Steeds meer werkgevers bieden hun werknemers een vrij besteedbaar arbeidsvoorwaardenbedrag aan, in plaats van vooraf vastgelegde secundaire arbeidsvoorwaarden. Het individueel keuzebudget. Zo’n budget vormt een optelsom van meerdere óf alle arbeidsvoorwaarden. Denk aan de vakantie- en eindejaarsuitkering, bovenwettelijke vakantie-uren en leeftijdsuren.
In plaats van die vaste onderdelen van hun salaris hebben werknemers dan de ruimte om dat gehele budget of een deel ervan (afhankelijk van de gemaakte afspraken in het bedrijf) naar eigen inzicht en behoeften te besteden.
Handig, zo’n keuzebudget. Want elke werknemer stelt andere prioriteiten. Terwijl de één snakt naar zo veel mogelijk vakantieweken per jaar, laat een ander de opgespaarde euro’s liever uitkeren voor bijvoorbeeld een nieuw dakkapel. Intussen kiest een ander graag voor een extra pensioenstorting (voor zover de pensioenregeling hier ruimte voor biedt), om richting zijn pensioen de werkweek steeds verder te verkorten.
Wie niets opneemt, dan wel niet het gehele budget besteedt, krijgt aan het einde van het jaar zijn gehele opgebouwde, dan wel resterend arbeidsvoorwaardenbedrag in één keer uitbetaald. Als de werknemer eerder dat jaar uit dienst is getreden of overleden, valt de uitbetaling ervan samen met de standaard eindafrekening.
IKB in de loonaangifte
Zoveel flexibiliteit vinden veel werknemers prettig. Maar overzichtelijker wordt het er niet op, vindt het UWV. Om het UWV beter inzicht te geven in de opbouw en opname van individuele keuzebudgetten van werknemers, zijn de loonaangiftes in 2022 hierop aangepast.
De loonaangifte van elke werknemer bevat daarom twee rubrieken met daarin de opbouw en consumptie van het arbeidsvoorwaardenbedrag.
Hierdoor kan het UWV het precieze dagloon en maatmaninkomen van elke werknemer bepalen. Bovendien heeft het UWV die gegevens nodig om de inkomsten te kunnen verrekenen bij een uitkering op grond van de werknemersverzekeringen.
Zo vul je de kolommen in
In de eerste kolom vul je het in dat tijdvak opgebouwde arbeidsvoorwaardenbedrag in. In de tweede kolom ”Opname arbeidsvoorwaardenbedrag” vul je het bedrag aan belaste afboekingen in, dus de daadwerkelijk uitbetaalde bedragen. De opgenomen verlofuren horen juist niet in deze kolom thuis: het gaat uitsluitend om extra uitbetaalde bedragen.
Wanneer je een bedrag opneemt uit het IKB voor een belastingvrije vergoeding, hoef je dit bedrag niet mee te nemen in de twee rubrieken (opbouw en afname avwb) op de loonaangifte. Deze opname heeft immers geen gevolgen voor het belaste (SV-)loon.
Deze ‘andere afnames’ en het saldo van het arbeidsvoorwaardenbudget vermeld je dus niet op de aangifte loonheffingen, maar moet je natuurlijk wél bijhouden in je administratie. Dat laatste is het totaalbedrag na verrekening van alle opbouw en afnames. Het spreekt voor zich dat de medewerker dit inzichtelijk moet hebben, maar de Belastingdienst kan hier ook om vragen.
Voorbeeld: een werknemer bouwt 14% keuzebudget op per maand. De werknemer laat in mei €800,- uitbetalen, koopt in oktober een fiets van €380,- en laat in december nog €500,- uitbetalen. De loonaangifte moet als volgt worden ingevuld:
| Maand | Loon SV | Opbouw Avwb | Opname Avwb |
|---|---|---|---|
| Januari | 1000 | 140 | 0 |
| Februari | 1000 | 140 | 0 |
| Maart | 1000 | 140 | 0 |
| April | 1000 | 140 | 0 |
| Mei | 1000 | 140 | 800 |
| Juni | 1000 | 140 | 0 |
| Juli | 1000 | 140 | 0 |
| Augustus | 1000 | 140 | 0 |
| September | 1000 | 140 | 0 |
| Oktober | 1000 | 140 | 0 |
| November | 1000 | 140 | 0 |
| December | 1000 | 140 | 500 |
Meer voorbeelden vind je in dit document van de Belastingdienst.
Let op: in de eerste rubriek, die met het opgebouwde arbeidsvoorwaardenbedrag, vul je het gehele opgebouwde bedrag van die maand in, dus inclusief eventueel opgenomen belaste of onbelaste bedragen. Je vermindert dit opgebouwde bedrag wél vooraf met opgenomen verlofuren in die maand. Als werknemers geen individueel keuzebudget hebben, bouwen ze ook geen budget op. In dat geval vul je dus in beide rubrieken € 0 in.
Vakantiebijslag
Ook goed om te weten: de rubrieken ‘vakantiebijslag’ en ‘opgebouwde recht vakantiebijslag’ moeten op de loonaangifte blijven staan, dus óók als vakantiebijslag deel uitmaakt van het individueel keuzebudget. In dat laatste geval vul je deze rubrieken met € 0 in. Als de werknemer zijn vakantiebijslag buiten het keuzebudget om krijgt uitgekeerd, vul je de rubrieken voor vakantiebijslag zoals gebruikelijk in.
Aanpassingen in AFAS
Om deze rubrieken bij de loonaangifte correct in te kunnen vullen, is het verstandig om na te gaan of je HRM- en salarissoftware hierop is ingericht. Mogelijk moet je hiervoor nieuwe salariscomponenten toevoegen. Hoe je dat in AFAS doet, vind je hier. Zo kun je de juiste informatie naar de Belastingdienst en het UWV doorzetten.
