Werkgevers zijn verplicht werknemers in staat te stellen hun wettelijke vakantiedagen op tijd op te nemen. Lukt dat niet en wordt een werknemer daar onvoldoende op gewezen, dan vervallen deze dagen niet. Dat heeft risico’s. In dit artikel lees je hoe het zit – en wat jij moet doen om problemen te voorkomen.
Wat zijn wettelijke vakantiedagen?
Iedere werknemer heeft per jaar recht op vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week aan wettelijke vakantie. Bij een fulltime dienstverband van 40 uur zijn dat 160 uur (20 dagen) per jaar.
Deze vakantiedagen moeten binnen zes maanden na het opbouwjaar worden opgenomen, anders vervallen ze op 1 juli van het volgende jaar. Maar: alleen als de werknemer ook echt de kans heeft gehad het verlof op te nemen.
Zorgplicht van de werkgever
Als werkgever heb je een actieve rol. Je moet:
• de werknemer op tijd informeren over openstaande vakantiedagen,
• wijzen op het vervalmoment per 1 juli,
• en de werknemer de gelegenheid bieden om het verlof op te nemen.
Is daar niet aan voldaan? Dan blijft het recht op de dagen bestaan. Deze verantwoordelijkheid ligt dus bij de werkgever, niet bij de werknemer.
Word gratis lid van onze community!
Blijf op de hoogte van alle actualiteiten, slimme bespaartips en handige systeemoplossingen.
- Maandelijkse HR & Payroll updates
- Handige AFAS tips & tricks
- Exclusieve uitnodigingen voor vakinhoudelijke events
3.000+ mensen gingen je al voor!
Wat als verlof opnemen niet mogelijk was?
In sommige gevallen is het logisch dat iemand geen verlof kon opnemen. Denk aan langdurige ziekte, overmachtssituaties of uitzonderlijke werkdruk. In die situaties geldt: de wettelijke dagen vervallen niet, ook niet na 1 juli.
Hoe zit het met bovenwettelijke vakantiedagen?
Veel organisaties geven bovenop het wettelijke verlof ook extra vakantiedagen. Voor deze bovenwettelijke dagen gelden andere regels:
- De vervaltermijn is wettelijk vijf jaar (art. 3:307 lid 1 BW),
- Tenzij in de arbeidsovereenkomst of CAO iets anders is afgesproken.
In sommige sectoren of bedrijven blijven bovenwettelijke dagen onbeperkt geldig. Check dus altijd wat hierover in jouw arbeidsvoorwaarden is opgenomen.
In welke volgorde worden vakantiedagen afgeboekt?
Bij het opnemen van verlof is het belangrijk dat dagen in de juiste volgorde worden afgeboekt. Zo voorkom je dat dagen ongebruikt vervallen. De gangbare volgorde is:
- Wettelijke dagen van vorig jaar (die dus als eerste vervallen),
- Oudere bovenwettelijke dagen,
- Wettelijke dagen van dit jaar,
- Nieuwere bovenwettelijke dagen.
- Zorg dat je HR-systeem deze volgorde ondersteunt.
Werk je met AFAS Profit? Zo ondersteun je het proces slim
Werk je met AFAS Profit en InSite, dan kun je het proces rondom verlof slim automatiseren en juridisch goed ondersteunen.
Denk aan:
- Afboeking in de juiste volgorde: Stel in dat eerst wettelijke dagen van vorig jaar worden afgeboekt, gevolgd door oudere bovenwettelijke dagen.
- Inzicht voor medewerkers: Via InSite kunnen medewerkers hun verlofsaldi en vervaldata realtime inzien.
- Signaleringen en meldingen: Richt signalen in voor HR of leidinggevenden bij verlof dat (bijna) vervalt. Ook medewerkers kun je automatisch herinneren.
- Workflows en HR-taken: Koppel het bespreken van openstaand verlof aan vaste gespreksmomenten met medewerkers.
Hiermee voldoe je aan je zorgplicht én maak je het medewerkers makkelijker om verlof tijdig op te nemen.
Samengevat
✔️ Wettelijke vakantiedagen vervallen op 1 juli van het volgende jaar, tenzij…
✔️ De werkgever heeft een zorgplicht om opname van verlof mogelijk te maken.
✔️ Bovenwettelijke dagen vervallen na vijf jaar, tenzij er iets anders is afgesproken.
✔️ Actieve communicatie en goede registratie voorkomen juridische én financiële risico’s.
Zorg voor transparante communicatie, vaste signaleringsmomenten en duidelijke afspraken.
