Met de AFAS Payroll & HRM software automatiseer je belangrijke HR & Payrolltaken, zodat je collega’s minder tijd kwijt zijn aan administratieve werkzaamheden. Met meer dan 10 jaar ervaring als AFAS-partner houden onze HR & Payroll consultants de software nauw in de gaten.
In dit artikel selecteren zij de handigste nieuwe functionaliteiten uit AFAS, specifiek voor HR & Payroll-professionals. Zo weet je direct of je geen optimalisatiekansen misloopt.
Maak kennis met AFAS Profit 3
Op de AFAS Open 2024 werd Profit 3 gepresenteerd, en wij konden niet wachten om de nieuwste features te verkennen! Onze consultants hebben de 5 belangrijkste highlights voor HRM en payroll voor je geselecteerd. Van verbeterde gebruikerservaring tot meer flexibiliteit bij ouderschapsverlof, deze updates gaan je werk een stuk efficiënter maken.
Lees verder en ontdek hoe Profit 3 jouw HR-processen naar een hoger niveau tilt.
Inhoudsopgave
1. Verbeterde Interface: Meer Intuïtief en Gebruiksvriendelijk
De interface van AFAS Profit 3 heeft een flinke upgrade gekregen:
- De donkere modus zorgt voor een rustiger beeldscherm, ideaal voor lange werkdagen.
- Filtering werkt een stuk fijner: klik op een veld en begin direct met typen. Geen pop-ups meer, en je filters worden automatisch opgeslagen. Kleuren in de kolommen en rode cijfers voor negatieve bedragen maken het overzicht nog duidelijker. Het slotje voor geblokkeerde regels is ook terug, dus je ziet in één oogopslag wat vaststaat.
Gestroomlijnde processen: alles binnen handbereik
In Profit 3 kun je nu taken zo instellen dat ze direct in de aanpassen pagina openen. Dit betekent dat je meteen de workflowstatus, taak en toelichting kunt zien en bewerken. Superhandig voor een efficiënte workflow!
Bovendien kun je per workflowstap een specifiek beoordeelprofiel koppelen. Dit maakt het proces niet alleen soepeler, maar ook veel nauwkeuriger en afgestemd op de behoeften van jouw team.
Gebruikersgemak: slimme logica voor profielen
Met de nieuwe voorwaardelijke logica op velden wordt het werken in Profit 3 nog efficiënter. Dit geldt nu voor vrije velden, zodat je bijvoorbeeld extra velden kunt laten verschijnen die specifiek bij een bepaalde functie horen. Dit werkt zowel in InSite als OutSite en zorgt voor een aanzienlijke vermindering van het aantal benodigde profielen.
2. Ouderschapsverlof via verlofaanvraag
In Profit 3 wordt het aanvragen van ouderschapsverlof een stuk flexibeler. Voorheen kon je in Profit 2 alleen een roosterwijziging doorvoeren, maar nu kun je ook verlofboekingen gebruiken. HR-managers kunnen nu beide opties naast elkaar inzetten: een losse dag verlof of een reeks dagen in één keer boeken. Deze nieuwe flexibiliteit maakt het eenvoudiger om ouderschapsverlof aan te passen aan de specifieke behoeften van je medewerkers, zonder beperkingen binnen een bepaalde periode.
Verlof instellen en beheren
Je kunt nu instellen dat verlof altijd in volledige weken moet worden opgenomen, een kind selecteren voor wie het verlof geldt, en een vervanger opgeven. Daarnaast kun je een verlofreeks inkorten of intrekken en zelfs verlof voor een enkele dag uit de reeks terugtrekken. Deze verlofboekingen worden direct geïntegreerd in de nacalculatie, wat handig is bij wisselende salarissen per periode. Ook kun je meerdere dossieritems tegelijkertijd insturen, zonder te wachten tot de vorige is afgerond.
Eenvoudig verlof beheren via de PocketApp
Er is ook een tweede verlofpotje voor aanvullend ouderschapsverlof. Wettelijk verlof gaat automatisch over naar aanvullend betaald verlof en daarna naar onbetaald verlof.
Via de PocketApp kun je eenvoudig ouderschapsverlof aanvragen, je verlofsaldo inzien en wisselen tussen verschillende jaren. Deze nieuwe mogelijkheden in Profit 3 maken het beheer van ouderschapsverlof veel efficiënter en gebruiksvriendelijker!
3. PocketApp: Volledig gepersonaliseerd en meer functionaliteiten!
Een van onze favoriete updates in Profit 3 is de nieuwe versie van de PocketApp. Je kunt de app nu volledig personaliseren! Dit betekent dat je een andere huisstijl en kleur kunt instellen, je eigen logo kunt toevoegen en zelfs icoontjes in je favoriete kleuren kunt aanpassen.
En het mooiste? Dit kan zelfs voor meerdere werkgevers binnen één omgeving. Hierdoor voelt de app echt als jouw eigen platform, helemaal afgestemd op de behoeften van jouw organisatie.
Maar dat is niet alles. De PocketApp heeft nu ook extra functies die het werk nog makkelijker maken. Zo kun je nu beoordelingsprofielen gebruiken in de app, wat het evalueren van medewerkers soepeler laat verlopen. En als je een linkje naar inSite opent op je telefoon, wordt deze eerst in de PocketApp geopend.
Terug van weggeweest!
AFAS heeft een aantal ‘gouwe oude’ functionaliteiten weer ingevoerd! Misschien ken je ze nog uit eerdere versies van AFAS Profit:
- het slotje voor geblokkeerde regels
- pijltje bij de scrollbalk
- verschillende sneltoetsen zoals CRTL & + voor het snel selecteren van de eerste regel
- op de stamkaart van de medewerker in profit staan de datum indienst en jaren indienst weer in de bovenbalk
- Opmaken van kolommen in de weergaven
- Sneltoetsen in een gegevensverzameling waarmee je de veldvolgorde aanpast: CRTL & pijl omhoog
4. Werving & Selectie
Met de nieuwe werving- en selectiefunctionaliteit in AFAS Profit 3 wordt het beoordelen van sollicitanten een fluitje van een cent. Je kunt voor iedere beoordelaar een aparte beoordeelflow opstarten, zodat de beoordelaar zijn eerlijke mening kan vastleggen op de sollicitant.
Overzichtelijk beoordelen
Beoordeel sollicitanten en sollicitaties eenvoudig met een sterrenbeoordeling van 0 tot 5 en voeg opmerkingen en beoordelingscriteria toe. Hierdoor krijg je een duidelijk beeld van de vaardigheden en andere belangrijke eigenschappen van iedere sollicitant.
Bovendien kun je per vacature instellen op welke criteria je sollicitanten wilt laten beoordelen. Op de stamkaart van de sollicitant zie je direct het gemiddelde van alle beoordelingen en de afzonderlijke beoordelingen. Dit zorgt voor een gestructureerd en overzichtelijk selectieproces, waardoor je de beste kandidaten eenvoudig kunt selecteren. Kom maar door met die nieuwe collega’s!
Slimmer solliciteren
Met Profit 3 wordt solliciteren een stuk makkelijker en efficiënter. Wanneer een kandidaat voor de tweede keer solliciteert, worden de gegevens automatisch gematcht bijgewerkt. Geen gedoe meer met dubbele gegevens. De matchingfunctie helpt je bovendien om bekende kandidaten eenvoudig te koppelen aan nieuwe sollicitaties. Handig!
Toekenning portaltoegang voor sollicitanten geoptimaliseerd
Nieuw in Profit 3 is ook de geoptimaliseerde toegang voor sollicitanten tot het portal. Waar je eerder een lange checklist moest afwerken om te controleren of alles klopte, is er nu een handige workflow. Met één druk op de knop op de stamkaart geef je de kandidaat toegang tot het portal, zonder tussenkomst van ICT. Dat betekent sneller schakelen en een soepelere sollicitatie-ervaring.
Sollicitanten samenvoegen voor een up-to-date dossier
Ook handig: je kunt sollicitanten nu samenvoegen. Via een actieknop op de stamkaart worden dubbele dossiers gecombineerd en de meest recente informatie blijft behouden. Dit is vooral nuttig als een oud-medewerker opnieuw solliciteert. Zo heb je altijd een up-to-date dossier en voorkom je fouten. Klaar om je sollicitatieproces naar een hoger niveau te tillen? Ga aan de slag met Profit 3!
5. Onboarding in AFAS Profit 3: Een nieuwe standaard
In AFAS Profit 3 komt er nieuwe onboardingsfunctionaliteit. Wat voorheen drie losse workflows waren – Medewerker indienst (-15), Sollicitant indienst (-45), en her-in-dienst melden (-25) – wordt nu één gecombineerde workflow voor één duidelijk en gestroomlijnd onboardingproces (type dossieritem -170 onboarding).
Controle bij Personeelszaken
Een grote verandering is dat de keuze voor het type onboarding (nieuwe medewerker, doorstroom, oud-medewerker, dubbele medewerker) nu bij Personeelszaken ligt in plaats van de leidinggevende. Dit betekent dat de controle over het proces wordt verbeterd en dat er tijdens het onboardingproces direct keuzes gemaakt kunnen worden, zoals het uit-dienst melden van een medewerker of het ongewijzigd laten van het dienstverband. Ook is het proces nu volledig, inclusief eventuele her-indienst, opvragen van alle relevante gegevens, digitaal ondertekenen en ID-check.
Nieuwe functionaliteiten en documenten
Profit 3 introduceert handige nieuwe functionaliteiten. Zo kun je nu dossieritems zoals ID-bewijs, VOG, en loonheffingsverklaring eenvoudig opvragen via een knop in de workflow. Bovendien kunnen aanvullende gegevens nu direct via een taak op OutSite worden afgehandeld. Dit betekent minder rompslomp en meer overzicht. Daarnaast kunnen vrije velden en tabellen worden ingesteld, waardoor je eigen type persoonsdocumenten kunt toevoegen. Denk aan een heftruckcertificaat, speciaal rijbewijs en andere toevoegingen die voor de functie belangrijk zijn. Dit alles draagt bij aan een soepelere en efficiëntere onboarding.
Ben jij klaar om jouw onboardingproces te stroomlijnen met AFAS Profit 3? Zorg dat je op tijd overstapt naar de nieuwe standaard! Vanaf Profit 3 bestaat hetnog naast het indienstprofiel, maar vanaf de zomer van 2025 maken alle klanten gebruik van het nieuwe onboarden in AFAS.
6. Quick Wins voor Verbeterde Werkprocessen
Profit 3 introduceert een aantal Quick Wins die dagelijkse taken eenvoudiger en sneller maken:
- Afgekeurde Taken Direct Aanpassen: Je kunt nu direct vanuit de afkeuringsmelding aanpassingen maken zonder extra stappen. Taken openen direct op de aanpassen-pagina, waar alle toelichtingen, reacties en workflowacties overzichtelijk samenkomen. Dit is beschikbaar voor eigen dossieritems en sollicitantbeoordelingen, en bespaart onnodige handelingen.
- Informatiebolletjes bij Velden: Met informatiebolletjes blijven pagina’s schoon en overzichtelijk. In plaats van direct zichtbare tekst die kan afleiden, is extra informatie beschikbaar in bolletjes die je aanklikt wanneer je dat nodig hebt. Dit houdt de interface rustig en zorgt ervoor dat gebruikers zich kunnen concentreren op de essentiële informatie.
- Applicatietoegang bij Uitdiensttreding: Het beheren van applicatietoegang voor uitdiensttredende medewerkers verloopt nu automatisch. Je kunt instellingen aanpassen zodat toegang tot systemen automatisch wordt ingetrokken bij uitdiensttreding, zonder dat je hiervoor naar de autorisatietool hoeft. Dit verhoogt de veiligheid en zorgt voor een efficiënter en foutloos proces bij het afsluiten van dienstverbanden.
Aan de slag met Profit 3?
Enthousiast om aan de slag te gaan met deze nieuwe features in Profit 3? Onze functioneel beheerders staan klaar om je te helpen bij de inrichting via onze Tickettool. Wacht niet langer en profiteer van deze verbeteringen om jouw HR-processen te optimaliseren. Ga vandaag nog naar de Tickettool en maak een ticket aan. Samen zorgen we ervoor dat je het meeste uit Profit 3 haalt!
Over AFAS HRM en AFAS Payroll
De HRM-software van AFAS stroomlijnt al je HR- en payrollprocessen met één systeem. De meeste mensen die met AFAS werken, zijn bekend met het onderdeel AFAS InSite. Dit is het online medewerkersportal van AFAS.
ESS en MSS in AFAS InSite
Via de Employee Self Service (ESS) in AFAS InSite kunnen medewerkers bijvoorbeeld hun verlof aanvragen, hun loonstrook bekijken of declaraties invoeren. Via de Manager Self Service (MSS) in AFAS InSite kunnen managers de aanvragen en declaraties vervolgens goedkeuren. Dit kan in veel gevallen zelfs heel makkelijk via de AFAS Pocket App.
Wat is AFAS Profit?
AFAS Profit is de onderliggende software van AFAS. Hierin worden alle gegevens opgeslagen en de inrichting van AFAS InSite vastgelegd. AFAS Payroll, de payroll software van AFAS, is hier onderdeel van.
Met AFAS Profit bouw je workflows die gekoppeld zijn aan de acties AFAS InSite. Wat moet er bijvoorbeeld gebeuren als iemand zich ziekmeldt? AFAS Profit wordt gebruikt door medewerkers die de software beheren, inrichten of HR-gegevens moeten kunnen inzien. Denk aan de beheerder, HR-manager of payrollspecialist.
Benieuwd of je nog optimalisatiekansen hebt gemist in de vorige release? Hieronder vind je de highlights voor HR & Payroll uit de vorige grote Profit updates:
Onze 8 favoriete highlights uit Profit 1 voor HR & Payroll
Tijdens de AFAS Open op 12, 13 en 14 juni werd het nieuwe Profit 1 gepresenteerd. Daar zijn we blij mee, want de nieuwe release heeft een gloednieuwe interface waarbij je in no-time je favoriete functies gebruikt. Onze AFAS-experts zetten hieronder hun 7 favoriete highlights op een rij:
Verbeterde interface met Profit 1 en Profit Home
Niet schrikken als je straks Profit 1 opent: de look & feel van Profit krijgt een flinke update. Je vertrouwde functionaliteit blijft hetzelfde, maar de interface ziet er een stuk rustiger en moderner uit. Een belangrijk deel hiervan is Profit Home: een startscherm met drie handige kolommen voor meldingen, favorieten en je geschiedenis. Je hoeft dus niet te zoeken naar foutmeldingen: je ziet ze zodra je inlogt. Je kunt zelfs via het tandwieltje instellen welke meldingen je wilt tonen. Ook is er in Profit Home een zoekbalk geïntegreerd, zodat je snel je gewenste functionaliteit vindt.
Hieronder zie je stapsgewijs hoe je favorieten toevoegt op de Profit Home + een voorbeeld van hoe het eruit zou kunnen zien. (Klik op de afbeelding om hem te vergroten)
Efficiënter werken met workflows
Er zijn twee updates voor het werken met workflows waar we heel blij van worden. De eerste is dat je in Profit 1 reeds ondertekende documenten uit de workflow kunt verwijderen. Wanneer je een getekend document wilt verwijderen, hoef je dus niet meer alles opnieuw op te starten, in te vullen en te controleren. Daarnaast wordt het mogelijk om condities te kopiëren tussen verschillende workflows. Deze hoef je dus niet steeds opnieuw te maken. Twee mooie werkversnellers!
Een update dat ook nog is gevonden door onze experts is dat je in het 3-schermen scherm nu tijdens de loonverwerking snel naar een andere maand van een medewerker kan gaan.
Verbeterde leesbaarheid
Heb jij wel eens je leesbril nodig voor AFAS Profit? Dat is straks verleden tijd met de schaalbare interface. In AFAS Profit 1 maak je de letters eenvoudig groter of kleiner. Of je nu graag alles in één overzicht wilt zien of juist de kleine cijfers beter wilt lezen, de keuze is aan jou. Nog een mooie update op gebied van leesbaarheid: Profit 1 wordt ook in donkere modus beschikbaar. Bonusvoordeel: met donkere modus bespaar je direct energie ten opzichte van een wit scherm.
Payroll auditor signaleert wijzingen BT
De payroll auditor van AFAS Profit 1 signaleert afwijkingen in het bijzonder tarief van de medewerker. Is er meer dan 10% verschil in het percentage BT of meer dan € 10.000 verschil in het jaarloon BT? Dan pikt de payroll auditor dit op. Dit betekent dat wanneer een medewerker in de loop van het jaar een aanzienlijke salariswijziging krijgt, je – met toestemming van de medewerker – de loonheffing alvast kunt verhogen. Zo komt de medewerker niet voor vervelende verrassingen te staan bij de volgende aangifte inkomstenbelasting.
Sneller het juiste venster dankzij filters, zoekbalken en flexibele velden
In Profit 1 bespaar je een hoop tijd, doordat je een stuk sneller bij het juiste scherm bent. AFAS heeft namelijk filters en zoekbalken toegevoegd. Zo kun je voortaan ook in de autorisatietool zoeken via de zoekbalk. Als je eenmaal het juiste scherm gevonden hebt, is het in Profit 1 ook meteen veel makkelijker om de juiste velden in te vullen. Je ziet alleen de relevante velden en verplichte velden zijn duidelijker gemarkeerd.
Een update die onze AFAS-experts ook tegenkwamen is dat je filter ook kan opslaan. Hieronder zie je precies hoe dat moet.
Voorbeeld van gedefinieerde filter:
Slimmer werken met context van profielen
Binnen de context van profielen is zichtbaar in welke profielen deze gebruikt wordt. Zo pas je nooit meer iets in een context aan die per ongeluk ook in een aan profiel wordt gebruikt.
Pocket App updates
Er zijn meerdere fijne updates in de Pocket App, maar onze twee favorieten zijn het verbeterde verlofinzicht en het kunnen autoriseren van vrije dossieritems (ESS).
- Vanaf Profit 1 kun je in de app zien uit welke verlofsoorten je verlofboekingen zijn opgebouwd. Ook zie je, als je verder klikt op de verlofsoort, het startsaldo, opgenomen saldo en het huidige saldo daarvan. Daarnaast zie je alleen nog de verlofboekingen in de toekomst: dat is een stuk overzichtelijker. Als je op “Eerder” klikt, worden de eerdere verlofboekingen zichtbaar.
- Het wordt mogelijk om vrije dossieritems voor ESS te autoriseren in de pocket app. Dit betekent dat je vrije inrichting, zoals het aanmaken van tickets, ook via de pocket app beschikbaar kunt stellen. Eerst kon dit niet, omdat dan alle gebruikers hier gebruik van zouden kunnen maken. Met de autorisatie op vrije dossieritems in de pocket app kan dit straks dus wel.
Optimalisaties werving & selectie
Je kunt sollicitaties koppelen vanaf de stamkaart van de sollicitant. Dit betekent dat je bijvoorbeeld een afgewezen sollicitant aan meerdere vacatures op andere locaties kunt toewijzen. Dit kan dus in bulk. Ook kun je een sollicitant in bulk voor meerdere sollicitaties afwijzen. Nog een mooie update: in Profit 1 hoef je als HR-afdeling de sollicitanten na aanmelding niet meer te mailen voor aanvullende gegevens. Dit gaat voortaan automatische via een geplande taak vanuit de workflow.
Wat onze AFAS-experts zeggen over Profit 1:
“Ik vind het heel tof dat het nu mogelijk is om vrije dossieritems ESS te autoriseren in de pocket app. Voorheen konden we vrije inrichting zoals het aanmaken van tickets niet beschikbaar stellen in de pocketapp omdat iedereen dan voor iedereen iets kon insturen. Vanaf Profit 1 is het mogelijk hierop te autoriseren zodat we ook deze functionaliteit beschikbaar kunnen stellen voor medewerkers die niet of niet altijd achter een computer zitten.” – Daniël Klaase, Consultant
“Ik vind dit heel tof omdat de klant straks nóg eenvoudiger zelf aan de knoppen kan zitten en vraagstukken kan oplossen.” – Nick Thomas, Senior Consultant
“De donkere modus, daar ben ik heel blij mee. Dat werkt veel rustiger” – Janine Vermeulen, Teamleider Functioneel Beheer
De highlights uit Profit 22 voor HR & Payroll
In december 2022 begon de uitrol van AFAS Profit 22. Ook al is het een kleine update, zijn er toch twee belangrijke highlights voor HR & Payroll die we je niet willen onthouden.
WAZO-bericht betaald ouderschapsverlof
Sinds 2 augustus 2022 kunnen werkende ouders betaald ouderschapsverlof opnemen. Tijdens dit verlof betaalt het UWV een deel van het loon door. Dit gebeurt via een WAZO (zwangerschaps- en bevallingsuitkering)-uitkering en bedraagt 70% van het dagloon. Nadat de ouder het verlof heeft opgenomen, wordt deze uitkering door de werkgever aangevraagd bij het UWV via een WAZO-aanvraag.
Vanaf Profit 22 kun je, bij de geboorte van een kind, de uitkering eenvoudig declareren bij het UWV via UWV digitaal in Profit. Je hoeft hiervoor dus niet naar het werkgeversportaal van het UWV.
Je doet dit in AFAS Profit 22 via HRM – Aan- en afwezigheid – UWV-digitaal – Declaratie ouderschapsverlof.
Je kunt per kind één WAZO-aanvraag doen. Hiervoor moet je wel al de functionaliteit Digitale aanlevering aan UWV hebben ingericht en het menu-item UWV-digitaal autoriseren. Mogelijk is hier nog extra inrichting voor nodig, afhankelijk van de inrichting die er nu is. Salure kan je hierbij helpen.
Daarnaast levert AFAS een aantal signalen uit, waarmee je het verloop van de opname van ouderschapsverlof kunt volgen en op tijd de WAZO-aanvraag uit kunt sturen.
CSR-dashboard
AFAS biedt al verschillende HR analytics dashboards. Vanaf Profit 22 wordt er hier een belangrijk nieuw dashboard aan toegevoegd: het CSR-dashboard.
Vanaf 1 januari 2024 moet je als werkgever namelijk rapporteren over je impact op mens en milieu. Dit is vastgesteld in de CSRD-richtlijn, die in 2022 door de Europese Unie is aangenomen. Het doel hiervan is om duurzaamheidsinformatie van bedrijven transparanter er beter te maken.
Met Profit 22 zet AFAS een belangrijke stap op gebied van MVO met het nieuwe dashboard CSR. Dit dashboard geeft inzicht in energieverbruik en de CO2-uitstoot van je organisatie.
Bij de inrichting hiervan leg je een bepaalde CO2-uitstoot per eenheid (bijv. per kubieke meter gas of per KwH stroom) vast. Vervolgens kun je het verbruik en levering van energie handmatig boeken of importeren. Op basis hiervan wordt de totale CO2-uitstoot berekend.
Onze favorieten uit Profit 21
Uitbreiden verlofrechten
In Profit 21 zijn de mogelijkheden voor het automatisch toekennen van verlofrechten uitgebreid. Eerder kon je op basis van leeftijd, aantal dienstjaren en type functie extra verlofrechten toekennen. Zo kun je bijvoorbeeld een medewerker met een zwaar functieprofiel en een bepaalde leeftijd extra verlofdagen geven. In Profit 21 zijn hier een aantal velden aan toegevoegd:
Ook zijn de peilmomenten voor de verlofrechten uitgebreid. Je kunt de verlofrechten op de dag van het peilmoment zelf laten ingaan (in plaats van de 1e van de maand). Dus bijvoorbeeld op de verjaardag of de dag waarop het aantal jaren voor de AOW-datum bereikt wordt. Zo hoef je minder verlofcorrecties te maken en minder arbeidsvoorwaarden in te richten.
Frequente reizen
Heb je medewerkers in dienst die vaak dezelfde reis maken, bijvoorbeeld naar een vaste klant? Dan is er goed nieuws! Het invoeren van een kilometerdeclaratie gaat nu namelijk een stuk sneller.
Je kunt in Profit 21 namelijk een favoriete reis toevoegen. Hierbij worden de adressen automatisch goed ingevuld en wordt de reisafstand berekend:
Let er hierbij op dat je gebruik maakt van de Google Maps-berekening.
De medewerker kan zelf via het declaratieportaal een favoriete reis aanmaken en onderhouden. De adressen van de verschillende locaties kun je op werkgeversniveau instellen in de locatietabel. Zo worden de adressen automatisch ingevuld wanneer de medewerker een reiskostendeclaratie indient.
Daarnaast is er een vrij veld voor reisdatum toegevoegd, naast de instuurdatum die al bestond. Op basis van die reisdatum kun je signaleren of een reis dubbel wordt gedeclareerd. Managers krijgen dus meer grip op de reiskostendeclaraties, en de medewerker bespaart een hoop tijd.
Minder tijd kwijt aan tijdelijke en toekomstige mutaties
Krijgt een medewerker een tijdelijke nieuwe functie of roosterwijziging, of gaat die met ouderschapsverlof? Dan bespaart de volgende update de HR-afdeling een hoop tijd. Je hoeft in Profit 21 namelijk nog maar één mutatie in te voeren bij zo’n wijziging, in plaats van twee. Alleen bij ingang van de wijziging hoef je een mutatie in te voeren. Voor de einddatum van de wijziging krijg je vanaf nu een signaal met de vraag of je de tijdelijke wijziging wilt:
- afhandelen, dat wil zeggen dat de wijziging automatisch afloopt zoals gepland;
- aanpassen, bijvoorbeeld om de wijziging te verlengen;
- structureel, als de tijdelijke wijziging een definitieve wijziging moet worden.
Je hoeft dus niet meer een nieuwe mutatie in te voeren aan het einde van de wijziging.
Let op: zet in de context het vinkje “tijdelijk” aan en vul de wijzigingsdatum in, zodat het signaal goed af gaat. Je kunt hier ook een document aan koppelen met digitaal ondertekenen, indien nodig.
Je hebt dus meer controle en minder omkijken naar tijdelijke wijzigingen, dankzij de automatische signalering voor de einddatum. Zeker voort het betaald ouderschapsverlof is dit handig: je kunt snel op het juiste moment opgeven of je het betaald ouderschapsverlof wil stoppen of verlengen. Dat scheelt een hoop tijd!
Condities opnieuw bepalen in de workflow
Dit is een fijne Profit 21 update die HRM-beheerders veel tijd bespaart. Het is nu namelijk mogelijk om workflowcondities één keer per dag opnieuw te bepalen: dus niet alleen op het moment dat de workflow in een taak terecht komt. Hiermee voorkom je dat worfklows vastlopen wanneer er niet aan een bepaalde conditie wordt voldaan.
Voorbeeld
Denk aan een afgekeurde declaratie van een medewerker die uit dienst is gegaan. In plaats van dat deze taak bij de ex-medewerker blijft hangen, kun je de workflow door middel van een conditie automatisch doorsturen naar de salarisadministratie. Door deze condities dagelijks te bepalen, lopen workflows beter door en hoef je een stuk minder handwerk te verrichten bij ‘zwevende’ workflows.
Via geplande taken kun je workflows op basis van condities automatisch afhandelen:
Haal het meeste uit AFAS Profit HRM & Payroll met Salure!
Heb je een vraag over de AFAS Payroll & HRM software? Of heb je hulp nodig bij het inrichten van bovenstaande updates? Neem contact op met onze functioneel beheerders via de Tickettool*. Ons team van AFAS experts staat voor je klaar.
AFAS Succesmeter: Optimaliseer je HRM
Ben je benieuwd of jij nog kansen mist in je HR-omgeving? AFAS heeft hier een handige tool voor ontwikkeld: de AFAS Succesmeter.
In één oogopslag heb je een overzicht van alle functionaliteiten die je wel en niet gebruikt. Ook zie je direct hoeveel procent van je branchegenoten gebruik maakt van deze functionaliteit. Zo krijg je direct een indicatie hoe je het doet ten opzichte van de concurrentie.
Zie je er interessante functionaliteit tussen staan? Onze AFAS-experts staan voor je klaar om te helpen bij de inrichting.
*De Tickettool is beschikbaar voor klanten van Salure met een Functioneel Beheer-contract. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op via verkoop@salure.nl of bel +31 182 543 643.
