Thuiswerken of weer naar kantoor? Zo werken de vergoedingen in 2022
Onze manier van werken is sinds de coronacrisis misschien wel voorgoed veranderd. Maar liefst 52% van de mensen die thuis kunnen werken, geeft aan dit voor de helft van de tijd te willen blijven doen. De gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding is dan ook goed nieuws voor veel werkgevers. In dit artikel lees je alles wat je moet weten.
De thuiswerkvergoeding in 2022: een gerichte vrijstelling
Vanaf 1 januari 2022 komt er een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding. Deze kosten hoef je dus niet meer te verrekenen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Let op: Heb je in 2021 een thuiswerkvergoeding onbelast uitbetaald? Dan dien je dit nog steeds in de vrije ruimte van 2021 mee te tellen.
Vanaf 1 januari 2022 hoeft dit dus niet meer. Zo houd je meer ruimte over in de vrije ruimte.
Hoe hoog is de thuiswerkvergoeding?
Het bedrag dat je onbelast per dag per werknemer mag vergoeden is €2,-. Dit bedrag heeft het NIBUD berekend op basis van de extra kosten die thuiswerken gemiddeld met zich brengt.
Waar is de thuiswerkvergoeding voor bedoeld?
De thuiswerkkostenvergoeding moet de kosten dekken van zaken als elektriciteits-, water- en gasverbruik, koffie en thee en wc-papier. Dit zijn extra kosten die werknemers maken wanneer ze thuis werken. Voor communicatiemiddelen zoals internet, laptops en mobiele telefoons bestaan al gerichte vrijstellingen.
De 214-dagen-regeling
Als werkgever mag je een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding geven indien een werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar thuiswerkt. Is dit het geval? Dan mag je de vaste onbelaste vergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen thuiswerkt. Deze berekening is proportioneel aan het aantal dagen waarop thuis wordt gewerkt.
Voorbeeld: Wanneer een collega 1 dag per week thuiswerkt, moet diegene in 2022 minimaal 128/5 = 26 dagen thuiswerken. Is dit het geval? Dan mag je diegene in 2022 een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding geven van (214/5) * €2 = €85,60.
Wat als je niet voldoet aan de 128-dagen-eis?
Werkt een werknemer minder dan 128 dagen thuis, omdat hij of zij bijvoorbeeld flexibel wordt ingeroosterd? Dan mag je diegene nog steeds een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van €2,- per dag geven. De werknemer moet dan elke maand het aantal thuiswerkdagen doorgeven. Het betreft dus geen vaste vergoeding, maar een vergoeding op declaratiebasis.
Hoe zit het met...
een flexibel thuiswerkbeleid?
Als je een flexibel thuiswerkbeleid hanteert zonder vaste afspraken over thuiswerkdagen, kun je geen vaste vergoeding geven. De gerichte vrijstelling voor €2,- per thuiswerkdag geldt nog steeds, alleen dienen medewerkers hun thuiswerkkosten maandelijks te declareren.
parttime werk?
Indien een medewerker parttime werkt, pas je de 214-dagen-regeling en de 128-dagen-eis naar rato toe. Je rekent dus met 1/5e, 2/5e, 3/5e of 4/5e van de 214/128 dagen. (Zie het rekenvoorbeeld verderop in dit artikel.)
Op dezelfde dag thuiswerken en naar kantoor?
Je mag géén thuiswerkvergoeding verstrekken op dagen waarop een werknemer gebruik maakt van de reiskostenvergoeding. Werkt een werknemer op dezelfde dag eerst thuis en vervolgens op kantoor? Dan mag je als werkgever maar één vergoeding verstrekken: de thuiswerkkostenvergoeding of de reiskostenvergoeding.
Deze keuze vervalt voor medewerkers die in een auto die door de werkgever ter beschikking is gesteld, naar werk rijden. Zij mogen op die dag géén gebruik maken van de thuiswerkkostenvergoeding.
Thuiswerken en de reiskostenvergoeding
In 2022 gaat de 128-dagen-eis ook gelden voor de vaste reiskostenvergoeding. Ook deze vergoeding wordt berekend naar rato van het aantal reisdagen per week.
Je kunt dus zowel een vaste reiskosten- als een vaste thuiswerkvergoeding geven aan medewerkers die een bepaald aantal dagen in de week thuis en op kantoor werken. Beide vergoedingen mag je belastingvrij verstrekken en gaan niet ten laste van de vrije ruimte.
Rekenvoorbeeld
Albert werkt 4 dagen per week:
- 2 dagen thuis
- 2 dagen op kantoor, enkele reis = 12 km
Reiskostenvergoeding
128-dagen-eis
2/5e van 128 dagen = 52 dagen.
Als Albert minimaal 52 dagen naar kantoor reist, mag de vaste reiskostenvergoeding berekend worden volgens de 214-dagen-regeling.
214-dagen-regeling
2/5e van 214 dagen = 86 dagen.
Reiskostenvergoeding
86 dagen x (24 km x €0,19)/12 = €32,68 per maand
Thuiswerkvergoeding
128-dagen-eis
2/5e van 128 dagen = 52 dagen. Albert werkt meer dan 52 dagen thuis. Daarom mag de thuiswerkkostenvergoeding uitbetaald worden volgens de 214-dagen-regeling.
214-dagen-regeling
2/5e van 214 dagen = 86 dagen.
Thuiswerkkostenvergoeding
(86 dagen x €2)/12 = €14,33 per maand
Albert ontvangt standaard per maand €32,68 = €14,33 = €47,01.
Tip: Maak duidelijke afspraken over thuiswerken
Het is raadzaam om met je medewerkers de dagen in de week af te spreken waarop thuis of op kantoor wordt gewerkt. Zo kun je toetsen of iemand voldoet aan de 128-dagen-eis. Als dat het geval is, mag je een vaste onbelaste vergoeding geven op basis van de 214-dagen-regeling. Je hoeft dit dus niet te verrekenen in de vrije ruimte en hebt geen omkijken naar declaraties achteraf.
Word gratis lid van onze community!
Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.
Ontdek onze laatste artikelen
Zo genereer je automatisch de werkgeversverklaring in AFAS
Het komt regelmatig voor: een medewerker gaat verhuizen en heeft een werkgeversverklaring nodig. Wist je dat je een automatisch ingevulde werkgeversverklaring in AFAS kunt laten genereren? Samen slim vooruit!
Vluchtelingen uit Oekraïne in dienst nemen? 5 punten om op te letten
Op dit moment zijn er een paar duizend vluchtelingen uit Oekraïne in Nederland aan het werk. Overweeg jij ook om Oekraïners in dienst te nemen? Ontdek waar je op moet letten.
Verplichte vrije dagen of flexibele feestdagen?
Terwijl de meeste organisaties standaard gesloten zijn op Hemelvaartsdag en Pinksteren, overwegen steeds meer werkgevers een flexibel feestdagenbeleid.
Neways Electronics kiest voor de internationale HR-oplossing van Salure en AFAS
Het in 1969 opgerichte Neways Electronics heeft de keuze gemaakt voor de software en diensten van Salure en AFAS. Het in Eindhoven gevestigde bedrijf gaat per 1 januari 2023 werken met het nieuwe systeem.
Betaald ouderschapsverlof in 2022: alles wat moet je weten
Goed nieuws voor werkende (aanstaande) ouders in loondienst: vanaf 2 augustus 2022 kun je tot negen weken deels betaald ouderschapsverlof opnemen. Ontdek alles wat je moet weten.
HR & payroll in 2022: 10 punten om op te letten
Is jouw HR- en salarisadministratie klaar voor 2022? Zorg dat je met deze 10 punten rekening houdt.
