Van uitbetalen tot uitruilen: de reiskostenvergoeding in 2021
2020 was het jaar waarin we zo veel mogelijk thuiswerkten. Maar met het veranderen van ons reispatroon, veranderde er ook het een en ander met betrekking tot de reiskostenvergoeding. In deze blog houden we je op de hoogte van alle ontwikkelingen.
Reiskosten in 2020: hoe zat het ook alweer?
In 2020 mocht de reiskostenvergoeding op gebruikelijke wijze toegepast worden, ook al vond de reisbeweging niet plaats. Werkgevers mochten hier zelf een keuze in maken. Sommigen betaalden de vaste vergoeding door, anderen gingen vergoeden op basis van daadwerkelijke reisbewegingen.
Verplichting bewijslast reiskosten waarschijnlijk vanaf oktober 2021
Eerder werd aangekondigd dat je in 2021 geen gebruik meer mag maken van de volledige reiskostenvergoeding, zoals dat in 2020 het geval was. Hier is het kabinet echter op teruggekomen. Tot 1 oktober 2021 mag de onbelaste reiskostenvergoeding doorlopen, zonder rekening te houden met het vele thuiswerken. Voorwaarde blijft wel dat de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 moet zijn toegekend.
Waarschijnlijk moet er na 1 oktober 2021 worden voldaan aan de 36 weken of 128 dagen-eis om een vaste reiskostenvergoeding te geven. Het alternatief is om de reiskosten te vergoeden op basis van de werkelijk gereisde afstand. De zekerste optie is om gebruik te maken van declaraties achteraf. Dit kun je het makkelijkste via verzameldeclaraties in AFAS vastleggen.
Ook na oktober een onbelaste reiskostenvergoeding?
Wie voor 13 maart 2020 de vaste reiskostenvergoeding heeft toegekend, mag deze dus in ieder geval tot en met 1 oktober 2021 blijven uitbetalen. Ongeacht het daadwerkelijke reispatroon. De kans is echter groot dat je de onbelaste reiskostenvergoeding ook de rest van het jaar mag blijven uitbetalen. In de periode tussen 1 januari en 1 oktober 2021 zitten er namelijk al 128 werkbare dagen. In deze periode mag je nog steeds uitgaan van het oorspronkelijke reispatroon. Als een medewerker in 2021 fulltime thuis heeft gewerkt, zit diegene al op 128 werkdagen waarbij je uit mag gaan van de ‘normale’ situatie. Hierdoor voldoet de medewerker al aan de 128-dagen norm. In zo’n geval zou je dus gedurende heel 2021 een onbelaste reiskostenvergoeding mogen uitbetalen.
Reiskosten en fiscale uitruilmogelijkheden
De reiskostenvergoeding is een gerichte vrijstelling op de vrije ruimte, wat de mogelijkheid biedt om fiscaal uit te ruilen. Heb je vóór 13 maart 2020 vastgelegd dat je gebruik wilt maken van de fiscale uitruil? Dan kun je tot 1 oktober tot het fiscale maximum uitruilen, ook wanneer er vanwege corona geen reiskostenvergoeding betaald is.
In het rekenvoorbeeld hieronder zie je dat wanneer je de fiscale uitruil niet voor 13 maart hebt vastgelegd, de fiscale ruimte om de reiskosten uit te ruilen aanzienlijk lager is.
Scenario 1
Simone werkt full time en reisde 5 keer per week 15 km naar werk. Er is voor 13 maart vastgelegd dat er wordt uitgeruild en dat de vaste reiskostenvergoeding wordt doorbetaald.
Recht op reiskostenvergoeding: 15 km * 2 * 0,19 * 214 = €1.219,80 per jaar, oftewel €101,65 per maand
Haar werkgever vergoedt reizen boven de 10 km: 5 km * 2 * 0,19 * 214 = €406,60 per jaar, oftewel €33,88 per maand
Fiscale ruimte om te ruilen: €1.219,80 – €406,60 = €813,20 per jaar à €67,67 per maand.
Scenario 2
Simone reist sinds maart 2020 nog maar 40% van de tijd, 2 dagen per week. Er zijn voor 13 maart geen uitruilafspraken gemaakt met betrekking tot de vaste reiskostenvergoeding.
De vaste reiskostenvergoeding van €33,88 is wel doorbetaald.
Recht op reiskostenvergoeding: €101,65 * 40% = €40,66 per maand.
Fiscale ruimte om uit te ruilen: €40,66 – €33,88 = €6,78 per maand
Meer weten?
Tijdens het eindejaarswebinar namen onze experts de reiskostenvergoeding en andere belangrijke wijzigingen voor 2021 met je door. Kijk hier het webinar terug.
Word gratis lid van onze community!
Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.
Ontdek onze laatste artikelen
Zo genereer je automatisch de werkgeversverklaring in AFAS
Het komt regelmatig voor: een medewerker gaat verhuizen en heeft een werkgeversverklaring nodig. Wist je dat je een automatisch ingevulde werkgeversverklaring in AFAS kunt laten genereren? Samen slim vooruit!
Vluchtelingen uit Oekraïne in dienst nemen? 5 punten om op te letten
Op dit moment zijn er een paar duizend vluchtelingen uit Oekraïne in Nederland aan het werk. Overweeg jij ook om Oekraïners in dienst te nemen? Ontdek waar je op moet letten.
Verplichte vrije dagen of flexibele feestdagen?
Terwijl de meeste organisaties standaard gesloten zijn op Hemelvaartsdag en Pinksteren, overwegen steeds meer werkgevers een flexibel feestdagenbeleid.
Neways Electronics kiest voor de internationale HR-oplossing van Salure en AFAS
Het in 1969 opgerichte Neways Electronics heeft de keuze gemaakt voor de software en diensten van Salure en AFAS. Het in Eindhoven gevestigde bedrijf gaat per 1 januari 2023 werken met het nieuwe systeem.
Betaald ouderschapsverlof in 2022: alles wat moet je weten
Goed nieuws voor werkende (aanstaande) ouders in loondienst: vanaf 2 augustus 2022 kun je tot negen weken deels betaald ouderschapsverlof opnemen. Ontdek alles wat je moet weten.
HR & payroll in 2022: 10 punten om op te letten
Is jouw HR- en salarisadministratie klaar voor 2022? Zorg dat je met deze 10 punten rekening houdt.
