reiskostenvergoeding berekenen

Van uitbetalen tot uitruilen: de reiskostenvergoeding in 2021

2020 was het jaar waarin we zo veel mogelijk thuiswerkten. Maar met het veranderen van ons reispatroon, veranderde er ook het een en ander met betrekking tot de reiskostenvergoeding. In deze blog houden we je op de hoogte van alle ontwikkelingen met betrekking tot de reiskostenvergoeding in 2021.

Reiskosten in 2020: hoe zat het ook alweer?

In 2020 mocht de reiskostenvergoeding op gebruikelijke wijze toegepast worden, ook al vond de reisbeweging niet plaats. Werkgevers mochten hier zelf een keuze in maken. Sommigen betaalden de vaste vergoeding door, anderen gingen vergoeden op basis van daadwerkelijke reisbewegingen. Maar hoe zit het met de reiskostenvergoeding in 2021?

Verplichting bewijslast reiskostenvergoeding in 2021 waarschijnlijk vanaf oktober

Eerder werd aangekondigd dat je in 2021 geen gebruik meer mag maken van de volledige reiskostenvergoeding, zoals dat in 2020 het geval was. Hier is het kabinet echter op teruggekomenTot 1 oktober 2021 mag de onbelaste reiskostenvergoeding doorlopen, zonder rekening te houden met het vele thuiswerken. Voorwaarde blijft wel dat de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 moet zijn toegekend.

Waarschijnlijk moet er na 1 oktober 2021 worden voldaan aan de 36 weken of 128 dagen-eis om een vaste reiskostenvergoeding in 2021 te geven na 1 oktober. Het alternatief is om de reiskosten te vergoeden op basis van de werkelijk gereisde afstand. De zekerste optie is om gebruik te maken van declaraties achteraf. Dit kun je het makkelijkste via verzameldeclaraties in AFAS vastleggen. 

Ook na oktober een onbelaste reiskostenvergoeding in 2021?

Wie voor 13 maart 2020 de vaste reiskostenvergoeding heeft toegekend, mag deze dus in ieder geval tot en met 1 oktober 2021 blijven uitbetalen. Ongeacht het daadwerkelijke reispatroon. De kans is echter groot dat je de onbelaste reiskostenvergoeding in 2021 ook de rest van het jaar mag blijven uitbetalen. In de periode tussen 1 januari en 1 oktober 2021 zitten er namelijk al 128 werkbare dagen. In deze periode mag je nog steeds uitgaan van het oorspronkelijke reispatroon. Als een medewerker in 2021 fulltime thuis heeft gewerkt, zit diegene al op 128 werkdagen waarbij je uit mag gaan van de ‘normale’ situatie. Hierdoor voldoet de medewerker al aan de 128-dagen norm. In zo’n geval zou je dus gedurende heel 2021 een onbelaste reiskostenvergoeding mogen uitbetalen.  

Reiskosten en fiscale uitruilmogelijkheden

De reiskostenvergoeding is een gerichte vrijstelling op de vrije ruimte, wat de mogelijkheid biedt om fiscaal uit te ruilen. Heb je vóór 13 maart 2020 vastgelegd dat je gebruik wilt maken van de fiscale uitruil? Dan kun je tot 1 oktober tot het fiscale maximum uitruilen, ook wanneer er vanwege corona geen reiskostenvergoeding betaald is.

In het rekenvoorbeeld hieronder zie je dat wanneer je de fiscale uitruil niet voor 13 maart hebt vastgelegd, de fiscale ruimte om de reiskosten uit te ruilen aanzienlijk lager is.

Scenario 1

Simone werkt full time en reisde 5 keer per week 15 km naar werk. Er is voor 13 maart vastgelegd dat er wordt uitgeruild en dat de vaste reiskostenvergoeding in 2021 wordt doorbetaald.

Recht op reiskostenvergoeding: 15 km * 2 * 0,19 * 214 = €1.219,80 per jaar, oftewel €101,65 per maand

Haar werkgever vergoedt reizen boven de 10 km: 5 km * 2 * 0,19 * 214 = €406,60 per jaar, oftewel €33,88 per maand

Fiscale ruimte om te ruilen: €1.219,80 – €406,60 = €813,20 per jaar à €67,67 per maand.

Scenario 2

Simone reist sinds maart 2020 nog maar 40% van de tijd, 2 dagen per week. Er zijn voor 13 maart geen uitruilafspraken gemaakt met betrekking tot de vaste reiskostenvergoeding.

De vaste reiskostenvergoeding van €33,88 is wel doorbetaald.

Recht op reiskostenvergoeding: €101,65 * 40% = €40,66 per maand.

Fiscale ruimte om uit te ruilen: €40,66 – €33,88 = €6,78 per maand

Meer weten over de belangrijkste wijzigingen, zoals de reiskostenvergoeding in 2021?

Tijdens het eindejaarswebinar namen onze experts de belangrijkste wijzigingen, zoals de reiskostenvergoeding in 2021 met je door. Kijk hier het webinar terug.

Deel dit artikel:

Best bekeken
Word gratis lid van onze HR & Payroll community!

Deel dit artikel:

Word gratis lid van onze community!

Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.

hr-payroll-community
Bekijk onze laatste artikelen:
WNT ter beperkering van hoge salarissen in de (semi-)publieke sector in de volksmond ook wel balkenendenorm
WNT: Wet normering topinkomens en de impact op organisaties

Iedereen die in Nederland werkt, heeft weleens gehoord van de Balkenendenorm, oftewel de “Wet Normering Topinkomens”. Deze wet is sinds 2013 van kracht en is bedoeld om hoge salarissen in de (semi-)publieke sector te beperken.

Lees meer →
arbeidsvoorwaarden
Top 10 arbeidsvoorwaarden: dit zijn de kansen voor werkgevers

In een krappe arbeidsmarkt is het essentieel dat je arbeidsvoorwaarden hebt waar je personeel blij van wordt én blijft. In dit artikel delen we handige tips en inzichten hiervoor.

Lees meer →
vakantiegeld berekenen
Vakantiegeld in mei? 4 feiten op een rij

Het is mei en dat betekent voor veel mensen: vakantiegeld! Maar wat zijn precies de verplichtingen voor werkgevers rondom het vakantiegeld? In dit artikel beantwoorden we 4 veelgestelde vragen.

Lees meer →
wat zijn adv- en atv-dagen?
Wat zijn ADV- en ATV-dagen?

ADV- en ATV-uren zijn veelgebruikte termen binnen arbeidscontracten en cao’s. Beide begrippen hebben betrekking op vrije dagen die werknemers kunnen opnemen bovenop hun normale vakantiedagen.

Lees meer →
wet verbeterde poortwachter is in 2002 ingevoerd om de arbeidsomstandigheden en het werkgeverschap in Nederland te verbeteren
Wet poortwachter: hoe werkt het precies?

Ben je benieuwd naar de Wet verbetering poortwachter en hoe deze precies werkt? Lees dan dit artikel waarin we de belangrijkste aspecten van deze wet uitleggen en tips geven om aan de eisen te voldoen.

Lees meer →
wanneer een oproepkracht afzeggen
Welke rechten gelden voor een oproepkracht?

Een oproepkracht is een werknemer die op afroep beschikbaar is om te werken, maar geen vaste uren of een vast dienstverband heeft. Dit betekent dat de werkgever de oproepkracht alleen oproept wanneer er werk beschikbaar is en dat de oproepkracht niet verplicht is om het werk te accepteren als hij of zij op dat moment niet beschikbaar is.

Lees meer →
cafetariaregeling: ruil brutoloon voor arbeidsvoorwaarden zoals leaseauto, fiets, extra vakantie, hogere pensioenpremie of opleidingen
De cafetariaregeling: uitleg + 3 voorbeelden van de regeling

Een cafetariaregeling is een regeling waarbij werknemers de mogelijkheid krijgen om hun arbeidsvoorwaardenpakket deels zelf samen te stellen. Hierbij kan de werknemer bijvoorbeeld kiezen om een deel van het brutoloon te ruilen voor

Lees meer →
als eigenrisicodrager bij de ziektewet heb je meer controle over het verzuimbeleid en re-integratie van ziekewerknemers
Ziektewet: hoe zit het precies in elkaar?

Wil je meer weten over de Ziektewet en hoe deze in elkaar zit? Lees dan ons artikel en krijg een duidelijk overzicht van de regels en verplichtingen bij ziekteverzuim.

Lees meer →
Sneller en slimmer werven met AFAS en Recruitee

Gebruik jij AFAS als HRM-systeem, maar wil je meer grip en inzicht krijgen in je wervingsproces? Vind sneller de juiste kandidaat met Recruitee! Je krijgt betere inzichten, plaatst direct je vacatures door op alle jobboards en houdt eenvoudig het overzicht.

Lees meer →

Word gratis lid van onze community!

Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.

Word lid van onze HR & Payroll Community!

hr-payroll-community