Het 9-vlaksmodel van Maes helpt je om bedrijfsvoering, informatievoorziening en technologie beter op elkaar af te stemmen. Het laat zien hoe organisatiedoelen, werkprocessen en IT-systemen samenhangen. Zo kun je onderzoeken waarom een proces vastloopt, waar informatie ontbreekt en welke verbeteringen nodig zijn.
Het model wordt gebruikt bij vraagstukken over informatiemanagement en de samenwerking tussen business en IT. Ook voor HR is het bruikbaar, bijvoorbeeld wanneer personeelsgegevens niet overeenkomen of systemen onvoldoende aansluiten op het dagelijkse werk.
Wat is het 9-vlaksmodel van Maes?
Het 9-vlaksmodel is een raamwerk waarmee je organisatievraagstukken vanuit negen verschillende perspectieven bekijkt. Het model combineert drie domeinen met drie organisatieniveaus. Zo onderzoek je of de doelen van een organisatie, de benodigde informatie en de gebruikte technologie goed op elkaar aansluiten.
Stel dat je als HR-manager een dashboard wilt maken met actuele informatie over de personeelsbezetting. Dan heb je meer nodig dan geschikte rapportagesoftware. Je moet ook weten welke gegevens worden vastgelegd, wat verschillende afdelingen onder beschikbare capaciteit verstaan en wie verantwoordelijk is voor de juistheid van die informatie. Met het 9-vlaksmodel breng je deze onderdelen in kaart, zodat je beter ziet waar een probleem ontstaat en welke mensen of afdelingen je bij een oplossing moet betrekken.
De kern van het 9-vlaksmodel
De belangrijkste gedachte achter het model is dat informatievoorziening een eigen plek heeft tussen bedrijfsvoering en technologie. Een organisatie kan bijvoorbeeld beschikken over moderne software, terwijl medewerkers nog steeds veel tijd kwijt zijn aan het verzamelen of controleren van gegevens. De oorzaak hoeft dan niet bij de techniek te liggen. Misschien gebruiken afdelingen verschillende definities of zijn afspraken over gegevensuitwisseling onduidelijk.
Het model helpt je om verder te kijken dan de software en de onderliggende oorzaken te onderzoeken. Het geeft daarbij geen score of kant-en-klare oplossing, maar biedt structuur voor een gezamenlijke analyse.
Hoe zijn de negen vlakken opgebouwd?
Het 9-vlaksmodel bestaat uit drie domeinen en drie organisatieniveaus. De domeinen beschrijven welke onderdelen van de organisatie je onderzoekt. De niveaus laten zien of het gaat om de langetermijnrichting, de inrichting of het dagelijkse werk. Door deze met elkaar te combineren, ontstaan negen vlakken.
De drie domeinen
De drie domeinen zijn bedrijfsvoering, informatievoorziening en technologie. Samen laten ze zien hoe de organisatie werkt, welke informatie daarvoor nodig is en welke systemen dat ondersteunen.
1. Bedrijfsvoering
Dit domein gaat over de doelen, activiteiten en werkprocessen van de organisatie. Wat wil je bereiken en hoe organiseer je het werk daarvoor? Voor HR kun je denken aan het verbeteren van het instroomproces of het maken van duidelijke afspraken over personeelsplanning.
2. Informatievoorziening
Hier draait het om de informatie die medewerkers en managers nodig hebben om hun werk te doen en beslissingen te nemen. Denk aan personeelsgegevens, definities, rapportages en de manier waarop afdelingen informatie uitwisselen. Ook de verantwoordelijkheid voor gegevens hoort hierbij.
3. Technologie
Dit domein omvat de technische voorzieningen die informatieverwerking ondersteunen, zoals HR-software, applicaties, koppelingen en technische infrastructuur. Je onderzoekt of deze voorzieningen aansluiten op de informatiebehoefte en de werkprocessen.
De drie organisatieniveaus
Het model onderscheidt drie organisatieniveaus: strategisch (richten), tactisch (inrichten) en operationeel (verrichten). Elk niveau bekijkt een ander deel van de organisatie, van de keuzes voor de lange termijn tot de uitvoering in de dagelijkse praktijk.
1. Strategisch niveau
Op strategisch niveau kijk je naar de richting van de organisatie. Welke doelen wil je bereiken en welke keuzes zijn daarvoor nodig? Voor HR kan dit bijvoorbeeld gaan over de toekomstige personeelsbehoefte en de informatie die nodig is om daarop te sturen.
2. Tactisch niveau (inrichten)
Op tactisch niveau vertaal je de strategische keuzes naar processen, verantwoordelijkheden en afspraken. Je bepaalt bijvoorbeeld wie personeelsgegevens vastlegt, welke definities worden gebruikt en hoe informatie tussen afdelingen wordt uitgewisseld.
3. Operationeel niveau
Op operationeel niveau staat het dagelijkse werk centraal. Medewerkers voeren processen uit, registreren gegevens en gebruiken systemen. Hier wordt zichtbaar of de gemaakte afspraken in de praktijk werken en waar knelpunten ontstaan.
De samenhang tussen de negen vlakken
Door de drie domeinen te combineren met de drie organisatieniveaus ontstaan negen vlakken. Elk vlak laat zien hoe een bepaald onderdeel van de organisatie op strategisch, tactisch of operationeel niveau functioneert. Zo kijk je bijvoorbeeld naar organisatiedoelen, de informatie die nodig is om daarop te sturen en de technologie die dat ondersteunt.
De samenhang tussen de vlakken is belangrijker dan de afzonderlijke onderdelen. Horizontaal onderzoek je of bedrijfsvoering, informatievoorziening en technologie op elkaar aansluiten. Verticaal onderzoek je of de strategische keuzes, de tactische inrichting en de dagelijkse uitvoering op elkaar aansluiten. Een vergelijkbaar onderscheid tussen richting en uitvoering zie je bij operationele en strategische salarisadministratie.
Waarvoor gebruik je het 9-vlaksmodel?
Je gebruikt het 9-vlaksmodel om organisatievraagstukken overzichtelijk te maken en te onderzoeken waar verbeteringen nodig zijn. Vooral wanneer meerdere afdelingen betrokken zijn, helpt het om vanuit dezelfde uitgangspunten naar een probleem te kijken.
Betere afstemming tussen business en IT
HR, Finance en IT kijken vaak vanuit verschillende verantwoordelijkheden naar hetzelfde proces. HR wil dat medewerkers snel aan de slag kunnen, terwijl IT vooral kijkt naar de werking van systemen en koppelingen. Neem bijvoorbeeld het instroomproces van nieuwe medewerkers. Stel dat nieuwe collega’s regelmatig niet op tijd toegang hebben tot alle benodigde systemen. De eerste reactie kan zijn om een koppeling aan te passen, terwijl die misschien prima werkt en de startdatum simpelweg te laat wordt geregistreerd.
Met het 9-vlaksmodel onderzoek je:
- Bedrijfsvoering: wie is verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van nieuwe medewerkers?
- Informatievoorziening: welke gegevens moeten beschikbaar zijn en wanneer?
- Technologie: kunnen de betrokken systemen die informatie goed verwerken en uitwisselen?
Zo voorkom je dat je tijd besteedt aan een technische aanpassing terwijl het probleem eigenlijk in de procesafspraken zit.
Knelpunten in HR-processen onderzoeken
Ook bij rapportages en personeelsadministratie kan het model helpen. Stel dat HR en Finance verschillende cijfers rapporteren over het aantal medewerkers. Beide afdelingen gebruiken dezelfde personeelsgegevens, maar komen toch tot een andere uitkomst. Misschien telt Finance medewerkers op basis van FTE, terwijl HR naar het aantal personen kijkt. Of worden wijzigingen niet op hetzelfde moment verwerkt.
Door de informatiebehoefte, definities en systemen naast elkaar te leggen, kun je onderzoeken waar de verschillen vandaan komen en welke afspraken ontbreken.
Veranderingen beter voorbereiden
Bij de invoering van nieuwe software helpt het model om vooraf te bepalen wat er organisatorisch moet veranderen. Een nieuw HR-systeem vraagt bijvoorbeeld om keuzes over processen, verantwoordelijkheden en gegevensbeheer. Als die afspraken ontbreken, kan een technisch goed werkend systeem alsnog voor extra handwerk zorgen. Het 9-vlaksmodel helpt je om deze afhankelijkheden vroegtijdig te bespreken.
Hoe pas je het 9-vlaksmodel toe?
Je hoeft niet meteen alle processen en systemen van je organisatie in kaart te brengen. Begin met één concreet vraagstuk dat medewerkers herkennen.
Stap 1. Beschrijf het probleem
Maak duidelijk wat er misgaat en wie daar last van heeft. Bijvoorbeeld: HR is iedere maand veel tijd kwijt aan het controleren van personeelsgegevens voordat een managementrapportage kan worden opgesteld.
Stap 2. Bekijk de relevante vlakken
Onderzoek welke onderdelen van bedrijfsvoering, informatievoorziening en technologie een rol spelen. Kijk daarbij naar de strategische keuzes, de inrichting en de dagelijkse uitvoering. Je hoeft niet ieder vlak volledig in te vullen. Noteer ook wat je nog niet weet.
Stap 3. Onderzoek de verbanden
Bespreek waar de onderdelen mogelijk niet goed op elkaar aansluiten. Zijn verantwoordelijkheden duidelijk? Gebruiken afdelingen dezelfde definities? Worden gegevens op het juiste moment vastgelegd? En ondersteunen de systemen het afgesproken proces?
Betrek hierbij medewerkers die dagelijks met de processen werken. Zij kunnen vaak concreet aangeven waar extra controles of handmatige stappen nodig zijn.
Stap 4. Bepaal de vervolgstap
Gebruik de uitkomsten om te bepalen wat nader onderzoek vraagt of welke afspraak moet worden aangepast. Dat kan een wijziging in een werkproces zijn, een duidelijkere definitie van gegevens of een technische verbetering. Spreek af wie de vervolgstap oppakt en hoe je controleert of deze helpt.
Wanneer het vraagstuk betrekking heeft op de personeelsfunctie, vormt de HR-strategie een belangrijk uitgangspunt voor de keuzes die je maakt.
Wat is het verschil tussen het 9-vlaksmodel en de nine-boxmatrix?
Hoewel beide modellen negen vakken hebben, worden ze voor verschillende doelen gebruikt. Het 9-vlaksmodel van Maes richt zich op de samenhang tussen bedrijfsvoering, informatievoorziening en technologie. Je gebruikt het om organisatievraagstukken te analyseren.
De nine-boxmatrix wordt binnen HR gebruikt om medewerkers te positioneren op basis van hun prestaties en potentieel. Het model kan bijvoorbeeld worden ingezet bij talentmanagement en ontwikkelgesprekken. Het verschil zit dus in wat je onderzoekt: de inrichting van een organisatie of de ontwikkeling van medewerkers.
Wat is het verschil tussen het 9-vlaksmodel en het U-model?
Het 9-vlaksmodel van Maes laat zien hoe bedrijfsvoering, informatievoorziening en technologie op strategisch, tactisch en operationeel niveau met elkaar samenhangen. Het U-model van functioneel beheer beschrijft een situatie waarin de informatievoorziening op strategisch en tactisch niveau onvoldoende is ingericht. Daardoor komt de afstemming tussen de organisatie en IT vooral terecht bij functioneel beheerders op operationeel niveau. Zij lossen dagelijkse problemen op, maar hebben vaak weinig invloed op de keuzes die deze problemen veroorzaken.
Het 9-vlaksmodel helpt om verantwoordelijkheden op alle niveaus zichtbaar te maken. Het U-model laat zien wat er kan gebeuren wanneer de aansturing van informatievoorziening op hogere niveaus ontbreekt.
Waar moet je op letten bij het gebruik van het 9-vlaksmodel?
Het 9-vlaksmodel maakt complexe vraagstukken overzichtelijker, maar blijft een vereenvoudiging van de werkelijkheid. Een ingevuld raster vertelt je nog niet automatisch waar het probleem zit of welke oplossing het beste werkt.
Gebruik duidelijke definities
Spreek vooraf af wat je onder de verschillende domeinen en niveaus verstaat. Wat de ene afdeling informatievoorziening noemt, kan bij een andere afdeling onder IT vallen. Door begrippen vooraf te verduidelijken, voorkom je misverstanden tijdens de analyse.
Betrek medewerkers uit de praktijk
Een proces kan op papier goed zijn ingericht, terwijl medewerkers dagelijks uitzonderingen moeten oplossen. Vraag daarom niet alleen managers en IT-specialisten om input, maar betrek ook de mensen die gegevens invoeren, controles uitvoeren en met de systemen werken. Maak daarbij onderscheid tussen feiten, aannames en vragen die nog onderzocht moeten worden.
Blijf de samenhang controleren
Organisaties veranderen. Nieuwe werkzaamheden, andere informatiebehoeften of een aangepaste organisatiestructuur kunnen invloed hebben op de processen en systemen. Bekijk de relevante verbanden daarom opnieuw wanneer de situatie wezenlijk verandert.
Zie het model als hulpmiddel, niet als oplossing
Het model helpt om mogelijke oorzaken en afhankelijkheden zichtbaar te maken, maar bepaalt niet automatisch welke knelpunten de hoogste prioriteit hebben. Die afweging maak je op basis van de gevolgen voor het dagelijkse werk, de organisatiedoelen en de mogelijkheden om iets te verbeteren.
Begin daarom met een herkenbaar probleem, onderzoek de betrokken vlakken en gebruik de uitkomsten om gerichte keuzes te maken.