Om werkgevers en werknemers te ondersteunen, is de vrije ruimte uit de WKR in 2020 en 2021 tijdelijk verhoogd. Wat betekent dit precies voor jou en hoe kun je hier zo gunstig mogelijk van profiteren? Salure zocht het uit.
2020 was niet alleen het jaar van corona. Het was ook het jaar waarin de overheid zich met diverse tijdelijke steunpakketten ruimhartig toonde. Een aantal noodmaatregelen voorzagen in subsidies voor werkgevers, andere steunpakketten boden belastingvoordelen. Een voorbeeld van een dergelijk belastingvoordeel is de verruiming van de werkkostenregeling (WKR) in 2020 en 2021.
De WKR in coronatijd
Werkgevers gebruiken de WKR om onbelaste vergoedingen te verstrekken aan werknemers. Dit kunnen zaken zijn waar de werknemer zowel privé als in de arbeidsrelatie voordeel van heeft. Denk bijvoorbeeld aan een thuiswerklaptop, een kerstpakket of een bloemetje.
De werkgever mag in grote lijnen zelf bepalen welke onbelaste vergoedingen hij aanwijst via de WKR. Wel geldt een maximumbedrag voor onbelaste vergoedingen die de werkgever mag verstrekken: de vrije ruimte.
Slim gebruik maken van de WKR? Download dan ons gratis whitepaper:
10 tips om kosten te besparen in de salarisadministratie
De vrije ruimte
De vrije ruimte geldt per kalenderjaar en is een vaststaand percentage van de totale loonsom van de werkgever. Deze loonsom is het totaal van alle bruto beloningen voor alle werknemers, waaronder vakantietoeslagen en bonussen.
In 2020 mocht aanvankelijk over de eerste € 400.000 van de totale loonsom 1,7% als vrije ruimte worden aangewezen. In verband met corona is dit percentage met terugwerkende kracht tot januari 2020 verhoogd naar 3%. Over het meerdere van de loonsom mag in 2020 1,2% als vrije ruimte worden aangewezen.Â
Let op: bij het overschrijden van de vrije ruimte geldt een eindheffing van 80%. Deze eindheffing WKR moet uiterlijk in het tweede tijdvak van 2021 (uiterlijk eind maart) worden aangegeven en betaald via de loonaangifte.
De vrije ruimte ook in 2021 tijdelijk verhoogd
Ook in 2021 wordt de vrije ruimte tijdelijk verhoogd. De vrije ruimte voor de eerste € 400.000 van de loonsom bedraagt 3%, net als in 2020. Wel daalt de vrije ruimte over de loonsom boven de € 400.000 van 1,2% naar 1,18%.Â
Dat leggen we uit aan de hand van onderstaand voorbeeld:
Voorbeeld
Een werkgever heeft in 2021 een totale loonsom van €600.000
€400.000 * 3% = €12.000
€200.000 * 1,18% = € 2.360
 Vrije ruimte = €14.360
€14.360 is dus het maximale bedrag dat deze werkgever aan onbelaste vergoedingen aan zijn werknemers mag verstrekken. Uiteraard gaat het hierbij alleen om de onbelaste vergoedingen die ten laste gaan van de vrije ruimte. Dat geldt niet voor alle vergoedingen. Meer informatie hierover vind je in dit artikel van Salure.
Stel nu dat de werkgever hierboven in plaats van € 14.360 aan onbelaste vergoedingen € 16.000 aan zijn werknemers toekent in 2021:
Voorbeeld
Totale loonsoom: €600.000
Onbelaste vergoedingen: €16.000
Overschrijding vrije ruimte: €16.000 – €14.360 = €1.640
Eindheffing van 80% over €1.640 = €1.312
Over de €1.640 die buiten de vrije ruimte valt, moet de werkgever dus 80% eindheffing betalen.Â
Â
Tips om de vrije ruimte optimaal te benutten
Â
Bij het aanwijzen van onbelaste vergoedingen moet de werkgever rekening houden met de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat vergoedingen of verstrekkingen alleen in de vrije ruimte mogen als de hoogte van deze extra’s niet meer dan 30% afwijkt van wat in vergelijkbare gevallen gebruikelijk is. Wanneer er sprake is van een grotere afwijking, moet de werkgever het meerdere aanwijzen als belastbaar loon.
Tegelijkertijd beschouwt de Belastingdienst vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer als gebruikelijk. Als je het totaalbedrag aan onbelaste vergoedingen dus onder de € 2.400 per werknemer houdt, voldoe je automatisch aan de gebruikelijkheidstoets. Met dit bedrag kun je je werknemers net wat extra’s bieden. Salure heeft de volgende voorbeelden voor je op een rijtje gezet.
Tip 1: wijs een hogere eindejaarsbonus aan
Bied je werknemers een financiële opsteker met een eindejaarsbonus. Voor zover deze in de vrije ruimte past, mag je de eindejaarsbonus onbelast uitkeren. Het meerdere moet bij het belastbare loon worden gerekend.
Tip 2: geef je werknemers een thuiswerkvergoeding
Nederland werkt massaal thuis en dat kost werknemers geld. Denk alleen al aan hogere stookkosten, binnenverlichting die vaker en langer brandt en het zelf voorzien in de koffie en lunch. Met een onbelaste thuiswerkvergoeding kun je je werknemers tegemoetkomen in deze extra kosten.
Tip 3: maak het kerstpakket groots(er)
Als werkgever kun je de kerstpakketten uitgebreider te maken en, voor zover mogelijk, onderbrengen in de vrije ruimte. Naast een warm gebaar naar je werknemers, help je de economie een handje.
Krijg advies van onze expertsÂ
Â
Wil je advies over het optimaal benutten van de WKR? Of de salarisadministratie in zijn geheel uitbesteden? De experts van Salure staan voor je klaar. Bel 0182 – 543 643 of mail naar info@salure.nl.
Bekijk ook:
Webinar 15 juni: Alles wat je moet weten over de vrije ruimte in de WKR
Hoe bereken je de vrije ruimte in de WKR voor 2021? En hoe leg je dit vast in je administratie? Ontdek alles wat je moet weten over de WKR tijdens het webinar op 15 juni.
10 tips om kosten te besparen met de salarisadministratie
Slim gebruik maken van de WKR? Download gratis het whitepaper 10 tips om kosten te besparen met de salarisadministratie. Vol handige tips en rekenvoorbeelden!
