Elke werkgever beschikt over persoonsgegevens van zijn medewerkers, variërend van het personeelsdossier tot de loonstrook en andere informatie. Aan bijvoorbeeld de bewaartermijn personeelsdossier stelt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) eisen aan het bewaren en vernietigen van deze gegevens. Echter, andere gegevens naast het personeelsdossier hebben weer verschillende bewaartermijnen. Salure heeft uitgezocht welke dat zijn.
Voorwaarden personeelsdossier
De richtlijnen voor het aanleggen van personeelsdossiers worden bepaald door de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG). Werkgevers moeten met de volgende voorwaarden rekeninghouden als ze dossiers bijhouden:
- De verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de gegevens in het personeelsdossier juist en nauwkeurig zijn;
- Het is niet toegestaan om meer informatie in het personeelsdossier vast te leggen dan strikt noodzakelijk is, en de opgeslagen gegevens moeten relevant zijn;
- Je bent verplicht om je werknemers te informeren over welke gegevens je verzamelt, met welk doel je deze gegevens verzamelt en op welke rechtsgrond je dit doet;
- De persoonsgegevens moeten op een passende manier beveiligd worden om te voorkomen dat de gegevens verloren gaan of in de verkeerde handen terechtkomen;
- Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is;
- Aan werknemers moet de mogelijkheid geboden worden om hun gehele persoonsdossier in te zien, en deze gegevens indien nodig te rectificeren, te beperken of te verwijderen;
- Het is verplicht om werknemers afzonderlijk te wijzen op hun recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang;
- In voorkomende gevallen moeten werknemers de mogelijkheid krijgen om hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.
Bewaarplicht persoonsgegevens
De AVG zelf stelt geen concrete eisen met betrekking tot bewaartermijnen. Als hoofdregel geldt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. Zo is bij wet bepaaldt dat er een verschil is tussen de duur van de bewaartermijn personeelsdossier en sollicitatiegevens. Vanwege de benodigheid van deze gegevens voor de administratie. Wel zijn er andere wetten (bijvoorbeeld op het gebied van belastingen) waarin bewaartermijnen zijn opgenomen. Hieronder vind je de meest voorkomende persoonsgegevens gesorteerd op de geldende bewaartermijn.
Bewaartermijn 4 weken tot 1 jaar
- Gegevens met betrekking tot de sollicitatieprocedure (bijv CV, referentie, etc);
- de verklaring omtrent gedrag (VOG).
* Sollicitatiegegevens mag je, na afwijzing van de sollicitant, tot 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaren. Met toestemming van de werknemer kan de bewaartermijn worden opgerekt naar maximaal 1 jaar.
Bewaartermijn 2 jaar
- de arbeidsovereenkomst (incl. wijzigingen);
- persoonlijk dossier medewerker (bijv beoordelings- en functioneringsgesprekken);
- correspondentie met de bedrijfarts en het UWV (verslagen omtrent de wet verbetering poortwachter);
- gegevens over ziekteverzuim (deze gegevens langer nodig zijn. Bijvoorbeeld in geval van een arbeidsconflict).
Als de werkgever eigenrisicodrager is voor de ZW of de WGA, geldt een bewaartermijn van 5 jaar.
Bewaartermijn max 5 jaar
Voor sommige gegevens binnen de loonadministratie geldt een andere bewaartermijn. De volgende gegevens moeten ten minste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking worden bewaard:
- loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen.’ Als oude verklaringen en formulieren zijn vervangen door nieuwe, moeten zowel de oude als de nieuwe worden bewaard;
- kopieën van het identiteitsbewijs;
- kopieën van beschikkingen of verklaringen van werknemers.
Bewaartermijn 7 jaar
- persoonlijke gegevens werknemer (NAW en burgelijke staat);
- datum indiensttreding;
- fiscale informatie;
- de complete salarisadministratie.
Omwille van fiscale wetgeving, moeten de salarisadministratie, fiscale informatie, salarisafspraken en relevante verklaringen en documenten in beginsel 7 jaar worden bewaard, maar afwijkende bewaartermijnen zijn mogelijk.
Bewaartermijn langer dan 7 jaar
- persoonsgegevens met gerechtvaardigd belang.
Sommige persoonsgegevens mogen langer dan 7 jaar worden bewaard. Hierbij moet de werkgever dan wel een gerechtvaardigd belang hebben. Deze langere bewaartermijn geldt onder meer voor persoonsgegevens waarvoor de werknemer toestemming heeft gegeven.
Afwijkende bewaartermijnen binnen de loonadministratie
Voor de overige gegevens zijn afspraken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar mogelijk. De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Bijzondere zaken en hun bewaartermijnen
Sollicitatiegegevens
Sollicitatiegegevens mag je, na afwijzing van de sollicitant, tot 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaren. Met toestemming van de werknemer kan de bewaartermijn worden opgerekt naar maximaal 1 jaar. Deze termijn is alleen van toepassing als een kandidaat uiteindelijk niet wordt aangenomen. Als iemand niet wordt aangenomen, is er namelijk geen redelijke basis om de persoonsgegevens van die persoon te blijven bewaren. Bij sollicitatiegegevens kan je aan het volgende denken:
- Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier
- Curriculum vitae (cv)
- Correspondentie met de sollicitant omtrent de sollicitatie
- Referenties
- Assessments van de sollicitant
- Getuigschriften
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
- Psychologisch onderzoek indien van toepassing
Bewaartermijn: maximaal 4 weken zonder toestemming, maximaal 1 jaar met toestemming van de sollicitant
Ingangsdatum bewaartermijn: na de beëindiging van de sollicitatieprocedure
Vastgelegd: In de AVG
Gegevens over etniciteit en herkomst
Bewaartermijn: minimaal 5 jaar en er zit geen maximum aan
Ingangsdatum: na de beëindiging van dienstverband
Vastgelegd: In de Wet Samen (Wet Stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden)
Identiteitspapieren vreemdelingen
Voor de identiteitspapieren van vreemdelingen die zijn ingeleend door derden en voor wie een tewerkstellingsvergunning is verleend geldt het volgende:
Bewaartermijn: minimaal 5 jaar en geen maximum aan verbonden
Ingangsdatum: Na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid door een ingeleende vreemdeling is beëindigd
Vastgelegd: In de Wet Arbeid Vreemdelingen
Loonbeslagen
Bewaartermijn: minimaal 5 jaar en geen maximum aan verbonden
Ingangsdatum: Na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid door een ingeleende vreemdeling is beëindigd
Vastgelegd: In de Wet Arbeid Vreemdelingen
Bewaarplicht geldt ook voor programma’s en bestanden
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Je moet ervoor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Alleen een afdruk is dus niet voldoende om aan de bewaarplicht te voldoen.
Loonbeslagen
Loonbeslagen moeten na opheffing ervan worden verwijderd. In de salarissoftware kunnen loonbeslagen niet worden verwijderd, omdat ze deel uitmaken van eerder afgeronde salarisregels. Je zou dus een eerdere (reeds afgesloten) loonronde open moeten breken om het loonbeslag te verwijderen. De correspondentie kun je wel verwijderen.
Na het aflopen van de bewaartermijn
Is de bewaartermijn van de persoonsgegevens verstreken? Of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan moet je deze vernietigen. Waar vroeger de shredder uitkomst bood, zijn er tegenwoordig manieren om ook digitale gegevens na een bepaalde tijd automatisch verwijderen.
Hoe ga je met bewaartermijnen om in AFAS?
Heb je de bewaartermijnen voor jouw organisatie vastgesteld? Dan kun je in AFAS het volgende stappenplan volgen. In het kort bestaat het stappenplan uit 3 delen:
- Controleer bestaande vrije velden, persoonsvelden, zelfgemaakte type dossieritems en schoon deze op.
- Maak een overzicht van de persoonsgegevens die je verzamelt, waarom je ze verzamelt en hoelang je ze wilt bewaren.
- Richt het verwijderen van persoonsgegevens in. Let op dat je hierbij eerst de specifieke gegevens verwijdert en als laatste de persoon zelf. Hier lees je hoe je dit doet.
Bekijk hier het complete stappenplan van AFAS.
Bewaartermijn personeelsdossier FAQ
Toegang tot je personeelsdossier is beperkt tot de personen die deze informatie nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren, zoals je directe leidinggevende, HR-manager of een medewerker van de afdeling P&O (personeel & organisatie).
In sommige gevallen kan het zijn dat er binnen je organisatie specifieke regelingen gelden over wie toegang heeft tot het personeelsdossier. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat alleen personen die extra gescreend zijn, toegang hebben tot de informatie in het dossier.
Een andere optie is door middel van autorisaties. Hierdoor kan iemand bijvoorbeeld alleen inzicht hebben in mutaties of dossieritems.
Voor de bepaling van de reiskostenvergoeding mag de werkgever niet meer gegevens gebruiken dan noodzakelijk is. De werkgever heeft dan ook genoeg aan het woonadres uit je personeelsdossier of een uittreksel uit het bevolkingsregister waarop je adres vermeldt staat.
Het antwoord hierop hang helemaal af van het type gegevens. Zo is de werkgever wettelijk verplicht om sommige gegevens uit het personeelsdossier van de werknemer een bepaalde tijd te bewaren. Voor andere gegevens is er geen wettelijk vastgestelde bewaartermijn.
Wettelijke bewaartermijnen:
- Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal relevant zijn, moeten gedurende 7 jaar na beëindiging van het dienstverband door de werkgever bewaard worden;
- De werkgever dient loonbelastingverklaringen en een kopie van een identiteitsbewijs van de medewerker te bewaren gedurende 5 jaar na de beëindiging van het dienstverband.
Geen wettelijke bewaartermijnen
Voor bepaalde gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor deze gegevens geldt dan ook in het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar na beëindig van het dienstverband.
Als de gegevens al eerder niet meer nodig zijn, dan moet je deze gegevens direct verwijderen.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Arbeidsovereenkomsten en de daarin aangebrachte wijzigingen;
- Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken;
- Getuigschrift;
- Correspondentie met betrekking tot benoeming, promotie, degradatie en ontslag;
- Administratieve verzuimgegevens;
- Afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad.
*De werkgever kan gegevens van (ex-)werknemer langer bewaren indien er een arbeidsconflict is of als er een rechtszaak gaande is.
Salure staat voor je klaar
Wil je advies over het verwijderen van gegevens als de bewaartermijn is verstreken? Onze experts staan voor je klaar. Ze kunnen je helpen om dit in AFAS te richten op basis van best practices in verschillende branches. Wij lopen het stappenplan en de workflows voor jouw organisatie graag met je door. Neem contact met ons op voor meer informatie. Bel 0182 – 543 643 of mail naar info@salure.nl.
