Een overlijdensuitkering is een bedrag dat na het overlijden van een medewerker aan diens nabestaanden kan worden uitgekeerd. Wie recht heeft op deze uitkering, hoe hoog het bedrag is en welke regels gelden, verschilt per land en kan daarnaast afhangen van arbeidsvoorwaarden of aanvullende afspraken.
Voor HR en payroll is het daarom belangrijk om eerst vast te stellen welke regeling van toepassing is en vervolgens te controleren hoe de uitkering administratief en fiscaal moet worden verwerkt.
Wat is een overlijdensuitkering?
Een overlijdensuitkering is financiële ondersteuning voor nabestaanden na het overlijden van een medewerker. De uitkering kan afkomstig zijn van de werkgever, maar in sommige landen bestaan ook uitkeringen vanuit de overheid of andere instanties.
De precieze invulling verschilt. Soms bestaat er een wettelijk recht op een uitkering, terwijl in andere situaties de werkgever, een collectieve arbeidsovereenkomst of de individuele arbeidsovereenkomst bepaalt wat er wordt uitgekeerd.
Een overlijdensuitkering moet niet worden verward met verlof bij overlijden. Dat verlof geeft een medewerker tijd vrij na het overlijden van een naaste. Een overlijdensuitkering gaat juist over financiële ondersteuning na een overlijden.
Wie heeft recht op een overlijdensuitkering?
Wie recht heeft op een overlijdensuitkering hangt af van de regeling die van toepassing is. Vaak gaat het om een partner, kinderen of andere directe nabestaanden, maar de voorwaarden kunnen per land en regeling verschillen.
Ook arbeidsvoorwaarden kunnen aanvullende bepalingen bevatten. Controleer daarom altijd welke personen binnen de geldende regeling als rechthebbenden worden gezien voordat je een bedrag uitbetaalt.
Hoe hoog is een overlijdensuitkering?
Er bestaat geen algemeen bedrag dat overal geldt. De hoogte van een overlijdensuitkering kan afhangen van lokale wet- en regelgeving, een collectieve arbeidsovereenkomst, de arbeidsovereenkomst of het beleid van de werkgever.
De uitkering kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan het salaris van de medewerker of bestaan uit een vooraf vastgesteld bedrag. Ook kan een werkgever een ruimere regeling aanbieden dan lokaal verplicht is.
Controleer daarom altijd:
- welke lokale regels van toepassing zijn;
- welke afspraken in de arbeidsvoorwaarden staan;
- hoe het bedrag volgens die regeling moet worden berekend.
Zo voorkom je dat je een standaardberekening gebruikt terwijl voor de betreffende medewerker andere afspraken gelden.
Hoe wordt een overlijdensuitkering belast?
De fiscale behandeling van een overlijdensuitkering hangt af van het land en de regeling die van toepassing is. Een uitkering kan geheel of gedeeltelijk zijn vrijgesteld van belasting, maar er kunnen ook voorwaarden of maximumbedragen gelden.
Daarnaast kunnen verschillende soorten belastingen een rol spelen. Een bedrag dat voor de loonbelasting gunstig wordt behandeld, hoeft bijvoorbeeld niet automatisch op dezelfde manier te worden behandeld voor andere belastingen.
Controleer daarom bij iedere uitkering welke fiscale regels gelden in het land waar de medewerker op de payroll stond en welke verplichtingen de werkgever en nabestaanden hebben.
Wat is het verschil tussen een overlijdensuitkering en nog verschuldigd loon?
Na het overlijden van een medewerker kunnen er naast een overlijdensuitkering nog andere bedragen openstaan. Denk aan salaris dat nog niet is uitbetaald, vakantiegeld, opgebouwde vakantiedagen of andere arbeidsvoorwaarden waarop de medewerker al recht had.
Deze bedragen zijn niet automatisch onderdeel van de overlijdensuitkering. De manier waarop ze moeten worden berekend, uitbetaald en belast kan verschillen.
Voor payroll is het daarom belangrijk om de verschillende betalingen apart te beoordelen en vast te leggen.
Kunnen arbeidsvoorwaarden invloed hebben op de overlijdensuitkering?
In arbeidsvoorwaarden kunnen aanvullende afspraken staan over de overlijdensuitkering. Deze afspraken kunnen bijvoorbeeld zijn vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst, bedrijfsregeling of individuele arbeidsovereenkomst.
Daardoor kan de hoogte van de uitkering, wie ervoor in aanmerking komt en onder welke voorwaarden deze wordt uitgekeerd per medewerker verschillen.
Controleer daarom altijd welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zijn voordat je de uitkering berekent.
Hoe verwerk je een overlijdensuitkering in de salarisadministratie?
Bij de verwerking van een overlijdensuitkering komen meerdere onderdelen samen. Naast de uitkering zelf kunnen er bijvoorbeeld nog salaris, verlofrechten of andere vergoedingen openstaan.
Een praktische volgorde is:
- Controleer welke regeling van toepassing is: Bekijk de lokale wet- en regelgeving en de arbeidsvoorwaarden van de medewerker.
- Bepaal wie recht heeft op de uitkering: Controleer wie volgens de geldende regeling als rechthebbende wordt aangemerkt.
- Bereken de uitkering: Gebruik hiervoor de voorwaarden en berekeningsmethode die voor de medewerker gelden.
- Houd verschillende betalingen uit elkaar: Behandel bijvoorbeeld nog verschuldigd loon en de overlijdensuitkering niet automatisch als één bedrag.
- Controleer de fiscale behandeling: Kijk welke belastingen, vrijstellingen en administratieve verplichtingen van toepassing zijn.
- Leg de verwerking duidelijk vast: Zorg dat voor HR, payroll en de nabestaanden duidelijk is hoe de bedragen tot stand zijn gekomen.
Omdat de regels per land kunnen verschillen, is het belangrijk om de actuele lokale voorschriften te controleren voordat je de eindafrekening verwerkt.
Waarom is het belangrijk om vooraf goede afspraken te maken?
Een overlijden komt onverwacht. Op zo’n moment wil je als HR- of payrollteam niet eerst hoeven uitzoeken welke regeling geldt en wie welke stap moet zetten.
Leg daarom vooraf vast waar relevante arbeidsvoorwaarden en lokale voorschriften te vinden zijn en wie verantwoordelijk is voor de verschillende onderdelen van de afhandeling. Dat maakt het makkelijker om zorgvuldig te handelen wanneer dat nodig is.