Werknemers maken regelmatig kosten om hun werk goed uit te voeren. Denk aan reiskosten, thuiswerkvoorzieningen of kosten tijdens een zakenreis. Als werkgever kun je deze kosten vergoeden via een onkostenvergoeding. Maar welke regels gelden hiervoor? En hoe zorg je ervoor dat je dit goed regelt binnen je organisatie? Dit artikel geeft een compleet overzicht van de onkostenvergoeding in 2025.
Wat is een onkostenvergoeding?
Een onkostenvergoeding is een compensatie die een werkgever aan werknemers betaalt voor werk gerelateerde kosten. Dit zijn kosten die de werknemer maakt in de uitoefening van zijn functie en die niet onder het reguliere loon vallen. De vergoeding valt onder de indirecte loonkosten en de werknemer moet de onkosten eerst declareren voordat de werkgever ze vergoedt.
Er zijn twee soorten onkostenvergoedingen:
Belaste onkostenvergoeding: Deze wordt als loon gezien en is onderhevig aan loonbelasting en premies. Dit geldt bijvoorbeeld voor kleding (geen werkkleding), schoenen, persoonlijke verzorging en privé telefoonkosten.
Onbelaste onkostenvergoeding: Dit zijn vergoedingen die buiten het loon vallen en belastingvrij kunnen worden verstrekt, zoals zakelijke reiskosten, thuiswerkvergoeding, werkkleding en kosten voor een opleiding. Voor deze vergoedingen gelden specifieke voorwaarden en een grensbedrag
Wat is het verschil tussen de onbelaste en belaste onkostenvergoeding?
Het verschil tussen een belaste en onbelaste onkostenvergoeding is simpel: een belaste vergoeding telt mee als loon van de werknemer en daar betaal je loonbelasting over. Een onbelaste vergoeding niet, die wordt netto uitgekeerd aan de werknemer.
Werkkostenregeling (WKR) en de vrije ruimte
Sinds 2015 geldt de werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers. Deze regeling bepaalt hoeveel je onbelast mag vergoeden aan werknemers. Dit bedrag valt binnen de vrije ruimte, die in 2025 als volgt is vastgesteld:
- 2% van de eerste € 400.000 van de loonsom
- 1,18% van het bedrag boven de € 400.000
Als je boven deze grens komt, betaal je 80% eindheffing over de extra vergoeding.
Welke kosten vallen onder de onkostenvergoeding?
1. Reiskostenvergoeding
In 2025 mag je 23 cent per kilometer belastingvrij vergoeden, dit geldt voor woon-werkverkeer én zakelijke kilometers. Voor zakelijke ritten met de privéauto kun je in plaats van de kilometervergoeding ook de werkelijke kosten vergoeden, mits de bonnen worden ingeleverd.
2. Thuiswerkvergoeding
Voor thuiswerkers mag je €2,40 per dag belastingvrij vergoeden. Daarnaast moet je kiezen: óf de thuiswerkvergoeding óf de reiskostenvergoeding op een bepaalde dag. Beide vergoedingen samen kan niet.
3. Studie- en opleidingskosten
Kosten voor opleidingen en cursussen die noodzakelijk zijn voor de functie, kunnen onbelast worden vergoed.
4. Tijdelijke verblijfskosten
Overnachtingen in hotels of verblijfskosten tijdens zakenreizen zijn onbelast te vergoeden.
5. Maaltijdvergoeding
- Zakelijke maaltijden, zoals tijdens een klantdiner, zijn onbelast te vergoeden.
- Maaltijden op kantoor worden meestal wél belast, tenzij ze een zakelijk karakter hebben.
6. Verhuiskostenvergoeding
Een onbelaste verhuiskostenvergoeding kan tot €7.750 bedragen, mits de verhuizing werkgerelateerd is.
7. Vrijwilligersvergoeding
Vrijwilligers kunnen een onkostenvergoeding ontvangen van maximaal €210 per maand en €2.100 per jaar zonder dat dit als loon wordt gezien.
Onkosten declareren: hoe werkt het?
Werknemers moeten hun kosten declareren voordat ze een vergoeding ontvangen. Dit kan op twee manieren:
1. Vaste onkostenvergoeding
- Een vooraf vastgestelde vergoeding voor terugkerende kosten, zoals reiskosten of thuiswerkvergoeding;
- De werkgever moet controleren of deze vergoeding redelijk is.
2. Declaratie op basis van gemaakte kosten
- Werknemers leveren bonnen en facturen in voor een exacte vergoeding;
- Dit wordt vaak gebruikt voor zakenreizen of incidentele kosten.
Bij het declareren van onkosten kunnen gemakkelijk fouten ontstaan. Daarom is het belangrijk om duidelijke regels op te stellen over welke kosten werknemers mogen declareren en hoe ze dit correct doen.
Handige tips:
- Zorg voor heldere richtlijnen over hoe werknemers hun declaraties moeten indienen;
- Laat medewerkers hun onkosten snel declareren, bij voorkeur direct na de uitgave en niet pas maanden later;
- Controleer declaraties meteen en geef direct feedback bij fouten;
- Maak duidelijk dat onjuist declareren niet wordt geaccepteerd.
- Communiceer transparant over hoe en wanneer declaraties worden gecontroleerd.
Let op: Onjuiste of frauduleuze declaraties kunnen leiden tot sancties, zoals terugbetaling of zelfs ontslag.
Slimme onkostenvergoedingen: nieuwe technologieën
Veel bedrijven kiezen tegenwoordig voor digitale oplossingen om declaraties efficiënter te maken.
1. Betaalkaarten voor onkosten
- Werknemers hoeven geen kosten voor te schieten.
- De werkgever houdt controle via limieten en categorieën.
2. Geautomatiseerde declaraties
- Declaraties worden automatisch berekend en goedgekeurd.
- Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.
Waarom is het belangrijk om onkostendeclaraties goed te regelen?
Zorg ervoor dat je werknemers hun onkosten correct declareren en bespaar zo onnodige kosten. Een foutieve declaratie kan flink oplopen, want de Belastingdienst rekent:
Maandelijkse vergoeding × aantal werknemers × 12 maanden × 5 jaar. Dat kan een forse naheffing betekenen.
Voorkom fouten en misbruik
Een duidelijke declaratieprocedure helpt niet alleen om fouten te voorkomen, maar verkleint ook de kans op (onbedoelde) fraude. Denk aan declaraties voor privé-uitgaven of verkeerd gerapporteerde kosten. Met strakke regels en controles houd je de onkostenvergoeding transparant en eerlijk.
Onkostenvergoeding bij ziekte werknemer
- Eerste maand ziekte: De onkostenvergoeding kan onbelast worden doorbetaald.
- Vanaf de tweede maand: De vergoeding wordt als loon gezien en belast.
- Uitzonderingen: Kosten die blijven doorlopen, zoals een vakbladabonnement, mogen onbelast doorbetaald worden.
Conclusie
Een goed georganiseerde onkostenvergoeding zorgt voor tevreden werknemers en een efficiëntere administratie. Door duidelijke regels op te stellen en moderne tools te gebruiken, voorkom je onnodige kosten en administratieve rompslomp. Houd rekening met de WKR, de vrije ruimte en de juiste belastingregels om financiële verrassingen te voorkomen.
Wil je je onkostenvergoeding efficiënter regelen? Overweeg dan een digitale oplossing of een vaste kostenvergoeding, zodat werknemers minder hoeven voor te schieten. Zo bespaar je tijd en zorg je voor een soepel proces binnen je organisatie.
Veelgestelde vragen
Je mag onkosten maximaal 2% van het fiscale loon tot €400.000 onbelast vergoeden. Voor het deel van het loon boven €400.000 geldt een maximum van 1,18%. Maak je meer kosten dan deze grens? Dan worden die belast volgens de normale loonbelasting.
Volgens de werkkostenregeling, die sinds 2015 geldt, moeten werkgevers rekening houden met onkostenvergoedingen. Deze regeling bepaalt welke vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen onderdeel zijn van het loon.
Een onkostenvergoeding kan op twee manieren worden uitbetaald. Als de vergoeding wordt beschouwd als loon, is deze belast en wordt het brutobedrag uitbetaald. Maar als de werknemer bonnetjes inlevert, kan de vergoeding los van het loon worden uitbetaald en blijft deze onbelast. In dat geval ontvangt de werknemer het volledige nettobedrag.
