De reiskostenvergoeding in Nederland is weer veranderd in 2024. Wil jij als werkgever een optimale (onbelaste) vergoeding aanbieden? Of als werknemer weten wat er mogelijk is? Reis dan met ons mee in de wereld van de van reiskostenvergoeding.
Highlights uit dit artikel:
- Wat houdt de reiskostenvergoeding in: een financiële compensatie die werkgevers aan werknemers bieden om de kosten van het woon-werkverkeer te dekken.
- De onbelaste reiskostenvergoeding is in 2024 van €0,21 (2023) naar €0,23 per kilometer gestegen;
- Verschillen tussen werkgevers: Terwijl sommige werkgevers geen kilometervergoeding bieden in het kader van duurzaamheid, zien anderen het juist als een onmisbare arbeidsvoorwaarde;
- Reiskostenvergoeding berekenen: Krijg snel een overzicht van de maximale onbelaste vergoedingen met onze handige rekentool;
- Waar moet je rekening meehouden: Als werknemer moet je met 4 punten rekening houden bij een reiskostenvergoeding.
Inhoud
Wat is de reiskostenvergoeding?
De reiskostenvergoeding is een financiële compensatie die werkgevers aan werknemers bieden om de kosten van het woon-werkverkeer te dekken. Of het nu gaat om vergoedingen per kilometer of om een vast bedrag per maand, het is een essentieel onderdeel van veel arbeidsovereenkomsten.
Wat veranderde er in 2024?
Verhoging belastingvrije vergoeding in 2024
Na jaren op € 0,19 per kilometer te hebben gestaan, werd de onbelaste reiskostenvergoeding in 2023 verhoogd. Dit gebeurde naar aanleiding van de stijgende energieprijzen. De belastingvrije kilometervergoeding in 2023 was verhoogd naar € 0,21.
Per 1 januari 2024 is de onbelaste kilometervergoeding nogmaals gestegen. Je mag nu als werkgever €0,23 per kilometer onbelast vergoeden aan je werknemers.
| 2022 | 2023 | 2024 |
|---|---|---|
| €0,19 | €0,21 | €0,23 |
Hoe bereken je de reiskostenvergoeding?
Het uitrekenen van de reiskotenvergoeding heeft wat voeten in de aarde. Allereerst moet je de afstand tussen woon- en werkplek vaststellen. De Belastingdienst gaat hierbij uit van de meest gangbare route, niet per se de kortste. Dus, als werkgever baseer je de vergoeding op de meest voorkomende route. Vaak is een traject via de snelweg iets langer, maar wel tijdbesparend.
Formule maximale reiskostenvergoeding
Voor de maximale onbelaste reiskostenvergoeding, gebruik je de volgende rekensom:
Maandelijkse reiskostenvergoeding = € 0,23 x woon-werkafstand x 2 x (werkdagen) / 12.
Berekening vaste reiskostenvergoeding
Als werkgever mag je een vaste onbelaste kilometervergoeding geven indien een werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar de werkplek reist. Dan mag je de vaste onbelaste vergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen naar werk reist. Deze berekening is proportioneel aan het aantal dagen waarop wordt gewerkt.
Voor het berekenen van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding, kun je de volgende rekentool gebruiken:
Reist de medewerker naar kantoor, maar werkt diegene ook thuis? Je mag dan ook een vaste reis- en thuiswerkvergoeding geven. Hier lees je daar meer over.
Waar moet een werknemer rekening mee houden?
Vaste vergoeding en afwezigheid
We spreken van kortstondige afwezigheid wanneer iemand naar verwachting maximaal zes opeenvolgende weken afwezig is. Bij ziekte volgen we de zeswekentermijn volgens de Wet verbetering poortwachter. De arbodienst oordeelt uiterlijk zes weken na de eerste ziektedag over het type ziekte en adviseert over herstel en werkhervatting. Tijdens kortstondige afwezigheid mag een werkgever de onbelaste reiskostenvergoeding doorbetalen.
Als je langdurige afwezigheid verwacht, mag je de vergoeding nog onbelast uitbetalen voor de huidige en de volgende maand. Na die periode mag je een onbelaste vergoeding pas opnieuw starten vanaf de eerste dag van de maand na de maand waarin de werknemer herstelt.
Reiskosten bij thuiswerken
De werkgever mag de kilometervergoeding normaliter ook (tijdelijk) stopzetten wanneer de werknemer thuiswerkt. Dit is ook volkomen logisch, aangezien de werknemer geen woon-werkreizen maakt. Let op: als er in de cao of individuele arbeidsovereenkomst afwijkende afspraken zijn gemaakt over het doorbetalen van de reiskostenvergoeding bij thuiswerken, zijn deze leidend. Zo kan het voorkomen dat een werknemer bij ziekte of thuiswerken de reiskosten toch een bepaalde tijd doorbetaald krijgt.
Lees ook: alles wat je moet weten over de thuiswerkvergoeding
Hervatten van reiskosten na thuiswerken
Het kan natuurlijk zo zijn dat de werkgever ervoor heeft gekozen om de reiskosten stop te zetten, gedurende de periode dat de werknemer thuiswerkt. Vanaf het moment dat de werknemer weer reiskosten gaat maken, kunnen de reiskosten, in overleg met de werkgever, meteen worden aangezet voor de dagen waarop de werknemer van en naar het werk reist.
Verschillen tussen bij werkgevers
Hoe er met de reiskostenvergoeding wordt omgegaan, verschilt sterk per werkgever. Een werkgever is niet verplicht om de reiskosten voor woon-werkverkeer te vergoeden. Zo zijn er veel werkgevers die helemaal geen kilometervergoeding verstrekken, dus ook niet de onbelaste kilometervergoeding. ABN Amro biedt bijvoorbeeld geen kilometervergoeding, maar heeft een elektrisch wagenpark en stelt treinabonnementen beschikbaar.
Aan de andere kant is de kilometervergoeding een belangrijke arbeidsvoorwaarde voor kandidaten bij het kiezen van een nieuwe baan. In het kader van goed werkgeverschap en de krapte op de arbeidsmarkt, kan het aantrekkelijk zijn om je kilometervergoeding te verhogen.
FAQ reiskostenvergoeding
Alle verplaatsingen die een werknemer maakt om van huis naar werk te gaan en andersom. Verplaatsingen naar bijvoorbeeld een klant of opleiding vallen niet onder woon-werkverkeer. Deze kosten kunnen daarentegen wel apart vergoed worden als de werknemen met eigen vervoer reist.
Werknemers die gebruikmaken van openbaar vervoer of andere vervoersmiddelen, zoals taxi's, boten, of vliegtuigen, komen ook in aanmerking voor een onbelaste reiskostenvergoeding, mits de bedragen redelijk zijn.
Als werkgever mag je een vaste onbelaste kilometervergoeding geven indien een werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar naar de werkplek reist. Is dit het geval? Dan mag je de vaste onbelaste vergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen naar werk reist. Deze berekening is proportioneel aan het aantal dagen waarop wordt gewerkt.
Je kunt zowel een vaste reiskosten- als een vaste thuiswerkvergoeding geven aan medewerkers die een bepaald aantal dagen in de week thuis en op kantoor werken. De medewerker kan ze alleen niet beide op dezelfde dag ontvangen.
