E-HRM is de afkorting voor Electronic Human Resource Management. E-HRM ondersteunt de activiteiten van personeel & organisatie binnen bedrijven en andere instanties met op internettechnologie gebaseerde software. Tal van hr-gerelateerde gegevens kan je met die software snel bekijken en bewerken. Ook medewerkers en freelancers hebben toegang tot hun gegevens en kunnen aanpassingen doen, zoals het tekenen van een contract en het invoeren van gewerkte uren per project.
Wanneer gebruik je E-HRM?
De software komt op verschillende momenten uitstekend van pas. Denk aan:
- Algemene administratieve processen stroomlijnen: het aanvragen, goedkeuren en verwerken van wijzigingen in de breedste zin van het woord.
- Het faciliteren van de instroom van nieuwe medewerkers en freelancers: werving en selectie, de aanstelling en het koppelen van bedrijfsmiddelen aan nieuwe krachten.
- Het regelen van de doorstroom van het personeel: het opzetten van ontwikkelplannen, het managen van de interne mobiliteit, het opstellen van beoordelingen en het uitvoeren van evaluaties en het vastleggen van de beloningen.
- Het goed organiseren van de uitstroom: de situatie waarin een medewerker vertrekt of een freelancer afscheid neemt.
Kortom: of je nu medewerker, sollicitant, manager of zzp’er bent: op tal van terreinen biedt e-HRM ondersteuning en bevordert het efficiëntere werkprocessen. Benieuwd naar (andere) voordelen van het werken met e-HRM? Lees dan verder.
De voordelen van E-HRM
Het gebruik van e-HRM heeft verschillende voordelen. Allereerst valt er een groot aantal administratieve en operationele taken weg voor de hr-afdeling. Dat is het gevolg van het zelf uitvoeren van deze werkzaamheden door de medewerkers, freelancers en managers. Zij kunnen zelfstandig hun gegevens inzien en wijzigen als dat nodig is, bijvoorbeeld bij een verhuizing. Ook kunnen ze vakantiedagen aanvragen, doorgeven als ze verzuimd zijn, scholing kiezen, declaraties indienen en een beoordelings- of functioneringsgesprek inplannen. In vaktaal heet dit ESS, oftewel Employee Self Service.Â
Voor de hr-afdeling blijven er vooral controlerende en strategische taken over in plaats van administratieve en operationele activiteiten. De hr-manager krijgt als het ware de functie van de schakel tussen een medewerker en de centrale administratie. Dit heet ook wel MSS; een afkorting voor Manager Self Service. Het is een efficiëntere en dus tijdbesparende manier van werken.
Dat sluit aan bij het voordeel dat het voor jongere mede- en flexwerkers aantrekkelijk is om op deze manier te werk te gaan. Zij zijn opgegroeid met digitale en technologische systemen en zijn dan ook niet anders gewend dan het online regelen van allerhande zaken. E-HRM past dus volledig in de tijdgeest en maakt jou als werk- of opdrachtgever dan ook een stuk aantrekkelijker.
Verder verhoogt e-HRM de transparantie binnen een organisatie. Iedereen kan de voor zichzelf relevante informatie op het gebied van HR zelf bekijken in een beveiligde en privacy-beschermende omgeving. De kans op fouten in de gegevens is daardoor ook kleiner
Tot slot heeft e-HRM een verbindende functie. Vanwege het laagdrempelige karakter zijn alle betrokkenen binnen een bedrijf gemakkelijk op de hoogte van nieuwtjes, mededelingen en belangrijke gebeurtenissen. Is er iemand jarig of viert een medewerker zijn jubileum? Die momenten ligt de software eenvoudig uit. Is er input nodig van medewerkers? Het opzetten van polls en enquêtes is in een handomdraai geregeld.
Wil je dat een mededeling bij iedereen binnenkomt? Stuur dan een notificatie waarin je alle medewerkers informeert. Om wat voor een situatie het dus ook gaat: e-HRM zorgt dat je medewerkers het contact met elkaar behouden en versterken. Bovendien verloopt het contact tussen de medewerker en een hr-manager of werkgever soepeler dankzij de snelle, digitale omgeving die op elk moment toegankelijk is.
Potentiële nadelen van E-HRM
Aan e-HRM zitten ook een paar potentiële nadelen verbonden. Ten eerste is er minder persoonlijk contact, omdat een groot deel in een digitale omgeving te regelen is in plaats van hier in een gesprek naar te vragen. Verder zullen alle gebruikers moeten leren hoe ze de software kunnen gebruiken. Weten ze dat niet of niet voldoende, dan zullen ze waarschijnlijk ook (te) weinig gebruikmaken van de software en verliest deze daarmee zijn waarde. Tijd besteden aan het implementeren van de software in alle lagen van de organisatie is dan ook van harte aan te bevelen.
AFAS als voorbeeld van E-HRm software
Een voorloper op de markt wat e-HRM betreft, is AFAS. Maar liefst 2,7 miljoen werknemers krijgen al een loonstrook via dit familiebedrijf, dat vestigingen heeft in Nederland, België, en op Aruba en Curaçao. Het biedt dan ook e-HRM software van de beste kwaliteit die bovendien gebruiksvriendelijk is. Zorg voor een goede implementatie en optimalisatie van dit systeem en je profiteert van alle kosten- en tijdbesparende effecten. Heb je hulp nodig bij het implementeren van de e-HRM software van AFAS? Wij helpen je graag.
