Aanstellingsbrief bevestigt de aanstelling van een nieuwe medewerker en legt belangrijke afspraken over het dienstverband vast. Denk aan de functie, startdatum, arbeidsduur en het salaris. Zo weet de medewerker wat er is afgesproken en heeft HR een duidelijke basis voor de personeelsadministratie.
Wat is een aanstellingsbrief?
Een aanstellingsbrief is een schriftelijke bevestiging van de aanstelling van een medewerker. De brief maakt duidelijk wanneer iemand begint, in welke functie en onder welke voorwaarden. Een aanstellingsbrief is niet automatisch hetzelfde als een arbeidsovereenkomst. Een arbeidsovereenkomst legt de afspraken tussen werkgever en werknemer over het dienstverband vast. Welke informatie daarnaast schriftelijk moet worden verstrekt, hangt af van de geldende wet- en regelgeving.
De inhoud van de aanstellingsbrief is daarom belangrijker dan de naam van het document. Welke afspraken erin thuishoren, hangt onder meer af van het dienstverband, de toepasselijke cao en andere arbeidsvoorwaarden.
Welke gegevens zet je in een aanstellingsbrief?
Een medewerker moet na het lezen precies weten wat er is afgesproken. In de praktijk bevat een aanstellingsbrief vaak:
- naam en gegevens van werkgever en werknemer;
- functie en datum van indiensttreding;
- duur van het dienstverband en het aantal arbeidsuren;
- het bruto salaris en de periode waarop dit bedrag betrekking heeft;
- standplaats of werkplek;
- een eventuele proeftijd;
- de toepasselijke cao en relevante arbeidsvoorwaarden.
Controleer daarbij welke informatie al in de arbeidsovereenkomst of andere documenten staat. Zo voorkom je dat dezelfde arbeidsvoorwaarde op verschillende plekken anders wordt omschreven.
Waar moet je op letten bij het vastleggen van arbeidsvoorwaarden?
Welke informatie een werkgever schriftelijk moet vastleggen, hangt af van het land waar de medewerker in dienst is en van de geldende wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over de functie, startdatum, arbeidsduur, salaris, contractduur, vakantie en eventuele collectieve arbeidsvoorwaarden.
Een aanstellingsbrief kan helpen om deze afspraken overzichtelijk vast te leggen, maar is niet in iedere situatie voldoende als formele vastlegging. Controleer daarom welke eisen gelden voor het betreffende dienstverband en welke informatie daarnaast in een arbeidsovereenkomst of ander document moet worden opgenomen.
Hoe voorkom je verschillen tussen een aanstellingsbrief en arbeidsovereenkomst?
Stel dat in de aanstellingsbrief staat dat een medewerker 36 uur per week werkt, terwijl in de arbeidsovereenkomst 40 uur staat. Dan moet HR eerst uitzoeken welke afspraak geldt. Zorg daarom dat de aanstellingsbrief, arbeidsovereenkomst en personeelsadministratie op elkaar aansluiten. Let vooral op de startdatum, arbeidsduur, contractduur, salaris en eventuele vaste toeslagen. Een controle vóór de indiensttreding voorkomt correcties achteraf.
Hoe ziet een voorbeeld van een aanstellingsbrief voor HR eruit?
Voor HR is het vooral belangrijk dat de brief aansluit op de gegevens die in de personeelsadministratie worden vastgelegd. Een praktische opzet kan er zo uitzien:
Beste [naam medewerker],
Hierbij bevestigen we dat je per [startdatum] bij [organisatie] in dienst treedt in de functie van [functienaam].
Je dienstverband wordt aangegaan voor [bepaalde/onbepaalde] tijd voor gemiddeld [aantal] uur per week. Je bruto salaris bedraagt € [bedrag] per [maand/uur], op basis van [arbeidsduur].
Je standplaats is [plaats]. Op je dienstverband is [naam cao, indien van toepassing] van toepassing. Daarnaast gelden de afspraken uit [arbeidsovereenkomst/personeelshandboek/arbeidsvoorwaardenregeling].
Voor jouw indiensttreding ontvangen we graag vóór [datum] de documenten en gegevens die nodig zijn voor de personeels- en salarisadministratie. Denk aan [bijvoorbeeld identificatie, bankgegevens of andere benodigde gegevens].
Controleer de gegevens in deze brief goed. Klopt er iets niet, laat het dan vóór je startdatum weten aan [HR/contactpersoon].
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Functie HR]
[Organisatie]
Dit voorbeeld is bedoeld als algemene opzet. Welke gegevens en bepalingen nodig zijn, hangt af van het dienstverband, de interne HR-procedure, de toepasselijke cao en de geldende wet- en regelgeving.
Wat is het verschil tussen een aanstellingsbrief, aanbiedingsbrief en aanzeggingsbrief?
Deze begrippen lijken op elkaar, maar hebben een andere functie. Een aanbiedingsbrief gebruik je doorgaans om een kandidaat een functie en bijbehorende voorwaarden aan te bieden. Een aanstellingsbrief bevestigt de aanstelling en de afspraken die daarbij horen. In Nederland wordt een aanzeggingsbrief gebruikt om een medewerker met een tijdelijk contract schriftelijk te informeren over het wel of niet voortzetten van het dienstverband. Voor tijdelijke contracten van zes maanden of langer geldt daarbij in principe een wettelijke aanzegtermijn van één maand. In andere landen kunnen hiervoor andere regels, termijnen en documenten gelden.
Hoe voorkomt een goede aanstellingsbrief uitzoekwerk achteraf?
Controleer vóór de indiensttreding of de afspraken in de aanstellingsbrief overeenkomen met de arbeidsovereenkomst en de personeelsadministratie. Zo voorkom je dat verschillen in bijvoorbeeld uren, salaris of startdatum later moeten worden uitgezocht en gecorrigeerd.