Minder tijd kwijt aan complexe administratie, meer tijd voor welzijn medewerkers.
De Nederlandse ISS-tak werkt al sinds juni 2022 met AFAS en is daar nog altijd heel blij mee. Zij waren als facilitair dienstverlener op zoek naar een HR- en salarissysteem dat paste bij hun diversiteit en servicegerichtheid. Dit vond ISS in AFAS, dat intuïtief, flexibel en toegankelijk is. ISS koos voor Salure als partner bij de implementatie en optimalisatie van AFAS en het voeren van de salarisadministratie. Ontdek hoe ISS samen met AFAS en Salure de HR-services naar een hoger niveau tilt.
“Bij ISS zeggen we: iedereen verdient een betere werkwereld. Dat geldt voor wat we doen bij onze opdrachtgevers én voor wat we doen voor onze medewerkers. Niet voor niets zeggen we: iedereen werkt beter met ISS. Of dat echt zo is, wordt beïnvloed door hoe wij voor onze eigen medewerkers zorgen. Zij maken het verschil bij en voor onze opdrachtgevers. Een goede HR-dienstverlening is daarin katalysator en een goed HR- en salarissysteem helpt ons de brug te slaan tussen HR support en een sterk gedecentraliseerde operatie.”
ISS staat bekend als facilitair dienstverlener met een hart voor hospitality. “We leveren onze diensten met onze eigen mensen. Van schoonmaak tot catering en receptiediensten. Die diversiteit aan mensen maakt ons uniek,” vertelt Jeroen Molenaar, Manager Payroll and P&C Support. Jeroen draagt al acht jaar bij aan het succes van de People & Culture (P&C) afdeling bij ISS, met meer dan twee jaar aan het roer van de backoffice P&C Support. “In ons team combineren we HR en salarisadministratie met het beheer van AFAS. We zijn de “ruggengraat” van de HR-afdeling bij ISS. Met tien mensen sterk is het onze taak om de basis HR-dienstverlening soepel te laten verlopen. Van mutatieverwerking bij in-, door- en uitstroom tot een HR servicedesk die de gehele dag bereikbaar is voor alle HR-gerelateerde vragen binnen ISS.” Ook is deze afdeling verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van AFAS-functionaliteit.”
Om de landelijke operatie bij veel verschillende opdrachtgevers goed te bedienen, is een robuust HR-systeem nodig. Met goede functionaliteiten op het gebied van Employee Self Service en Management Self Service. Dit hebben ze gevonden in AFAS, dat goed aansluit op de servicegerichte instelling van ISS.
“We zochten een systeem dat onze diversiteit aankan en AFAS bleek daarin uit te blinken, onder andere met de Pocket app. Iedereen moet gemakkelijk toegang hebben tot zijn of haar gegevens, persoonlijke informatie actueel houden en declaraties indienen,” zegt Jeroen. “AFAS is intuïtief, aanpasbaar aan onze stijl en maakt digitalisering mogelijk op een manier die onze organisatie nodig heeft.”
Het gaat om meer dan alleen het systeem. Het gaat om het ondersteunen van de complexiteit van ISS, met meerdere cao’s en arbeidsvoorwaardenpakketten. “AFAS biedt de oplossingen die we nodig hebben en die ook in de praktijk effectief blijken te zijn,” concludeert Jeroen.
V.l.n.r.: Jeroen Molenaar, Manager Payroll and P&C Support ISS bij Nederland, Nick Thomas, Managing Consultant bij Salure, Susan van Maldegem, People & Culture Advisor bij ISS Nederland
De samenwerking tussen ISS en Salure kenmerkt zich door wederzijds respect, gezamenlijke inspanning en een gedeelde visie. Toen ISS in juni 2022 met AFAS live ging, markeerde dit een belangrijke verschuiving in hun HR-service model.
Voorheen was een deel van de HR-dienstverlening van ISS uitbesteed. Met de overstap naar AFAS, in samenwerking met Salure, werd deze dienstverlening geïnternaliseerd. “Deze verschuiving naar self-service was een belangrijke stap voor ons,” vertelt Jeroen.
De rol van Salure bij ISS is meerledig. Van het beheren van de payroll tot het bieden van consultancy voor AFAS-optimalisatie. “De scheiding in rollen is duidelijk, maar de samenwerking is naadloos. Wij leveren de input, Salure zorgt dat de loonstroken worden gecontroleerd en gepubliceerd. Deze samenwerking voelt echt als een partnership,” zegt Jeroen.
ISS heeft te maken met complexe payroll-uitdagingen, waaronder verschillende cao’s en loonstructuren. De expertise van Salure is daarom cruciaal. “Het uitbesteden van payroll aan Salure betekent dat we altijd toegang hebben tot gespecialiseerde kennis. Dit is onmisbaar voor ons,” benadrukt Jeroen.
Naast payroll en consultancy, besteedt ISS het functioneel beheer van AFAS uit aan Salure. “Ook dat is een vak apart. AFAS vraagt verregaande expertise om goed op maat in te richten. Het is heel comfortabel dat we dat bij een partij kunnen onderbrengen die daar gespecialiseerd in is.”
Wat deze samenwerking bijzonder maakt, is de gedeelde visie en bedrijfscultuur. “Het is meer dan alleen zakendoen. We trekken als gelijken op. We delen successen, werken samen door uitdagingen en blijven altijd gefocust op de inhoud, met respect voor de relatie,” zegt Jeroen.
De samenwerking tussen ISS en Salure heeft geleid tot aanzienlijke verbeteringen in HR-processen en de algehele werknemerservaring. Jeroen noemt twee concrete voorbeelden van projecten die hieraan bijdragen.
Een uniek resultaat van de samenwerking met Salure is de automatisering van de IND Werkgeversverklaring. “Eerder was dit een handmatig proces, maar door de gezamenlijke inspanning met Salure is dit nu volledig gedigitaliseerd, wat een enorme tijdsbesparing oplevert,” vertelt Jeroen.
Jeroen vindt het altijd leuk om zichzelf en Nick, de consultant vanuit Salure, uit te dagen. “Als een proces niet gedigitaliseerd is, moet je je afvragen wat er nodig zou zijn om het wél voor elkaar te krijgen. Hierin spreek je elkaars creativiteit aan en hierin overlapt onze bedrijfscultuur. En Salure is natuurlijk bij uitstek een partij die AFAS van haver tot gort kent en de mogelijkheden kan ontsluiten.”
Susan en Jeroen in overleg met consultants van Salure in Gouda
ISS werkte ook samen met Salure aan het project ‘een goed gesprek’, gericht op het bevorderen van gesprekken over ontwikkeling en welzijn binnen het bedrijf. “Dit project, ondersteund door de digitale tools van AFAS en de expertise van Salure, heeft ons in staat gesteld om deze belangrijke gesprekken effectief te faciliteren en te monitoren. Je bent samen creatief bezig om naar het eindresultaat toe te werken, dat is gaaf.”
En zo zijn er tal van initiatieven ontwikkeld waarmee ISS haar HR-processen verder digitaliseert en laat aansluiten op een betere People Experience. Ook dit jaar blijft ISS hierin stappen zetten.
De digitalisering en optimalisatie van processen hebben geleid tot verhoogde efficiëntie en gebruikerservaring. “Een projectmedewerker van de afdeling P&C Support merkte op hoeveel er “ineens” gedigitaliseerd is in de paar maanden dat zij weg was geweest. Dit bevestigt de stappen die we hebben gezet in het optimaliseren van onze werkprocessen,” deelt Jeroen.
Ook vanuit het Deense hoofdkantoor krijgt het team complimenten omdat de workflows inzichtelijk en strak ingeregeld zijn.
De positieve feedback vanuit verschillende hoeken van de organisatie ziet Jeroen als een duidelijke indicator van succes. “Niet alleen vanuit mijn teamleden. Ook onze collega’s op klantlocaties en op verschillende stafafdelingen, zoals Recruitment en Finance, zijn positief. Dit bevestigt dat wat we doen, waardevol is. Dat we vooruitgang boeken. Want het is natuurlijk heel fijn dat AFAS voor ons team goed werkt, maar dat is niet het einddoel. De collega’s in onze facilitaire diensten op onze klantlocaties zijn uiteindelijk degenen waar wij ons iedere dag voor inzetten. Dat hun feedback positief is, is het belangrijkste.”
De samenwerking met Salure heeft niet alleen geleid tot meetbare resultaten. Het heeft ook geleid tot een diepere betekenis binnen de organisatie. “Ik ben het meest trots op de manier waarop we, door de samenwerking met Salure, onze processen hebben kunnen stroomlijnen,” zegt Jeroen. “Dit heeft ertoe geleid dat onze P&C Support Specialisten meer ruimte hebben om echte toegevoegde waarde te bieden.”
Mede door de optimalisaties die zijn doorgevoerd, ontstaat bij de supportafdeling de ruimte om collega’s op locatie te helpen met allerlei zaken als het gebruik van de AFAS Pocket App en AFAS Insite. Als je digitaal niet zo vaardig bent, is dat prettig. “Het feit dat we nu meer tijd creëren, betekent dat we betere support kunnen bieden. Daar ben ik het meest trots op. We kunnen nu veel meer betekenen op o.a. well-being en People Experience thema’s.”
