AFAS Functioneel Beheer nodig?

Blijft AFAS-beheer liggen door gebrek aan
tijd, kennis of capaciteit? Onze AFAS-
specialisten ondersteunen tijdelijk of
structureel met functioneel beheer,
optimalisatie en continuïteit.

Brochure downloaden

Kies de ondersteuning die bij je past

Vul onderstaande gegevens in en zie direct welke prijsindicatie per pakket bij jouw organisatie past. Wil je een definitieve prijs of meer informatie over de pakketten? Klik op ‘Kies pakket’, dan nemen we contact met je op om de mogelijkheden te bespreken. Je zit nergens aan vast: een kennismaking is geheel vrijblijvend.

Stel jouw pakket samen.

1.Organisatiegrootte

2.Complexiteit i Complexiteit geeft aan hoeveel maatwerk, afwijkende processen, workflows, autorisaties en koppelingen jouw AFAS-omgeving bevat. Hulp nodig met bepalen? Help mij de complexiteit bepalen

3.Ambitie-uren p/m i Optionele extra: voeg ambitie-uren toe om bevindingen uit de servicekalender direct om te zetten in actie: doorautomatiseren, nieuwe wetgeving inbouwen en verbeterpunten effectief implementeren.

Samen

De basis voor betrouwbaar AFAS-beheer

€175 /maand

Inbegrepen in Samen

Monitoring AFAS-signalen
Controle autorisaties
Activeren logboek
Omgevingsscan onbenutte kansen
Jaargesprek reflectie

Meest gekozen

Slim

Uitgebreid beheer met proactief inzicht

€660 /maand

Alles uit Samen, plus

Workflow-vertragingen analyse
API-autorisatiescan
Update-workshop
API log-analyse
Release analyse met impact assessment
Jaaroverleg & roadmap
AVG/GDPR audit

Meest gekozen

Vooruit

Volledig ontzorgd met strategisch partnerschap

€1.100 /maand

Alles uit Slim, plus

Workflow end-to-end top-10 analyse
Managementinformatie benuttingscheck

Vergelijk de pakketten

Alle diensten vergeleken

Klik op een dienst voor meer details over de waarde, risico's en praktijkvoorbeelden.

Dienst	Samen	Slim	Vooruit
Proactief monitoren
	✓	✓	✓
Doel & waarde Zekerheid dat kritieke AFAS-signalen (zoals contract, verzuim, jubilea, certificaten) daadwerkelijk worden gegenereerd Sneller herstel: je ziet direct wélk signaal faalt en met welke foutmelding Minder ad-hoc issues bij HR/Payroll doordat ontbrekende signalen eerder worden ontdekt Risico's die we mitigeren Gemiste contract- of verlengmomenten door falende signalen Niet tijdig informeren van leidinggevenden/HR over aflopende rechten of termijnen Onvolledige dossiervorming doordat notificaties/activiteiten niet worden getriggerd Praktijkvoorbeeld Tijdens de maandcontrole blijkt dat de geplande taak 'Signalen genereren' wél heeft gedraaid, maar het signaal 'Aflopende contracten (30 dagen)' op 'Mislukt' staat met een foutmelding over een gewijzigde selectie. De klant kan hierdoor dezelfde week het signaal (laten) corrigeren voordat contracten stilzwijgend doorlopen.
	—	✓	✓
Doel & waarde Structureel overzicht van workflowtaken die blijven liggen, zodat processen niet 'sluimeren' Inzicht waar de bottleneck zit (type workflow, stap, rol/ontvanger, ouderdom) Ondersteunt procesverantwoordelijken met feiten i.p.v. gevoel Risico's die we mitigeren Inkoop/HR/Finance workflows blijven open waardoor doorlooptijden oplopen Onzichtbare backlog → extra e-mails, escalaties en klant/medewerkerfrustratie Compliance-risico's als goedkeuringen niet tijdig plaatsvinden Praktijkvoorbeeld We stellen een grens af van >14 dagen. In de weekrapportage staat: totaal 23 open taken boven de grens, waarvan 15 in 'Indiensttreding' bij stap 'Gegevenscontrole HR' en 6 in 'Inkoopfactuur' bij rol 'Budgethouder'. Per taak leveren we kernvelden zodat de klant gericht kan opvolgen.
Autorisatiebeheer
	✓	✓	✓
Doel & waarde Overzicht wie beheerrechten heeft en of dat nog klopt met rollen en uitdienst Signalering van licentie-afwijkingen (betaal je niet onnodig?) Inzicht hoe autorisatiegroepen gevuld worden (automatisch vs handmatig) zodat beheer voorspelbaar blijft Risico's die we mitigeren Ongewenste of vergeten beheeraccounts met brede rechten Ex-medewerkers die nog actief zijn in AFAS (security/compliance risico) Onnodige licentiekosten door mismatch tussen gebruik en referentielijst Handmatig gevulde groepen die 'stilletjes' vervuilen of afhankelijk zijn van 1 beheerder Praktijkvoorbeeld De scan toont 6 gebruikers met toegang tot de Autorisatie tool. In de vergelijking staan 2 accounts als uit dienst, maar nog actief. Daarnaast wijkt het licentiegebruik 12 af t.o.v. de medewerkerlijst (10). En bij 4 autorisatiegroepen blijkt de vulwijze 'handmatig', waardoor nieuwe medewerkers niet automatisch de juiste toegang krijgen.
Security
	✓	✓	✓
Doel & waarde Mutaties zijn herleidbaar (wie/wat/wanneer) op zoveel mogelijk standaardvelden Sneller incident- en auditonderzoek omdat je niet hoeft te gissen wanneer iets veranderde Beheer wordt 'bewijsbaar': wijzigingen zijn terug te vinden zonder extra tooling Risico's die we mitigeren Geen reconstructie mogelijk bij fouten of discussies ('wie heeft salaris/IBAN/contract aangepast?') Auditvragen kosten veel meer tijd omdat je geen sluitende trail hebt Hogere kans op verborgen ongewenste mutaties (bewust of onbewust) Praktijkvoorbeeld Er ontstaat discussie over een salariswijziging per 1 januari. Voorheen was niet zichtbaar wanneer/door wie het veld is aangepast. Na activatie van Logboek-logging is bij een volgende wijziging direct een logregel beschikbaar met datum/tijd, gebruiker en oude/nieuwe waarde.
	—	✓	✓
Doel & waarde Actueel overzicht van alle API-toegangen/tokens en welke gegevensdomeinen ze kunnen benaderen Snelle signalering van 'te brede' toegangen op basis van feitelijke inrichting Opschonen-kandidaatlijst: toegangen zonder recent zichtbaar gebruik Risico's die we mitigeren Onbedoeld brede data-uitvraag (incl. gevoelige persoonsgegevens) door leveranciers Niet-gebruikte tokens blijven actief en vergroten aanvalsvlak Onvoldoende grip op 'wie kan wat' richting audit, security of DPIA Praktijkvoorbeeld De scan vindt 9 app-connectors. Eén connector heeft toegang tot zowel HRM als Payroll-domeinen en meerdere entiteiten. Twee connectors tonen geen recent gebruik (> 6 maanden). In de rapportage staat per connector: naam/ID, gekoppelde domeinen, en de bron waarop 'geen recent gebruik' is gebaseerd.
Updates
	—	✓	✓
Doel & waarde Je weet vóór de release welke update-items waarschijnlijk jouw inrichting raken (workflows, autorisaties, schermen, koppelingen) Minder verrassingen na de update en gerichtere vragen richting key users Snellere besluitvorming: 'negeren', 'monitoren' of 'actie plannen' per item Risico's die we mitigeren Functionele wijzigingen worden pas ontdekt na klachten of procesbreuken Autorisaties/workflows werken anders waardoor taken blijven hangen of rechten 'verschuiven' Integraties kunnen onverwacht falen doordat API- of veldgedrag verandert Praktijkvoorbeeld In de releasenotes staat een wijziging in workflow-notificaties en een aanpassing in een HR-scherm dat de klant gebruikt. In de impactmail staan deze twee items met: korte samenvatting, 'waarschijnlijk impact op: workflow-inrichting / autorisatierollen / schermgebruik', en bronverwijzingen.
	—	✓	✓
Doel & waarde Nieuwe mogelijkheden worden niet alleen 'gelezen', maar direct getoetst op bruikbaarheid door inhoudelijke functionarissen Voorkomt dat interessante features blijven liggen of dat ongeschikte changes tijd verspillen Vastlegging van beoordeling en open vragen geeft een werkbare backlog voor later Risico's die we mitigeren Ad-hoc keuzes over updates zonder gezamenlijke beoordeling Feature overload: dingen worden 'aan' gezet zonder draagvlak of zonder dat het proces klopt Kennis zit in hoofden; vertrek of rolwissel maakt keuzes onverklaarbaar Praktijkvoorbeeld We selecteren samen 8 update-items rond 'instroom & contract'. In de sessie beoordeelt HR per item: bruikbaar / niet bruikbaar / later beoordelen, plus randvoorwaarden. Na afloop ontvangt de klant een gestructureerde samenvatting per item, inclusief open vragen.
Integraties
	—	✓	✓
Doel & waarde Vroegtijdige detectie van foutlopende koppelingen (mutaties die blijven hangen) Minder herstelwerk achteraf omdat issues eerder worden opgepakt Betere continuïteit van kernprocessen (instroom, salarisverwerking, journaalposten, etc.) Risico's die we mitigeren Stilvallende ketenprocessen met kosten/omzetverlies (bijv. geen mutaties naar payroll) Dataverschillen tussen systemen door deels mislukte synchronisaties 'Schaduwherstel': handmatige workarounds die later nieuwe fouten veroorzaken Praktijkvoorbeeld Bij de maandelijkse controle zien we in de API-/koppellog dat 37 berichten 'error' hebben met dezelfde foutcode (bijv. ontbrekende waarde in verplicht veld). We leveren een overzicht met timestamps, type bericht, foutcode en betrokken entiteit.
Analyse
	✓	✓	✓
Doel & waarde Helder overzicht van onderdelen die wél aanwezig zijn in de omgeving, maar nauwelijks worden benut Sneller 'low-hanging fruit' vinden zonder direct een groot project te starten Onderbouwt roadmap-keuzes met feitelijke observaties uit de omgeving Risico's die we mitigeren Betalen voor of beheren van functionaliteit die niemand gebruikt Kansen op efficiency/kwaliteit blijven liggen omdat niemand het overzicht heeft Besluiten over updates/inrichting worden gemaakt zonder goede baseline Praktijkvoorbeeld Tijdens de scan zien we dat er 14 sjablonen aanwezig zijn, maar slechts 3 worden gebruikt, en dat een module-optie voor digitale ondertekening is ingericht maar niet geactiveerd in het proces. We leggen per observatie vast welke potentiële winst het kan opleveren.
Strategie
	—	✓	✓
Doel & waarde Eén geconsolideerd beeld van prioriteiten, afhankelijkheden en gewenste ontwikkelingen Roadmap die je intern kunt gebruiken voor besluitvorming en planning Minder 'ticket-chaos': onderwerpen krijgen eigenaar, context en volgorde Risico's die we mitigeren Versnipperde wensen en knelpunten zonder prioriteit → reactief beheer Afdelingen trekken aan verschillende touwen, waardoor AFAS-inrichting inconsistent wordt Capaciteit wordt ingezet op 'luidste' verzoeken i.p.v. op strategische waarde Praktijkvoorbeeld In het jaaroverleg worden 12 onderwerpen verzameld. Samen brengen we ze terug naar een roadmap met 5 prioriteiten, inclusief korte context (waarom), afhankelijkheden en vastgelegde besluiten/afspraken. De oplevering is een notitie + roadmap-lijst die direct als input kan dienen voor kwartaalplanning.
	—	—	✓
Doel & waarde Vast moment om 'uit te zoomen' en veranderingen in organisatie/processen te vertalen naar AFAS-aandachtspunten Legt context vast (nieuwe entiteiten, reorganisatie, nieuwe wensen) zodat beheer niet alleen op incidenten draait Helpt prioriteren wat wél en niet belangrijk is voor komend jaar Risico's die we mitigeren Beheer blijft hangen in dagkoers; structurele knelpunten worden niet benoemd Veranderde organisatiecontext leidt tot mismatch in autorisaties, workflows of inrichting Wensen worden vergeten of dubbel aangevlogen omdat er geen centrale notitie is Praktijkvoorbeeld In het jaargesprek blijkt dat er een nieuwe entiteit is toegevoegd en dat HR verantwoordelijkheden zijn verschoven. We noteren o.a. dat 'autorisaties op kostenplaats' belangrijker wordt en dat 'verzuimdashboard' als gemis wordt ervaren. De output is een beknopt verslag met thema's, wensen, knelpunten en open vragen.
Compliance
	—	✓	✓
Doel & waarde Overzicht waar persoonsgegevens/dossieritems staan en welke selectie buiten afgesproken criteria valt Snellere beantwoording van audit- en privacyvragen (scope + bevindingen vastgelegd) Input voor gerichte opschoning of procesaanpassing door de klant Risico's die we mitigeren Bewaren van gegevens langer dan noodzakelijk (juridisch/compliance risico) Onvoldoende aantoonbaarheid bij interne/externe audits Onnodige exposure van oude (gevoelige) documenten/bijlagen Praktijkvoorbeeld De klant levert bewaartermijnen aan voor 6 dossiercategorieën. We exporteren binnen scope dossieritems ouder dan de termijn en vinden 48 items die de grens overschrijden, met type, datum, medewerker en vindplaats. In het rapport staat exact welke filters/selectie zijn gebruikt.
Procesanalyse
	—	—	✓
Doel & waarde Focus op de 10 workflows die er écht toe doen (hoog volume) met doorlooptijden end-to-end én per stap Objectieve basis voor verbeterinitiatieven: waar zit wachttijd en welke inrichting veroorzaakt dat? Documentatie van workflow-inrichting (stappen, condities, validaties, profielen, sjablonen) voorkomt kennisverlies Risico's die we mitigeren Verbeteren 'op onderbuik' → veel werk, weinig effect Bottlenecks blijven bestaan omdat niemand de stap-voor-stap wachttijd ziet Inrichting wordt aangepast zonder te snappen welke condities/validaties meespelen → regressie Praktijkvoorbeeld De analyse toont dat 'Onboarding medewerker' gemiddeld 11,2 dagen doorloopt, maar dat stap 'Gegevenscontrole HR' gemiddeld 4,1 dagen openstaat vlak vóór 'Arbeidsovereenkomst ondertekenen'. In de factsheet staat dat deze stap via 3 condities routevarianten kent en dat een validatie op ontbrekende contractgegevens regelmatig herwerk veroorzaakt.
Informatie
	—	—	✓
Doel & waarde Inzicht welke dashboards/rapportages er zijn en welke aantoonbaar worden gebruikt Identificeert hiaten in sturing (ontbrekende dimensies, selecties, KPI-definities) Concrete inventarisatie voor een verbeterbacklog, zonder meteen te bouwen Risico's die we mitigeren Sturing op gevoel terwijl relevante info al beschikbaar is Investeringen in rapportages leveren geen waarde omdat adoptie ontbreekt Besluiten worden genomen met onvolledige of verkeerd uitgesplitste cijfers Praktijkvoorbeeld We inventariseren 6 dashboards (verzuim, formatie, loonkosten, instroom, uitstroom, signalen). Key users geven aan dat alleen verzuim structureel wordt geraadpleegd. In het overzicht staat per dashboard: 'beschikbaar', 'benut', en de belangrijkste gemiste dimensie (bijv. kostenplaats).

Wanneer heb je AFAS Functioneel Beheer nodig?

Wijzigingen blijven liggen

Verbeteringen, updates en nieuwe wensen worden niet opgepakt.
Kennis zit bij één persoon

Bij ziekte of vertrek ontbreekt kennis en capaciteit.
Processen lopen vast

Handmatige stappen zorgen voor vertraging en fouten.
Autorisaties zijn niet op orde

Het is onduidelijk wie toegang heeft en waar risico’s zitten.
Je werkt vooral reactief

Problemen komen pas boven water wanneer ze al impact hebben.