus niet alleen op het moment dat de workflow in een taak terecht komt. Hiermee voorkom je dat worfklows vastlopen wanneer er niet aan een bepaalde conditie wordt voldaan.
Voorbeeld
Denk aan een afgekeurde declaratie van een medewerker die uit dienst is gegaan. In plaats van dat deze taak bij de ex-medewerker blijft hangen, kun je de workflow door middel van een conditie automatisch doorsturen naar de salarisadministratie. Door deze condities dagelijks te bepalen, lopen workflows beter door en hoef je een stuk minder handwerk te verrichten bij ‘zwevende’ workflows.
Via geplande taken kun je workflows op basis van condities automatisch afhandelen:
Onze favorieten uit Profit 19
Berichten verrijken met subsjablonen
In Profit 19 kun je een gegevensverzameling toevoegen aan een berichtsjabloon. Je kunt nu dus extra handige informatie toevoegen die standaard niet in het sjabloon staat. Medewerkers zien in één oogopslag alle informatie, zonder door te hoeven klikken. Stuur bijvoorbeeld een overzicht met details van openstaande taken mee. Zo zien collega’s direct wat ze nog moeten doen.
Profiel vanuit workflow of signaal starten
Het is nu mogelijk om een profiel vanuit een workflow of signaal te laten starten. Met deze update win je veel tijd, omdat je processen een stuk intuïtiever kunt inrichten.
Logging op publiceren van workflow
Vanaf Profit 19 is het mogelijk om de geschiedenis van workflow-publicaties bij te houden. Als je naar een dossieritem gaat en op workflows klikt, is er een actieknop Historie beschikbaar. Zo zie je wie de workflow heeft bewerkt en wanneer. Het wordt dus een stuk makkelijker om fouten na een aanpassing te herstellen.
Haal het meeste uit AFAS Profit HRM & Payroll met Salure!
Heb je een vraag over de AFAS Payroll & HRM software? Of heb je hulp nodig bij het inrichten van bovenstaande updates? Neem contact op met onze functioneel beheerders via de Tickettool*. Ons team van AFAS experts staat voor je klaar.
AFAS Succesmeter: Optimaliseer je HRM
Ben je benieuwd of jij nog kansen mist in je HR-omgeving? AFAS heeft hier een handige tool voor ontwikkeld: de AFAS Succesmeter.
In één oogopslag heb je een overzicht van alle functionaliteiten die je wel en niet gebruikt. Ook zie je direct hoeveel procent van je branchegenoten gebruik maakt van deze functionaliteit. Zo krijg je direct een indicatie hoe je het doet ten opzichte van de concurrentie.
Zie je er interessante functionaliteit tussen staan? Onze AFAS-experts staan voor je klaar om te helpen bij de inrichting.
*De Tickettool is beschikbaar voor klanten van Salure met een Functioneel Beheer-contract. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op via verkoop@salure.nl of bel +31 182 543 643.
Profit 18 Highlights
1. Bewaartermijn dossieritems
Bij de inrichting van dossieritems kan je nu aangeven wat de bewaartermijn is van verschillende dossieritems. Na deze eenmalige inrichting kan je via een simpele weergave alle vervallen dossieritems eenvoudig bekijken en verwijderen. Het verwijderen gebeurt niet automatisch. Je houdt dus altijd zelf de controle.
2. Draaiboek in/uit dienst
Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, moet er vaak door verschillende mensen iets geregeld worden. Denk aan het aanmaken van een gebruikersaccount, het regelen van een laptop of het toesturen van een bloemetje. Welke acties moeten er uitgevoerd worden bij de indiensttreding? Wie moet er worden geïnformeerd, en wanneer? In het draaiboek kun je dit allemaal vastleggen.
Ook voor het uitdienst proces kun je een draaiboek maken. Zo vergeet je nooit meer om een laptop terug te vragen of rechten in andere applicaties te beëindigen wanneer iemand uit dienst gaat. Handig!
3. Roosters
Niet iedereen heeft een vaste begin- en eindtijd voor zijn werkdag. In Profit kon je dit kwijt door wisselende roosters vast te leggen, waardoor je alleen het aantal uur per week kon vastleggen.
Vanaf Profit 18 zijn de vinkjes voor Wisselend rooster en Specificeren wisselend rooster komen te vervallen. Hiervoor in de plaats is het veld Type rooster gekomen. Kies bijvoorbeeld voor Uren per dag met gelijke weken, Werktijden met wisselende weken of Uren per week.
Bestaande roosters worden automatisch omgezet naar de nieuwe roostertypes. De velden Wisselend arbeidspatroon en Wisselend arbeidspatroon specificeren zijn niet meer zichtbaar in de wizard en profielen. Deze velden blijven nog wel beschikbaar in de gegevensverzamelingen. Hierdoor blijven bestaande analyses, rapporten, GetConnectoren en UpdateConnectoren werken.
4. Thuiswerken
Voor veel medewerkers is thuiswerken een stuk gebruikelijker geworden. Via de nieuwe thuiswerkfunctionaliteit leg je dit nu ook makkelijk vast in AFAS, zodat thuiswerken zichtbaar is in het bezettingsoverzicht.
Betaal je medewerkers een thuiswerkvergoeding? Die kan je hier direct aan koppelen zodat ook dit geregeld is.
5. Verlof voor het nieuwe jaar
Het handmatig toevoegen van verlof voor het nieuwe jaar is verleden tijd. Door het volgen van een wizard kun je nu eenvoudig het wettelijke en bovenwettelijke verlof voor het volgende jaar toevoegen in alle arbeidsvoorwaarden waar dit van toepassing is.
