Het doen of uitbesteden van de salarisverwerking roept vaak vragen op. Wat is nu eigenlijk het verschil tussen payroll en salarisadministratie? En hoe zit het met termen als loonadministratie en personeelsadministratie? Deze begrippen worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar ze hebben wel degelijk een andere betekenis. Op deze pagina leggen we je stap voor stap uit wat elk begrip inhoudt, hoe ze zich tot elkaar verhouden en waar de verschillen precies zitten. Zodat jij precies weet welke oplossing het beste bij jouw organisatie past.
Wat is het verschil tussen payroll en salarisadministratie?
Salarisadministratie (ook wel loonadministratie genoemd) gaat over het correct berekenen, verwerken en uitbetalen van salarissen aan medewerkers. Denk aan het inhouden van belastingen en premies, het verstrekken van loonstroken en het doen van de juiste aangiftes naar de Belastingdienst. Je kunt deze salarisverwerking zelf doen of uitbesteden aan een specialist.
Payroll daarentegen gaat een stap verder dan alleen de salarisadministratie. Kies je voor payrolling via een externe partij, dan neemt het payrollbedrijf naast de loonverwerking ook allerlei HR-taken en werkgeversverplichtingen van je over. Zo regelt de payroller bijvoorbeeld arbeidscontracten, beheert personeelsdossiers en zorgt voor de naleving van arbeidswetgeving, terwijl jouw werknemers op de loonlijst van het payrollbedrijf komen te staan (de payrollorganisatie wordt dan juridisch de werkgever). Dit betekent dat jij als ondernemer minder risico’s en administratieve lasten draagt. De payrollorganisatie neemt de wettelijke verplichtingen over, waardoor jij volledig ontzorgd wordt.
Kort samengevat: bij reguliere salarisadministratie richt je je puur op het uitbetalen van lonen en de bijbehorende loonadministratie, terwijl payroll ook alle randzaken eromheen (inclusief werkgeversrisico’s en HR-verplichtingen) uit handen neemt. Jij behoudt de dagelijkse aansturing over je personeel, maar je hoeft je niet bezig te houden met de juridische en administratieve rompslomp als werkgever.
Is payroll hetzelfde als salarisadministratie?
Nee, payroll is niet hetzelfde als salarisadministratie. Payroll omvat meer dan alleen de loonadministratie. Bij payroll draag je naast de salarisverwerking namelijk ook het formele werkgeverschap over aan de payrollorganisatie.
Het payrollbedrijf wordt dan juridisch werkgever van jouw medewerkers en neemt daarmee alle bijbehorende werkgeversrisico’s en verplichtingen over. Salarisadministratie (loonadministratie) daarentegen is uitsluitend gericht op het correct berekenen en uitbetalen van salarissen, plus het verwerken van de bijbehorende inhoudingen en aangiftes.
Kortom, payrolling is een vorm van uitbesteden waarbij je veel uitgebreider wordt ondersteund dan wanneer je alleen de salarisadministratie (loonverwerking) uitbesteedt.
Wat is het verschil tussen loonadministratie en salarisadministratie?
Er is in feite géén verschil tussen loonadministratie en salarisadministratie. De twee termen betekenen precies hetzelfde. Beide begrippen verwijzen naar het administratieve proces rondom de lonen van medewerkers: het berekenen van salarissen, opstellen van loonstroken, inhouden van loonbelasting/premies en het zorgen voor tijdige uitbetaling van het salaris.
Sommige mensen gebruiken liever de term “loonadministratie” terwijl anderen “salarisadministratie” zeggen, maar in de praktijk komen ze op hetzelfde neer. Je hoeft je dus geen zorgen te maken dat er een inhoudelijk onderscheid is. Hoe je het ook noemt, beide doelen op de correcte verwerking en registratie van de salarisbetalingen van je personeel.
Wat is het verschil tussen personeelsadministratie en salarisadministratie?
Personeelsadministratie en salarisadministratie zijn twee verschillende onderdelen van je HR- en loonprocessen, met elk een andere focus. Personeelsadministratie richt zich op het beheren van alle personeelsgegevens en documenten gedurende het hele dienstverband van een werknemer. Denk aan het bijhouden van arbeidsovereenkomsten, persoonlijke gegevens, functiewijzigingen, verlofregistratie, ziekteverzuim, pensioen- en opleidingsafspraken.
Kortom alle informatie die in een personeelsdossier thuishoort. Deze administratie is breder van opzet en omvat eigenlijk alle HR-zaken rond je medewerkers, behalve de loonuitbetaling zelf.
Salarisadministratie daarentegen focust specifiek op de salarisgerelateerde taken: het berekenen van lonen, verwerken van belastingen en premies, en ervoor zorgen dat elke werknemer tijdig het juiste nettoloon uitbetaald krijgt. De salarisadministratie is dus in zekere zin één aspect van de personeelsadministratie, namelijk het financiële gedeelte dat te maken heeft met de verloning.
In de praktijk overlappen beide administraties elkaar. Gegevens uit de personeelsadministratie, zoals: contracturen, salarisschalen of opgenomen verlof zijn nodig om de salarisadministratie correct uit te voeren. Het verschil zit ‘m vooral in de scope: personeelsadministratie gaat om alle gegevens en processen rond het personeel, terwijl de salarisadministratie zich puur richt op het loonproces en de bijbehorende financiële afhandeling.
