Een cao (collectieve arbeidsovereenkomst) is een schriftelijke overeenkomst met afspraken over arbeidsvoorwaarden voor een groep werknemers. Denk aan salaris, loonschalen, toeslagen, werktijden, overwerk, verlof en pensioen. De afspraken worden gemaakt tussen werkgevers of werkgeversorganisaties en werknemersorganisaties, meestal vakbonden.
Voor HR en payroll is een cao vooral praktisch belangrijk. Een nieuwe salarisverhoging, andere toeslag of gewijzigde verlofregeling moet namelijk niet alleen op papier kloppen, maar ook goed worden verwerkt in arbeidsvoorwaarden, HR-processen en de salarisadministratie.
Hoe werkt een cao?
Bij een cao onderhandelen werkgevers en vertegenwoordigers van werknemers gezamenlijk over arbeidsvoorwaarden. Dat voorkomt dat alle afspraken voor iedere werknemer afzonderlijk moeten worden vastgesteld. In Nederland zijn er twee belangrijke vormen. Een bedrijfstak-cao geldt voor werkgevers en werknemers binnen een bepaalde sector, voor zover zij onder de werkingssfeer vallen. Een ondernemings-cao geldt voor één onderneming en wordt afgesloten tussen de werkgever en één of meer werknemersorganisaties.
Of een cao daadwerkelijk voor jouw organisatie of medewerkers geldt, hangt onder meer af van de werkingssfeer, het lidmaatschap van een werkgeversorganisatie en een eventuele algemeenverbindendverklaring.
Wat staat er in een cao?
De precieze inhoud verschilt per cao. Veel cao’s bevatten afspraken over onder meer:
- salarisschalen en periodieken, salarisverhogingen, toeslagen en overwerk;
- arbeidsduur, werktijden, vakantie en andere verlofregelingen;
- vergoedingen, pensioen, ziekte en loondoorbetaling;
- proeftijd, opzegtermijnen, scholing en ontwikkeling.
Een cao kan dus veel verder gaan dan alleen het salaris. Stel dat wordt afgesproken dat de salarisschalen per 1 januari stijgen. Dan moet payroll niet alleen de nieuwe bedragen verwerken. Je controleert ook welke medewerkers onder de regeling vallen, vanaf welke periode de wijziging geldt en of andere loonafspraken hierdoor worden geraakt. Verandert tegelijkertijd een toeslag of vergoeding, dan kan daar weer een andere berekening achter zitten. Zo kan één wijziging in de cao in de praktijk meerdere aanpassingen vragen.
Wanneer is een cao verplicht?
Een cao kan op verschillende manieren voor een werkgever van toepassing zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer de werkgever zelf partij is bij een ondernemings-cao of lid is van een werkgeversorganisatie die een bedrijfstak-cao heeft afgesloten.
Ook kan een bedrijfstak-cao algemeen verbindend zijn verklaard. Werkgevers die binnen de werkingssfeer vallen, moeten de betreffende bepalingen dan toepassen, ook als zij niet bij de werkgeversorganisatie zijn aangesloten. Daarnaast kan een cao via de arbeidsovereenkomst van toepassing zijn verklaard.
Welke cao geldt, bepaal je dus niet alleen aan de hand van de branche waarin een organisatie actief is. De werkingssfeer is minstens zo belangrijk: daarin staat op welke werkgevers, werknemers en werkzaamheden de cao betrekking heeft.
Twijfel je welke cao geldt? Controleer dan altijd de actuele cao-tekst en de informatie van de betrokken cao-partijen of het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
Wat betekent algemeen verbindend verklaard (AVV)?
Een bedrijfstak-cao wordt in eerste instantie afgesloten door werkgevers- en werknemersorganisaties. Cao-partijen kunnen vervolgens aan de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vragen om bepalingen uit die cao algemeen verbindend te verklaren.
Gebeurt dat, dan gelden die bepalingen ook voor werkgevers binnen de werkingssfeer die niet waren aangesloten bij de organisaties die de cao hebben afgesloten. Geen lid zijn van een werkgeversorganisatie betekent dus niet automatisch dat je geen cao hoeft toe te passen.
Wat is het verschil tussen een minimum-cao en een standaard-cao?
Bij een minimum-cao vormen de arbeidsvoorwaarden in beginsel de ondergrens. Je mag voor een medewerker gunstigere afspraken maken als de cao daarvoor ruimte geeft. Staat in de cao bijvoorbeeld een minimumsalaris van €3.000 voor een bepaalde schaal, dan kan een hoger salaris mogelijk zijn. Bij een standaard-cao is de ruimte om af te wijken beperkter. De bepalingen moeten worden toegepast zoals de cao voorschrijft. Ook een afspraak die op het eerste gezicht gunstiger lijkt voor de medewerker kan dan niet zomaar worden gemaakt.
Controleer altijd de betreffende bepaling. Een cao kan namelijk ook een gemengd karakter hebben, met zowel minimum- als standaardbepalingen.
Wat is het verschil tussen een cao en een arbeidsovereenkomst?
Een cao bevat arbeidsvoorwaarden voor een groep werknemers. Een individuele arbeidsovereenkomst bevat afspraken tussen één werkgever en één werknemer, bijvoorbeeld over de functie, het salaris, het aantal contracturen en de startdatum.
Zijn beide van toepassing, dan moeten die afspraken op elkaar aansluiten. Bij een minimum-cao kunnen werkgever en werknemer vaak gunstigere individuele voorwaarden overeenkomen. Bij een standaard-cao kan die ruimte veel beperkter zijn.
Voor HR betekent dit dat je bij het opstellen of wijzigen van een arbeidsovereenkomst niet alleen naar het contract kijkt. Je moet ook weten welke bepalingen op de werknemer van toepassing zijn.
Hoe verhoudt een cao zich tot de wet?
Een cao werkt binnen de kaders van de Nederlandse wetgeving. Wettelijke minimumnormen, bijvoorbeeld rond minimumloon en minimumvakantie, kunnen niet zomaar door een cao opzij worden gezet. Tegelijkertijd biedt de wet op verschillende onderwerpen ruimte om in een cao nadere of afwijkende afspraken te maken.
In de praktijk krijg je daardoor drie lagen: wetgeving → cao → individuele arbeidsvoorwaarden. Voor HR en payroll is het belangrijk om die lagen samen te bekijken. Een wijziging in wetgeving kan gevolgen hebben voor een cao, terwijl nieuwe afspraken vervolgens weer moeten worden vertaald naar contracten, processen en de salarisadministratie.
Hoe komt een cao tot stand?
Een nieuwe cao begint doorgaans met onderhandelingen tussen werkgevers of werkgeversorganisaties en werknemersorganisaties. Daarbij kunnen afspraken worden gemaakt over bijvoorbeeld loonstijgingen, eenmalige uitkeringen, werktijden, toeslagen, verlof, pensioen en scholing.
Na overeenstemming worden de afspraken vastgelegd. Voor payroll begint dan een volgende fase: bepalen wanneer iedere afspraak ingaat en wat er in de salarisadministratie moet veranderen. Niet alle wijzigingen hoeven namelijk dezelfde ingangsdatum te hebben. Een salarisverhoging kan bijvoorbeeld per 1 januari gelden, terwijl een nieuwe vergoeding pas op 1 juli ingaat. Dat verschil bepaalt wanneer je welke aanpassing moet verwerken.
Wat betekent een nieuwe cao voor HR en payroll?
Een akkoord is voor HR en payroll meestal het begin van het uitvoerende werk. Eerst moet duidelijk zijn welke medewerkers onder de wijziging vallen en welke afspraken precies veranderen. Daarna kijk je naar de ingangsdata en naar eventuele terugwerkende kracht. Vervolgens bepaal je waar de verandering doorwerkt. Dat kan het salaris zijn, maar ook een toeslag, vergoeding, verlofregeling, arbeidsovereenkomst of controle in het payrollproces. Tot slot wil je controleren of de wijziging daadwerkelijk bij de juiste medewerkers terechtkomt en of de berekening aansluit op de gemaakte afspraken.
De inhoud van een cao begrijpen is dus één deel van het werk. De vertaalslag naar HR en payroll is minstens zo belangrijk.
Waarom is een wijziging in de cao zelden maar één wijziging?
Een salarisverhoging klinkt soms eenvoudig: het salaris gaat omhoog, dus je past het salaris aan. In de praktijk kan zo’n verandering verder doorwerken.
Als het salaris stijgt, kunnen bijvoorbeeld ook looncomponenten of toeslagen veranderen die daarvan afhankelijk zijn. Bij een nieuwe verlofregeling wil je weer weten vanaf welke datum deze geldt, voor welke medewerkers en wat er met bestaande verlofsaldi gebeurt. Daarom helpt het om een wijziging niet als één losse aanpassing te bekijken. Controleer altijd welke andere onderdelen van het HR- en payrollproces door dezelfde afspraak geraakt kunnen worden.
Hoe verwerk je een cao-verhoging in de salarisadministratie?
Stel dat een cao een structurele salarisverhoging voorschrijft. Op papier is de afspraak duidelijk, maar voor payroll begint daarna de vertaalslag. Eerst bepaal je welke medewerkers onder de afspraak vallen. Daarna controleer je de nieuwe salarisschalen en de ingangsdatum. Vervolgens kijk je of alleen het basissalaris verandert of dat de verhoging ook invloed heeft op andere berekeningen.
Is de nieuwe cao met terugwerkende kracht ingegaan? Dan moet je bovendien bepalen over welke eerdere periodes een herrekening nodig is.
Daarna volgt de controle. Zijn de juiste medewerkers aangepast? Kloppen de nieuwe bedragen? En zijn eventuele gevolgen voor andere berekeningen meegenomen? Een afwijking ontdek je liever vóór de loonstroken naar medewerkers gaan.
Waar moet je op letten bij terugwerkende kracht?
Onderhandelingen over een nieuwe cao zijn soms pas afgerond nadat de afgesproken ingangsdatum al is verstreken. Een salarisverhoging kan bijvoorbeeld in september definitief worden terwijl deze vanaf juli geldt. Voor payroll betekent dit dat je niet alleen de situatie vanaf september aanpast. Je moet ook beoordelen wat er over juli en augustus opnieuw berekend moet worden.
Daarbij kan meer geraakt worden dan alleen het basissalaris. Ook andere betalingen of berekeningen die op het salaris zijn gebaseerd, kunnen veranderen. Terugwerkende kracht verdient daarom altijd aparte aandacht bij het verwerken van nieuwe afspraken.
Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van een wijziging?
Nieuwe afspraken lopen vaak langs meerdere mensen. Iemand houdt de ontwikkelingen bij, iemand beoordeelt wat ze betekenen voor de organisatie, payroll verwerkt de verandering en daarna moet de uitkomst nog worden gecontroleerd. Juist op die overdrachtsmomenten kan informatie blijven liggen of verschillend worden geïnterpreteerd. Daarom helpt het om vooraf duidelijk te hebben wie de cao volgt, wie de impact beoordeelt, wie de wijziging verwerkt en wie de controle uitvoert. Zo voorkom je dat een afspraak ergens tussen HR en payroll blijft hangen.
Waarom is een correcte verwerking van cao-afspraken belangrijk?
Een afspraak die niet goed is verwerkt, kan op verschillende plekken gevolgen hebben. Een medewerker kan bijvoorbeeld in de verkeerde salarisschaal staan, een toeslag kan ontbreken of een verlofregeling kan nog volgens de oude voorwaarden worden berekend. Sommige fouten werken iedere salarisperiode opnieuw door zolang ze niet worden ontdekt. Daarom is het belangrijk om niet alleen te kijken naar wat er verandert, maar ook naar wie geraakt wordt, wanneer de wijziging ingaat en hoe deze doorwerkt in de salarisadministratie.