Werkgeverslasten: een noodzakelijk kwaad of een ingewikkelde rekensom? Wat je ervaringen ook zijn, het snappen van deze kosten is van groot belang én biedt kansen voor optimalisatie en besparingen. In dit artikel leggen we alles uit wat je moet weten over werkgeverslasten. Denk aan de berekeningen, de kosten en het belang ervan voor jou als ondernemer, salarisadministrateur of HR-manager.
Wat zijn werkgeverslasten?
Werkgeverslasten zijn de extra kosten bovenop het brutosalaris die een werkgever moet betalen voor het in dienst hebben van werknemers. Denk hierbij aan sociale zekerheidsbijdragen, pensioenbijdragen en ziektekostenverzekeringen. Het is de ‘onzichtbare rugzak’ die elke werknemer met zich meedraagt, gevuld met bijdragen die zorgen voor bescherming en zekerheid.
Waarom zijn ze belangrijk?
Ze vormen een cruciale pijler van ons sociale zekerheidssysteem. Zonder deze bijdragen zou de financiële zekerheid bij ziekte, arbeidsongeschiktheid of pensionering voor werknemers aanzienlijk minder zijn. Voor ondernemers, salarisadministrateurs en HR-managers is het essentieel om deze kosten goed te begrijpen en te beheren, omdat ze een significant deel van de totale personeelskosten uitmaken.
Wat zijn de vaste werkgeverslasten?
De vaste werkgeverslasten zijn verplichte kosten die werkgevers moeten afdragen. Deze bestaat uit de volgende kosten:
- Vakantiegeld, dat ten minste 8% van het brutoloon bedraagt.
- Loonheffingen, waaronder:
- Loonbelasting, die van het brutoloon van de werknemer wordt ingehouden en aan de Belastingdienst wordt afgedragen.
- Premie volksverzekeringen, waaronder de AOW (Algemene Ouderdomswet), Anw (Algemene nabestaandenwet), en Wlz (Wet langdurige zorg) vallen, ingehouden op het loon van de medewerker en afgedragen aan de Belastingdienst door de werkgever.
- Premie werknemersverzekeringen, zoals de WW (Werkloosheidswet), WAO (Wet arbeidsongeschiktheidsverzekering), WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen), en ZW (Ziektewet), betaald door de werkgever.
- De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet, betaald de werkgever voor werknemers in loondienst.
Wat zijn de aanvullende werkgeverslasten?
Naast de vaste lasten kunnen werkgevers ook te maken krijgen met aanvullende kosten. Deze lasten zijn afhankelijk van de branche, cao en/of arbeidsovereenkomst. Zo kun je met de volgende aanvullende lasten te maken krijgen:
- Pensioenregelingskosten voor werknemers ouder dan 21 jaar, indien schriftelijk overeengekomen.
- Onkostenvergoedingen voor bijvoorbeeld relatiegeschenken, reis- en verblijfkosten. Voor reiskosten is er een onbelaste vergoeding tot €0,23 per kilometer; hogere vergoedingen zijn belast.
- Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een dertiende maand, leaseauto, of een zakelijke telefoon en/of laptop.
- Kosten voor personeelsverzekeringen, zoals een ziekteverzuimverzekering of een WGA-Hiaatverzekering.
Hoe bereken je werkgeverslasten?
De berekening van werkgeverslasten klinkt in eerste instantie misschien als een uitdaging, maar met de juiste input en formules wordt het een stuk inzichtelijker. De basisformule omvat het optellen van alle verplichte bijdragen aan de totale kosten van een werknemer. Dit betekent dat je naast het brutosalaris ook rekening moet houden met bijdragen aan de sociale zekerheid, pensioenfondsen en eventuele sector-specifieke lasten.
Zo bereken je werkgeverslasten
In dit deel duiken we dieper in de praktijk van het berekenen van werkgeverslasten voor verschillende soorten bedrijven. We bekijken drie scenario’s: een klein bedrijf, een middelgroot bedrijf, en een groot bedrijf. Door deze voorbeelden krijg je een beter inzicht in hoe de grootte en aard van een onderneming invloed hebben op de werkgeverslasten.
Voorbeeld 1: klein bedrijf*
Laten we beginnen met een klein marketingbureau dat bestaat uit vijf werknemers. De focus ligt op het berekenen van de werkgeverslasten voor een fulltime medewerker met een brutosalaris van € 3.000 per maand.
Brutosalaris: € 3.000 per maand
Sociale zekerheidsbijdragen: deze variëren per land, maar voor dit voorbeeld nemen we aan dat het 25% van het brutosalaris is.
Pensioenbijdragen: 5% van het brutosalaris.
Ziektekostenverzekering: € 200 per maand per werknemer.
De berekening:
- Sociale zekerheid: € 3.000 * 25% = € 750
- Pensioenbijdragen: € 3.000 * 5% = € 150
- Ziektekostenverzekering: € 200
Totale werkgeverslasten per maand: € 750 + € 150 + € 200 = € 1.100
Totale kosten voor de werkgever per maand: Brutosalaris + Werkgeverslasten = € 3.000 + € 1.100 = € 4.100
Voorbeeld 2: middelgroot bedrijf*
Nu kijken we naar een middelgroot IT-bedrijf met 50 werknemers. We berekenen de werkgeverslasten voor een software-ontwikkelaar met een brutosalaris van € 4.500 per maand.
Brutosalaris: € 4.500 per maand
Sociale zekerheidsbijdragen: 22%
Pensioenbijdragen: 7% van het brutosalaris.
Ziektekostenverzekering en andere voordelen: € 250 per maand per werknemer.
De berekening:
- Sociale zekerheid: € 4.500 * 22% = € 990
- Pensioenbijdragen: € 4.500 * 7% = € 315
- Ziektekostenverzekering en andere voordelen: € 250
Totale werkgeverslasten per maand: € 990 + € 315 + € 250 = € 1.555
Totale kosten voor de werkgever per maand: € 4.500 + € 1.555 = € 6.055
Voorbeeld 3: groot bedrijf*
Tot slot analyseren we de werkgeverslasten voor een groot internationaal productiebedrijf, met 500 werknemers. We focussen op de kosten van een fabrieksmanager met een brutosalaris van € 6.000 per maand.
Brutosalaris: € 6.000 per maand
Sociale zekerheidsbijdragen: 20%
Pensioenbijdragen: 8% van het brutosalaris.
Ziektekostenverzekering en andere voordelen: € 300 per maand per werknemer, inclusief bijdragen aan een bedrijfsfitnessprogramma en reiskostenvergoeding.
De berekening:
- Sociale zekerheid: € 6.000 * 20% = € 1.200
- Pensioenbijdragen: € 6.000 * 8% = € 480
- Ziektekostenverzekering en andere voordelen: € 300
Totale werkgeverslasten per maand: € 1.200 + € 480 + € 300 = € 1.980
Totale kosten voor de werkgever per maand: € 6.000 + € 1.980 = € 7.980
*Disclaimer
Let op: De rekenvoorbeelden zoals weergegeven zijn bedoeld om te illustreren hoe werkgeverslasten in verschillende situaties kunnen uitpakken. De werkelijke kosten kunnen verschillen door specifieke regelgeving, branchespecifieke voorwaarden of individuele afspraken binnen een bedrijf. De informatie is puur illustratief en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Voor een volledig en nauwkeurig overzicht van werkgeverslasten raden we aan om professioneel advies in te winnen die rekening houdt met uw specifieke omstandigheden.
Kosten van een werknemer voor een werkgever
Wat kost een werknemer nu echt? Naast het brutosalaris zijn er diverse bijdragen die de totale kosten beïnvloeden. Deze variëren afhankelijk van de sector, het type contract, en zelfs het land waarin je bedrijf gevestigd is. Een handige manier om dit te visualiseren is door een taartdiagram of een spreadsheet op te stellen waarin alle componenten van de werkgeverslasten worden uitgelicht. Zo krijg je een helder beeld van waar elke euro naartoe gaat.
Veranderingen in werkgeverslasten voor 2024
Met elk nieuw jaar komen er veranderingen in wet- en regelgeving die invloed hebben op werkgeverslasten. In 2023 zagen we bijvoorbeeld aanpassingen in de percentages voor sociale zekerheid en pensioenbijdragen. Dit deel belicht de belangrijkste wijzigingen in de werkgeverslasten voor 2024 in Nederland, zodat ondernemers, HR-managers en salarisadministrateurs goed voorbereid zijn.
Aanpassingen in sociale zekerheidsbijdragen
Een van de kerncomponenten van de werkgeverslasten in Nederland zijn de sociale zekerheidsbijdragen. Deze bijdragen financieren verschillende sociale verzekeringen, waaronder de Werkloosheidswet (WW), Ziektewet (ZW) en de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). Voor 2024 zijn er aanpassingen in de premiepercentages van deze verzekeringen doorgevoerd. Werkgevers dienen rekening te houden met een lichte stijging in de premies voor de WW en een aanpassing in de premies voor de WIA, afhankelijk van de sector waarin het bedrijf opereert en de schadelast uit het verleden.
Wijzigingen in het Lage-inkomensvoordeel (LIV)
Het Lage-inkomensvoordeel (LIV) is een regeling die werkgevers compenseert voor het in dienst hebben van werknemers met een relatief laag loon. Deze regeling ondersteunt de werkgelegenheid aan de onderkant van de arbeidsmarkt. In 2023 onderging het LIV enkele wijzigingen, met name in de voorwaarden en de hoogte van de tegemoetkoming. Het is cruciaal voor werkgevers om deze wijzigingen te analyseren en te bepalen hoe dit hun loonkostenbeleid en aannamestrategieën beïnvloedt.
Aanpassing in de Werkhervattingskas (Whk)
De premie voor de Werkhervattingskas (Whk), die bijdraagt aan de financiering van de WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) en ZW, ziet ook een herziening in 2024. De Whk-premie is deels gedifferentieerd op basis van de sector en deels op basis van de individuele schadelast van de werkgever. Kleine werkgevers konden een stijging of daling in hun premiepercentage verwachten, afhankelijk van de schadelast en het sectorfonds.
Verhoging van het minimumloon
Het minimumloon in Nederland wordt regelmatig aangepast om in lijn te blijven met de algemene loonontwikkeling en inflatie. Per 1 januari 2024 is er een verhoging van het minimumuurloon doorgevoerd. Deze verhoging heeft directe gevolgen voor werkgevers die werknemers in dienst hebben die het minimumloon verdienen, aangezien dit niet alleen de directe loonkosten beïnvloedt, maar ook de gerelateerde werkgeverslasten, zoals de premies voor sociale verzekeringen, die zijn gebaseerd op het brutoloon van werknemers.
Focus op duurzaamheid en MVO
Hoewel niet direct een financiële last, wordt er steeds meer van werkgevers verwacht dat ze meer aandacht besteden aan duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Dit kan indirecte gevolgen hebben voor de werkgeverslasten, bijvoorbeeld door investeringen in duurzame bedrijfspraktijken, het welzijn van werknemers en de sociale bijdragen van het bedrijf. Bedrijven die proactief inspelen op deze trend kunnen op de lange termijn mogelijk kosten besparen en profiteren van fiscale voordelen.
Optimaliseren en beheren van werkgeverslasten
Het effectief beheren en optimaliseren van werkgeverslasten is een cruciaal aspect voor het financiële welzijn van elke onderneming. Naast het aanbieden van flexibele werktijden en het strategisch plannen van personeelsuitbreiding, zijn er meerdere benaderingen die je als werkgever kan toepassen om je lasten te minimaliseren en tegelijkertijd een stimulerende werkomgeving te behouden.
Herstructurering van arbeidsvoorwaarden
Door slim in te spelen op fiscale faciliteiten en kritisch te kijken naar arbeidsvoorwaarden kunnen werkgevers aanzienlijke kostenbesparingen realiseren, vooral op het vlak van personeelskosten, die vaak de grootste kostenpost vormen binnen een bedrijf. Een praktisch voorbeeld hiervan is het optimaliseren van het wagenpark, zoals het kiezen voor energiezuinige auto’s, wat leidt tot lagere aanschafkosten, leaseprijzen, belastingen, en brandstofkosten. Daarnaast kan doorlichting van het kostenpatroon van een organisatie onnodige ‘luxe’ kosten aan het licht brengen, zoals dure internationale reizen of de inhuur van externe vergaderlocaties, die wellicht kunnen worden verminderd of geëlimineerd.
Een andere methode voor kostenbesparing is het toepassen van een cafetarialoonstelsel of werkkostenregeling, waarbij werknemers bepaalde delen van hun brutoloon kunnen uitruilen voor onbelaste vergoedingen, wat resulteert in besparingen op loonkosten voor de werkgever en mogelijk belastingvoordelen voor de werknemer. Dit vereist echter een zorgvuldige implementatie om aan de voorwaarden van de Belastingdienst te voldoen en ongewenste fiscale consequenties te vermijden. Bovendien is het belangrijk om vooruit te kijken en te overwegen hoe dergelijke regelingen kunnen helpen om toekomstige economische uitdagingen, zoals hoge energieprijzen en inflatie, te navigeren zonder de lasten voor werkgever of werknemer te verhogen.
Benutten van fiscale stimuleringsmaatregelen
In Nederland bestaan er diverse fiscale stimuleringsmaatregelen en subsidies voor werkgevers die investeren in werknemerstraining, duurzaamheid, en innovatie. Door optimaal gebruik te maken van deze regelingen kunnen bedrijven significante besparingen realiseren op hun werkgeverslasten. Voorbeelden hiervan zijn de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) voor R&D-projecten, subsidies voor het aannemen van werkzoekenden, en fiscale voordelen voor investeringen in groene technologieën.
Investering in gezondheid en welzijn
Een gezonde en tevreden werknemersbasis leidt tot minder ziekteverzuim en verloop, wat direct invloed heeft op de werkgeverslasten. Investeren in programma’s voor gezondheid en welzijn, zoals bedrijfsfitness, mentale gezondheidsondersteuning, en ergonomische werkplekken, kan de algehele productiviteit verhogen en de kosten op lange termijn verminderen. Bovendien kunnen dergelijke investeringen de aantrekkelijkheid van een bedrijf als werkgever verhogen, wat bijdraagt aan het aantrekken en behouden van talent.
Automatisering van HR- en payrollprocessen
De digitalisering en automatisering van HR- en payrollprocessen bieden een andere mogelijkheid om werkgeverslasten te optimaliseren. Door over te stappen op geautomatiseerde systemen kun je fouten in de loonadministratie verminderen en kan je tijd besparen op administratieve processen. Dit leidt tot een efficiëntere verwerking van salarissen en bijdragen, waardoor de kans op boetes voor late of incorrecte betalingen afneemt.
Door deze strategieën toe te passen, kunnen werkgevers niet alleen hun lasten verminderen, maar ook een positieve en productieve werkomgeving creëren. Dit vereist echter een proactieve benadering en regelmatige evaluatie van het personeelsbeleid om ervoor te zorgen dat de bedrijfsdoelen en werknemersbehoeften in evenwicht zijn.
Sluit je aan bij onze community
Ben je geïnteresseerd in meer informatie of wil je op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen rondom werkgeverslasten en andere relevante HR-onderwerpen? Meld je dan aan voor onze community notes. Zo blijf je geïnformeerd over alle wet- en regelgeving.
