Komt een stagiair na de stageperiode in dienst als vaste medewerker? Dan moet je met terugwerkende kracht premies werknemersverzekeringen afdragen over de stageperiode. Hoe je dat verwerkt, hangt af van het moment waarop de medewerker in dienst treedt.
Hieronder lees je welke stappen je moet volgen als het dienstverband ingaat op de eerste dag van de maand of halverwege de maand.
In dienst op de 1e dag van de maand
1. Beëindig het stagecontract
- Ga naar de medewerker à contract
- Voer de einddatum van het stagecontract in.
- Selecteer de reden voor beëindiging (Code 30; Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsverhouding voor bepaalde tijd).
2. Creëer een nieuw contract
- Klik op ‘Nieuw contract aanmaken’.
- Kies het type contract (bijvoorbeeld: ‘Vast contract’).
- Vul alle relevante informatie in zoals ingangsdatum, dienstbetrekking, functie, salaris e.d.
3. Looncomponent toevoegen
- Zoek het looncomponent “Stagiair is in dienst: rekencomponent”
- Zet het berekenen op JA
- Begindatum is begindatum contract of als dit voor 1 januari van het huidige jaar ligt; 1 januari
- Einddatum is 31 december van het lopende jaar
(of einddatum contract wanneer al bekend is dat het contract eindigt in het lopende jaar)
4. Controleren
- Via raadplegen salaris zul je zien onder het kopje “overige componenten” dat het rekencomponent is toegevoegd.
- In de laatste maand van de stageperiode is hier het cumulatieve bedrag terug te vinden waarover de premies werknemersverzekeringen worden berekend.
- In de 1e maand van het nieuwe contract kun je via raadplegen salaris onder “grondslagen” à “kosten werkgever” de premiebedragen terugvinden.
In dienst halverwege de maand
- Beëindig het stagecontract
- Ga naar de medewerker à contract
- Voer de einddatum van het stagecontract in.
- Selecteer de reden voor beëindiging (Code 30; Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsverhouding voor bepaalde tijd).
2. Maak een nieuw personeelsnummer aan (nieuwe medewerker)
- Vul alle relevante informatie in zoals NAW-gegevens, geboortedatum e.d.
3. Creëer een nieuw contract
- Klik op ‘Nieuw contract aanmaken’.
- Vul alle relevante informatie in zoals ingangsdatum, type contract, soort medewerker, dienstbetrekking e.d.
- Controleer op tabblad salaris, rooster, functie, instantie e.d. of hier de juiste gegevens staan.
4. Looncomponent toevoegen
- Zoek het looncomponent “Stagiair is in dienst: rekencomponent”
- Zet het berekenen op JA
- Begindatum is begindatum contract
- Einddatum is 31 december van het lopende jaar
(of einddatum contract wanneer al bekend is dat het contract eindigt in het lopende jaar)
5. Loonmutatie (grondslag) boeken
- Ga bij het oude personeelsnummer naar raadplegen salaris, ga naar de laatste maand van de stageperiode toe.
- Rechts zoek je bij “Grondslagen” naar het cumulatieve SV-loon. (Loon werknemersverzekeringen)
- Het cumulatieve bedrag dienen we op te boeken bij het nieuw personeelsnummer.
- Ga bij het nieuwe personeelsnummer naar Acties à Loonmutatie à naar de 1e maand van het nieuwe contract
- Op looncomponent “Stagiair is in dienst: rekencomponent” kun je nu een afwijkend bedrag opgeven; vul hier het cumulaties SV-loon in.
6. Controleren
- Via het nieuwe personeelsnummer onder raadplegen salaris zul je zien bij “overige componenten” dat het rekencomponent inmiddels is toegevoegd. Hier zie je de eerder opgegeven grondslag voor de werknemersverzekeringen terug.
- Via raadplegen salaris onder “grondslagen” à “kosten werkgever” kun je nu ook de premiebedragen terugvinden.
Samengevat
Komt een stagiair in vaste dienst? Kijk dan altijd goed naar de startdatum. Die bepaalt hoe je de werknemersverzekeringen over de stageperiode verwerkt en welke stappen je in AFAS moet volgen.
Twijfel je of je alles goed hebt verwerkt? We kijken graag met je mee. Neem contact op via https://klant.salure.nl
Word gratis lid van onze community!
Blijf op de hoogte van alle actualiteiten, slimme bespaartips en handige systeemoplossingen.
- Maandelijkse HR & Payroll updates
- Handige AFAS tips & tricks
- Exclusieve uitnodigingen voor vakinhoudelijke events
3.000+ mensen gingen je al voor!
