van bewaartermijn personeelsdossier tot aan fiscale gegevens de bewaartermijnen variëren van 4 weken tot langer dan 7 jaar

Bewaartermijn personeelsdossier: dit moet je weten voor je administratie

Elke werkgever beschikt over persoonsgegevens van zijn medewerkers, variërend van het personeelsdossier tot de loonstrook en andere informatie. Aan bijvoorbeeld de bewaartermijn personeelsdossier stelt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eisen aan het bewaren en vernietigen van deze gegevens. Echter, andere gegevens naast het personeelsdossier hebben weer verschillende bewaartermijnen. Salure heeft uitgezocht welke dat zijn.  

Voorwaarden personeelsdossier

De richtlijnen voor het aanleggen van personeelsdossiers worden bepaald door de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG). Werkgevers moeten met de volgende voorwaarden rekeninghouden als ze dossiers bijhouden:

  • De verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de gegevens in het personeelsdossier juist en nauwkeurig zijn;
  • Het is niet toegestaan om meer informatie in het personeelsdossier vast te leggen dan strikt noodzakelijk is, en de opgeslagen gegevens moeten relevant zijn;
  • Je bent verplicht om je werknemers te informeren over welke gegevens je verzamelt, met welk doel je deze gegevens verzamelt en op welke rechtsgrond je dit doet;
  • De persoonsgegevens moeten op een passende manier beveiligd worden om te voorkomen dat de gegevens verloren gaan of in de verkeerde handen terechtkomen;
  • Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is;
  • Aan werknemers moet de mogelijkheid geboden worden om hun gehele persoonsdossier in te zien, en deze gegevens indien nodig te rectificeren, te beperken of te verwijderen;
  • Het is verplicht om werknemers afzonderlijk te wijzen op hun recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang;
  • In voorkomende gevallen moeten werknemers de mogelijkheid krijgen om hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.

Bewaarplicht persoonsgegevens

De AVG zelf stelt geen concrete eisen met betrekking tot bewaartermijnen. Als hoofdregel geldt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. Zo is bij wet bepaaldt dat er een verschil is tussen de duur van de bewaartermijn personeelsdossier en sollicitatiegevens. Vanwege de benodigheid van deze gegevens voor de administratie. Wel zijn er andere wetten (bijvoorbeeld op het gebied van belastingen) waarin bewaartermijnen zijn opgenomen. Hieronder vind je de meest voorkomende persoonsgegevens gesorteerd op de geldende bewaartermijn.

Bewaartermijn 4 weken tot 1 jaar

  • Gegevens met betrekking tot de sollicitatieprocedure (bijv CV, referentie, etc);
  • de verklaring omtrent gedrag (VOG).

* Sollicitatiegegevens mag je, na afwijzing van de sollicitant, tot 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaren. Met toestemming van de werknemer kan de bewaartermijn worden opgerekt naar maximaal 1 jaar.

Bewaartermijn 2 jaar

  • de arbeidsovereenkomst (incl. wijzigingen);
  • persoonlijk dossier medewerker (bijv beoordelings- en functioneringsgesprekken);
  • correspondentie met de bedrijfarts en het UWV (verslagen omtrent de wet verbetering poortwachter);
  • gegevens over ziekteverzuim (deze gegevens langer nodig zijn. Bijvoorbeeld in geval van een arbeidsconflict).

Als de werkgever eigenrisicodrager is voor de ZW of de WGA, geldt een bewaartermijn van 5 jaar.

Bewaartermijn max 5 jaar

Voor sommige gegevens binnen de loonadministratie geldt een andere bewaartermijn. De volgende gegevens moeten ten minste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking worden bewaard:

  • loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen.’ Als oude verklaringen en formulieren zijn vervangen door nieuwe, moeten zowel de oude als de nieuwe worden bewaard;
  • kopieën van het identiteitsbewijs;
  • kopieën van beschikkingen of verklaringen van werknemers.

Bewaartermijn 7 jaar

  • persoonlijke gegevens werknemer (NAW en burgelijke staat);
  • datum indiensttreding;
  • fiscale informatie;
  • de complete salarisadministratie.

Omwille van fiscale wetgeving, moeten de salarisadministratie, fiscale informatie, salarisafspraken en relevante verklaringen en documenten in beginsel 7 jaar worden bewaard, maar afwijkende bewaartermijnen zijn mogelijk.

Bewaartermijn langer dan 7 jaar

  • persoonsgegevens met gerechtvaardigd belang.

Sommige persoonsgegevens mogen langer dan 7 jaar worden bewaard. Hierbij moet de werkgever dan wel een gerechtvaardigd belang hebben. Deze langere bewaartermijn geldt onder meer voor persoonsgegevens waarvoor de werknemer toestemming heeft gegeven.

Afwijkende bewaartermijnen binnen de loonadministratie

Voor de overige gegevens zijn afspraken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar mogelijk. De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Bijzondere zaken en hun bewaartermijnen

Sollicitatiegegevens

Sollicitatiegegevens mag je, na afwijzing van de sollicitant, tot 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaren. Met toestemming van de werknemer kan de bewaartermijn worden opgerekt naar maximaal 1 jaar. Deze termijn is alleen van toepassing als een kandidaat uiteindelijk niet wordt aangenomen. Als iemand niet wordt aangenomen, is er namelijk geen redelijke basis om de persoonsgegevens van die persoon te blijven bewaren. Bij sollicitatiegegevens kan je aan het volgende denken:

  • Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
  • Curriculum vitae (cv)
  • Correspondentie met de sollicitant omtrent de sollicitatie
  • Referenties
  • Assessments van de sollicitant
  • Getuigschriften
  • Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
  • Psychologisch onderzoek indien van toepassing

Bewaartermijn: maximaal 4 weken zonder toestemming, maximaal 1 jaar met toestemming van de sollicitant

Ingangsdatum bewaartermijn: na de beëindiging van de sollicitatieprocedure

Vastgelegd: In de AVG

Gegevens over etniciteit en herkomst

Bewaartermijn: minimaal 5 jaar en er zit geen maximum aan

Ingangsdatum: na de beëindiging van dienstverband

Vastgelegd: In de Wet Samen (Wet Stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden)

Identiteitspapieren vreemdelingen

Voor de identiteitspapieren van vreemdelingen die zijn ingeleend door derden en voor wie een tewerkstellingsvergunning is verleend geldt het volgende:

Bewaartermijn: minimaal 5 jaar en geen maximum aan verbonden

Ingangsdatum: Na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid door een ingeleende vreemdeling is beëindigd

Vastgelegd: In de Wet Arbeid Vreemdelingen

Loonbeslagen

Bewaartermijn: minimaal 5 jaar en geen maximum aan verbonden

Ingangsdatum: Na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid door een ingeleende vreemdeling is beëindigd

Vastgelegd: In de Wet Arbeid Vreemdelingen

Bewaarplicht geldt ook voor programma’s en bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Je moet ervoor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Alleen een afdruk is dus niet voldoende om aan de bewaarplicht te voldoen.

Loonbeslagen

Loonbeslagen moeten na opheffing ervan worden verwijderd. In de salarissoftware kunnen loonbeslagen niet worden verwijderd, omdat ze deel uitmaken van eerder afgeronde salarisregels. Je zou dus een eerdere (reeds afgesloten) loonronde open moeten breken om het loonbeslag te verwijderen. De correspondentie kun je wel verwijderen.

afas outsite implementeren

Na het aflopen van de bewaartermijn

Is de bewaartermijn van de persoonsgegevens verstreken? Of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan moet je deze vernietigen. Waar vroeger de shredder uitkomst bood, zijn er tegenwoordig manieren om ook digitale gegevens na een bepaalde tijd automatisch verwijderen.

Hoe ga je met bewaartermijnen om in AFAS?

Heb je de bewaartermijnen voor jouw organisatie vastgesteld? Dan kun je in AFAS het volgende stappenplan volgen. In het kort bestaat het stappenplan uit 3 delen:

        1. Controleer bestaande vrije velden, persoonsvelden, zelfgemaakte type dossieritems en schoon deze op.
        2. Maak een overzicht van de persoonsgegevens die je verzamelt, waarom je ze verzamelt en hoelang je ze wilt bewaren.
        3. Richt het verwijderen van persoonsgegevens in. Let op dat je hierbij eerst de specifieke gegevens verwijdert en als laatste de persoon zelf. Hier lees je hoe je dit doet.

Bekijk hier het complete stappenplan van AFAS.

Bewaartermijn personeelsdossier FAQ

Toegang tot je personeelsdossier is beperkt tot de personen die deze informatie nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, zoals je directe leidinggevende, HR-manager of een medewerker van de afdeling P&O (personeel & organisatie).

 

In sommige gevallen kan het zijn dat er binnen je organisatie specifieke regelingen gelden over wie toegang heeft tot het personeelsdossier. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat alleen personen die extra gescreend zijn, toegang hebben tot de informatie in het dossier.

 

Een andere optie is door middel van autorisaties. Hierdoor kan iemand bijvoorbeeld alleen inzicht hebben in mutaties of dossieritems.  

Voor de bepaling van de reiskostenvergoeding mag de werkgever niet meer gegevens gebruiken dan noodzakelijk is. De werkgever heeft dan ook genoeg aan het woonadres uit je personeelsdossier of een uittreksel uit het bevolkingsregister waarop je adres vermeldt staat.

Het antwoord hierop hang helemaal af van het type gegevens. Zo is de werkgever wettelijk verplicht om sommige gegevens uit het personeelsdossier van de werknemer een bepaalde tijd te bewaren. Voor andere gegevens is er geen wettelijk vastgestelde bewaartermijn.

 

Wettelijke bewaartermijnen:

 

  • Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal relevant zijn, moeten gedurende 7 jaar na beëindiging van het dienstverband door de werkgever bewaard worden;
  • De werkgever dient loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs van de medewerker te bewaren gedurende 5 jaar na de beëindiging van het dienstverband.

 

Geen wettelijke bewaartermijnen

Voor bepaalde gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor deze gegevens geldt dan ook in het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar na beëindig van het dienstverband.

Als de gegevens al eerder niet meer nodig zijn, dan moet je deze gegevens direct verwijderen.

Voorbeelden hiervan zijn:

 

  • Arbeidsovereenkomsten en de daarin aangebrachte wijzigingen;
  • Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken;
  • Getuigschrift;
  • Correspondentie met betrekking tot benoeming, promotie, degradatie en ontslag;
  • Administratieve verzuimgegevens;
  • Afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad.

 

 

*De werkgever kan gegevens van (ex-)werknemer langer bewaren indien er een arbeidsconflict is of als er een rechtszaak gaande is.

Salure staat voor je klaar

Wil je advies over het verwijderen van gegevens als de bewaartermijn is verstreken? Onze experts staan voor je klaar. Ze kunnen je helpen om dit in AFAS te richten op basis van best practices in verschillende branches. Wij lopen het stappenplan en de workflows voor jouw organisatie graag met je door. Neem contact met ons op voor meer informatie. Bel 0182 – 543 643 of mail naar info@salure.nl.

Deel dit artikel:

Best bekeken
Word gratis lid van onze HR & Payroll community!

Deel dit artikel:

Word gratis lid van onze community!

Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.

hr-payroll-community
Bekijk onze laatste artikelen:
WNT ter beperkering van hoge salarissen in de (semi-)publieke sector in de volksmond ook wel balkenendenorm
WNT: Wet normering topinkomens en de impact op organisaties

Iedereen die in Nederland werkt, heeft weleens gehoord van de Balkenendenorm, oftewel de “Wet Normering Topinkomens”. Deze wet is sinds 2013 van kracht en is bedoeld om hoge salarissen in de (semi-)publieke sector te beperken.

Lees meer →
arbeidsvoorwaarden
Top 10 arbeidsvoorwaarden: dit zijn de kansen voor werkgevers

In een krappe arbeidsmarkt is het essentieel dat je arbeidsvoorwaarden hebt waar je personeel blij van wordt én blijft. In dit artikel delen we handige tips en inzichten hiervoor.

Lees meer →
vakantiegeld berekenen
Vakantiegeld in mei? 4 feiten op een rij

Het is mei en dat betekent voor veel mensen: vakantiegeld! Maar wat zijn precies de verplichtingen voor werkgevers rondom het vakantiegeld? In dit artikel beantwoorden we 4 veelgestelde vragen.

Lees meer →
wat zijn adv- en atv-dagen?
Wat zijn ADV- en ATV-dagen?

ADV- en ATV-uren zijn veelgebruikte termen binnen arbeidscontracten en cao’s. Beide begrippen hebben betrekking op vrije dagen die werknemers kunnen opnemen bovenop hun normale vakantiedagen.

Lees meer →
wet verbeterde poortwachter is in 2002 ingevoerd om de arbeidsomstandigheden en het werkgeverschap in Nederland te verbeteren
Wet poortwachter: hoe werkt het precies?

Ben je benieuwd naar de Wet verbetering poortwachter en hoe deze precies werkt? Lees dan dit artikel waarin we de belangrijkste aspecten van deze wet uitleggen en tips geven om aan de eisen te voldoen.

Lees meer →
wanneer een oproepkracht afzeggen
Welke rechten gelden voor een oproepkracht?

Een oproepkracht is een werknemer die op afroep beschikbaar is om te werken, maar geen vaste uren of een vast dienstverband heeft. Dit betekent dat de werkgever de oproepkracht alleen oproept wanneer er werk beschikbaar is en dat de oproepkracht niet verplicht is om het werk te accepteren als hij of zij op dat moment niet beschikbaar is.

Lees meer →
cafetariaregeling: ruil brutoloon voor arbeidsvoorwaarden zoals leaseauto, fiets, extra vakantie, hogere pensioenpremie of opleidingen
De cafetariaregeling: uitleg + 3 voorbeelden van de regeling

Een cafetariaregeling is een regeling waarbij werknemers de mogelijkheid krijgen om hun arbeidsvoorwaardenpakket deels zelf samen te stellen. Hierbij kan de werknemer bijvoorbeeld kiezen om een deel van het brutoloon te ruilen voor

Lees meer →
als eigenrisicodrager bij de ziektewet heb je meer controle over het verzuimbeleid en re-integratie van ziekewerknemers
Ziektewet: hoe zit het precies in elkaar?

Wil je meer weten over de Ziektewet en hoe deze in elkaar zit? Lees dan ons artikel en krijg een duidelijk overzicht van de regels en verplichtingen bij ziekteverzuim.

Lees meer →
Sneller en slimmer werven met AFAS en Recruitee

Gebruik jij AFAS als HRM-systeem, maar wil je meer grip en inzicht krijgen in je wervingsproces? Vind sneller de juiste kandidaat met Recruitee! Je krijgt betere inzichten, plaatst direct je vacatures door op alle jobboards en houdt eenvoudig het overzicht.

Lees meer →

Word gratis lid van onze community!

Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.

Word lid van onze HR & Payroll Community!

hr-payroll-community