De vrije ruimte in de werkkostenregeling is in 2024 verlaagd van 3% naar 1,92% over de eerste € 400.000 van de loonsom. De 3% in 2023 was een tijdelijke verhoging voor werkgevers ter compensatie voor de hoge energieprijzen. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over de vrije ruimte. Wat is het, hoe bereken je het, en hoe maak je er slim gebruik van?
Wat is de vrije ruimte in de werkkostenregeling?
Via de vrije ruimte in de werkkostenregeling kun je als werkgever bepaalde zaken onbelast vergoeden aan je werknemers. Denk aan een eindejaarsuitkering of een kerstpakket. Deze vrije ruimte wordt altijd berekend aan de hand van een bepaald percentage van de fiscale loonsom.
Het berekenen van de vrije ruimte
De vrije ruimte geldt per kalenderjaar en is een vaststaand percentage van de totale loonsom van de werkgever. Deze loonsom is het totaal van alle bruto beloningen voor alle werknemers, waaronder vakantietoeslagen en bonussen.
In 2024 mag over de eerste € 400.000 van de totale loonsom 1.92% als vrije ruimte worden aangewezen. Over het meerdere van de loonsom mag in 2024 1,18% als vrije ruimte worden aangewezen.
Dat leggen we uit aan de hand van onderstaand voorbeeld:
Voorbeeld
Een werkgever heeft in 2024 een totale loonsom van €600.000
€400.000 * 1.92% = €7.680
€200.000 * 1,18% = € 2.360
Vrije ruimte = €10.040
€10.040,- is dus het maximale bedrag dat deze werkgever aan onbelaste vergoedingen aan zijn werknemers mag verstrekken. Uiteraard gaat het hierbij alleen om de onbelaste vergoedingen die ten laste gaan van de vrije ruimte. Dat geldt niet voor alle vergoedingen. Meer informatie hierover vind je in dit artikel van Salure.
Stel nu dat de werkgever hierboven in plaats van €10.040,- aan onbelaste vergoedingen €16.000,- aan zijn werknemers toekent in 2024:
Voorbeeld
Totale loonsoom: €600.000,-
Onbelaste vergoedingen: €16.000,-
Overschrijding vrije ruimte: €16.000 – €10.040 = €5.960,-
Eindheffing van 80% over €5.960,- = €4.768,-
Let op: bij het overschrijden van de vrije ruimte geldt een eindheffing van 80%. Deze eindheffing WKR moet uiterlijk in het tweede tijdvak van het jaar erop betaald zijn. Dat wil zeggen dat dit in de aangifte loonheffingen van februari moet zijn opgegeven en eind maart moet zijn betaald.
Word gratis lid van onze community!
Blijf op de hoogte van alle actualiteiten, slimme bespaartips en handige systeemoplossingen.
- Maandelijkse HR & Payroll updates
- Handige AFAS tips & tricks
- Exclusieve uitnodigingen voor vakinhoudelijke events
2.500+ mensen gingen je al voor!
Wat verandert er in de vrije ruimte in 2024?
Tijdens Prinsjesdag vorig jaar werd bekendgemaakt dat de vrije ruimte in de WKR (werkkostenregeling) structureel verhoogd is in 2024 van 1,7% (2022) naar 1,92% over de loonsom tot € 400.000,-. In 2023 hadden we een tijdelijk verhoging naar 3%.
Over de loonsom boven de € 400.000,- blijft de vrije ruimte 1,18% bedragen. Deze maatregel is dan ook voornamelijk bedoeld als tegemoetkoming voor het MKB.
Dankzij de verhoging van de vrije ruimte mogen werkgevers in 2024 een hoger bedrag belastingvrij vergoeden aan de werknemers dan dat er in 2022 mocht. In de tabel hieronder zie je de verschillende percentages voor 2022, 2023 (tijdelijke verhoging) en 2024.
| 2022 | 2023 | 2024 | |
|---|---|---|---|
| Percentage vrije ruimte tot € 400.000,- | 1,7% | 3% | 1,92% |
| Percentage vrije ruimte boven € 400.000,- | 1,18% | 1,18% | 1,18% |
|
Vrije ruimte bij loonsom van € 400.000 (percentage x € 400.000) |
€ 6.800,- | € 12.000,- | € 7.680,- |
Dankzij de permanente verhoging in 2024 kun je dus €7.690 – €6.800 = € 890 meer belastingvrij vergoeden dan dat in 2022 kon.
Tips om de vrije ruimte optimaal te benutten
Bij het aanwijzen van onbelaste vergoedingen moet de werkgever rekening houden met de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat vergoedingen of verstrekkingen alleen in de vrije ruimte mogen als de hoogte van deze extra’s niet meer dan 30% afwijkt van wat in vergelijkbare gevallen gebruikelijk is. Wanneer er sprake is van een grotere afwijking, moet de werkgever het meerdere aanwijzen als belastbaar loon.
Tegelijkertijd beschouwt de Belastingdienst vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer als gebruikelijk. Als je het totaalbedrag aan onbelaste vergoedingen dus onder de € 2.400 per werknemer houdt, voldoe je automatisch aan de gebruikelijkheidstoets. Met dit bedrag kun je je werknemers net wat extra’s bieden.
Aan het eind van het jaar kun je bijvoorbeeld:
- een hogere eindejaarsbonus aanwijzen
Bied je werknemers een financiële opsteker met een eindejaarsbonus. Voor zover deze in de vrije ruimte past, mag je de eindejaarsbonus onbelast uitkeren. Het meerdere moet bij het belastbare loon worden gerekend.
- het kerstpakket groots(er) maken
Als werkgever kun je de kerstpakketten uitgebreider te maken en, voor zover mogelijk, onderbrengen in de vrije ruimte.
Maak slim gebruik van het tariefvoordeel
Met het onderstaande voorbeeld kunnen we het tariefvoordeel van het benutten van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) voor zowel werkgevers als werknemers illustreren. Hier is een uitgebreid voorbeeld dat beide scenario’s vergelijkt:
Scenario zonder WKR:
- Een modaal verdienende medewerker ontvangt een bruto bonus van €1.000.
- Door het bijzondere tarief van 49,54%, houdt de medewerker netto ongeveer €505 over.
- De werkgever heeft ongeveer 20% werkgeverslasten op de bonus, wat neerkomt op €200.
- De totale kosten voor de werkgever zijn dus ongeveer €1.200 (€1.000 bruto bonus + €200 werkgeverslasten).
- De werkgever draagt in totaal €695 af aan de Belastingdienst (€495 loonheffing + €200 werkgeverspremies).
- De belastingdruk op de bonus is dus 138% (€695 afgedragen belastingen/premies gedeeld door €505 netto overgehouden).
Scenario met WKR:
Als de werkgever besluit dezelfde netto bonus van €505 ten laste van de vrije ruimte van de WKR te brengen:
- Zijn er geen extra werkgeverslasten, aangezien het binnen de vrije ruimte valt en er dus geen eindheffing verschuldigd is.
- De belastingdruk op de bonus is dan 0%, tenzij de bonus aan het eind van het jaar buiten de vrije ruimte valt.
- Als de bonus buiten de vrije ruimte valt, is de belastingdruk 80% (€404 afgedragen aan de Belastingdienst). Dit is nog steeds lager dan in het scenario zonder WKR met dezelfde netto bonus.
Het toepassen van de vrije ruimte binnen de WKR kan dus een aanzienlijke belastingbesparing opleveren, zonder dat dit ten koste gaat van de netto bonus voor de werknemer. Dit maakt de WKR een aantrekkelijke optie om je medewerkers extra te belonen.
Let wel op bij lagere inkomens!
Deze besparing is het grootst voor werknemers die in een hogere belastingschijf vallen. Voor werknemers in lagere belastingschijven of bijvoorbeeld part-timers, geldt dit voordeel niet altijd, aangezien de bespaarde belasting lager is. Als de vrije ruimte wordt overschreden en een hoge eindheffing van 80% van toepassing wordt, kan dit voordeel omslaan in een nadeel. Beoordeel daarom zorgvuldig of het tariefvoordeel geldt, vooral bij werknemers in lagere belastingschijven. Wil je meer weten hierover? Schrijf je dan in voor onze WKR-payrolltraining in maart.
Word WKR-expert: Meld je aan voor de WKR-training!
Wil je zeker weten dat je optimaal gebruik maakt van de werkkostenregeling? Meld je dan alvast aan voor de Salure Academy Training over de WKR op 26 mei voor meer voorbeelden en praktische tips voor het slim gebruik maken van de vrije ruimte.
Bekijk ook:
10 tips om kosten te besparen met de salarisadministratie
Slim gebruik maken van de WKR? Download gratis het whitepaper 10 tips om kosten te besparen met de salarisadministratie. Vol handige tips en rekenvoorbeelden!
