Het komt regelmatig voor: een medewerker gaat verhuizen en heeft een werkgeversverklaring nodig. Wist je dat je een automatisch ingevulde werkgeversverklaring in AFAS kunt laten genereren? Samen slim vooruit!
Wat is een werkgeversverklaring?
Als een medewerker gaat verhuizen of zijn eerste huis koopt, moet hij of zij meestal een hypotheek aanvragen. Een belangrijk onderdeel om een hypotheek aan te kunnen vragen is de werkgeversverklaring. Met de werkgeversverklaring geeft een werkgever een geldverstrekker, bijvoorbeeld de bank, een verklaring van het inkomen van de medewerker. Daarnaast wordt er in de werkgeversverklaring verklaard of het dienstverband voor bepaalde of onbepaalde tijd is.
Wat is een intentieverklaring?
De intentieverklaring is een onderdeel van de werkgeversverklaring. In de intentieverklaring geeft de werkgever aan wat de bedoeling is met het dienstverband na afloop van het tijdelijke contract. Dit gedeelte is dus alleen relevant wanneer de medewerker niet vast in dienst is.
NHG werkgeversverklaring
In veel gevallen vraagt de hypotheekverstrekker om een specifiek model: de nieuwste versie van de Nationale Hypotheek Garantie (NHG) werkgeversverklaring. De NHG werkgeversverklaring biedt een kader voor de informatie die wordt verstrekt aan geldverstrekkers, zodat deze aan de eisen voldoet en kan worden geaccepteerd. Hierop vermeld je de persoonsgegevens van de werknemer, zijn of haar contractduur, salarisgegevens en of het contract verlengd wordt bij goed functioneren.
Hoe kan ik een werkgeversverklaring aanvragen?
Je vraagt een werkgeversverklaring aan voor de hypotheek bij je werkgever. Dit doe je direct je leidinggevende of bij je baas. De meeste werkgevers hebben een werkgeversverklaring al klaarliggen die zo ingevuld kan worden. Mocht dit niet zo zijn, dan kan je zelf ook altijd een voorbeeld van een werkgeversverklaring downloaden op de website van de NHG en deze door je werkgever in laten vullen.
Als werkgever ben je sinds 1 januari 2007 niet meer verplicht aan het formulier van de Belastingdienst. Je mag sindsdien ook een eigen model gebruiken, zolang deze de vereiste werknemersgegevens vastlegt.
Hulp nodig bij inrichting in AFAS?
Wij kunnen je helpen met het maken van een workflow.
Laat je gegevens achter, dan nemen wij zo snel mogelijk contact met je op.
Werkgeversverklaring in AFAS
Regel je de werkgeversklaring nog niet via je HRM-systeem? Dan kost dit je HR-afdeling en de medewerker veel tijd. De medewerker moet de aanvraag met het (juiste) formulier mailen en wachten op een antwoord; de manager moet alle salarisgegevens uitzoeken en invullen; het document printen, ondertekenen en inscannen – of zelfs opsturen per post. En dat terwijl de medewerker het document vaak op korte termijn nodig heeft.
Dat kan natuurlijk slimmer. Gelukkig zijn er verschillende manieren om hier binnen AFAS mee om te gaan:
1. Standaard AFAS werkgeversverklaring in Profit
In AFAS Profit kun je altijd het nieuwste model van de werkgeversverklaring vinden. Deze vind je in je AFAS HRM-systeem via Algemeen – Uitvoer – Beheer – Documenten. Zoek op ‘NHG werkgeversverklaring’. Dit document is al gevuld met persoons- en bedrijfsgegevens. Alleen sommige informatie ontbreekt nog, zoals het salarisgedeelte.
Maar wist je dat het nóg makkelijker kan?
2. Automatische aanvraag via AFAS Insite workflow
Je kunt dit proces heel makkelijk (laten) automatiseren door een workflow via AFAS InSite. Je personeel vraagt zelf eenvoudig de werkgeversverklaring aan via Employee Self Service. Vervolgens krijgt de manager een melding van de aanvraag. Zoveel mogelijk informatie wordt automatisch ingevuld en de manager kan de aanvraag met één druk op de knop goedkeuren. Je kunt de werkgeversverklaring zelfs automatisch digitaal laten ondertekenen. Dat bespaart een hoop tijd en uitzoekwerk.
Hieronder zie je een voorbeeld van hoe zo’n workflow eruit
kan zien:
Deze workflow is niet standaard beschikbaar in AFAS InSite, omdat de werkwijze per organisatie verschilt. AFAS biedt wel een standaard stappenplan voor het maken van zo’n workflow:
- Bepaal de rekenmethode voor de loonbestanddelen;
- Kies de juiste periode voor het ophalen van de loongegevens;
- Verzamel de gegevens voor op de werkgeversverklaring;
- Richt de workflow in via een nieuw of bestaand type dossieritem.
Workflow op maat?
Wil je een workflow voor de werkgeversverklaring inrichten voor jouw organisatie? Neem dan contact op via het formulier. Zij hebben veel ervaring met het bouwen van dit type workflow. Binnen no-time staat er een efficiënte workflow die jij en je collega’s kunnen gebruiken. We helpen je graag slim vooruit!
Werkgeversverklaring FAQ
De werkgeversverklaring moet goed ingevuld zijn. Hiermee voorkom je dat de hypotheekaanvraag langer duurt dan nodig is.
Zo moet de werkgeversverklaring ingevuld worden door de werkgever, dit kan zowel online als offline. Na volledige invulling van het document moet de werkgever een handtekening plaatsen op het document. Dit mag elektronisch zijn. Daarnaast is een firmastempel niet nodig.
Ja, een werkgeversverklaring is een standaardformulier. Zo heeft elke bank hun eigen model. De Nationale Hypotheek Garantie heeft ook een werkgeversverklaring formulier, ondanks al de verschillende modellen. Welk model je ook gebruikt, je moet altijd exact dezelfde gegevens invullen.
Let erop dat je altijd het meest recente model/formulier gebruikt.
Als werkgever heb je het recht om geen werkgeversverklaring te geven. Er is namelijk geen wettelijke verplichting dat je de verklaring moet verstrekken.
Echter, het is wel raadzaam om een bepaling op te nemen in het personeelshandboek, waarin je vermeld dat je het recht voorhoudt om als werkgever geen werkgeversverklaring af te geven. Werknemers weten dan waar ze aan toe zijn als ze in dienst treden.
Ook al mag je ervoor kiezen om geen werkgeversverklaring te verstrekken is het een teken van goed werkgeverschap om dit wel te doen. Anders kan het voor de werknemer lastig zijn om een hypotheek te krijgen.
