HR en de AVG: dit zijn de bewaartermijnen van persoonsgegevens
Elke werkgever beschikt over persoonsgegevens van zijn medewerkers. Van personeelsdossier tot loonstrook en andere informatie. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt eisen aan het bewaren en vernietigen van deze gegevens. Welke? Salure zocht de bewaartermijnen voor de diverse gegevens uit.
Bewaarplicht persoonsgegevens
De AVG zelf stelt geen concrete eisen met betrekking tot bewaartermijnen. Als hoofdregel geldt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden gebruikt. Wel zijn er andere wetten (bijvoorbeeld op het gebied van belastingen) waarin bewaartermijnen zijn opgenomen. Hieronder vind je de meest voorkomende persoonsgegevens gesorteerd op de geldende bewaartermijn.
Bewaartermijn 4 weken tot 1 jaar
- Sollicitatiegegevens
Sollicitatiegegevens mag je, na afwijzing van de sollicitant, tot 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaren. Met toestemming van de werknemer kan de bewaartermijn worden opgerekt naar maximaal 1 jaar.
Bewaartermijn 2 jaar
- Diverse documenten na uit dienst gaan
Voor arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarin, verslagen van beoordelingsgesprekken, afspraken over demotie of promotie, kopieën van getuigschriften en gesloten reïntegratiedossiers geldt een bewaartermijn van 2 jaar. Deze bewaartermijn geldt in beginsel ook voor gegevens over ziekteverzuim, tenzij deze gegevens langer nodig zijn. Bijvoorbeeld in geval van een arbeidsconflict. Als de werkgever eigenrisicodrager is voor de ZW of de WGA, geldt een bewaartermijn van 5 jaar.
Bewaartermijn 7 jaar
- Fiscale informatie en salarisadministratie
Omwille van fiscale wetgeving, moeten de salarisadministratie, fiscale informatie, salarisafspraken en relevante verklaringen en documenten in beginsel 7 jaar worden bewaard, maar afwijkende bewaartermijnen zijn mogelijk.
Bewaartermijn langer dan 7 jaar
- Persoonsgegevens met gerechtvaardigd belang
Sommige persoonsgegevens mogen langer dan 7 jaar worden bewaard. Hierbij moet de werkgever dan wel een gerechtvaardigd belang hebben. Deze langere bewaartermijn geldt onder meer voor persoonsgegevens waarvoor de werknemer toestemming heeft gegeven.
Afwijkende bewaartermijnen binnen de loonadministratie
Voor sommige gegevens binnen de loonadministratie geldt een andere bewaartermijn. De volgende gegevens moeten ten minste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking worden bewaard:
- loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het ‘Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen.’ Als oude verklaringen en formulieren zijn vervangen door nieuwe, moeten zowel de oude als de nieuwe worden bewaard;
- kopieën van het identiteitsbewijs;
- kopieën van beschikkingen of verklaringen van werknemers.
Voor de overige gegevens zijn afspraken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar mogelijk. De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
Bewaarplicht geldt ook voor programma’s en bestanden
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Je moet ervoor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Alleen een afdruk is dus niet voldoende om aan de bewaarplicht te voldoen.
Loonbeslagen
Loonbeslagen moeten na opheffing ervan worden verwijderd. In de salarissoftware kunnen loonbeslagen niet worden verwijderd, omdat ze deel uitmaken van eerder afgeronde salarisregels. Je zou dus een eerdere (reeds afgesloten) loonronde open moeten breken om het loonbeslag te verwijderen. De correspondentie kun je wel verwijderen.
Na het aflopen van de bewaartermijn
Is de bewaartermijn van de persoonsgegevens verstreken? Of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan moet je deze vernietigen. Waar vroeger de shredder uitkomst bood, zijn er tegenwoordig manieren om ook digitale gegevens na een bepaalde tijd automatisch verwijderen.
Hoe ga je met bewaartermijnen om in AFAS?
Heb je de bewaartermijnen voor jouw organisatie vastgesteld? Dan kun je in AFAS het volgende stappenplan volgen. In het kort bestaat het stappenplan uit 3 delen:
- Controleer bestaande vrije velden, persoonsvelden, zelfgemaakte type dossieritems en schoon deze op.
- Maak een overzicht van de persoonsgegevens die je verzamelt, waarom je ze verzamelt en hoelang je ze wilt bewaren.
- Richt het verwijderen van persoonsgegevens in. Let op dat je hierbij eerst de specifieke gegevens verwijdert en als laatste de persoon zelf. Hier lees je hoe je dit doet.
Bekijk hier het complete stappenplan van AFAS.
Salure staat voor je klaar
Wil je advies over het verwijderen van gegevens als de bewaartermijn is verstreken? Onze experts staan voor je klaar. Ze kunnen je helpen om dit in AFAS te richten op basis van best practices in verschillende branches. Wij lopen het stappenplan en de workflows voor jouw organisatie graag met je door. Neem contact met ons op voor meer informatie. Bel 0182 – 543 643 of mail naar info@salure.nl.
Zo handel je slim je AFAS-workflowtaken af
Sinds de nieuwste update van AFAS kun je workflowtaken conditioneel afhandelen via de geplande taken. Hiermee kun je workflows automatisch afhandelen of doorzetten naar iemand van de HR-afdeling of de leidinggevende.
Waarom je in december mogelijk je WW-premie moet herzien
In 2022 controleert de Belastingdienst weer de gehanteerde WW-premie bij meer dan 30% overwerk. Het kan dus zijn dat je de afgedragen WW-premies voor het afgelopen jaar moet herzien.
Hoge energieprijzen: 5 tips om werknemers tegemoet te komen
Met de stijgende energieprijzen en inflatie zijn veel werkgevers op zoek naar manieren om medewerkers tegemoet te komen. Ben jij op de hoogte van alle mogelijkheden?
Thuiswerken of weer naar kantoor? Zo werken de vergoedingen
De gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding komt als goed nieuws voor veel werkgevers. In dit artikel lees je alles wat je moet weten.
De Aof-premie: Alles wat je moet weten
Vanaf 1 januari geldt de gedifferentieerde premie Arbeidsongeschiktheidsfonds (Aof-premie). Wat betekent dit voor jou als werkgever?
Medewerker krap bij kas? 5 dingen waar je op moet letten bij een loonbeslag
Het komt steeds vaker voor: schuldeisers die beslag leggen op een deel van het loon. Ontdek 5 punten waar je op moet letten bij een loonbeslag.
