De vrije ruimte in de werkkostenregeling werd in 2023 tijdelijk verhoogd van 1,92% naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Hierdoor kregen werkgevers meer ruimte om werknemers te compenseren voor de hoge energieprijzen. In 2024 wordt dit percentage weer teruggedraaid naar 1,92%. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over de vrije ruimte. Wat is het, hoe bereken je het, en hoe maak je er slim gebruik van?
Wat is de vrije ruimte in de werkkostenregeling?
Via de vrije ruimte in de werkkostenregeling kun je als werkgever bepaalde zaken onbelast vergoeden aan je werknemers. Denk aan een eindejaarsuitkering of een kerstpakket. Deze vrije ruimte wordt altijd berekend aan de hand van een bepaald percentage van de fiscale loonsom.
Het berekenen van de vrije ruimte
De vrije ruimte geldt per kalenderjaar en is een vaststaand percentage van de totale loonsom van de werkgever. Deze loonsom is het totaal van alle bruto beloningen voor alle werknemers, waaronder vakantietoeslagen en bonussen.
In 2023 mag over de eerste € 400.000 van de totale loonsom 3% als vrije ruimte worden aangewezen. Over het meerdere van de loonsom mag in 2023 1,18% als vrije ruimte worden aangewezen.
Dat leggen we uit aan de hand van onderstaand voorbeeld:
Voorbeeld
Een werkgever heeft in 2023 een totale loonsom van €600.000
€400.000 * 3% = €12.000
€200.000 * 1,18% = € 2.360
Vrije ruimte = €14.360
€14.360 is dus het maximale bedrag dat deze werkgever aan onbelaste vergoedingen aan zijn werknemers mag verstrekken. Uiteraard gaat het hierbij alleen om de onbelaste vergoedingen die ten laste gaan van de vrije ruimte. Dat geldt niet voor alle vergoedingen. Meer informatie hierover vind je in dit artikel van Salure.
Stel nu dat de werkgever hierboven in plaats van € 14.360 aan onbelaste vergoedingen € 16.000 aan zijn werknemers toekent in 2023:
Voorbeeld
Totale loonsoom: €600.000
Onbelaste vergoedingen: €16.000
Overschrijding vrije ruimte: €16.000 – €14.360 = €1.640
Eindheffing van 80% over €1.640 = €1.312
Let op: bij het overschrijden van de vrije ruimte geldt een eindheffing van 80%. Deze eindheffing WKR moet uiterlijk in het tweede tijdvak van het jaar erop betaald zijn. Dat wil zeggen dat dit in de aangifte loonheffingen van februari moet zijn opgegeven en eind maart moet zijn betaald.
Opgave in loonaangifte
Let op: bij het overschrijden van de vrije ruimte geldt een eindheffing van 80%. Deze eindheffing WKR moet uiterlijk in het tweede tijdvak van het jaar (uiterlijk eind maart) worden aangegeven en betaald via de loonaangifte.
Wat verandert er in de vrije ruimte in 2024?
Tijdens Prinsjesdag werd eerder bekendgemaakt dat de vrije ruimte in de WKR (werkkostenregeling) structureel verhoogd zou worden naar 1,92% over de loonsom tot € 400.000,-. Dit is in 2023 echter tijdelijk verhoogd naar 3%.
Vanaf 2024 wordt dit percentage weer teruggebracht naar 1,92%.
Over de loonsom boven de € 400.000,- blijft de vrije ruimte 1,18% bedragen. Deze maatregel is dan ook voornamelijk bedoeld als tegemoetkoming voor het MKB.
Dankzij de verhoging van de vrije ruimte mogen werkgevers in 2023 een hoger bedrag belastingvrij vergoeden aan de werknemers. In de tabel hieronder zie je de verschillende percentages voor 2022, 2023 en 2024.
| 2022 | 2023 | 2024 | |
|---|---|---|---|
| Percentage vrije ruimte tot € 400.000,- | 1,7% | 3% | 1,92% |
| Percentage vrije ruimte boven € 400.000,- | 1,18% | 1,18% | 1,18% |
|
Vrije ruimte bij loonsom van € 400.000 (percentage x € 400.000) |
€ 6.800,- | € 12.000,- | € 7.680,- |
Dankzij de tijdelijke verhoging in 2023 kun je dus € 12.000 – € 6.800 = € 5.200 meer belastingvrij vergoeden dan in 2022, maar in 2024 weer een stuk minder.
Tips om de vrije ruimte optimaal te benutten
Bij het aanwijzen van onbelaste vergoedingen moet de werkgever rekening houden met de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat vergoedingen of verstrekkingen alleen in de vrije ruimte mogen als de hoogte van deze extra’s niet meer dan 30% afwijkt van wat in vergelijkbare gevallen gebruikelijk is. Wanneer er sprake is van een grotere afwijking, moet de werkgever het meerdere aanwijzen als belastbaar loon.
Tegelijkertijd beschouwt de Belastingdienst vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer als gebruikelijk. Als je het totaalbedrag aan onbelaste vergoedingen dus onder de € 2.400 per werknemer houdt, voldoe je automatisch aan de gebruikelijkheidstoets. Met dit bedrag kun je je werknemers net wat extra’s bieden.
Aan het eind van het jaar kun je bijvoorbeeld:
- een hogere eindejaarsbonus aanwijzen
Bied je werknemers een financiële opsteker met een eindejaarsbonus. Voor zover deze in de vrije ruimte past, mag je de eindejaarsbonus onbelast uitkeren. Het meerdere moet bij het belastbare loon worden gerekend.
- het kerstpakket groots(er) maken
Als werkgever kun je de kerstpakketten uitgebreider te maken en, voor zover mogelijk, onderbrengen in de vrije ruimte.
Waarom 80% eindheffing soms juist voordelig is
Met het onderstaande voorbeeld kunnen we het tariefvoordeel van het benutten van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) voor zowel werkgevers als werknemers illustreren. Hier is een uitgebreid voorbeeld dat beide scenario’s vergelijkt:
Scenario zonder WKR:
- Een modaal verdienende medewerker ontvangt een bruto bonus van €1.000.
- Door het bijzondere tarief van 49,54%, houdt de medewerker netto ongeveer €505 over.
- De werkgever heeft ongeveer 20% werkgeverslasten op de bonus, wat neerkomt op €200.
- De totale kosten voor de werkgever zijn dus ongeveer €1.200 (€1.000 bruto bonus + €200 werkgeverslasten).
- De werkgever draagt in totaal €695 af aan de Belastingdienst (€495 loonheffing + €200 werkgeverspremies).
- De belastingdruk op de bonus is dus 138% (€695 afgedragen belastingen/premies gedeeld door €505 netto overgehouden).
Scenario met WKR:
- Als de werkgever besluit dezelfde netto bonus van €505 ten laste van de vrije ruimte van de WKR te brengen:
- Er zijn geen extra werkgeverslasten, aangezien het binnen de vrije ruimte valt en er dus geen eindheffing verschuldigd is.
- De werkgever betaalt maximaal €404 aan de Belastingdienst als dit bedrag aan het eind van het jaar buiten de vrije ruimte valt en de eindheffing van 80% van toepassing is.
Vergelijking en conclusie:
Zonder WKR: De werkgever betaalt €1.200 voor een netto bonus van €505, waarbij €695 naar belastingen en premies gaat.
Met WKR: De werkgever betaalt maximaal €909 (€505 netto bonus + €404 belasting) voor dezelfde netto bonus als dit buiten de vrije ruimte valt. Als dit wel binnen de vrije ruimte valt, is het voordeel zelfs €695 (€1200-€505). Zelfs als dezelfde nettobonus buiten de vrije ruimte valt, bespaar je in dit geval dus minimaal €291 €1200-909) op de belastingafdracht.
Door deze vergelijking wordt het duidelijk dat het toepassen van de vrije ruimte binnen de WKR een aanzienlijke belastingbesparing kan opleveren voor de werkgever, zonder dat dit ten koste gaat van de netto bonus voor de werknemer. Dit maakt de WKR een aantrekkelijke optie om je medewerkers extra te belonen.
Dit voordeel is vooral significant voor werknemers die in een hogere belastingschijf vallen. Voor werknemers in lagere belastingschijven is het voordeel minder, aangezien de bespaarde belasting lager is.
Rekenvoorbeeld part-timer
Laten we het voorbeeld uitwerken voor een parttimer die een bonus van €1.000 ontvangt, en de impact van het benutten van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) analyseren, vooral in verband met de eindheffing.
Scenario zonder WKR:
Een parttimer ontvangt een bruto bonus van €1.000.
- Met een bijzonder tarief van 7,07%, houdt de parttimer netto ongeveer €929 over.
- De werkgever heeft 20% werkgeverslasten op de bonus, wat neerkomt op €200.
- De totale kosten voor de werkgever zijn dus €1.200 (€1.000 bruto bonus + €200 werkgeverslasten).
- De werkgever draagt in totaal €271 af aan de Belastingdienst (€71 loonheffing + €200 werkgeverspremies).
- De belastingdruk op de bonus is 29% (€271 afgedragen belastingen/premies gedeeld door €929 netto overgehouden).
Scenario met WKR:
Als de werkgever ervoor kiest om dezelfde netto bonus van €929 ten laste van de vrije ruimte van de WKR te brengen:
- Er zijn geen extra werkgeverslasten, aangezien het binnen de vrije ruimte valt en er dus geen eindheffing verschuldigd is.
- Er is een besparing van €271, aangezien er geen belastingen en premies worden afgedragen zoals in het scenario zonder WKR.
- Echter, als de vrije ruimte wordt overschreden en de werkgever moet 80% eindheffing betalen over de bonus, kunnen de extra belastingen oplopen tot €472 ((80%*929)-271).
Vergelijking en conclusie:
Zonder WKR: De werkgever betaalt €1.200 voor een netto bonus van €929, waarbij €271 naar belastingen en premies gaat.
Met WKR zonder eindheffing: De werkgever betaalt €929 voor de netto bonus, wat resulteert in een besparing van €271 op de belastingafdracht.
Met WKR met 80% eindheffing: De totale kosten zouden €1.401 kunnen zijn (€929 netto bonus + €472 eindheffing), wat meer is dan in het scenario zonder WKR.
Dit voorbeeld laat zien dat voor werknemers met een lage belastingdruk of parttimers, het gebruik van de vrije ruimte binnen de WKR zonder de eindheffing zeer voordelig kan zijn.
Maar let op! Als de vrije ruimte wordt overschreden en een hoge eindheffing van 80% van toepassing wordt, kan het voordeel omslaan in een nadeel. Beoordeel daarom zorgvuldig of het tariefvoordeel geldt, vooral bij werknemers in lagere belastingschijven.
Krijg advies van onze experts
Wil je advies over het optimaal benutten van de WKR? Of de salarisadministratie in zijn geheel uitbesteden? De experts van Salure staan voor je klaar. Bel 0182 – 543 643 of mail naar info@salure.nl.
Webinar 15 juni: Alles wat je moet weten over de vrije ruimte in de WKR
Hoe bereken je de vrije ruimte in de WKR voor 2021? En hoe leg je dit vast in je administratie? Ontdek alles wat je moet weten over de WKR tijdens het webinar op 15 juni.
Bekijk ook:
10 tips om kosten te besparen met de salarisadministratie
Slim gebruik maken van de WKR? Download gratis het whitepaper 10 tips om kosten te besparen met de salarisadministratie. Vol handige tips en rekenvoorbeelden!
