Terug naar het overzicht

reiskostenvergoeding berekenen

Van uitbetalen tot uitruilen: de reiskostenvergoeding in 2021

2020 was het jaar waarin we zo veel mogelijk thuiswerkten. Maar met het veranderen van ons reispatroon, veranderde er ook het een en ander met betrekking tot de reiskostenvergoeding. In deze blog houden we je op de hoogte van alle ontwikkelingen met betrekking tot de reiskostenvergoeding in 2021.

Reiskosten in 2020: hoe zat het ook alweer?

In 2020 mocht de reiskostenvergoeding op gebruikelijke wijze toegepast worden, ook al vond de reisbeweging niet plaats. Werkgevers mochten hier zelf een keuze in maken. Sommigen betaalden de vaste vergoeding door, anderen gingen vergoeden op basis van daadwerkelijke reisbewegingen. Maar hoe zit het met de reiskostenvergoeding in 2021?

Verplichting bewijslast reiskostenvergoeding in 2021 waarschijnlijk vanaf oktober

Eerder werd aangekondigd dat je in 2021 geen gebruik meer mag maken van de volledige reiskostenvergoeding, zoals dat in 2020 het geval was. Hier is het kabinet echter op teruggekomenTot 1 oktober 2021 mag de onbelaste reiskostenvergoeding doorlopen, zonder rekening te houden met het vele thuiswerken. Voorwaarde blijft wel dat de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 moet zijn toegekend.

Waarschijnlijk moet er na 1 oktober 2021 worden voldaan aan de 36 weken of 128 dagen-eis om een vaste reiskostenvergoeding in 2021 te geven na 1 oktober. Het alternatief is om de reiskosten te vergoeden op basis van de werkelijk gereisde afstand. De zekerste optie is om gebruik te maken van declaraties achteraf. Dit kun je het makkelijkste via verzameldeclaraties in AFAS vastleggen. 

Ook na oktober een onbelaste reiskostenvergoeding in 2021?

Wie voor 13 maart 2020 de vaste reiskostenvergoeding heeft toegekend, mag deze dus in ieder geval tot en met 1 oktober 2021 blijven uitbetalen. Ongeacht het daadwerkelijke reispatroon. De kans is echter groot dat je de onbelaste reiskostenvergoeding in 2021 ook de rest van het jaar mag blijven uitbetalen. In de periode tussen 1 januari en 1 oktober 2021 zitten er namelijk al 128 werkbare dagen. In deze periode mag je nog steeds uitgaan van het oorspronkelijke reispatroon. Als een medewerker in 2021 fulltime thuis heeft gewerkt, zit diegene al op 128 werkdagen waarbij je uit mag gaan van de ‘normale’ situatie. Hierdoor voldoet de medewerker al aan de 128-dagen norm. In zo’n geval zou je dus gedurende heel 2021 een onbelaste reiskostenvergoeding mogen uitbetalen.  

Reiskosten en fiscale uitruilmogelijkheden

De reiskostenvergoeding is een gerichte vrijstelling op de vrije ruimte, wat de mogelijkheid biedt om fiscaal uit te ruilen. Heb je vóór 13 maart 2020 vastgelegd dat je gebruik wilt maken van de fiscale uitruil? Dan kun je tot 1 oktober tot het fiscale maximum uitruilen, ook wanneer er vanwege corona geen reiskostenvergoeding betaald is.

In het rekenvoorbeeld hieronder zie je dat wanneer je de fiscale uitruil niet voor 13 maart hebt vastgelegd, de fiscale ruimte om de reiskosten uit te ruilen aanzienlijk lager is.

Scenario 1

Simone werkt full time en reisde 5 keer per week 15 km naar werk. Er is voor 13 maart vastgelegd dat er wordt uitgeruild en dat de vaste reiskostenvergoeding in 2021 wordt doorbetaald.

Recht op reiskostenvergoeding: 15 km * 2 * 0,19 * 214 = €1.219,80 per jaar, oftewel €101,65 per maand

Haar werkgever vergoedt reizen boven de 10 km: 5 km * 2 * 0,19 * 214 = €406,60 per jaar, oftewel €33,88 per maand

Fiscale ruimte om te ruilen: €1.219,80 – €406,60 = €813,20 per jaar à €67,67 per maand.

Scenario 2

Simone reist sinds maart 2020 nog maar 40% van de tijd, 2 dagen per week. Er zijn voor 13 maart geen uitruilafspraken gemaakt met betrekking tot de vaste reiskostenvergoeding.

De vaste reiskostenvergoeding van €33,88 is wel doorbetaald.

Recht op reiskostenvergoeding: €101,65 * 40% = €40,66 per maand.

Fiscale ruimte om uit te ruilen: €40,66 – €33,88 = €6,78 per maand

Meer weten over de belangrijkste wijzigingen, zoals de reiskostenvergoeding in 2021?

Tijdens het eindejaarswebinar namen onze experts de belangrijkste wijzigingen, zoals de reiskostenvergoeding in 2021 met je door. Kijk hier het webinar terug.

Word gratis lid van onze community!

Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.

Word gratis lid van onze community!

Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.

Ontdek onze laatste artikelen

Het wettelijke minimumuurloon stijg per 1 januari 2024

Stijging minimumuurloon vanaf 2024

In 2024 stapt Nederland over van een minimummaandloon naar een minimumuurloon. Hiermee stijgt het inkomen van medewerkers met een minimumloon en een werkweek van meer dan 36 uur. In dit artikel lees je welke gevolgen dit heeft voor jouw organisatie.

Lees verder »


Word gratis lid van onze community!

Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.