Een functieomschrijving beschrijft wat een functie inhoudt, welke verantwoordelijkheden erbij horen en welke resultaten worden verwacht. Daarmee geef je medewerkers en leidinggevenden een gezamenlijk vertrekpunt: wie doet wat, welke beslissingen mag iemand nemen en wanneer is het werk goed gedaan?
Dat is ook een goede reden om een bestaande omschrijving er af en toe bij te pakken. Kloppen de verantwoordelijkheden nog, of beschrijft het document vooral hoe het werk een paar jaar geleden werd gedaan? Een actuele functieomschrijving helpt je om verwachtingen af te stemmen en veranderingen in het werk bespreekbaar te maken.
Wat is een functieomschrijving?
Een functieomschrijving is een schriftelijke beschrijving van het doel, de belangrijkste taken en de verantwoordelijkheden van een functie. Vaak staan ook de rapportagelijn, benodigde kennis en verwachtingen over het resultaat erin. De Engelse term is job description.
De beschrijving gaat over de functie zelf. Houd daarom onderscheid tussen werk dat structureel bij de rol hoort en werkzaamheden die een medewerker toevallig heeft opgepakt. Zo voorkom je dat persoonlijke voorkeuren of tijdelijke afspraken onderdeel worden van de officiële functie.
Je hoeft niet iedere handeling vast te leggen. Het gaat er vooral om dat iemand begrijpt waarom de functie bestaat, waarvoor diegene verantwoordelijk is en hoe het werk bijdraagt aan de organisatie.
Waarom is een goede functieomschrijving belangrijk?
Een functieomschrijving is bruikbaar op verschillende momenten: wanneer je iemand zoekt, tijdens het inwerken en bij gesprekken over functioneren of ontwikkeling. Dezelfde beschrijving geeft telkens houvast bij de vraag wat de functie vraagt.
Duidelijke verwachtingen voor medewerkers
Gebruik de functieomschrijving om samen te bespreken waar de verantwoordelijkheid begint en eindigt. Welke keuzes maakt de medewerker zelfstandig? Wanneer is overleg nodig? Zo wordt het document een praktisch gespreksonderwerp in plaats van iets dat alleen bij indiensttreding wordt gedeeld.
Een betere basis voor werving en selectie
Een duidelijke rolbeschrijving helpt je bepalen waarop je kandidaten beoordeelt. Je kunt de benodigde kennis en vaardigheden vertalen naar selectiecriteria en interviewvragen. Zo werken de mensen die bij de selectie betrokken zijn vanuit dezelfde verwachtingen. Controleer bij een nieuwe vacature daarom eerst de inhoud van de functie en neem eisen uit een oude tekst niet automatisch over.
Meer houvast bij onboarding en ontwikkeling
Gebruik de belangrijkste verantwoordelijkheden als vertrekpunt voor het inwerkprogramma. Bespreek wat iemand eerst moet leren, bij wie diegene terechtkan en welke werkzaamheden later volgen. Ook bij ontwikkelgesprekken kun je teruggrijpen op de functieomschrijving. Welke onderdelen gaan goed? Waar is extra kennis nodig? En welke verantwoordelijkheden passen bij een volgende stap?
Beter inzicht in verschillen tussen functies
Een functietitel vertelt niet alles over het niveau van het werk. Ook de complexiteit, benodigde kennis en bijdrage aan de organisatie spelen een rol. Vergelijk daarom wat mensen binnen een functie moeten doen en beslissen, in plaats van alleen naar woorden als junior of senior te kijken. Dat geeft meer inzicht in de verschillen tussen functies en in mogelijke loopbaanstappen.
Wat staat er in een functieomschrijving?
Gebruik een vaste indeling, zodat je functies binnen je organisatie op dezelfde manier beschrijft. Onderstaande onderdelen vormen daarvoor een praktisch uitgangspunt.
1. Functietitel
Kies een herkenbare titel die past bij de inhoud en het niveau van het werk. Vermijd interne afkortingen die buiten het team niemand begrijpt.
2. Doel van de functie
Beschrijf in enkele zinnen waarom de functie bestaat en welk resultaat de organisatie nodig heeft. Daarmee maak je duidelijk waar de werkzaamheden aan bijdragen.
Een doelomschrijving voor een salarisadministrateur kan bijvoorbeeld zijn:
De salarisadministrateur verzorgt de salarisverwerking binnen de afgesproken planning. De functie omvat het verwerken en controleren van salarisgegevens, het onderzoeken van afwijkingen en het beantwoorden van vragen over de verwerking.
De precieze verantwoordelijkheid hangt af van de taakverdeling binnen je organisatie. Gebruik dit voorbeeld daarom als uitgangspunt en pas het aan op de praktijk.
3. Plaats binnen de organisatie
Leg vast bij welk team de functie hoort en aan wie de medewerker rapporteert. Vermeld ook eventuele leidinggevende verantwoordelijkheden en belangrijke samenwerkingsrelaties. Maak daarbij concreet waar afstemming nodig is, bijvoorbeeld bij de overdracht van personeelsmutaties tussen HR en payroll.
4. Taken, verantwoordelijkheden en resultaatgebieden
Groepeer werkzaamheden die bij hetzelfde resultaat horen. Zo blijft zichtbaar waar de functie om draait. Voor een HR-medewerker kun je bijvoorbeeld het bijhouden van personeelsgegevens, verwerken van wijzigingen en controleren van dossiers samenbrengen onder het resultaatgebied personeelsadministratie.
5. Bevoegdheden en zelfstandigheid
Beschrijf welke beslissingen iemand zelf mag nemen en wanneer goedkeuring nodig is. Een medewerker kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het voorbereiden van een rapportage, terwijl de leidinggevende beslist over de maatregelen die daarop volgen. Maak dat verschil expliciet, zodat verantwoordelijkheid en beslissingsruimte op elkaar aansluiten.
6. Kennis en vaardigheden
Benoem welke kennis en vaardigheden nodig zijn om het werk uit te voeren. Je kunt die opnemen in de functieomschrijving of uitwerken in een apart functieprofiel. Maak daarbij onderscheid tussen wat iemand vanaf de start moet beheersen en wat tijdens het werk geleerd kan worden.
7. Werkomstandigheden en praktische afspraken
Neem omstandigheden op die wezenlijk zijn voor de functie. Denk aan reizen, onregelmatige werktijden of werkzaamheden die op een bepaalde locatie moeten gebeuren. Bij hybride of thuiswerk kun je daarnaast aangeven wanneer fysieke aanwezigheid nodig is. Houd veranderlijke teamafspraken bij voorkeur apart van de vaste functieomschrijving.
Wat is het verschil tussen een functieomschrijving, functieprofiel en vacaturetekst?
De termen functieomschrijving, functieprofiel en vacaturetekst worden in de praktijk soms door elkaar gebruikt. Een bruikbaar onderscheid is dat de functieomschrijving het werk beschrijft, het functieprofiel ook ingaat op de eisen aan de functievervuller en de vacaturetekst bedoeld is om kandidaten te informeren en te interesseren.
Een functieomschrijving legt de inhoud van het werk vast. Het gaat om het doel, de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en positie binnen de organisatie.
Een functieprofiel bevat doorgaans daarnaast de kennis, ervaring en vaardigheden die iemand nodig heeft om de rol te vervullen. Afhankelijk van de organisatie worden de functieomschrijving en het functieprofiel gecombineerd in één document.
Een vacaturetekst vertaalt de relevante informatie naar een wervende tekst voor kandidaten. Naast de functie-inhoud vertel je bijvoorbeeld over het team, de werkomgeving en de arbeidsvoorwaarden.
Een functieanalyse gaat aan het schrijven vooraf: je onderzoekt wat het werk inhoudt en wat daarvoor nodig is. De uitkomsten gebruik je vervolgens om de functie te beschrijven.
Hoe stel je een functieomschrijving op?
Een bestaande omschrijving aanpassen kan een goed begin zijn, zolang je eerst controleert of die nog aansluit op het werk. Met de volgende stappen kom je tot een beschrijving die medewerkers en leidinggevenden herkennen.
Stap 1: onderzoek wat er werkelijk gebeurt
Praat met de medewerker die de functie uitvoert en met de leidinggevende. Betrek waar nodig collega’s die veel met de rol samenwerken. Vraag welke beslissingen iemand zelfstandig neemt, welke werkzaamheden structureel terugkomen en wat er de afgelopen tijd is veranderd. Zo krijg je zicht op de functie zoals die in de praktijk wordt uitgevoerd.
Stap 2: bepaal de kern van de functie
Selecteer de verantwoordelijkheden die blijvend bij de rol horen. Controleer ook of er werkzaamheden tussen staan die eigenlijk bij een andere functie passen. Beschrijf het werk zoals het is bedoeld en bespreek verschillen met de dagelijkse praktijk voordat je de tekst vaststelt.
Stap 3: koppel taken aan resultaten
Een taak vertelt wat iemand doet. Het resultaat maakt duidelijk waarom dat nodig is. Stel dat een medewerker maandelijks gegevens uit verschillende bestanden samenvoegt. Het gewenste resultaat kan zijn dat het management beschikt over betrouwbare personeelsinformatie.
Wanneer die gegevensverzameling later wordt geautomatiseerd, blijft dat resultaat relevant. Leg wel vast wie verantwoordelijk blijft voor de controle en interpretatie van de gegevens.
Stap 4: controleer verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Leg deze onderdelen naast elkaar. Heeft iemand voldoende beslissingsruimte om de beschreven verantwoordelijkheid te dragen? Schrijf bijvoorbeeld niet dat iemand een budget beheert wanneer diegene uitsluitend uitgaven registreert. Dat zijn verschillende verantwoordelijkheden.
Stap 5: laat de beschrijving toetsen
Laat de betrokken medewerker en leidinggevende controleren of de tekst herkenbaar is. Vraag gericht naar ontbrekende verantwoordelijkheden, onduidelijke formuleringen en werkzaamheden die niet meer worden uitgevoerd. HR kan daarbij bewaken dat de beschrijving aansluit op de indeling en terminologie van andere functies.
Stap 6: spreek af wie de omschrijving bijhoudt
Wijs een verantwoordelijke aan en leg vast wanneer je de beschrijving opnieuw bekijkt. Een openstaande vacature, een gewijzigde teamindeling of nieuwe software is een logisch controlemoment. Bewaar ook een versiedatum, zodat duidelijk is welke omschrijving actueel is.
Hoe uitgebreid moet een functieomschrijving zijn?
Een functieomschrijving moet voldoende informatie bevatten om de kern van het werk te begrijpen, zonder een werkinstructie te worden. Beschrijf bijvoorbeeld dat iemand verantwoordelijk is voor het controleren van personeelsmutaties. De precieze schermen, knoppen en controles kun je in een procesbeschrijving vastleggen.
Zo kun je de werkwijze aanpassen zonder dat de functieomschrijving bij iedere kleine wijziging opnieuw moet worden geschreven. Vermijd tegelijk formuleringen als ondersteunt waar nodig. Maak duidelijk bij welk proces iemand helpt en wat die bijdrage inhoudt.
Hoe formuleer je relevante functie-eisen?
Beoordeel welke kennis en vaardigheden daadwerkelijk nodig zijn om de functie uit te voeren. Kijk daarom kritisch naar iedere eis. Is ervaring met één specifiek softwarepakket noodzakelijk, of is ervaring met vergelijkbare systemen voldoende? Moet iemand een bepaalde opleiding hebben, of kan relevante werkervaring dezelfde basis bieden?
Maak onderscheid tussen wat vanaf de start nodig is en wat iemand tijdens het werk kan leren. Daarmee houd je de eisen gericht op de functie en voorkom je dat voorkeuren ongemerkt als harde voorwaarden worden opgenomen.
Beschrijf vaardigheden bovendien zo concreet mogelijk. Communicatief vaardig zegt minder dan kan medewerkers duidelijk uitleg geven over wijzigingen in hun salarisverwerking. Door het gedrag aan het werk te koppelen, wordt ook duidelijker waarop je tijdens de selectie kunt letten.
Welke rol speelt een functieomschrijving bij beloning?
Een functieomschrijving kan dienen als input voor het bepalen van een functieniveau en bijbehorende beloning. Functiewaardering kijkt naar de onderlinge waarde van functies. Marktvergelijking kijkt naar beloning voor vergelijkbaar werk buiten de organisatie. Het zijn verschillende hulpmiddelen bij het vaststellen van salarisniveaus.
Beschrijf daarom zorgvuldig waar verschillen tussen functies zitten. Denk aan de omvang van de verantwoordelijkheid, de complexiteit van vraagstukken en de ruimte om zelfstandig beslissingen te nemen.
Een omschrijving bepaalt op zichzelf nog geen salaris. Daarvoor zijn ook afspraken nodig over hoe je functies waardeert en hoe je beloningsbeleid is ingericht.
Hoe passen functieomschrijvingen in een functiehuis?
In een functiehuis breng je functies op een samenhangende manier bij elkaar, bijvoorbeeld in functiefamilies en niveaus. Zo maak je zichtbaar hoe functies zich tot elkaar verhouden en welke loopbaanstappen mogelijk zijn.
Goede functieomschrijvingen vormen daarvoor een belangrijke basis. Begin met een vergelijkbare indeling voor alle functies. Als de ene beschrijving alleen losse taken bevat en de andere uitgebreid ingaat op verantwoordelijkheden, is vergelijken lastig. Een vaste opbouw helpt je om verschillen in inhoud en niveau beter te beoordelen.