Heb je ooit gehoord van een loonheffingennummer? Dit nummer is essentieel voor bedrijven die werknemers in dienst hebben. Het is gekoppeld aan de loonheffingen die je als werkgever moet afdragen aan de Belastingdienst. Zonder dit nummer kan je geen correcte loonadministratie voeren. In dit artikel leggen we uit waarom het loonheffingennummer belangrijk is en hoe je het aanvraagt. Zo zorg je ervoor dat je altijd up-to-date bent met je administratie en voorkom je problemen met de belasting.
Wat is een loonheffingennummer?
Een loonheffingennummer is een uniek identificatienummer dat door de Belastingdienst wordt toegekend aan werkgevers in Nederland. Het nummer is noodzakelijk voor het aangeven en afdragen van de loonheffingen, die bestaan uit loonbelasting, premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet.
Bovendien voedt de aangifte loonheffingen de polis administratie van het UWV met betrekking tot loon en arbeidsverleden hetgeen gebruikt wordt voor bijvoorbeeld de duur en hoogte van uitkeringen.
Aanvragen loonheffingennummer
Wanneer je personeel aanneemt en daarmee werkgever wordt, dien je jezelf aan te melden bij de Belastingdienst via het formulier ‘Melding loonheffingen aanmelding werkgever’. Na verwerking van de aanmelding ontvangt de werkgever een loonheffingennummer, een aangiftebrief met aangiftetijdvakken en informatie over de sectorindeling en premiepercentages voor de werkhervattingskas (Whk).
Stel echter dat je al wel bent aangemeld als werkgever maar nog geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd was, ofwel je neemt nu personeel aan waarvoor je premies dient te betalen, dan meld je je aan met het formulier ‘Melding Loonheffingen premies werknemersverzekeringen betalen’. Je ontvangt vervolgens een brief met de sector waarbij je bent aangesloten en een brief met het percentage voor de Whk.
Afsluiten en beheren van een loonheffingennummer
Afsluiten loonheffingennummer
Wanneer je geen personeel meer in dienst hebt, en dit tenminste 12 maanden ook niet verwacht te hebben, kan het loonheffingennummer worden afgesloten. Hiervoor dient het formulier ‘Melding Loonheffingen Afmelding werkgever’ gebruikt te worden. De afmelding verwerkt de Belastingdienst binnen drie weken waarna je een ‘Melding intrekking aangiftebrief’ ontvangt. Tot die tijd dien je aangiften te blijven doen (nihil).
Doe ook aangifte als je geen loon en loonheffingen hebt aan te geven
Zelfs zonder loonbetalingen moet op tijd aangifte gedaan worden. Dit betreft de nihilaangifte (geen werknemers in dienst) of nulaangifte (geen loon uitbetaald aan aanwezige werknemers).
Wanneer aangiften doen en wanneer betalen
Aangiften moeten op tijd bij de Belastingdienst binnen zijn, zoals aangegeven in de ‘Aangiftebrief loonheffingen’. Je doet dit na afloopt van het aangiftetijdvak of op zijn vroegst binnen het aangiftetijdvak.
De betaling moet uiterlijk op de rekening staan op de datum van de ‘Aangiftebrief loonheffingen’. Gebruik hierbij altijd het betalingskenmerk, anders kan de Belastingdienst de betaling niet of niet tijdig verwerken.
Als voorbeeld nemen we de salarisverwerking van februari 2024: de aangifte loonheffingen dient uiterlijk op de laatste dag van maart ingediend te zijn en de betaling dient ook op deze datum door de Belastingdienst ontvangen te zijn.
Ben je te laat met het doen of betalen van de aangifte? Dan is er sprake van verzuim en kan je een verzuimmededeling of boete krijgen.
Ander aangifte tijdvak dan het loontijdvak
Het loontijdvak, waarin werknemers loon ontvangen, kan verschillen van het aangiftetijdvak. Bij verschillen gelden de volgende regels:
- Geef het daadwerkelijk uitbetaalde loon van het aangiftetijdvak aan. Nabetalingen reken je toe aan de periode waarop ze betrekking hebben, als je het loon-oversysteem toepast.
- De ‘datum aanvang inkomstenperiode’ moet binnen het aangiftetijdvak vallen. Als dit niet het geval is, vul dan de eerste datum van het aangiftetijdvak in. Hierop gelden uitzonderingen bij onder meer uitkeringen van UWV.
Bijvoorbeeld, bij een loontijdvak van vier weken dat eindigt op 27 januari en een aangiftetijdvak van een kalendermaand, geef je voor januari het loon van de eerste vier weken aan. Voor februari geef je het loon van de volgende vier weken aan, waarbij de ‘datum aanvang inkomstenperiode’ binnen februari moet vallen.
Om je aangiftetijdvak te wijzigen, gebruik het formulier ‘Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen’ van de Belastingdienst. Dien dit in vóór 15 december in voor wijzigingen die ingaan op 1 januari van het volgende jaar.
