In dit artikel lees je alles over werkgebonden personenmobiliteit en de verplichting om een CO₂-rapportage op te stellen. Deze verplichting gaat voor veel organisaties op 1 juli 2024 al in. We laten je zien hoe je dit op een efficiënte manier kan aanpakken en registreren, met speciale aandacht voor het systeem van AFAS.
Duurzaamheid is voor veel organisaties tegenwoordig bijna net zo belangrijk als efficiëntie. De termen ‘werkgebonden personenmobiliteit’ en ‘CO₂-rapportage’ klinken daarbij ook steeds vaker. Het gaat niet alleen om het van A naar B brengen van je medewerkers, maar ook om de impact die deze bewegingen hebben op ons milieu. Met de groeiende focus op duurzaamheid wordt het bijhouden van CO₂-uitstoot bovendien verplicht voor veel Europese bedrijven.
Het belang van werkgebonden personenmobiliteit en CO₂-registratie
Stel je de ochtendspits voor; wegen vol met auto’s, waarvan de meeste slechts één inzittende vervoeren. Dit tafereel is niet alleen een inefficiënt gebruik van onze wegen, maar heeft ook een flinke impact op onze CO₂-voetafdruk. Bedrijven spelen een belangrijke rol in het veranderen van dit scenario. Door slimme werkgebonden personenmobiliteit en gedegen CO₂-registratie toe te passen, dragen ze bij aan een groenere planeet.
Wat is CO₂-rapportage?
CO₂-rapportage is het proces waarbij bedrijven en organisaties de hoeveelheid koolstofdioxide die ze uitstoten, vastleggen en rapporteren. Dit is van belang voor het beheer van de ecologische voetafdruk en het stimuleren van een duurzamere bedrijfsvoering. De verplichting tot een CO₂-rapportage vloeit voort uit de Europese richtlijn Corporate Sustainability Reporting Directive.
In de context van werkgebonden personenmobiliteit omvat CO₂-rapportage het bijhouden van de CO₂-uitstoot die voortkomt uit alle werkgerelateerde reisactiviteiten van medewerkers, inclusief woon-werkverkeer en zakelijke reizen. Deze gegevens helpen bedrijven bij het identificeren van kansen voor duurzamere mobiliteitsoplossingen en zijn essentieel voor het voldoen aan milieuwetgeving en -normen.
Waarom CO₂-registratie essentieel is
Met inzicht in waar en hoe CO₂-uitstoot plaatsvindt, kun je gerichte acties ondernemen om deze te verminderen. Dit gaat verder dan het simpelweg vervangen van bedrijfsauto’s door elektrische varianten. Het omvat een complete benadering van hoe medewerkers reizen en welke alternatieven zowel praktisch als duurzaam zijn.
Voorbeelden uit de praktijk
Neem een bedrijf dat besluit fietsen te promoten als hoofdmiddel voor werkverkeer. Dit vermindert de CO₂-uitstoot per werknemer aanzienlijk en draagt ook bij aan de gezondheid en het welzijn van de medewerkers. Een ander voorbeeld is het stimuleren van carpoolen of het gebruik van het openbaar vervoer door middel van bedrijfssubsidies of -regelingen.
Werkgebonden personenmobiliteit en CO₂-registratie: hoe werkt het?
Werkgebonden personenmobiliteit omvat alle reisbewegingen die werknemers maken in het kader van hun werkzaamheden, inclusief het reizen naar en van het werk en zakelijke reizen. De Nederlandse overheid heeft, als onderdeel van het Klimaatakkoord, doelstellingen gesteld om de CO₂-uitstoot voortkomend uit deze mobiliteit tegen 2030 met één megaton te verminderen.
Om dit te bereiken, is nieuwe wetgeving geïntroduceerd die werkgevers met meer dan 100 werknemers verplicht stelt de CO₂-uitstoot van hun werkgerelateerde personenmobiliteit te registreren en te rapporteren, mits ze een reiskostenvergoeding of mobiliteitsvoorziening aanbieden.
Wat moet je rapporteren?
Vanaf 1 januari 2024 moeten werkgevers de jaarlijkse kilometerstanden van alle vormen van werkgerelateerde mobiliteit van hun werknemers vastleggen. Deze gegevens moeten uiterlijk op 30 juni van het volgende jaar worden aangeleverd, beginnend met de gegevens van 2024 die op 30 juni 2025 moeten worden ingediend. De rapportage moet per KvK-nummer worden gedaan, waardoor werkgevers die onder hetzelfde KvK-nummer geregistreerd staan, samen worden gerapporteerd. Internationale vestigingen vallen buiten deze rapportageplicht.
De gegevens die moeten worden aangeleverd, omvatten de gereisde kilometers per werknemer, uitgesplitst naar soort vervoermiddel en type brandstof, en maken onderscheid tussen zakelijke mobiliteit en woon-werkverkeer. Bijzondere soorten mobiliteit, zoals reizen met voertuigen met grijze kentekens, nood- en hulpdiensten, bestuurders van voertuigen voor personenvervoer en privégebruik van bedrijfswagens en leaseauto’s, vallen niet onder deze rapportageplicht.
Om deze gegevens te verzamelen, kunnen bedrijven gebruikmaken van verschillende bronnen, waaronder jaaroverzichten van leasebedrijven of wagenparkbeheerders, en enquêtes onder werknemers voor het vaststellen van woon-werk kilometers. Deze aanpak vereist een nauwgezette administratie en een proactieve benadering van dataverzameling om te zorgen voor compliance.
Werkgebonden personenmobiliteit en AVG
Bij het verzamelen en beheren van gegevens over werkgebonden personenmobiliteit moeten bedrijven daarnaast rekening houden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat persoonlijke informatie over de reisgewoonten van medewerkers op een veilige en privacyvriendelijke manier moet worden behandeld.
Het vereist ook dat medewerkers worden geïnformeerd over het gebruik van hun gegevens en dat zij toestemming geven voor het verzamelen ervan. Door transparantie te bieden en de privacy van werknemers te beschermen, kunnen bedrijven de betrokkenheid en medewerking van hun personeel verzekeren in het streven naar meer duurzame oplossingen.
Implementatie van werkgebonden personenmobiliteit in AFAS
AFAS software biedt krachtige tools voor het beheren van werkgebonden personenmobiliteit en CO₂-registratie. Met recente updates en functionaliteiten kunnen bedrijven niet alleen hun mobiliteitsbeleid efficiënt beheren, maar ook de bijbehorende CO₂-uitstoot nauwkeurig registreren en analyseren.
De eerste stappen
De implementatie begint met het vastleggen van het huidige mobiliteitsbeeld binnen je organisatie. Hoe reizen jouw medewerkers naar het werk? Welke middelen worden gebruikt voor zakelijke reizen? Vervolgens wordt dit alles binnen AFAS ingericht, waarbij elke vorm van mobiliteit en de bijbehorende CO₂-uitstoot zorgvuldig wordt geregistreerd.
Het belang van nauwkeurige gegevens
Nauwkeurigheid in de registratie is natuurlijk van groot belang. Dit betekent dat elke kilometer, elk gebruik van vervoermiddel en ieder type brandstof correct moet worden vastgelegd. AFAS biedt de mogelijkheid om dit proces zoveel mogelijk te automatiseren, waardoor de kans op fouten vermindert en het beheer eenvoudiger wordt.
Uitdagingen en oplossingen
Bij het implementeren van werkgebonden personenmobiliteit en CO₂-registratie sta je voor diverse uitdagingen. Het verzamelen van accurate data van medewerkers over hun reisgedrag kan ingewikkeld zijn, vooral bij grote organisaties. Maar met AFAS kun je deze uitdagingen het hoofd bieden. Hier zijn enkele oplossingen en tips om je op weg te helpen:
Automatisering en integratie
Maak gebruik van de automatiseringsmogelijkheden binnen AFAS voor het verzamelen van reisgegevens. Door het koppelen van systemen zoals leaseauto-administratie en reiskostendeclaraties kun je een groot deel van de benodigde data automatisch verzamelen. Hierdoor heb je minder kans op fouten en bespaar je (kostbare) tijd.
Enquêtes en feedback
Voor het verzamelen van gegevens over woon-werkverkeer en incidentele zakelijke reizen kun je enquêtes inzetten. AFAS biedt mogelijkheden om enquêtes uit te zetten onder je medewerkers, waarin je specifiek vraagt naar hun reisgedrag. Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert waarom deze informatie verzameld wordt en hoe dit bijdraagt aan zowel de organisatiedoelstellingen als duurzaamheid.
Terugkijken: CO2-rapportage vastleggen in AFAS
In onderstaande video leggen onze experts uit hoe je deze gegevens vastlegt in AFAS.
Duurzaamheidsdoelstellingen en beleid
Integreer je doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en CO₂-reductie in je bedrijfsbeleid. Dit zorgt niet alleen voor duidelijke richtlijnen, maar motiveert ook medewerkers om bewuster om te gaan met hun reisgedrag. AFAS kan je helpen bij het monitoren van de voortgang ten opzichte van deze doelstellingen door inzichtelijke rapportages en dashboards.
Training en bewustwording
Het succes van werkgebonden personenmobiliteit en CO₂-registratie hangt sterk af van de betrokkenheid van je medewerkers. Organiseer trainingen en workshops om hen te informeren over het belang van duurzaam reisgedrag en hoe zij hieraan kunnen bijdragen. Dit verhoogt de datakwaliteit die je verzamelt en versterkt het duurzaamheidsbewustzijn binnen je organisatie.
Innovatieve praktijken voor duurzame werkgebonden personenmobiliteit
In het streven naar duurzamere werkgebonden personenmobiliteit en effectieve CO₂-registratie, zijn er innovatieve opties die bedrijven kunnen overwegen om hun doelstellingen te behalen. Deze gaan verder dan de basisvereisten van rapportage en richten zich op het creëren van een mobiliteitscultuur die zowel milieuvriendelijk als efficiënt is.
Vraag hulp aan Salure voor je werkgebonden personenmobiliteit
Wil je werkgebonden personenmobiliteit en CO₂-registratie in AFAS optimaal inrichten voor jouw organisatie? En ben je nog geen klant van Salure? Neem dan contact met ons op.
Het stimuleren van alternatieve vervoersmiddelen
Een van de meest effectieve manieren om de CO₂-uitstoot te verlagen, is het stimuleren van het gebruik van alternatieve, duurzame vervoermiddelen onder werknemers. Dit kan variëren van het promoten van fietsgebruik, het faciliteren van carpoolprogramma’s, tot het aanbieden van abonnementen op het openbaar vervoer.
Flexibele werkregelingen
De covid-pandemie heeft aangetoond dat flexibele werkregelingen, zoals thuiswerken of flexibele werktijden, niet alleen haalbaar zijn, maar ook tal van voordelen bieden, waaronder een vermindering van de noodzaak tot reizen. Door het aanmoedigen van thuiswerk waar mogelijk, of door het instellen van flexibele werktijden om de spits te vermijden, kunnen bedrijven de druk op het vervoerssysteem verlagen en bijdragen aan lagere emissies.
Technologische innovaties
Het inzetten van technologische innovaties speelt ook een cruciale rol in het bevorderen van duurzame mobiliteit. Denk hierbij aan het gebruik van apps voor mobiliteitsmanagement die werknemers helpen bij het plannen van hun reizen, het vinden van carpoolpartners of het kiezen van de meest duurzame reisoptie. Daarnaast kan het gebruik van data-analyse helpen bij het identificeren van trends en patronen in reisgedrag. En dat leidt mogelijk tot gerichtere acties om duurzaamheid te bevorderen.
Door deze en andere innovatieve praktijken te adopteren, kunnen bedrijven een actieve rol spelen in de transitie naar een duurzamere toekomst, terwijl ze voldoen aan de wettelijke vereisten voor CO₂-registratie. Het succes van deze inspanningen hangt niet alleen af van de implementatie van beleid en technologie, maar ook van het creëren van een bedrijfscultuur waarin duurzame mobiliteit wordt gewaardeerd en aangemoedigd.
De rol van AFAS in CO₂-registratie
Door gebruik te maken van de specifieke functionaliteiten gericht op werkgebonden personenmobiliteit en CO₂-registratie, kun je een gestructureerd en effectief systeem opzetten dat voldoet aan zowel interne doelstellingen als externe regelgeving.
De regels rondom duurzaamheid en mobiliteit veranderen regelmatig. Blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en wees bereid je strategieën en processen dienovereenkomstig aan te passen. AFAS biedt de flexibiliteit om snel te reageren op veranderingen in wetgeving, technologie of bedrijfsdoelstellingen.
Werkgebonden personenmobiliteit: Laat je AFAS-omgeving inrichten!
Wil je werkgebonden personenmobiliteit en CO2-regristratie in AFAS optimaal inrichten voor jouw organisatie? Stuur dan een ticket in bij ons team Functioneel Beheer.
