Zodra je mensen in dienst neemt, komt er meer bij kijken dan alleen het maandelijks overmaken van hun salaris. Je krijgt te maken met een hele rits verplichtingen rondom salarisadministratie. Denk aan het bijhouden van de juiste gegevens, het doen van loonaangifte, het verstrekken van loonstroken en het op tijd afdragen van belastingen en premies. Ook als je de administratie uitbesteedt aan een boekhouder of salarisbureau, blijft de eindverantwoordelijkheid altijd bij jou als werkgever.
Waarom zijn die verplichtingen er? Heel simpel: de Belastingdienst wil zeker weten dat belastingen en premies correct worden berekend en betaald. Werknemers hebben recht op een transparante loonstrook en de wet schrijft voor hoe lang je gegevens moet bewaren. Het gaat dus niet alleen om administratie bijhouden, maar om een combinatie van wettelijke, fiscale en arbeidsrechtelijke regels die allemaal netjes moeten worden nageleefd.
Op deze pagina beantwoorden we de meest gestelde vragen over de verplichtingen bij salarisadministratie. Je leest in heldere taal wat je als werkgever moet regelen, hoe lang je gegevens moet bewaren, wat je wel en niet mag inhouden op het loon en hoe je een realistisch beeld krijgt van de totale loonkosten. Zo weet je precies waar je aan toe bent en kun je zonder zorgen voldoen aan de wet.
Welke verplichtingen gelden voor salarisadministratie?
Wanneer je personeel in dienst neemt, krijg je automatisch een aantal wettelijke verplichtingen rondom de salarisadministratie. Kort samengevat moet je als werkgever het volgende regelen:
Loonadministratie bijhouden
Je bent verplicht een loonadministratie op te zetten voor elke werknemer. Dit betekent onder andere dat je voor iedere medewerker een loonstaat bijhoudt met alle loongegevens. Hierin staan zaken als het bruto loon, eventuele inhoudingen en netto loon vermeld. De Belastingdienst stelt eisen aan deze administratie (hij moet controleerbaar zijn) en je moet de juiste loonheffingen inhouden en afdragen. Dit laatste houdt in dat je belasting en premies inhoudt op het loon van je werknemers en tijdig aan de Belastingdienst doorstort.
Personeelsdossier en identiteitscontrole
Bij indiensttreding van een nieuwe medewerker moet je een personeelsdossier aanleggen en de identiteit van de werknemer correct vaststellen (uiterlijk de dag vóór de eerste werkdag). Je bent verplicht een kopie van een geldig identiteitsbewijs in je administratie op te nemen. Ook moet je het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer noteren en de werknemer laten aangeven of hij bijvoorbeeld loonheffingskorting wil toepassen (vroeger middels de loonbelastingverklaring). Krijg je de benodigde gegevens voor de loonheffingen niet, dan moet je zelfs het anoniementarief van 52% loonbelasting toepassen.
Aanmelden bij pensioen/verzekeringen (indien van toepassing)
In sommige branches ben je verplicht je werknemer aan te melden bij een pensioenfonds. Als er een bedrijfstakpensioenfonds of verzekering van toepassing is, moet je de nieuwe medewerker hierbij aansluiten. Dit geldt ook voor eventuele andere verplichte verzekeringen (bijvoorbeeld een ziekteverzuimverzekering afhankelijk van je CAO).
Loonstrook en informatieverstrekking
Je bent wettelijk verplicht om je medewerkers tijdig en correct te informeren over hun loon. Concreet moet je bij elke eerste loonbetaling van een werknemer een loonstrook (salarisspecificatie) verstrekken, en daarna ook een nieuwe loonstrook wanneer er iets in het loon of de inhoudingen verandert. Op de loonstrook staan alle details van het loon, inhoudingen en berekeningen, zodat de werknemer precies ziet hoe het salaris is opgebouwd.
Bewaren van gegevens
Je moet de salarisadministratie zorgvuldig bewaren. Er geldt een fiscale bewaarplicht van minimaal 7 jaar voor de loonadministratie. Bepaalde onderdelen, zoals de ingevulde loonbelastingverklaring en de kopie ID van de werknemer, moet je zelfs 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren. Deze verplichting zorgt ervoor dat de Belastingdienst bij controles de gegevens van eerdere jaren kan inzien.
Al deze verplichtingen zijn er om ervoor te zorgen dat lonen correct worden berekend, belastingen en premies netjes worden afgedragen en de rechten van werknemer én overheid gewaarborgd zijn.
Let op: voldoe je niet aan je administratieve verplichtingen, dan kun je een fikse boete krijgen. De Belastingdienst kan een verzuimboete opleggen die in 2025 kan oplopen tot ruim €6.700. Zorg er dus voor dat je jouw salarisadministratie op orde hebt, of besteed je salarisadministratie uit aan een specialist als je het zelf niet wilt doen (maar houd er rekening mee dat ook bij uitbesteding de verantwoordelijkheid uiteindelijk bij jou als werkgever blijft).
Is loonadministratie verplicht?
Ja, loonadministratie (salarisadministratie) is wettelijk verplicht voor iedere werkgever die personeel in dienst heeft. Zodra je iemand in loondienst hebt, ben je verplicht om een loonadministratie bij te houden en alle loonbetalingen te registreren. Dit is geen keuze! Zonder loonadministratie kun je niet voldoen aan de fiscale en arbeidsrechtelijke regels. Werkgevers zijn namelijk verplicht de inhouding en afdracht van loonbelasting en premies te verzorgen volgens de voorschriften van de Belastingdienst.
In de praktijk betekent dit dat je iedere loonbetaling moet documenteren, loonheffingen moet inhouden op het salaris en deze moet afdragen. Bovendien moet je je aan allerlei regels houden, zoals het verstrekken van loonstroken en het op tijd doen van loonaangifte.
Zelfs als je ervoor kiest de loonadministratie uit te besteden aan een boekhouder of salariskantoor, blijf jij als werkgever verantwoordelijk voor de juiste uitvoering. Uitbesteding ontslaat je niet van de wettelijke plicht en fouten van een extern administratiekantoor komen uiteindelijk toch op jouw bordje terecht.
Het is dus essentieel om ervoor te zorgen dat de loonadministratie klopt en conform de wet wordt gevoerd, anders loop je risico op naheffingen en boetes.
Hoe lang moet je salarisadministratie bewaren bij een werkgever?
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan hoe lang je de administratie moet bewaren. Voor de salarisadministratie geldt een fiscale bewaarplicht van minimaal 7 jaar. Dit betekent dat je alle loonadministratiegegevens (loonstaten, loonjournaalposten, kopieën van loonstroken, etc.) tot ten minste zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar moet bewaren. De reden is dat de Belastingdienst tot 7 jaar terug controles kan uitvoeren op je administratie.
Voor sommige specifieke gegevens binnen de salarisadministratie geldt zelfs een langere termijn. Zo moet je bijvoorbeeld de loonbelastingverklaring/loonheffingsgegevens en een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer bewaren tot 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is. Stel dat een werknemer in 2025 uit dienst gaat, dan moet je de kopie ID en loonheffingsformulieren bewaren tot en met 31 december 2030. Deze regels komen voort uit zowel fiscale wetgeving als andere regelgeving (zoals identificatieplicht en de Archiefwet voor werkgevers).
Kortom, bewaar je salarisadministratie altijd goed geordend en minimaal zeven jaar. Liever langer bewaren dan te kort is het motto, maar houd je in ieder geval aan de wettelijke termijnen. Na verloop van die bewaartermijnen kun je de gegevens die niet langer nodig zijn veilig vernietigen, mede met het oog op privacy. Maar binnen die 7 (of 5) jaar moet alles beschikbaar zijn bij een eventuele controle.
Kan de werkgever inhoudingen op het loon uitvoeren?
Een werkgever mag niet zomaar inhoudingen op het loon van een werknemer doen , daar zijn strikte regels voor. In principe is het loon van de werknemer beschermd: de werknemer moet altijd ten minste het nettominimumloon overhouden. Je kunt dus niet willekeurig bedragen inhouden of verrekenen waardoor het loon onder het wettelijke minimumloon zakt.
Natuurlijk zijn er wel situaties waarin inhoudingen of verrekeningen toegestaan zijn. Allereerst moet de werkgever verplichte inhoudingen doen, zoals loonheffing (loonbelasting + premies) en sociale verzekeringspremies. Deze bedragen móét je volgens de wet inhouden op het bruto loon en afdragen, en hiervoor is geen aparte toestemming van de werknemer nodig. Denk aan loonbelasting, premie volksverzekeringen, werknemersverzekeringen en pensioenpremies als deelname aan een pensioenfonds verplicht is. Dit zijn allemaal verplichte inhoudingen die automatisch van het loon afgehaald worden.
Voor andere inhoudingen (de niet-verplichte) geldt dat je toestemming van de werknemer nodig hebt. Bijvoorbeeld als je kosten voor huisvesting wil inhouden, een bedrag wil verrekenen voor een voorschot dat de werknemer heeft ontvangen, of een boete wegens schade wil doorberekenen, dan moet de werknemer daar schriftelijk mee hebben ingestemd. Een algemene afspraak in de arbeidsovereenkomst is meestal niet voldoende; het moet duidelijk en schriftelijk vastgelegd zijn (bijvoorbeeld in een aparte verklaring of overeenkomst). Bovendien blijft de regel staan dat zelfs met toestemming het loon na inhouding niet onder het minimumloon mag komen.
Kort gezegd: Ja, een werkgever kan inhoudingen op het loon uitvoeren, maar alleen binnen de kaders van de wet. Verplichte inhoudingen (belasting, premies) gebeuren sowieso. Andere inhoudingen mogen alleen met toestemming en binnen de grenzen (het resterende loon mag niet te laag worden). Houd je je niet aan deze regels, dan overtreed je de wet. Zorg er dus altijd voor dat je netjes toestemming vraagt waar nodig en dat de werknemer altijd zijn wettelijke minimumloon overhoudt.
In geval van twijfel is het verstandig om even te checken wat wel en niet mag, zodat je later geen problemen krijgt met, bijvoorbeeld, het Juridisch Loket of de arbeidsinspectie.
Hoe bereken je de totale loonkosten?
De totale loonkosten voor een werkgever zijn hoger dan alleen het bruto salaris van de werknemer. Wanneer je wil uitrekenen wat een werknemer je in totaal kost, moet je alle kostenposten bij elkaar optellen. Hierbij kijk je naar drie hoofdcategorieën:
Directe loonkosten
Dit is het brutoloon van de werknemer plus alle rechtstreekse loonbestanddelen. Denk aan het bruto maandsalaris, 8% vakantiegeld, en eventuele vaste extra’s zoals een 13e maand of structurele bonussen. Deze componenten vormen het salaris dat de werknemer bruto verdient, voordat er belasting en premies af gaan.
Loonheffingen / Werkgeverslasten
Naast het brutoloon betaal jij als werkgever nog de nodige premies en sociale lasten bovenop het salaris. Onder deze verplichte loonheffingen vallen bijvoorbeeld de loonbelasting, de premies voor volksverzekeringen (AOW, Anw, Wlz), de premies voor werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) en de werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw). Ook een eventueel werkgeversdeel van de pensioenpremie hoort hierbij. Deze lasten worden niet aan de werknemer uitbetaald, maar moet jij afdragen aan de Belastingdienst en pensioenfondsen/uitvoerders. Ze komen bovenop het bruto salaris.
Indirecte loonkosten / secundaire arbeidsvoorwaarden
Dit zijn kosten voor bijkomende arbeidsvoorwaarden of faciliteiten. Bijvoorbeeld: de kosten van een leaseauto of auto van de zaak, een telefoon of laptop van de zaak, maandelijkse vergoeding voor pensioen (als je een deel extra bijdraagt), opleidingsbudget, reiskostenvergoeding, et cetera. Deze kosten kunnen per werkgever sterk verschillen. Bij de één is er een royaal pakket secundaire voorwaarden, bij de ander minimaal. Niet alle indirecte kosten staan op de loonstrook, maar ze tellen wel mee voor wat de werknemer jou totaal kost.
Om de totale loonkosten te berekenen tel je al deze componenten bij elkaar op. In formule-vorm:
Totale loonkosten = Bruto loon (incl. vakantiegeld en vaste bonussen)
+ Werkgeverspremies en sociale lasten
+ Kosten van secundaire arbeidsvoorwaarden
In de praktijk wordt hiervoor vaak een percentage gebruikt om snel te schatten. Gemiddeld liggen de totale loonkosten zo rond de 125% – 135% van het brutoloon. Met andere woorden, bovenop het bruto salaris komt nog zo’n 25-35% extra aan werkgeverslasten. Dit percentage verschilt natuurlijk per geval: heb je bijvoorbeeld een sector met hoge pensioenpremies of ben je eigenrisicodrager voor ziekte, dan kunnen de lasten hoger uitvallen.
Voorbeeld: Stel, een werknemer heeft een bruto maandloon van €3.000. Tel daar 8% vakantiegeld bij (€240 per maand gemiddeld) en werkgeverslasten (stel ~20% = €600) bij op. Dan kom je uit op ongeveer €3.840. Als de werknemer ook nog een pensioenregeling heeft waar jij bijdraagt, zeg €150 per maand, dan wordt het ~€3.990. Daarnaast misschien €50 aan overige vergoedingen. Dan zit je al gauw rond de €4.000 per maand totale loonkosten voor deze werknemer, wat neerkomt op circa 133% van het bruto loon. Het valt dus binnen de genoemde bandbreedte.
Uiteraard is dit een vereenvoudigd rekenvoorbeeld. Om de daadwerkelijke loonkosten te berekenen kan je gebruik maken van een loonkostenberekenaar of aan je loonadministrateur vragen voor een exacte berekening, zeker omdat premies jaarlijks wijzigen.
Maar het principe blijft: alles bij elkaar optellen. Zo krijg je inzicht in wat een werknemer écht kost en kom je niet voor verrassingen te staan wanneer je iemand in dienst neemt
