Vakantie! Tijd om te ontspannen, maar ook een tijd waarin vragen opspelen over de auto van de zaak. Welke regels gelden er? Ontdek wat moet je weten om verrassingen te voorkomen, zowel voor de werkgever als de werknemer.
De hoofdregel: bijtelling in de vakantie
Tijdens de vakantieperiode van de werknemer loopt de bijtelling voor de auto van de zaak gewoon door. Het maakt hierbij geen verschil of de werknemer met de auto op vakantie gaat of dat de auto ongebruikt voor de deur staat.
Alleen als de werknemer de auto inclusief autosleutels inlevert bij de werkgever of leasemaatschappij, kan de bijtelling tijdelijk worden stopgezet.
Vervangende auto
Gebruikt de medewerker een vervangende auto van de zaak tijdens de vakantie? Dan moet de bijtelling gebaseerd worden op de waarde van deze vervangende auto.
Let op! Dit kan invloed hebben op het loon van de werknemer, aangezien de bijtelling kan variëren afhankelijk van de waarde van de vervangende auto.
Bijtelling bij meer dan 500 privékilometers
Gaat een werknemer met de auto van de zaak op vakantie? Dan is het vrijwel zeker dat diegene boven de 500 privékilometers per jaar uitkomt. Dit betekent dat je rekening moet houden met de bijtelling.
Is er voor deze medewerker nog geen bijtelling voor privégebruik toegepast?
Dan moet er alsnog bijtelling worden berekend voor het gehele deel van het jaar dat de auto ter beschikking staat.
Heeft de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’?
Dan moet hij of zij deze verklaring intrekken bij de Belastingdienst en dit melden aan de werkgever.
In feite is de werknemer zelf verantwoordelijk voor deze aanpassingen. De Belastingdienst kan bij de werknemer naheffen als de correctie niet in de salarisadministratie is verwerkt.
Voorbeeldscenario
Een werknemer heeft het hele jaar een auto van de zaak. Er is geen bijtelling berekend omdat de auto niet privé werd gebruikt. De werknemer gaat in juli met de auto op vakantie naar Spanje. In dit geval moet je:
- Bijtelling voor het hele jaar toepassen: De bijtelling voor het gehele jaar moet worden berekend en toegepast.
- Correctie van loonadministratie: Het loon over de voorgaande tijdvakken moet worden gecorrigeerd om de bijtelling alsnog toe te voegen.
Kostenvergoeding en eigen bijdrage
Sommige kosten die de werknemer maakt tijdens de vakantie, zoals benzine, elektriciteit en tol, kunnen onbelast worden vergoed als intermediaire kosten. Echter, de werkgever kan ook besluiten om deze kosten niet te vergoeden. In dat geval zijn er twee opties:
- Werknemer betaalt de kosten zelf: De werknemer kan de kosten zelf betalen en deze in mindering brengen op de bijtelling. Dit moet schriftelijk worden vastgelegd.
- Tijdelijke verhoging van de eigen bijdrage: De werkgever kan de eigen bijdrage voor privégebruik tijdelijk verhogen, ter compensatie van de kosten die de werknemer maakt tijdens de vakantie. Deze verhoging kan dan in mindering worden gebracht op de bijtelling.
Conclusie
Het gebruik van de auto van de zaak tijdens de vakantie brengt fiscale verplichtingen met zich mee. Zorg dat je de regels kent en maak duidelijke afspraken om problemen te voorkomen. Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem dan contact op met je HR- of salarisadministratie.
