Veel organisaties die overstappen naar AFAS zien digitalisering als dé oplossing. Handmatige taken verdwijnen, alles wordt digitaal geregeld—dus dat zou toch efficiënter moeten werken?
Maar als je alleen je oude processen één-op-één omzet naar een digitaal systeem, mis je een enorme kans. Je blijft werken volgens dezelfde, vaak omslachtige, structuren.
Het resultaat? Medewerkers blijven handmatig data invoeren, er blijven onnodige goedkeuringsstappen bestaan, en de beloofde tijdsbesparing blijft uit. Digitaliseren zonder optimaliseren is als een oude, versleten fiets een nieuw likje verf geven—het ziet er beter uit, maar trapt nog steeds zwaar.
Wil jij écht slimmer werken met AFAS? Dan is het tijd om je processen te optimaliseren.
1. Begin niet bij het systeem, maar bij je doel
Voordat je AFAS inricht, moet je weten wat je écht wilt bereiken. Wat is het ideale eindresultaat? Wil je dat nieuwe medewerkers binnen 48 uur volledig onboard zijn? Of wil je dat verlofaanvragen automatisch verwerkt worden zonder tussenkomst van HR? Door eerst je doelen helder te stellen, voorkom je dat je bestaande, inefficiënte processen klakkeloos overneemt.
2. Betrek de juiste mensen bij het proces
Veel organisaties laten alleen managers beslissen over de inrichting van AFAS, terwijl zij vaak niet weten hoe de dagelijkse processen verlopen. De echte knelpunten zitten juist bij de medewerkers die het werk uitvoeren. Door hen te betrekken, ontdek je waar dubbel werk zit, welke stappen onnodig zijn en waar de frustraties zitten.
Een goed voorbeeld hiervan is een zorginstelling die wij hielpen met hun onboardingproces. Nieuwe medewerkers kregen vaak te laat hun inloggegevens en werktelefoon, omdat de aanvraag handmatig via een managementassistent liep. Dit zorgde voor onnodige wachttijden en frustratie. Door het proces slim in AFAS te automatiseren, konden nieuwe medewerkers voortaan zelf hun gegevens aanleveren en stond alles op hun eerste werkdag klaar. Het resultaat? Minder administratie, snellere doorstroom en tevreden nieuwe medewerkers.
3. Snijd onnodige stappen weg
Veel HR-processen zitten vol overbodige stappen. Handmatige goedkeuringen, dubbele invoer in verschillende systemen, onnodige e-mails—dit alles kost tijd en verhoogt de kans op fouten. Vraag je bij iedere processtap af: voegt dit echt waarde toe? Zo niet, dan kan het waarschijnlijk slimmer.
Bij een van onze klanten bleek het accorderen van arbeidsovereenkomsten bijvoorbeeld 18 handelingen te kosten. Door overbodige stappen te schrappen en het proces in AFAS te automatiseren, brachten we dit terug naar slechts 6 handelingen. Exact hetzelfde eindresultaat, maar dan zonder de tijdrovende omwegen.
4. Blijf optimaliseren
Eenmaal overgestapt naar AFAS? Dan begint het pas. De beste organisaties blijven hun processen finetunen. Met een goed functioneel beheerteam zorg je ervoor dat je AFAS-omgeving meebeweegt met de organisatie. Denk aan:
- Een proceseigenaar die de efficiëntie bewaakt en veranderingen doorvoert.
- Processpecialisten die de details snappen en verbeteringen signaleren.
- Functioneel beheerders die weten wat er technisch mogelijk is binnen AFAS.
- Een klankbordgroep van medewerkers die dagelijks met het systeem werken en feedback geven.
Door continu te evalueren en optimaliseren, haal je het maximale uit AFAS en voorkom je dat inefficiënte processen zich opnieuw opstapelen.
Haal het maximale uit jouw AFAS-omgeving
Wil jij AFAS niet alleen als digitale versie van je oude processen gebruiken, maar echt slimmer werken? Wij helpen je om je HR-processen kritisch onder de loep te nemen en optimaal in te richten. Zo bespaar je tijd, verminder je fouten en creëer je een soepel lopende organisatie.
Klaar om de volgende stap te zetten? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw AFAS-omgeving slimmer kunnen inrichten!
