Salarisadministratie is een cruciale, maar vaak onderschatte bedrijfsfunctie. Zolang het goed gaat, blijft het onzichtbaar. Maar als er iets misgaat, ligt het proces onder een vergrootglas. Met alle gevolgen van dien. De grote vraag waar veel organisaties mee worstelen: moeten we de salarisadministratie zelf doen of juist de salarisadministratie uitbesteden aan een specialist?
In deze leidraad helpen we je bij het maken van een weloverwogen keuze. Je krijgt inzicht in de voor- en nadelen van beide opties, inclusief kosten, risico’s en strategische overwegingen.
Zodat jij de beste toekomstbestendige keuze voor jouw organisatie kan maken.
Financiële vergelijking inbesteding & uitbesteding
Om een weloverwogen keuze te maken over de toekomst van de salarisadministratie, is helder financieel inzicht onmisbaar. Deze businesscase brengt de kosten én baten van interne uitvoering, tijdelijke inhuur en outsourcing objectief in beeld. Daarmee wordt het mogelijk om verder te kijken dan alleen de directe uitgaven en juist ook de structurele besparingen, risico’s en flexibiliteit op de lange termijn mee te nemen in de afweging. Dankzij deze transparante vergelijking leg je de basis voor een financieel én organisatorisch duurzame beslissing. De cijfers hieronder maken dat concreet en zijn indicatief.
Bij uitbesteding salarisadministratie
De kosten voor uitbesteding liggen, uitgaande van een gemiddelde marktprijs, tussen de €6 en €10 per verloonde medewerker per maand (excl btw) afhankelijk van de contracttermijn, service level en taakverdeling.
Voorbeeld:
Voor 550 medewerkers zijn de jaarlijkse kosten uitgaande van €10 per verloonde medewerker incl. BTW: €79.860
Bij een overeenkomst voor 3 jaar zou €6,19 betalen per verloonde medewerker, incl. BTW is dat totaal per jaar: €49.433
Verschil in kosten
Het uitbesteden van de salarisadministratie zal in de meeste gevallen substantieel goedkoper zijn.
Knelpunten salarisadministratie zelf doen
Veel organisaties lopen er tegen aan: gaan of blijven we de salarisadministratie zelf organiseren of doen we er goed aan om dit juist uit te besteden aan een specialist?
Het lijkt aantrekkelijk om zelf de touwtjes in handen te houden, maar die keuze vraagt om een doordachte afweging. Niet alleen vanuit kostenperspectief, maar vooral als het gaat om continuïteit, risico’s, kennisborging en strategische beheersbaarheid. Wat betekent het écht om dit proces intern te blijven dragen en welke voordelen levert uitbesteding op?
Hieronder de grootste knelpunten van insourcing:
1. Geen structurele back-up bij uitval
Ziekte, verlof of vertrek van de salarisadministrateur leidt direct tot acute onderbezetting. Vervanging is lastig en vaak duur. Aangezien interim-oplossingen schaars zijn.
Uit onderzoek van NIRPA in 2020 bleek al dat bijna 25% van de interne salarisadministrateurs aangeeft structureel onderbezetting te ervaren, met hoge werkdruk tot gevolg. Dit cijfer is de jaren erna verder gestegen in verband met langere doorlooptijd van vacatures. Voor de werving van een senior salarisadministrateur kan een termijn van 3 – 6 maanden nodig zijn in de huidige overspannen arbeidsmarkt.
→ Continuïteit komt direct in gevaar.
2. Kennis veroudert, scholing blijft liggen
De wet- en regelgeving rondom arbeidsrecht, fiscaliteit en cao’s veranderen continu. Permanente educatie is noodzakelijk, maar tijd en budget hiervoor ontbreken vaak bij het zelf doen van de salarisadministratie.
→ Verhoogd risico op fouten en gemiste voordelen.
3. Geen functiescheiding in (kleine) organisaties
In kleine organisaties voert vaak één persoon zowel de invoer als de controle uit. Waardoor het vier-ogen-principe niet gehanteerd kan worden. Dit komt voornamelijk voor bij organisaties met minder dan 500 medewerkers in dienst. Hierdoor is het structureel onoplosbaar.
→Verhoogd Audit- en integriteitsrisico’s.
4. Geen aantoonbare controlestructuur
Persoonlijke ervaring vervangt een gestructureerd en gecertificeerd controleproces.
→ Beperkte toetsbaarheid en grotere kans op fouten of tekortkomingen bij audits.
5. Geen ruimte voor procesverbetering
De focus ligt op het uitvoeren en ‘de cyclus halen’. Er is zelden of geen tijd of capaciteit om te optimaliseren.
→ Kwaliteit stagneert of blijft stilstaan. Daarnaast blijven risico’s onder de radar.
6. Kennis zit bij mensen, niet in het systeem
Als cruciale kennis zich bij één of twee medewerkers bevindt, wordt het proces extreem kwetsbaar bij vertrek of uitval.
→ Herstel na vertrek is traag, kost geld en erg foutgevoelig.
7. Toenemende verantwoordingsdruk
De eisen rondom audits, ISAE-certificeringen, AVG en loonaangifte worden steeds hoger.
Zonder een gecertificeerde externe partij moet de accountant een volledige audit van de salarisadministratie uitvoeren, omdat er geen ISAE 3402 verklaring (Third Party Assurance) meer kan worden afgegeven. De kosten van de accountant en de inzet die geleverd moet worden om de vragen te beantwoorden zullen naar alle waarschijnlijkheid toenemen. Hierdoor is er meer inzet van organisatie en accountant nodig.
→ Audit van de accountant vergt meer inzet en de kosten zullen jaarlijks toenemen.
8. Geen capaciteit om pieken op te vangen
Jaarovergangen, cao-wijzigingen en externe audits zorgen voor forse piekdrukte. Dit is voor een klein team of zelfs een ‘éénpitter’ een zware belasting.
→ Risico op fouten juist op de momenten die het meeste tellen.
Kennis en continuïteit: structureel onhoudbaar bij zelf doen administratie
Een goed functionerende salarisadministratie vereist continuïteit, actuele vakkennis, controlemechanismen én flexibiliteit tijdens piekmomenten. Op papier is dat intern organiseerbaar. Echter, in de praktijk blijkt het structureel kwetsbaar. De volgende risico’s maken duidelijk waarom:
1. Geen ruimte voor structurele procesverbetering
In kleine of krap bemenste teams is er nauwelijks tijd voor controle, analyse of optimalisatie. De focus ligt op ‘het halen van de cyclus’. Hierdoor blijven blinde vlekken bestaan.
→ De kwaliteit stagneert en foutbronnen worden niet geïdentificeerd en geëlimineerd.
2. Kennis zit in hoofden, niet in systemen
De cruciale kennis van cao’s, AFAS-inrichting, fiscale kaders en jaarwerk zit vaak bij één persoon. Valt deze uit of vertrekt hij/zij, dan is overdracht tijdrovend en onzeker.
→ Organisatie is acuut kwetsbaar bij uitval; herstel is traag en kostbaar.
3. Toenemende verantwoordingsdruk
Wetgeving en compliance-eisen worden strenger. Denk aan audits, ISAE-verklaringen, AVG, loonaangifteketens: de eisen aan datakwaliteit, transparantie en controleerbaarheid nemen jaarlijks toe. Wie processen niet aantoonbaar onder controle heeft, loopt risico.
→ Zwakke processen worden hard afgestraft door toezichthouders en accountants.
4. Geen ruimte voor piekbelasting
Jaarwisselingen, cao-wijzigingen en audits zorgen voor tijdelijke maar forse belasting. Interne teams hebben zelden capaciteit om dit soepel op te vangen.
→ Fouten juist op deze kritieke momenten leiden tot afbreukrisico richting personeel of inspectie.
De kern? Inbesteding leidt tot kwetsbaarheid
Wie kiest voor een interne salarisadministratie, kiest in feite voor een kwetsbaar model. In een tijd waarin verantwoording, datakwaliteit en compliance centraal staan, kan dat leiden tot ongewenste verrassingen, allerlei nieuwe vraagstukken of zelfs reputatieschade.
Outsourcing daarentegen biedt niet alleen operationele rust, maar ook structurele borging van continuïteit, compliance en betrouwbaarheid.
Het is een strategische keuze die organisaties klaarstoomt voor groei, audits en toekomstbestendige bedrijfsvoering.
Voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie
De kwalitatieve meerwaarde van outsourcing is meer dan een kostenafweging. Het is een strategische keuze die organisaties in staat stelt om structureel beter te presteren op vijf cruciale vlakken:
Je profiteert van structurele voordelen op vijf essentiële gebieden:
1. Continuïteit | altijd geregeld, onder alle omstandigheden
Uitdaging intern:
Interne bezetting is kwetsbaar bij ziekte, vakantie of vertrek. In veel organisaties ontbreekt een structurele back-up, waardoor continuïteit niet gegarandeerd is. Terwijl de druk op de salariscyclus maand na maand blijft.
Outsourcing via Salure:
Wij werken met teams van salarisprofessionals die elkaars werk kunnen overnemen. Geen afhankelijkheid van één persoon, geen ad-hocoplossingen. De verwerking gaat altijd door, ook bij piekdrukte of uitval.
Resultaat:
- Geen onderbrekingen in de verloning
- Structurele vervanging altijd geregeld, dus geen afhankelijkheid van één persoon
- Capaciteit flexibel op- en afschaalbaar
2. Specialisme | actuele kennis als standaard
Uitdaging intern:
Wetgeving, cao’s en fiscale spelregels veranderen voortdurend. Veel organisaties hebben moeite om tijd en budget vrij te maken voor structurele scholing en kennisontwikkeling.
Outsourcing via Salure:
Onze specialisten zijn NIRPA-gecertificeerd, volgen permanente educatie en zijn dagelijks bezig met uiteenlopende cao’s, wetgeving en klantcases. Salure is bovendien ISAE 3402 en ISO-gecertificeerd.
Resultaat:
- Altijd up-to-date vakkennis
- Geen scholingslast voor de organisatie
- Direct antwoord op complexe vragen
3. Transparantie | volledige grip op het proces
Uitdaging intern én extern:
Sommige partijen verwerken salaris extern in ‘black box’-systemen. Hierdoor ontbreekt vaak het zicht op mutaties, controles en rapportages. Dit belemmert grip, verantwoording en compliance.
Outsourcing via Salure:
Wij werken volledig binnen de AFAS-omgeving van de klant. Alle processen, mutaties en controles zijn zichtbaar, meetbaar en controleerbaar. Kortom, auditproof!
Resultaat:
- Volledige transparantie en controle
- Geen aparte systemen of interfaces
- Je blijft zelf eigenaar van de data
4. Schaalbaarheid | altijd passend bij je organisatie
Uitdaging intern:
Personeelsgroei vraagt al snel om extra capaciteit, terwijl bij krimp dure overheadkosten blijven bestaan. Een interne formatie is vaak te rigide om mee te bewegen met een dynamische organisatie.
Outsourcing via Salure:
Je betaalt per verloonde medewerker per maand. Dat betekent: geen loze capaciteit, geen vaste lasten bij personeelsverloop. Dat betekent: kosten bewegen mee met de omvang van je organisatie.
Resultaat:
- Geen over- of ondercapaciteit
- Een flexibele kostenstructuur
- Altijd afgestemd op jouw personeelsomvang
5. Veranderkracht | continu verbeteren in plaats van bijhouden
Uitdaging intern:
Veel organisaties blijven hangen in de uitvoering. Er is geen tijd of kennis om processen slimmer in te richten of te optimaliseren. Innovatie blijft liggen, terwijl de druk toeneemt.
Outsourcing via Salure:
We zijn meer dan een verwerker: we denken actief mee over procesverbetering, verbeteren van je AFAS-omgeving en begeleiden cao-wijzigingen, onboarding, rapportages en compliance. Verbetering is bij ons standaard, geen bijzaak.
Resultaat:
- Structurele procesoptimalisatie
- Slimmere en efficiëntere inrichting van je AFAS-omgeving
- Een structurele afname van fouten en herstelwerk
Conclusie: kies strategisch, niet alleen operationeel
Salarisadministratie is meer dan een kostenpost. Het is een strategisch proces dat moet kloppen. Wil je je tijd steken in een kwetsbare backoffice of in het laten groeien van je organisatie?
Vraag jezelf af:
Is het verstandig, haalbaar én toekomstbestendig om dit intern te organiseren?
Voor de meeste organisaties is het antwoord: nee.
Uitbesteden is goedkoper, veiliger en stabieler.
Hulp nodig bij de keuze?
Bij Salure helpen we organisaties al meer dan 15 jaar bij het optimaliseren van hun salarisadministratie. We denken mee, rekenen mee én richten in. Volledig transparant.
Wat levert uitbesteden via Salure op?
- Salarisverwerking volledig binnen je eigen AFAS-omgeving
- Altijd back-up: geen afhankelijkheid van één persoon
- Gecertificeerde specialisten met actuele kennis
- Volledig inzicht in mutaties en processen
- Flexibele kostenstructuur, meebewegend met je organisatie
- Continue optimalisatie van processen, compliance en rapportages
Hoeveel zou het jouw organisatie besparen?
Bij ons profiteer je van een voordelige prijs. Geen zorgen meer over fouten, vertragingen of verborgen kosten. Gewoon goed geregeld, elke maand opnieuw.
- Een goede salarisadministratie, vanaf €5,25
- Geen gedoe en op tijd betaald
- Snel persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
