“We zijn het meest trots op het feit dat de eerste verloning vrijwel vlekkeloos verliep.”
Binnen Chemgas houden Frans Mandersloot, Information Manager, en Richard Blok, Manager Finance & Administration, zich onder andere bezig met de digitalisering van HR- en financiële processen. Samen waren ze verantwoordelijk voor de overstap naar een nieuw HR- en salarisadministratiesysteem: AFAS. De aanleiding? Verouderde software, veel handmatig werk en complexe salarisadministratie voor hun internationale vloot.
Dankzij de samenwerking met Salure en de inzet van integratieplatform BrynQ is deze uitdaging omgezet in een goed werkende en duurzame oplossing.
Over Chemgas
Chemgas is marktleider in het vervoer van onder druk vloeibaar gemaakte gassen over binnen- en kustwateren in Noordwest- en Zuid-Europa. Het is een echt familiebedrijf met een nuchtere Rotterdamse mentaliteit. Met zo’n 365 medewerkers – waaronder circa 200 in de binnenvaart, 120 in de zeevaart en 45 op het hoofdkantoor in Rotterdam – levert Chemgas logistieke maatwerkoplossingen, met een sterke focus op veiligheid, milieu en techniek.
Toen duidelijk werd dat de bestaande salarissoftware bij Chemgas niet langer werd ondersteund, was het voor Frans Mandersloot en Richard Blok direct helder: er moest iets nieuws komen. Niet alleen omdat het oude systeem technisch aan z’n einde was, maar ook omdat het simpelweg niet meer aansloot bij de manier waarop het bedrijf wilde werken.
“Onze salarisadministratie draaide nog op een systeem uit de jaren tachtig, vol maatwerk dat ooit perfect aansloot op onze processen, maar inmiddels totaal achterhaald was”, vertelt Richard.
Ook Frans zag al langer de noodzaak van een nieuw systeem: “Vooral het handmatig verwerken van salarisgegevens voor onze binnenvaartmedewerkers, die onder Luxemburgse vlag varen, was een foutgevoelige en tijdrovende klus. Elke maand stuurden we data naar Luxemburg waar het vervolgens werd overgetypt. Dat kon natuurlijk veel efficiënter en de Luxemburgse software was bovendien nog ouder dan die van ons. In 2022 zijn we de eerste stapjes gaan nemen wat betreft de aanschaf van een nieuw softwarepakket.”
Frans (links) en Richard (rechts)
De keuze viel op AFAS als centraal systeem voor HR en salarisadministratie. De livegang was op 1 januari 2024. Frans: “Dion Zeck, Sales Manager bij AFAS, is een bekende van mij en hij zei: ‘Oh, international payroll? Dan moeten jullie bij onze partner Salure zijn.’ Kort daarna heeft Dion een kennismaking met Salure directeur Jaco van Hengel georganiseerd. Na het zorgvuldig doornemen van onze wensen en uitdagingen, was Jaco overtuigd dat hij het aandurfde.” Richard: “We hadden ook andere partijen gesproken, maar die zagen het niet zitten, omdat ze niet het juiste netwerk aan partners hadden.”
Chemgas had dan ook een technische inrichting nodig die allesbehalve standaard was. “We zochten een systeem waarin we de standaardgegevens van onze medewerkers konden verwerken én de volledige Nederlandse salarisadministratie konden uitvoeren”, vertelt Richard. “Tegelijkertijd hebben we te maken met een unieke situatie: onze bemanningsleden in de binnenvaart betalen loonbelasting in Nederland, maar hun sociale premies moeten in Luxemburg worden afgedragen. De benodigde berekeningen wilden we hier in het systeem doen, maar voor de daadwerkelijke aangifte bij een belastingdienst of pensioenfonds heb je een lokale partner nodig. Dankzij Salure zijn we gekoppeld aan RSM, onze payroll partner in Luxemburg”, aldus Richard.
Richard licht toe: “We hebben eerst een maatwerkoplossing laten bouwen voor onze bemanningsregistratie via het softwarebedrijf waar Frans partner van is. Zo weten we precies wie wanneer op welk schip werkt, in welke rang, en hoeveel uren er zijn gemaakt. Deze uren kan de bemanning zelf in het systeem invullen. Dit is essentieel voor onze planning en verloning.
De consultants van Salure hebben goed meegedacht over hoe we dit systeem kunnen koppelen aan AFAS. Met behulp van BrynQ, dat is ontwikkeld door Salure, worden de gegevens nu direct doorgezet naar AFAS. Hieraan kunnen we vervolgens verschillende loonmutaties koppelen. Daarna sturen we de data door naar RSM in Luxemburg. Vanuit daar krijgen we de loonstroken terug, en die lezen we weer in met BrynQ, zodat ze automatisch in ieders AFAS dossier terechtkomen. We hebben daarmee echt mooie stappen gemaakt. Je moet je indenken dat tot halverwege vorig jaar de loonstrookjes gewoon nog met de post kwamen.
Ook Marad Crewing – de software waarin certificaten van onze bemanning worden bijgehouden – is nu gekoppeld aan de HR basisregistratie in AFAS. Onze HR-collega’s besparen nu een hoop tijd met het updaten van deze certificaten.”
Salure's consultant over de inrichting
“Chemgas maakt gebruik van een vergoeding per dag, en maakt daardoor (bijna) geen gebruik van de standaard looncomponenten van AFAS. Een groot deel van de looncomponenten is daarom door onszelf opgebouwd. Daarnaast gebruikt Chemgas een koppeling waarmee loonmutaties binnenkomen en na verwerking worden doorgestuurd naar RSM. Hier hebben we de looninrichting ook op aangepast.
Gedurende de implementatie hebben we nauw contact gehad met Richard om stap voor stap aan een inrichting te werken die volledig aansluit bij de specifieke wensen en processen van Chemgas. Het was erg leuk om bij te mogen dragen aan deze inrichting.”
Sinds de implementatie van AFAS en de integratie van verschillende systemen, zijn de HR- en payrollprocessen bij Chemgas drastisch veranderd. Waar voorheen veel op papier gebeurde en handmatige invoer gebruikelijk was, is nu vrijwel alles digitaal en geautomatiseerd.
Richard: “Ons oorspronkelijke plan was om zelf ‘Mijn Chemgas’ te ontwikkelen, maar toen Jaco ons de mogelijkheden van AFAS InSite en AFAS Pocket liet zien, waren we meteen overtuigd: dit gaan we met AFAS doen.
Verlofaanvragen en declaraties gingen eerst allemaal op papier. Aan boord van de schepen gingen heel veel declaraties zelfs nog in de scheepskas. Dus dan werd er met de creditcard van het schip geld gepind, wat in de scheepskas ging en kregen medewerkers cash uitbetaald. Daar moesten we echt vanaf.
Nu kunnen medewerkers hun verlof digitaal inzien en heeft HR ook meer overzicht.
Vroeger stond het verlof op een papieren loonstrook en moest je dat als medewerker maar zelf een beetje bijhouden. Declaraties kunnen nu ook digitaal worden ingevoerd.”
Frans vult aan: “Het is gewoon veel efficiënter, minder foutgevoelig en duurzamer.”
Richard: “Ik vind de jaarovergang ook een groot voordeel in AFAS. Bij ons oude systeem moest de hele administratie elk jaar opnieuw worden opgebouwd. Daar was onze salarisadministrateur een of zelfs twee weken mee bezig. Nu is het in een uurtje geregeld. Daarnaast heb ik onlangs een nieuwe collega op de salarisadministratie ingewerkt, en het is echt appeltje-eitje. We hebben in een uurtje de hele loonadministratie afgerond. Alles staat in het systeem, je kunt eenvoudig controleren, en ik weet nu zeker dat die collega het straks zelfstandig kan doen.”
“We hadden geen keuze”, zegt Frans grappend. “Andere partijen haakten af toen ze hoorden wat we wilden. Salure niet. Nadat onze behoefte duidelijk was, zei Jaco meteen: ‘Dit gaan we doen.’ En hij was er altijd, ook toen het even lastig werd. Op dat soort momenten merk je wat een samenwerking écht waard is.”
Wat Richard aanspreekt, is de werkwijze van Salure. “Wat ik mooi vind, is jullie 1-op-3 gedachte. Dus niet: ‘Vertel maar wat ik voor je moet bouwen en programmeren en ik regel het voor je’, maar ‘laten we het samen doen’. De eerste workflow bouwen jullie, de tweede doen we samen, en de derde doen we zelf. Komen wij er als organisatie niet uit, dan helpen jullie. Hierdoor worden onze applicatiebeheerders gedwongen het zelf te doen, en daardoor worden wij als organisatie veel zelfredzamer.”
Bovendien is de laagdrempelige communicatie volgens Richard een groot pluspunt. “Als je tussendoor ergens tegenaan loopt, kun je makkelijk een berichtje sturen en even een kwartiertje met iemand inplannen om je vragen te stellen. Dat is niet bij elke leverancier zo, die zijn soms lastig te bereiken.”
Als Frans en Richard terugkijken op het project, overheerst er vooral trots. “We zijn het meest trots op het feit dat de eerste verloning vrijwel vlekkeloos verliep”, zegt Richard. “Het salaris van de medewerker moet gewoon goed zijn. Er mogen geen fouten zijn. En dat is gelukt. Daarnaast ben ik trots op het live gaan van AFAS InSite.”
Frans vult aan: “En alles was op tijd geregeld door Salure, wat essentieel was, omdat onze oude software ermee stopte. Wat we een aantal jaar geleden voor ogen hadden, is nu werkelijkheid geworden met Salure en AFAS. Daar zijn we heel blij mee.”
