In de zomer van 2020 was er goed nieuws voor nieuwe ouders: de verlofregelingen rondom het ouderschapsverlof en het aanvullend geboorteverlof werden uitgebreid. Dankzij het aanvullend geboorteverlof krijgen partners nu meer tijd om door te brengen met hun pasgeboren kind. Voor werkgevers brengt de regeling een aantal aandachtspunten met zich mee. Hoe voer je dit op juiste wijze door in de administratie? Salure zocht het uit en zet de belangrijkste punten voor je op een rijtje.
Ouderverlof: hoe zat het ook alweer?
Het ouderverlof bestaat uit 3 delen. Het geboorteverlof, het aanvullend geboorteverlof en het ouderschapsverlof:
(On)betaald ouderschapsverlof
Wanneer: tot 8 jaar na de geboorte
Hoelang: 26 x het aantal werkuren per week
Geboorteverlof
Wanneer: tot 4 weken na de geboorte
Hoelang: 1 x het aantal werkuren per week
Aanvullend geboorteverlof
Wanneer: tot 6 maanden na de geboorte
Hoelang: 5 x het aantal werkuren per week
(On)betaald ouderschapsverlof
Beide ouders hebben recht op (on)betaald ouderschapsverlof. Dit geldt ook voor ouders van adoptie- en pleegkinderen. Tot 8 jaar na de geboorte mogen beide ouders ouderschapsverlof opnemen. Het verlofsaldo bedraagt in totaal 26 keer het aantal werkuren per week. Voor elk kind heb je recht op ouderschapsverlof. Sinds 2022 geldt ook het betaald ouderschapsverlof. Hier lees je daar meer over.
Geboorteverlof
Alleen de partner van de moeder heeft recht op geboorteverlof, ook wel bekend als kraamverlof of partnerschapsverlof. Het geboorteverlof wordt betaald door de werkgever en bedraagt één keer het aantal werkuren per week van de partner. Tot vier weken na de geboorte van het kind, heeft de partner recht op geboorteverlof.
Aanvullend geboorteverlof
Vanaf 1 juli 2020 heeft de partner, naast geboorteverlof, ook recht op aanvullend geboorteverlof. Dit verlof wordt betaald door het UWV. De duur van het verlof bedraagt vijf keer het aantal werkuren per week en kan tot zes maanden na de geboorte worden opgenomen. Hierbij betaalt het UWV voor de opgenomen verlofuren 70% van het UWV-dagloon van de partner. Let op: de partner moet éérst het geboorteverlof opnemen, voordat het aanvullend geboorteverlof kan worden opgenomen. Het aanvullend geboorteverlof kan niet met terugwerkende kracht worden opgenomen.
Bekijk in de video hieronder de uitleg van het aanvullend geboorteverlof:
Deze 4 vragen moet jezelf als werkgever stellen:
Er zijn verschillende mogelijkheden met betrekking tot de uitbetaling en het opnemen van het aanvullend geboorteverlof. Ook gaan pensioenfondsen verschillend om met het aanvullend geboorteverlof, en moet het worden ingericht in AFAS. Kortom: het administratieve proces rondom het verlof kan ingewikkeld zijn. Hier zijn vier tips voor werkgevers om rekening mee te houden:
Vraag 1: Hoe verloopt de doorbetaling van het aanvullend geboorteverlof?
De manier waarop het aanvullend geboorteverlof moet worden betaald, hangt onder meer af van de toegepaste cao. Op basis van de bepalingen in de cao zijn er vier opties voor het uitbetalen van het aanvullend geboorteverlof.
Optie 1: 70% van het UWV-dagloon wordt betaald, geen extra aanvulling
Zoals hierboven beschreven, betaalt het UWV het aanvullend geboorteverlof, à 70% van het UWV-dagloon van de partner. Dit kan het UWV ofwel rechtstreeks aan de werkgever of de werknemer betalen. Het is raadzaam om te kiezen voor rechtstreekse betaling van de opgenomen verlofuren aan de werknemer. Het UWV betaalt namelijk per vier weken en dit bedrag is altijd inclusief 8% vakantietoeslag.
Optie 2: De werkgever betaalt zelf een percentage van het loon door
In de cao kan zijn vastgelegd dat de werkgever een percentage van het loon zelf doorbetaalt over de opgenomen verlofuren. In de meeste gevallen betreft dit 70% van het loon.
Optie 3: De werkgever betaalt het volledige loon door
In de cao kan ook zijn vastgelegd dat de werkgever het volledige loon doorbetaalt over de opgenomen verlofuren.
Optie 4: De werkgever vult de uitkering aan
Het kan voorkomen dat de werkgever de uitkering van het UWV aanvult. In dit geval betaalt het UWV 70% van het UWV-dagloon. De werkgever vult dit verder aan. De specifieke bepalingen kunnen per cao verschillen.
In het geval van opties 2, 3 en 4 betaalt het UWV de uitkering aan de werkgever en betaal je als werkgever de werknemer door. Hiervoor zijn in AFAS verschillende looncomponenten beschikbaar, ook om de uitkering van het UWV te boeken om in de financiën te verwerken.
Vraag 2: Welke mogelijkheden heeft de werknemer om het verlof op te nemen?
De werknemer heeft een verlofrecht van 5 weken. Dit verlof mag worden opgenomen tot 6 maanden na de geboorte van het kind. Dit kan in één keer worden opgenomen, of wekelijks een bepaald aantal uur.
Vraag 3: Hoe gaan de betrokken pensioenfondsen om het aanvullend geboorteverlof?
Per pensioenfonds verschilt het hoe er met aanvullend geboorteverlof wordt omgegaan. In sommige gevallen blijft het pensioen doorlopen, terwijl in ander gevallen het als onbetaald verlof wordt gezien en het pensioen dus niet doorloopt. Als werkgever zul je dit dus zelf met je pensioenfonds moeten afstemmen.
Voor de grote pensioenfondsen heeft AFAS de nodige aanpassingen verwerkt.
Vraag 4: Hoe richt ik het aanvullend geboorteverlof in AFAS in?
Sinds Profit 15 biedt AFAS de mogelijkheid om het aanvullend geboorteverlof in te richten. Het inrichten zelf moet nog wel plaatsvinden. Je kunt InSite zo inrichten dat de werknemer zelf het geboorteverlof kan aanvragen. De werknemer kan zelf via InSite het kind registreren en vervolgens verlof aanvragen. Daarna kan automatisch berekend worden hoeveel verlofrecht er is en kan dit worden toegekend.
Zoek je ondersteuning bij aanvullend geboorteverlof in AFAS?
Automatiseer de registratie en goedkeuring van geboorteverlof in jouw organisatie via AFAS. Geef je gegevens op en ontdek hoe je administratieve taken kunt verminderen.
Tip: Laat het UWV de uitkering rechtstreeks overmaken naar de werknemer
Bij zowel het aanvullend geboorteverlof (sinds 1 juli 2020) als het betaald ouderschapsverlof (sinds 2 augustus 2022) compenseert het UWV het loon dat door de werkgever tijdens het verlof wordt ingehouden. Deze compensatie bedraagt 70% van het maximum UWV-dagloon.
Het is administratief het meest efficiënt om het UWV de uitkering direct aan de medewerker uit te laten betalen. Voor de medewerker kan het echter vervelend zijn als het UWV de uitkering later betaalt, dan het loon wordt ingehouden. Wil je dit omzeilen? Dan kun je een netto voorschot geven en afspreken dat je deze inhoudt op moment dat UWV het bedrag aan de medewerker heeft uitgekeerd.
Het voordeel van deze aanpak is dat je minder administratieve handelingen hebt:
- Het daadwerkelijk ontvangen UWV-bedrag hoef je niet nog eens met de schatting te verrekenen bij de medewerker. Het kan namelijk zijn dat het UWV andere informatie beschikbaar heeft voor het vaststellen van het dagloon (denk aan een tweede werkgever), waardoor je schatting van de uitkering afwijkt van de daadwerkelijke uitkering.
- In de toekomst zal de werkgever voor de UWV-uitkering met een ander inkomstenverhoudingsnummer moeten werken. Als je de uitkering rechtstreeks naar de medewerker laat overmaken via het UWV, hoef je niet met zo’n tweede inkomstenverhouding te gaan werken.
Stap daarom af van een aanpak waarbij je:
- 30% inhoudt, of:
- 100% inhoudt en op voorhand al een geschat bedrag aan UWV uitkering uitbetaalt.
Door hiervan af te stappen en de uitkering rechtstreeks door het UWV aan de medewerker te laten uitkeren, bespaar je tijd in de administratie.
Kies in plaats daarvan voor de volgende aanpak:
- Houd 100% in bij de medewerker voor zowel aanvullend geboorteverlof of betaald ouderschapsverlof.
- Betaal eventueel een netto voorschot uit.
- Laat vervolgens de uitkering van het UWV rechtstreeks aan de medewerker overmaken.
- Verreken dan het eventueel uitbetaalde voorschot.
Als werkgever ontvang je overigens ook bericht van het UWV over de hoogte van het bedrag dat aan de medewerker door het UWV is uitgekeerd. Je kunt dit dus altijd nakijken.
