De wet arbeidsmarkt in balans (WAB) bepaalt dat je als werkgever een gedifferentieerde Awf-premie (ww-premie) moet afdragen. Deze premie wordt beschreven in het algemeen werkeloosheidswet (Awf). Of je de lage of hoge Awf-premie mag betalen, hangt af van het type arbeidsovereenkomst.
De hoogte van de Awf-premie (ww-premie)
Voor het jaar 2023 bedraagt de lage Awf-premie 2,64% en de hoge Awf-premie 7,64%.
Wanneer dien je de hoge of lage premie te betalen?
Je mag de lage premie toepassen voor de desbetreffende medewerker indien er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, deze schriftelijk is overeengekomen en het geen oproepovereenkomst is.
Hoe vind je dit terug in de aangifte loonheffingen?
De lage premie is van toepassing als er aan alle drie de voorwaarden voldaan wordt, zijnde de betreffende indicaties in de aangifte loonheffingen:
- arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd: ja
- schriftelijke arbeidsovereenkomst: ja
- Oproepovereenkomst: nee
Onder het kopje “Aangifte loonheffingen: premie Awf” lichten we deze drie voorwaarden op de aangifte loonheffingen verder toe.
Wordt er niet voldaan aan de 3 voorwaarden? Dan moet je in principe de hoge premie toepassen. De hoge premie is dan ook van toepassing bij fictieve dienstbetrekkingen, oproepcontracten, tijdelijke contracten, uitzendovereenkomsten met een uitzendbeding en bij vaste contracten als die niet schriftelijk zijn overeengekomen.
Uitzonderingen: de standaard lage premie
In bepaalde situaties geldt als uitzondering altijd de lage premie Awf. Dit is het geval in de volgende gevallen:
- Voor werknemers met een leerwerkovereenkomst volgens de beroepsbegeleidende leerweg (BBL), die door alle drie de betrokken partijen is ondertekend en die je in je administratie bewaart;
- Voor werknemers die bij aanvang van de aangifteperiode jonger zijn dan 21 jaar en in die periode maximaal 48 verloonde uren hebben als het een periode van vier weken betreft, of maximaal 52 verloonde uren in het geval van een maandperiode;
- Voor uitkeringen gebaseerd op werknemersverzekeringen (betaald door UWV, door eigenrisicodragers WGA en ZW, en werkgeversbetalingen);
- Voor uitkeringen op basis van de Wet Arbeid en Zorg (WAZO) in verband met aanvullend geboorteverlof, adoptie, betaald ouderschapsverlof, bevalling, pleegzorg en zwangerschap;
- Voor toeslagen volgens de Toeslagenwet.
Aangifte loonheffingen: Awf-premie
Het invullen van de loonheffingsaangifte kan knap lastig zijn. Wanneer je de loonheffingsaangifte invult moet je goed opletten dat je de bijpassende rubriek van de correcte arbeidsovereenkomst aanvinkt. Dit is belangrijk voor de berekening van de correcte premie. Hieronder lees je hoe het zit met de verschillende arbeidsovereenkomsten.
Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
Bij het invullen van de loonheffingsaangifte is het van essentieel belang om de rubriek ‘indicatie arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd’ te markeren met “J(a)” wanneer er sprake is van een vast contract.
Dit geldt als het gaat om:
- een weloverwogen arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die je met de werknemer bent aangegaan, of;
- een vast contract dat vanwege de ketenregeling (oftewel van rechtswege) automatisch is ontstaan.
Schriftelijke arbeidsovereenkomst
In de rubriek ‘Indicatie schriftelijk arbeidsovereenkomst’ van de loonaangifte vul je de aanduiding J(a) in, wanneer je beschikt over een schriftelijke of digitale versie van het vaste contract met de desbetreffende medewerker. Deze moet wel gearchiveerd zijn in je loonadministratie, waarbij het noodzakelijk is dat deze versie zowel door de werkgever als door de werknemer ondertekend zijn.
Indien je bij de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst beschikt over een addendum, waaruit blijkt dat het om een vast contract gaat en niet om een oproepcontract dan mag je ook J(a) invullen.
Deze addendum moet eveneens door zowel de werkgever als de werknemer ondertekend zijn en dient bewaart te worden in de loonadministratie. Het is goed om te weten dat de handtekening van de werknemer digitaal mag zijn; zelfs instemming via e-mail of uw HR-systeem wordt als geldig beschouwd.
Wees alert bij ketenbepaling
Er is een kans dat de ketenbepaling automatisch resulteert in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. In dit geval dien je de rubriek ‘Indicatie schriftelijke arbeidsovereenkomst’ alleen met J(a) in te vullen als er een nieuw contract opgesteld wordt of er een addendum op het originele contract is dat aan de volwaarden voldoet.
Oproepovereenkomst
Bij de loonaangifte vul je J(a) in bij de rubriek ‘Indicatie oproepovereenkomst’ als er bijvoorbeeld geen vast aantal arbeidsuren per periode van maximaal een maand is afgesproken met de medewerker. Of wanneer er geen vast aantal arbeidsuren per maximaal een jaar zijn afgesproken en het loon gelijkmatig is verdeeld over deze periode (de jaarurennorm).
Ook is er sprake van een oproepovereenkomst als de medewerker geen recht heeft op loon als hij of zij niet werkt. Hierbij kan je denken aan een nulurencontract en een min-maxcontract. Wanneer er een oproepovereenkomst niet van toepassing is vul je de rubriek in met N(ee). Dit is één van de vereisten om de lage Awf-premie toe te laten passen.
Uitzondering oproepovereenkomst: consignatie, bereikbaarheidsdiensten of aanwezigheidsdiensten
Als je werknemer wacht- bereikbaarheid- of aanwezigheidsdiensten moet draaien, zou je dit in principe ook moeten aanmerken als een oproepovereenkomst. Hij of zij weet immers niet van tevoren om hoeveel uren het draait. Echter, geldt hiervoor een uitzondering, zodat je toch de lage premie mag toepassen. Zo’n overeenkomst hoef je niet als oproepovereenkomst aan te merken op voorwaarde dat er een vast aantal uren per tijdseenheid van maximaal een maand is vastgelegd en dat deze diensten worden vergoed in geld of betaalde vrije tijd.
Wat als je meerdere arbeidsomvangen hebt?
Een arbeidsovereenkomst kan meerdere arbeidsomvangen omvatten met een specifiek aantal arbeidsuren per tijdsinterval (zoals dag, week, vier weken of maand). Denk bijvoorbeeld aan een contract waarin is vastgelegd dat de werknemer gedurende de wintermaanden 32 uur per week werkt, terwijl dit in de zomermaanden 20 uur per week is. Dergelijke arbeidsovereenkomsten gelden tegenwoordig niet per definitie als een oproepovereenkomst.
Wat als je meerdere inkomstenverhoudingen hebt?
Het kan voorkomen dat je met een werknemer twee afzonderlijke schriftelijke arbeidsovereenkomsten bent overeengekomen. Denk bijvoorbeeld aan een vast contract voor 20 uur per week en daarnaast een oproepcontract voor een aanvullende 8 uur per week.
In dit geval dien je de arbeidsovereenkomsten te verwerken als twee aparte inkomstenverhoudingen. Voor het vaste contract betaal je de lage Awf-premie. Voor het oproepcontract is de hogere premie van toepassing.
In situaties waarin er sprake is van een tijdelijke uitbreiding van uren op de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst, wordt deze tijdelijke uitbreiding niet altijd beschouwd als een afzonderlijke overeenkomst. Hierdoor is het dus een nieuwe inkomstenverhouding waarop de hogere Awf-premie van toepassing is. Dit is niet van toepassing als er sprake is van een aanpassing binnen de lopende arbeidsovereenkomst.
Echter, indien de werkzaamheden of arbeidsvoorwaarden voor de tijdelijke urenuitbreiding aanzienlijk verschillen van die in het oorspronkelijke contract, is de hogere premie wel van toepassing.
Herziening lage premie aan het einde van het jaar
In sommige gevallen kan het voorkomen dat je de lage Awf-premie hebt toegepast, maar dat met terugwerkende kracht de hoge premie verschuldigd is.
Zo’n herziening is aan de orde wanneer de dienstbetrekking binnen twee maanden na het begin ervan eindigt, of (en dit gaat waarschijnlijk vanaf 2024 gelden), als de werknemer gedurende een kalenderjaar meer dan 30% extra verloonde uren krijgt dan er voor dat jaar contractueel met hem afgesproken zijn.
In het geval van een herziening in de eerste situatie maakt het niet uit of de werkgever of werknemer het dienstverband beëindigd heeft. In de tweede situatie kan een herziening bijvoorbeeld nodig zijn wanneer de werknemer overuren (meeruren) heeft gemaakt.
Deze herziening is niet noodzakelijk indien de werknemer gedurende het kalenderjaar één of meer arbeidsovereenkomsten had waarop de lage premie van toepassing was waarbij voor de gemiddelde arbeidsomvang minimaal 35 uur per week is overeengekomen.
(Dus: alleen niet herzien als 35 uur + onbepaalde tijd, in 2024 wordt dit 30 uur)
Veelvoorkomende bijzondere situaties
Bij het herzien van de WW zijn er nog een aantal bijzondere situaties waar je op moet letten:
- Medewerkers die uit dienst zijn gegaan met uitbetaald verlofsaldo: omdat de uitbetaalde verlofuren als verloonde uren meetellen, kom je al snel uit boven de 30% overwerkgrens. Alleen bij medewerkers die minder dan 35 contracturen hadden, moet hiervoor de WW worden herzien.
- Oproepkrachten met min/maxovereenkomst: hiervoor hoef je niet de WW-premie te herzien. Wanneer je oproepovereenkomst met ‘Ja’ is ingevuld, wordt met terugwerkende kracht de hoge WW-premie berekend.
Verwerking in loonaangifte
Voor de herziening dien je correctieberichten in te dienen over de betreffende verstreken aangifteperiodes.
In beide herzieningssituaties moet de herziening van de lage naar de hoge premie, in de daarvoor bestemde rubrieken, verwerkt worden in het collectieve gedeelte van de aangifte loonheffingen en in het gedeelte met de werknemersgegevens.
De drie genoemde indicaties (ingevuld met ‘ja, ja, nee’) mag je niet corrigeren, omdat deze niet wijzigen en dus correct waren opgegeven.
Let op: het herzien van de WW-premie moet aan het einde van het jaar gebeuren, of aan het einde van het dienstverband.
Tips voor het herzien van de WW in AFAS
- Gebruik het dashboard ‘Wet Arbeidsmarkt in Balans’ om inzicht te krijgen in de planning en te sturen op overwerk.
- Gebruik de looncomponenten 009.528 ‘Verhouding verloonde uren tov contracturen (tbv WW herzien ivm WAB)’ en 100.009.307 ‘Audit: mogelijk WW herzien noodzakelijk ivm overschrijding uren 30%’. Hiermee signaleer je situaties waarin je mogelijk de WW-premie moet herzien. Als dit inderdaad het geval is, zet je het vinkje ‘WW herzien’ aan.
Tot slot: 2 tips om kosten te besparen met de WW-premie
1. Bied eerder een vast contract aan
- Gebruik het dashboard ‘Wet Arbeidsmarkt in Balans’ om inzicht te krijgen in de planning en te sturen op overwerk.
- Gebruik de looncomponenten 009.528 ‘Verhouding verloonde uren tov contracturen (tbv WW herzien ivm WAB)’ en 100.009.307 ‘Audit: mogelijk WW herzien noodzakelijk ivm overschrijding uren 30%’. Hiermee signaleer je situaties waarin je mogelijk de WW-premie moet herzien. Als dit inderdaad het geval is, zet je het vinkje ‘WW herzien’ aan.
2. Betaal niet te veel WW-premie
In de WAB wordt bepaald dat als een werknemer met een vast contract zijn contracturen met meer dan 30% overschrijdt, de werkgever alsnog de hoge WW-premie moet afdragen. Dit geldt voor het gehele jaar, over alle gewerkte uren van de medewerker. Uitzondering hierop is bij vaste contracten boven de 35 uur. Stuur daarom op overwerk, door bijvoorbeeld bij structureel overwerk de contracturen op te hogen.
