Cloud HR-software is HR-software die je via internet gebruikt en waarvan de technische omgeving door een externe leverancier wordt beheerd. Je hoeft de software dus niet op een eigen lokale server te installeren.
Medewerkers kunnen bijvoorbeeld verlof aanvragen, managers keuren wijzigingen goed en HR bekijkt actuele personeelsgegevens vanuit dezelfde online omgeving. Dat maakt werken vanaf verschillende locaties makkelijker en zorgt er tegelijk voor dat processen beter met elkaar kunnen samenwerken.
De grootste winst zit vaak in wat er achter de schermen gebeurt. Gegevens kunnen tussen processen worden hergebruikt, medewerkers en managers regelen meer zelf en HR hoeft minder informatie handmatig over te nemen.
Wat is Cloud HR Software?
Cloud HR-software brengt HR-processen en personeelsgegevens samen in een online omgeving. Gebruikers krijgen via een browser, portaal of app toegang tot de onderdelen waarvoor zij bevoegd zijn.
Afhankelijk van het gekozen systeem kun je er bijvoorbeeld personeelsgegevens mee beheren, medewerkers onboarden, verlof en verzuim registreren, declaraties verwerken, recruitment ondersteunen en HR-rapportages maken.
Cloud HR-software wordt vaak aangeboden als SaaS, oftewel Software as a Service. Je gebruikt de software dan als dienst en betaalt meestal via een abonnement. De leverancier zorgt voor de technische infrastructuur, het onderhoud en software-updates.
Wat binnen zo’n abonnement valt, verschilt per leverancier. Ook modules, het aantal gebruikers, implementatie en koppelingen kunnen invloed hebben op de uiteindelijke kosten.
Hoe werkt HR-software in de cloud?
Bij traditionele on-premise software draait de applicatie op infrastructuur die je organisatie zelf beheert of laat beheren. Bij cloud HR-software staat de technische omgeving bij een externe aanbieder.
Je logt via internet in en gebruikt vervolgens de HR-functionaliteiten die voor jouw rol beschikbaar zijn. Een medewerker kan bijvoorbeeld een contractwijziging doorgeven, waarna de juiste manager een taak krijgt om die wijziging te beoordelen. Na goedkeuring kunnen de gegevens verder worden verwerkt zonder dat HR ze eerst uit een e-mail hoeft over te typen.
Ook software-updates, technisch onderhoud en back-ups kunnen bij de cloudleverancier liggen. Hoe verantwoordelijkheden precies zijn verdeeld, hangt af van de leverancier en de afspraken die je met elkaar maakt.
Welke functies heeft cloud HR-software?
Niet ieder HR-systeem bevat dezelfde onderdelen, maar een aantal functies komt vaak terug.
Centraal personeelsgegevens beheren
Persoonsgegevens, contractinformatie, functies en andere HR-data kunnen vanuit één centrale omgeving worden beheerd.
Dat is vooral prettig wanneer informatie anders verspreid staat over spreadsheets, mailboxen en verschillende applicaties. Door gegevens centraal vast te leggen, ontstaat er meer overzicht en zijn er minder verschillende versies van dezelfde informatie in omloop.
Employee Self Service en Manager Self Service
Met Employee Self Service kunnen medewerkers bepaalde HR-zaken zelf uitvoeren, zoals persoonsgegevens aanpassen, een declaratie indienen of verlof aanvragen.
Manager Self Service geeft leidinggevenden toegang tot processen die bij hun rol horen. Denk aan het beoordelen van aanvragen of het bekijken van informatie over hun team.
Zo hoeft HR niet bij iedere wijziging als tussenpersoon op te treden en kan informatie sneller op de juiste plek terechtkomen.
Recruitment en onboarding ondersteunen
Cloud HR-software kan ook worden gebruikt voor processen vóór en tijdens de start van een medewerker.
Denk aan vacatures, sollicitatiegegevens, persoonsgegevens, contractdocumenten en taken rond onboarding. Wanneer deze onderdelen goed op elkaar aansluiten, hoeft informatie van een nieuwe medewerker minder vaak opnieuw te worden ingevoerd.
Dat scheelt handwerk en maakt de overgang van sollicitant naar medewerker een stuk overzichtelijker.
Verlof, verzuim en tijd registreren
Afhankelijk van het systeem kunnen medewerkers en managers verlof, verzuim of gewerkte uren digitaal vastleggen.
Die informatie staat vervolgens centraal en kan, waar nodig, worden gebruikt in andere HR- of payrollprocessen.
HR-workflows automatiseren
Een digitaal HR-proces kan een aanvraag automatisch naar de juiste persoon sturen.
Een medewerker vraagt bijvoorbeeld verlof aan, waarna de manager een taak ontvangt. Na goedkeuring loopt het proces verder zonder dat HR daar handmatig tussen hoeft te komen.
Hetzelfde principe kan worden gebruikt bij onboarding, contractwijzigingen, declaraties en beoordelingen. Daardoor zijn er minder losse e-mails nodig en is beter zichtbaar wie op welk moment iets moet doen.
HR-data en rapportages gebruiken
Als HR-data centraal beschikbaar is, kun je die ook gebruiken voor rapportages en dashboards.
Denk aan inzicht in headcount, FTE, verzuim, contracten of andere HR-indicatoren. Hoe bruikbaar en actueel die informatie is, hangt af van de inrichting van het systeem, de kwaliteit van de gegevens en de systemen die erop zijn aangesloten.
HR en payroll met elkaar verbinden
HR en salarisadministratie werken vaak met dezelfde gegevens. Toch worden wijzigingen binnen organisaties nog regelmatig meerdere keren ingevoerd.
Wanneer HR en payroll goed met elkaar verbonden zijn, kan een goedgekeurde wijziging in bijvoorbeeld contracturen of salaris worden doorgegeven zonder dat iemand dezelfde informatie opnieuw hoeft vast te leggen.
Dat scheelt werk en helpt voorkomen dat gegevens tussen systemen van elkaar gaan verschillen.
Waarom zijn integraties zo belangrijk?
Cloud HR-software staat zelden helemaal op zichzelf. Naast het HR-systeem gebruikt een organisatie vaak andere software voor bijvoorbeeld payroll, recruitment, planning, finance, learning of toegangsbeheer.
Daarom is het belangrijk om ook te kijken naar de manier waarop gegevens tussen systemen worden uitgewisseld.
Stel dat een nieuwe medewerker zijn gegevens invoert in een recruitmentomgeving. Wanneer HR die informatie daarna opnieuw moet invoeren in het HR-systeem en payroll vervolgens hetzelfde doet, heb je wel moderne software, maar nog steeds veel handwerk.
Met goede koppelingen komt informatie automatisch op de plek waar die nodig is. Dat maakt processen prettiger om mee te werken en verkleint de kans op verschillen tussen systemen.
Wat zijn de voordelen van Cloud HR Software?
De voordelen van cloud HR-software zitten niet alleen in de techniek. Vooral de combinatie van online werken, slimme processen en goed gekoppelde gegevens maakt in de praktijk het verschil.
Werken vanaf verschillende locaties
Omdat cloudsoftware via internet beschikbaar is, zijn medewerkers, managers en HR minder afhankelijk van één kantoorlocatie.
Dat is handig voor organisaties met meerdere vestigingen, thuiswerkende medewerkers of internationale teams. Gebruikers kunnen binnen hun eigen rechten toegang krijgen tot de informatie en processen die zij nodig hebben.
Minder technisch beheer binnen je eigen organisatie
Bij SaaS neemt de leverancier een belangrijk deel van het technische beheer op zich. Denk aan infrastructuur, onderhoud en software-updates.
Je eigen organisatie blijft natuurlijk verantwoordelijk voor zaken als inrichting, autorisaties, processen en de keuzes die je maakt rondom koppelingen en gebruik. Het technische beheer verschuift dus voor een deel, terwijl het functionele beheer en de inrichting belangrijk blijven.
Minder handmatig overtypen
Wanneer medewerkers gegevens zelf invoeren en systemen goed met elkaar zijn verbonden, hoeft HR dezelfde informatie minder vaak opnieuw vast te leggen.
Dat scheelt tijd en maakt het makkelijker om gegevens tussen verschillende systemen gelijk te houden.
Duidelijkere HR-processen
Een cloud-HR-systeem kan formulieren, taken, goedkeuringen en gegevens bij elkaar brengen.
Een contractwijziging hoeft dan bijvoorbeeld niet via een formulier, meerdere e-mails en uiteindelijk een handmatige invoer te lopen. Het proces kan zo worden ingericht dat iedere stap automatisch bij de juiste persoon terechtkomt.
Dat geeft medewerkers, managers en HR meer duidelijkheid over wat er moet gebeuren en waar een aanvraag zich bevindt.
Makkelijker meegroeien
Cloudoplossingen zijn vaak ingericht om mee te bewegen met veranderingen in een organisatie.
Nieuwe gebruikers kunnen worden toegevoegd, processen kunnen worden aangepast en functionaliteiten kunnen worden uitgebreid zonder dat voor iedere wijziging nieuwe lokale infrastructuur nodig is.
Hoe makkelijk dat in de praktijk gaat, hangt af van de leverancier, het licentiemodel en de inrichting van de software.
Wat is het verschil tussen cloud en on-premise HR-software?
Bij cloud HR-software draait de technische omgeving bij een externe aanbieder en gebruik je de software via internet.
Bij on-premise HR-software draait de applicatie op infrastructuur die je organisatie zelf beheert of laat beheren.
Cloudsoftware vraagt daardoor doorgaans minder eigen serverbeheer en maakt toegang vanaf verschillende locaties eenvoudiger. Bij on-premise software houd je meer directe controle over de eigen technische infrastructuur.
Welke vorm het beste past, hangt af van de organisatie. Zaken als beschikbaarheid, gegevensopslag, integraties, maatwerk, kosten en informatiebeveiliging spelen daar allemaal een rol in.
Is cloud HR-software veilig?
HR-systemen bevatten gevoelige persoonsgegevens. Informatiebeveiliging verdient daarom altijd aandacht bij de keuze voor cloudsoftware.
Dat gegevens in de cloud staan, zegt op zichzelf nog niet genoeg over hoe veilig een oplossing is. Veel hangt af van de manier waarop een leverancier de omgeving heeft ingericht en welke afspraken daarover zijn gemaakt.
Kijk bijvoorbeeld naar toegangsbeheer, authenticatie, back-ups, gegevensopslag en afspraken over beveiliging en privacy. Ook moet de oplossing passen bij de eisen die voor jouw organisatie gelden, bijvoorbeeld vanuit de AVG.
Certificeringen kunnen aanvullende informatie geven over de manier waarop een leverancier informatiebeveiliging en processen heeft ingericht. Ze geven extra inzicht, maar vervangen niet de eigen beoordeling van de oplossing en de afspraken eromheen.
Waar let je op bij het kiezen van Cloud HR Software?
Een uitgebreide lijst met functionaliteiten klinkt aantrekkelijk, maar zegt nog weinig over hoe prettig de software straks in de praktijk werkt.
Het helpt daarom om eerst naar je huidige HR-processen te kijken. Waar wordt informatie nu meerdere keren ingevoerd? Welke stappen verlopen nog via losse e-mails of spreadsheets? En welke werkzaamheden kosten iedere maand opnieuw onnodig veel tijd?
Vanuit die situaties wordt veel duidelijker welke software en inrichting bij je organisatie passen.
HR-processen die je wilt verbeteren
Een nieuw systeem levert vooral iets op als duidelijk is welke processen beter moeten werken.
Misschien wordt een nieuwe medewerker op verschillende plekken ingevoerd, komen contractwijzigingen nog via e-mail binnen of moet payroll gegevens opnieuw overnemen. Ook rapportages kunnen veel tijd kosten wanneer informatie uit verschillende bronnen moet worden samengevoegd.
Door die situaties vooraf goed te bekijken, kun je gerichter bepalen welke functionaliteiten en workflows echt iets toevoegen.
Aansluiting tussen HR en payroll
Een HR-proces staat zelden op zichzelf. Een wijziging in uren, salaris, contract of verlof kan gevolgen hebben voor de salarisadministratie.
Daarom is het slim om al vroeg te kijken naar de gegevensstroom tussen HR en payroll. Hoe beter die aansluiting is geregeld, hoe minder informatie handmatig hoeft te worden overgenomen en hoe makkelijker gegevens gelijk blijven.
Koppelingen met andere systemen
Naast HR en payroll gebruiken organisaties vaak nog andere applicaties. Denk aan planning, recruitment, finance of learning.
Bij koppelingen gaat het niet alleen om de vraag of systemen technisch met elkaar kunnen communiceren. Minstens zo belangrijk is welke gegevens worden uitgewisseld, welk systeem de bron is en wanneer informatie mag worden doorgestuurd.
Die keuzes bepalen uiteindelijk hoeveel handwerk je werkelijk kunt verminderen.
Gebruiksgemak voor medewerkers en managers
Een technisch goed ingericht proces werkt pas prettig als medewerkers en managers ermee uit de voeten kunnen.
Daarom spelen gebruiksgemak, rollen en autorisaties een belangrijke rol. Ook moet duidelijk zijn wat iemand zelf kan regelen en wanneer een taak bij HR of een manager terechtkomt.
Een logische inrichting voorkomt dat gebruikers alsnog terugvallen op e-mail of losse lijstjes.
Ruimte om later aan te passen
HR-processen blijven veranderen. Teams groeien, verantwoordelijkheden verschuiven en nieuwe regels kunnen gevolgen hebben voor de manier waarop je werkt.
Het is daarom prettig als workflows, autorisaties, rapportages en koppelingen later kunnen worden aangepast zonder dat je de hele inrichting opnieuw hoeft op te bouwen.
Cloud HR-software voor internationale organisaties
Voor internationale organisaties speelt nog een extra vraag: wat wil je centraal regelen en wat moet lokaal blijven?
Landen verschillen in wetgeving, payrollprocessen, taal en werkwijze. Eén uniforme werkwijze voor alle landen is daarom lang niet altijd praktisch.
Een centrale HR-basis kan wel helpen om definities, processen en rapportages beter op elkaar af te stemmen, terwijl lokale systemen en processen blijven bestaan waar dat nodig is.
Zo kun je bijvoorbeeld personeelsgegevens centraal beheren en tegelijkertijd informatie doorgeven aan lokale payrollsystemen. Dat geeft meer overzicht over landen heen, zonder lokale vereisten uit het oog te verliezen.
Wanneer levert Cloud HR Software echt iets op?
De overstap naar de cloud is vooral interessant wanneer je tegelijkertijd kijkt naar de manier waarop je werkt.
Een proces met veel onnodige stappen wordt immers niet vanzelf beter doordat het digitaal wordt. Als dezelfde stappen één voor één in een nieuw systeem worden nagebouwd, blijft het werk ingewikkeld.
Het loont daarom om tijdens een implementatie kritisch te kijken naar welke stappen nodig zijn, waar controles thuishoren en wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel.
Soms blijkt een extra processtap echt nodig. In andere gevallen is hij ooit toegevoegd en daarna blijven bestaan. Door dat verschil vooraf duidelijk te maken, voorkom je dat oud handwerk ongemerkt meegaat naar een nieuwe omgeving.