Onze manier van werken is sinds de coronacrisis misschien wel voorgoed veranderd. Maar liefst 52% van de mensen die thuis kunnen werken, geeft aan dit voor de helft van de tijd te willen blijven doen. De gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding is dan ook goed nieuws voor veel werkgevers. In dit artikel lees je alles wat je moet weten.
De thuiswerkvergoeding: een gerichte vrijstelling
Sinds 1 januari 2022 bestaat er een gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding. Deze kosten hoef je dus niet meer te verrekenen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Let op: Heb je in 2021 een thuiswerkvergoeding onbelast uitbetaald? Dan dien je dit nog steeds in de vrije ruimte van 2021 mee te tellen.
Sinds 1 januari 2022 hoeft dit dus niet meer. Zo houd je meer ruimte over in de vrije ruimte.
Hoe hoog is de thuiswerkvergoeding?
Het bedrag dat je onbelast per dag per werknemer mag vergoeden is in 2022 €2,-. Dit bedrag heeft het NIBUD berekend op basis van de extra kosten die thuiswerken gemiddeld met zich brengt.Â
De thuiswerkvergoeding wordt in 2023 verhoogd
In 2023 wordt de onbelaste thuiswerkvergoeding verhoogd naar €2,15 per dag. Zo worden de medewerkers tegemoetgekomen voor de hogere energieprijzen.
Waar is de thuiswerkvergoeding voor bedoeld?
De thuiswerkkostenvergoeding moet de kosten dekken van zaken als elektriciteits-, water- en gasverbruik, koffie en thee en wc-papier. Dit zijn extra kosten die werknemers maken wanneer ze thuis werken. Voor communicatiemiddelen zoals internet, laptops en mobiele telefoons bestaan al gerichte vrijstellingen.
De 214-dagen-regeling
Als werkgever mag je een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding geven indien een werknemer minimaal 128 dagen per kalenderjaar thuiswerkt. Is dit het geval? Dan mag je de vaste onbelaste vergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen thuiswerkt. Deze berekening is proportioneel aan het aantal dagen waarop thuis wordt gewerkt.
Voorbeeld: Wanneer een collega 1 dag per week thuiswerkt, moet diegene in 2022 minimaal 128/5 = 26 dagen thuiswerken. Is dit het geval? Dan mag je diegene in 2022 een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding geven van (214/5) * €2 = €85,60.
Krijg je een thuiswerkvergoeding als je niet voldoet aan de 128-dagen-eis?
Werkt een werknemer minder dan 128 dagen thuis, omdat hij of zij bijvoorbeeld flexibel wordt ingeroosterd? Dan mag je diegene nog steeds een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van €2,- per dag geven. De werknemer moet dan elke maand het aantal thuiswerkdagen doorgeven. Het betreft dus geen vaste vergoeding, maar een vergoeding op declaratiebasis.
Hoe zit het met de thuiswerkvergoeding bij...
een flexibel thuiswerkbeleid?
Als je een flexibel thuiswerkbeleid hanteert zonder vaste afspraken over thuiswerkdagen, kun je geen vaste vergoeding geven. De gerichte vrijstelling voor €2,- per thuiswerkdag geldt nog steeds, alleen dienen medewerkers hun thuiswerkkosten maandelijks te declareren.
parttime werk?
Indien een medewerker parttime werkt, pas je de 214-dagen-regeling en de 128-dagen-eis naar rato toe. Je rekent dus met 1/5e, 2/5e, 3/5e of 4/5e van de 214/128 dagen. (Zie het rekenvoorbeeld verderop in dit artikel.)
Op dezelfde dag thuiswerken en naar kantoor?
Je mag géén thuiswerkvergoeding verstrekken op dagen waarop een werknemer gebruik maakt van de reiskostenvergoeding. Werkt een werknemer op dezelfde dag eerst thuis en vervolgens op kantoor? Dan mag je als werkgever maar één vergoeding verstrekken: de thuiswerkkostenvergoeding of de reiskostenvergoeding.
Deze keuze vervalt voor medewerkers die in een auto die door de werkgever ter beschikking is gesteld, naar werk rijden. Zij mogen op die dag géén gebruik maken van de thuiswerkkostenvergoeding.
Thuiswerken en de reiskostenvergoeding
Vanaf 2022 geldt de 128-dagen-eis ook voor de vaste reiskostenvergoeding. Ook deze vergoeding wordt berekend naar rato van het aantal reisdagen per week.
Je kunt dus zowel een vaste reiskosten- als een vaste thuiswerkvergoeding geven aan medewerkers die een bepaald aantal dagen in de week thuis en op kantoor werken. Beide vergoedingen mag je belastingvrij verstrekken en gaan niet ten laste van de vrije ruimte.
Rekenvoorbeeld reiskosten- en thuiswerkvergoeding 2022
Albert werkt 4 dagen per week:
- 2 dagen thuis
- 2 dagen op kantoor, enkele reis = 12 km
Reiskostenvergoeding
128-dagen-eis
2/5e van 128 dagen = 52 dagen.
Als Albert minimaal 52 dagen naar kantoor reist, mag de vaste reiskostenvergoeding berekend worden volgens de 214-dagen-regeling.
214-dagen-regeling
2/5e van 214 dagen = 86 dagen.
Reiskostenvergoeding
86 dagen x (24 km x €0,19)/12 = €32,68 per maand
Thuiswerkvergoeding
128-dagen-eis
2/5e van 128 dagen = 52 dagen. Albert werkt meer dan 52 dagen thuis. Daarom mag de thuiswerkkostenvergoeding uitbetaald worden volgens de 214-dagen-regeling.
214-dagen-regeling
2/5e van 214 dagen = 86 dagen.
Thuiswerkkostenvergoeding
(86 dagen x €2)/12 = €14,33 per maand
Albert ontvangt standaard per maand €32,68 + €14,33 = €47,01.
Tip: Maak duidelijke afspraken over thuiswerken
Het is raadzaam om met je medewerkers de dagen in de week af te spreken waarop thuis of op kantoor wordt gewerkt. Zo kun je toetsen of iemand voldoet aan de 128-dagen-eis. Als dat het geval is, mag je een vaste onbelaste vergoeding geven op basis van de 214-dagen-regeling. Je hoeft dit dus niet te verrekenen in de vrije ruimte en hebt geen omkijken naar declaraties achteraf.
Thuiswerkvergoeding FAQ
Ja, de thuiswerkvergoeding is een onbelast oftewel een netto bedrag tot aan 2 euro per werknemer en per dag de desbetreffende persoon thuiswerkt. Een werkgever hoeft dus geen belasting te betalen over de thuiswerkvergoeding van €2,-. Een werkgever mag natuurlijk ook meer geven dan 2 euro, echter moeten er dan wel loonheffingen betaald worden over het bedrag erboven. In 2023 wordt dit bedrag €2,15.
De onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt in 2023 maximaal €2,15 per thuisgewerkte dag per werknemer, dit is wettelijk vastgesteld door het kabinet. Het bedrag is tot stand gekomen naar aanleiding van het onderzoek van NIBUD naar de extra kosten die thuiswerken gemiddeld met zich meebrengt voor werknemers in Nederland. In 2022 was dit bedrag €2,- per dag.
Wanneer er bij jouw bedrijf een flexibel thuiswerkbeleid gehanteerd wordt zonder vaste afspraken over thuiswerkdagen, krijg je geen vaste thuiswerkvergoeding. Dit betekent niet dat je geen thuiswerkvergoeding krijgt, want de gerichte vrijstelling van €2,15 per thuiswerkdag is nog steeds van kracht. Het verschil is dan alleen dat je bij een flexibel thuiswerkbeleid maandelijks je thuiswerkkosten moet declareren.
Ja, bij parttime werk heb je recht op een thuiswerkvergoeding. Je moet dan wel aan de 214 dagen regeling en 128-dagen eis voldoen in verhouding met de hoeveelheid dagen dat je werkt. Om dit te berekenen gebruik je 1/5e, 2/5e, 3/5e of 4/5e van de 214/128 dagen. Bij twee dagen gebruik je dus 2/5e van de 214/128 dagen.
Nee, je hebt geen recht op zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding op dezelfde dag. Wanneer je eerst thuis werkt en vervolgens naar kantoor gaat is de werkgever verplicht om één vergoeding te verstrekken: de thuiswerkvergoeding of de reiskostenvergoeding. Voor de mensen die in een auto van de zaak naar werk rijden vervalt de keuze. Zij kunnen geen gebruik maken van de thuiswerkvergoeding.
De thuiswerkvergoeding van €2,15 is in het leven geroepen om kosten te dekken voor zaken als: koffie, thee, wc-papier en elektriciteits-, water, en gasverbruik. Dit zijn extra kosten voor werknemers wanneer ze thuiswerken in plaats van op het kantoor. Voor communicatiemiddelen als: internet, laptops en mobiele telefoons bestaan al gerichte vrijstellingen zoals de internetvergoeding.
