Verzuimprotocol opstellen | wat moet in een verzuimprotocol

Verzuimprotocol: alles wat je als werkgever moet weten

Is een werknemer ziek? Dan moet je als werkgever en werknemer verplicht een aantal stappen doorlopen. Zelfs als de werknemer na een dag afwezigheid alweer aan het werk gaat. Een verzuimprotocol voorkomt dat je stappen over het hoofd ziet. Daarnaast draagt het bij aan de gezondheid en veiligheid van je werknemers. Door verzuim met een verzuimprotocol – of verzuimbeleid – serieus te nemen, kun je daarnaast de kosten van verzuim terugdringen en voorkomen.

Maar wat is een verzuimprotocol precies? En hoe stel je zelf zo’n protocol op? Daar lees je hier alles over. 

Wat is een verzuimprotocol?

Bij verzuim van je werknemers door ziekte is het nodig om een aantal stappen te doorlopen. Dat geldt voor zowel de werknemer als voor jou als werkgever. In een verzuimprotocol leg je duidelijk vast welke stappen dit zijn. Daarmee zorg je ervoor dat beide partijen weten wat ze moeten doen als het zover is. 

Er staat bijvoorbeeld in bij wie, hoe en voor welke tijd een werknemer zich ziek moet melden. Ook beschrijf je hoe het zit met het contact met een werknemer, mocht die langere tijd ziek zijn. 

De nieuwe Arbowet schrijft voor dat je werknemers actief moet wijzen op de vrije toegang tot de bedrijfsarts. Ook dat neem je op in een verzuimbeleid. Vermeld daarnaast wat de vervolgstappen zijn als een werknemer langdurig ziek is. En welke middelen beschikbaar zijn voor re-integratie als de werknemer weer aan het werk kan. 

Het kan zijn dat een werknemer op vakantie is in het buitenland op het moment van de ziekmelding. Dan is het wellicht nodig om andere stappen te doorlopen. Beschrijf in het verzuimprotocol daarom ook hoe het werkt als een werknemer zich ziek meldt vanuit het buitenland.  

Waarom een verzuimprotocol?

Met een verzuimprotocol verschaf je duidelijkheid: aan de werknemer die ziek is, maar ook aan jezelf als werkgever. Daarnaast geeft het je inzicht in het ziekteverzuim binnen de organisatie. Ga je dat analyseren, dan valt je misschien wel wat op. Zo is het ook een handig middel voor een preventieve verzuimaanpak

Wat als een deel van het ziekteverzuim een werkgebonden oorzaak heeft? Dan is het misschien nodig om de werkdruk te verlagen. Zo draagt een verzuimbeleid ook bij aan de gezondheid en veiligheid van je werknemers. Iets waar zowel werknemers als werkgevers van profiteren. 

De Wet verbetering poortwachter

De Wet verbetering poortwachter is er om het aantal langdurig zieken terug te dringen. De gedachte achter de wet is dat snel en effectief ingrijpen bij ziekte het verzuim korter maakt.

De wet schrijft voor dat zowel de werkgever als de werknemer zich samen met de arbodienst of bedrijfsarts moeten inspannen om het verzuim zo kort mogelijk te houden. Daar komen zowel voor de werkgever als de werknemer bepaalde verplichtingen bij kijken. Die neem je ook op in het verzuimprotocol. Zo weten beiden precies wat er tijdens het verzuim volgens de Wet verbetering poortwachter nodig is

Hoe stel je zelf een verzuimprotocol op?

Een verzuimbeleid kun je als werkgever zelf opstellen. Let er wel op dat het protocol aan bepaalde wettelijke regels moet voldoen. De basisregels vind je in de Wet verbetering poortwachter. 

Verzuimprotocol voorbeeld met inhoud

Thema’s die je altijd in een verzuimprotocol opneemt, zijn:

Ziekmelden
Beschrijf bij wie, hoe en voor welke tijd een werknemer zich ziek moet melden. Bijvoorbeeld: ‘Bij ziekte moet een werknemer voor 9:00 uur bellen naar de leidinggevende.’ Vermeld ook of een werknemer het nog ergens moet melden als hij of zij weer beter is.
Bereikbaarheid
Geef aan hoe het zit met de bereikbaarheid van werknemers tijdens hun verzuim. Kies bijvoorbeeld een periode en tijdvak waarbinnen jij als werkgever of de arbodienst contact met ze kan opnemen. Denk dan aan: ‘De werknemer moet binnen de eerste 6 weken van het verzuim altijd bereikbaar zijn tussen 14:00 en 16:00 uur ‘s middags’.
Contact tussen werkgever en werknemer
Is je werknemer langere tijd ziek? Dan moet je als werkgever minimaal elke zes weken contact met je werknemer opnemen. Neem in je verzuimprotocol op hoe vaak en op welke manier je dat doet. Dat kan bijvoorbeeld om de week telefonisch zijn.
Contact met de arbo- of bedrijfsarts
Bij langdurige ziekte is contact tussen de werknemer en de arbo- of bedrijfsarts ook altijd nodig. De afspraken hierover neem je ook op in het verzuimbeleid. Leg vast wanneer de arts contact opneemt en wat werknemers daarvan mogen verwachten.
Sancties en klachten
Wat als werknemers zich niet aan de afspraken in het verzuimprotocol houden? Of als ze niet tevreden zijn over de arbo- of bedrijfsarts? Dan kan het zijn dat er sancties volgen, of dat werknemers een klacht willen indienen. In het protocol neem je op wat die sancties zijn en waar werknemers met hun klachten terechtkunnen.
Probleemanalyse en plan van aanpak
De arbodienst maakt binnen zes weken na de ziekmelding een probleemanalyse. Daaruit volgt advies over de re-integratie. De probleemanalyse en het advies liggen aan de basis van een plan van aanpak. Dit plan is er om ervoor te zorgen dat je werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Neem deze stappen ook in je verzuimprotocol op.

Deel dit artikel:

Best bekeken
Word gratis lid van onze HR & Payroll community!

Deel dit artikel:

Word gratis lid van onze community!

Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.

hr-payroll-community
Bekijk onze laatste artikelen:
proforma loonstrook voor inzicht in financiële situatie | Salure
Nieuwe baan in zicht? Alles wat je moet weten over een proforma loonstrook

Gefeliciteerd, je hebt een nieuwe baan! Terwijl je je voorbereidt op deze spannende nieuwe stap, is het natuurlijk ook belangrijk om te weten wat dit betekent voor de financiën.

Lees meer →
autorisaties-afas
Hoe organiseer je functiescheiding in HR & Payroll?

Om bedrijfsrisico’s te beperken zijn een goede functiescheiding en controles essentieel – vooral binnen de HR- en salarisadministratie.

Lees meer →
team-project-march-exoskeleton
Mijlpaal: zelfbalancerend exoskelet Project MARCH

Een misschien wel wereldwijde mijlpaal: dwarslaesiepatiënt Koen van Zeeland (36) uit het Gelderse Slijk-Ewijk wandelde afgelopen vrijdagmiddag zónder krukken in een exoskelet van TU Delft-studenten door de Onderzeebootloods in Rotterdam. Het skelet hield zichzelf in evenwicht.

Lees meer →
wet toekomst pensioenen uitleg
Wet toekomst pensioenen: wat verandert er?

Vanaf 1 juli 2023 treedt de Wet toekomst pensioenen (Wtp) in werking. Om ervoor te zorgen dat iedereen een goed pensioen krijgt, hebben vakbonden, werkgevers en de overheid gezamenlijk nieuwe regels opgesteld.

Lees meer →
Terugblik AFAS Open 2023

Op 12, 13 en 14 juni waren we er weer bij: de AFAS Open! Tijdens de AFAS Open konden bezoekers kennis maken met onze internationale AFAS-oplossing en meedoen aan de winactie “The international sound of AFAS”.

Lees meer →
WNT ter beperkering van hoge salarissen in de (semi-)publieke sector in de volksmond ook wel balkenendenorm
WNT: Wet normering topinkomens en de impact op organisaties

Iedereen die in Nederland werkt, heeft weleens gehoord van de Balkenendenorm, oftewel de “Wet Normering Topinkomens”. Deze wet is sinds 2013 van kracht en is bedoeld om hoge salarissen in de (semi-)publieke sector te beperken.

Lees meer →
populaire-arbeidsvoorwaarden
Top 10 arbeidsvoorwaarden: dit zijn de kansen voor werkgevers

In een krappe arbeidsmarkt is het essentieel dat je arbeidsvoorwaarden hebt waar je personeel blij van wordt én blijft. In dit artikel delen we handige tips en inzichten hiervoor.

Lees meer →
vakantiegeld berekenen
Vakantiegeld in mei? 4 feiten op een rij

Het is mei en dat betekent voor veel mensen: vakantiegeld! Maar wat zijn precies de verplichtingen voor werkgevers rondom het vakantiegeld? In dit artikel beantwoorden we 4 veelgestelde vragen.

Lees meer →
wat zijn adv- en atv-dagen?
Wat zijn ADV- en ATV-dagen?

ADV- en ATV-uren zijn veelgebruikte termen binnen arbeidscontracten en cao’s. Beide begrippen hebben betrekking op vrije dagen die werknemers kunnen opnemen bovenop hun normale vakantiedagen.

Lees meer →

Word gratis lid van onze community!

Blijf op de hoogte van het laatste HR- en Payroll-nieuws, handige AFAS-tips en onze webinars.

Word lid van onze HR & Payroll Community!

hr-payroll-community