De nieuwe rapportgenerator komt eraan: is jouw organisatie er klaar voor?
Het is één van de belangrijkste vernieuwingen in AFAS Profit 8: de nieuwe rapportgenerator. In dit artikel zoomen we verder in op wat deze verandering betekent voor organisaties die eigen rapporten, loonstroken of jaaropgaven gebruiken.
Gebruik je binnen AFAS eigen rapporten, een aangepaste loonstrook of een maatwerk jaaropgave? Dan is het verstandig om nu alvast in actie te komen.
Met Profit 8 introduceert AFAS de nieuwe rapportgenerator. De oude RapportGenerator blijft voorlopig beschikbaar, maar stopt definitief met Profit 11, gepland voor juli 2027.
Gebruik je eigen rapporten, loonstroken of jaaropgaven die met de oude RapportGenerator zijn gemaakt? Dan moeten de documenten die je wilt blijven gebruiken vóór Profit 11 een werkende vervanger hebben. Begin met een snelle controle van je loonstrook en breng ook je overige eigen rapporten op tijd in kaart.
Wacht niet tot 2027
Voorkom dat je rapporten straks niet meer werken
Hoewel de deadline nog ver weg lijkt, is het verstandig om tijdig te bepalen welke eigen rapporten je gebruikt. Zeker als je veel maatwerk hebt, kan de inventarisatie en overgang tijd kosten.
Een AFAS-omgeving kan tientallen of zelfs honderden rapporten bevatten. Het kost tijd om te bepalen:
- Welke rapporten nog gebruikt worden.
- Welke rapporten kunnen vervallen.
- Welke rapporten moeten worden omgebouwd.
- Welke documenten vervangen kunnen worden door de nieuwe standaard.
Door hier nu al mee te beginnen, voorkom je dat deze werkzaamheden vlak voor de overgang naar Profit 11 moeten plaatsvinden en verklein je het risico dat rapporten na de overgang niet meer werken.
Controleer eerst welke loonstrook je gebruikt
Je kunt nu zelf controleren welke loonstrook je gebruikt. Zo zie je snel of jouw organisatie een eigen variant gebruikt die aandacht nodig heeft. Heb je meerdere werkgevers in Profit? Controleer dit dan per werkgever.
Stap 1. Ga via HRM – Organisatie – Werkgever naar je werkgever.
Stap 2. Open de werkgever en ga naar het tabblad Loonstrook/Jaaropgave. Staat er (Profit) achter de loonstrook? Dan gebruik je een standaardloonstrook van AFAS. Staat dit er niet achter, zoals in het voorbeeld hieronder? Dan gebruik je een eigen loonstrook en moet je vóór Profit 11 bepalen hoe je die vervangt.
Welke andere rapporten en documenten vragen aandacht?
Naast je loonstrook kunnen ook andere documenten gebruikmaken van de oude RapportGenerator, zoals:
- Eigen gebouwde rapporten
- Eigen jaaropgaven
- Overige documenten die gebruikmaken van de huidige rapportgenerator
Veel organisaties hebben deze documenten in de loop der jaren aangepast of uitgebreid. Daardoor is niet altijd duidelijk welke rapporten nog actief zijn, welke maatwerk bevatten en welke eenvoudig vervangen kunnen worden door de nieuwe standaard.
Meer mogelijkheden, minder maatwerk
Het goede nieuws? De nieuwe rapportgenerator biedt standaard veel functionaliteit die voorheen alleen met maatwerk mogelijk was.
Denk aan:
- Huisstijl per werkgever
- Ondersteuning voor meerdere talen
- Dynamische secties
- QR-codes en watermerken
- Uitgebreide conditionele opmaak
- Rekenvelden
- Rapporten voor meerdere werkgevers
Ook de standaard loonstrook is volledig vernieuwd. Dankzij centraal huisstijlbeheer kun je afscheid nemen van de eigen loonstrook en profiteren van toekomstige verbeteringen, zonder extra onderhoud.
Dit is dus een mooi moment om kritisch te kijken naar bestaande maatwerkrapporten. In veel gevallen kunnen deze eenvoudiger worden ingericht of zelfs volledig worden vervangen door de nieuwe standaard.
Wil je een eigen rapport blijven gebruiken waarvoor geen passende standaard bestaat? Dan moet het worden omgebouwd naar de nieuwe rapportgenerator en getest. Hoeveel werk dat vraagt, verschilt per rapport.
Laat de impact in kaart brengen
Je kunt zelf controleren of je een standaardloonstrook of een eigen loonstrook gebruikt. Wil je weten wat er verder in jouw AFAS-omgeving aandacht vraagt? Dan kan Salure de volledige inventarisatie en overgang voor je uitvoeren.
We helpen onder andere met:
- het inventariseren van je rapporten, loonstroken en jaaropgaven;
- het bepalen welke rapporten niet meer nodig zijn of vervangen kunnen worden door standaardfunctionaliteit;
- het beoordelen of je eigen loonstrook kan worden vervangen door de nieuwe standaard;
- het inrichten van de nieuwe loonstrook en huisstijl;
- het ombouwen van maatwerkrapporten waarvoor geen passende standaard beschikbaar is;
- het testen van lay-out, inhoud en autorisaties.
Zo hoef je niet zelf alle rapporten uit te zoeken en weet je welke werkzaamheden nodig zijn vóór Profit 11.
Schakel ons op tijd in voor een goede overgang
Heb je bij de controle een eigen loonstrook gevonden en wil je weten welke vervolgstap past? Of wil je hulp bij het inventariseren van je overige rapporten? Maak dan een ticket aan voor Functioneel Beheer. We bekijken wat er in jouw omgeving nodig is en kunnen de werkzaamheden inschatten. Functioneel Beheer voert deze werkzaamheden op uurbasis uit.
