Een personeelsdossier is het verzamelde dossier met alle belangrijke gegevens en documenten van een medewerker gedurende diens dienstverband. Iedere werkgever is wettelijk verplicht om zo’n personeelsdossier bij te houden voor zijn of haar werknemers. In dit dossier staan de gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer, hoe de medewerker functioneert en andere relevante informatie. Bij het bijhouden van een personeelsdossier moet je rekening houden met de privacywetgeving (AVG) en dus alleen noodzakelijke gegevens vastleggen.
In dit artikel leggen we duidelijk uit wat een personeelsdossier is, wat erin hoort te staan (en wat niet), waarom het belangrijk is, en hoe je ermee omgaat op het gebied van bewaartermijnen, privacy en beveiliging.
Wat is een personeelsdossier?
Een personeelsdossier is simpel gezegd het complete dossier van een werknemer dat een werkgever bijhoudt. Hierin bewaart de werkgever alle gegevens die noodzakelijk zijn om de arbeidsovereenkomst met de werknemer uit te voeren. Denk aan informatie die nodig is om beslissingen te onderbouwen (bijvoorbeeld over salarisverhoging of ontslag) of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals belastingafdracht).
Ook gegevens die van belang zijn voor het personeelsbeleid kunnen in het dossier worden opgenomen. Het personeelsdossier fungeert zo als centraal naslagwerk over de werknemer voor zowel de werkgever, de HR-afdeling als (indien nodig) de werknemer zelf.
Belangrijk is dat het personeelsdossier up-to-date en accuraat blijft. Je vult het dossier tijdens het dienstverband continu aan met nieuwe informatie over de medewerker, zoals evaluaties of wijzigingen in de arbeidsovereenkomst. Zorg er wel voor dat de informatie klopt, relevant is en niet meer omvat dan noodzakelijk .
Dit principe van dataminimalisatie is een eis vanuit de AVG. Met andere woorden: leg alleen gegevens vast die ter zake doen en nodig zijn voor het doel van het dossier (het goed uitvoeren van de arbeidsovereenkomst), en laat overbodige of privacygevoelige details achterwege.
Wat hoort er in een personeelsdossier?
Bepaalde onderdelen zijn verplicht om in ieder geval in het personeelsdossier op te nemen. Deze verplichte gegevens vormen de basis van het dossier en zijn vaak ook wettelijk vereist. De volgende zaken moeten in elk geval in een personeelsdossier staan:
Arbeidsovereenkomst
Een door beide partijen getekende arbeidsovereenkomst (arbeidscontract) en alle bijbehorende bijlagen (zoals aanvullende afspraken, functieomschrijving, etc.). Dit document legt de afspraken tussen werkgever en werknemer vast.
Identificatie en persoonsgegevens
De NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van de medewerker en een kopie van het identiteitsbewijs. Vanwege de identificatieplicht moet je een geldig identiteitsbewijs van elke werknemer in het dossier hebben. Ook de geboortedatum, contactgegevens en eventueel het BSN (Burgerservicenummer) van de werknemer behoren hiertoe.
Loonbelastingverklaring
Een door de werknemer ondertekende loonbelastingverklaring (voor de loonheffingen). Dit formulier is nodig voor de salarisadministratie en moet in het dossier bewaard worden voor de Belastingdienst.
Functionerings- en beoordelingsgesprekken
Verslagen of formulieren van periodieke functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, ondertekend door de werknemer voor gezien/akkoord. Deze documenten geven inzicht in het functioneren en de evaluaties van de medewerker gedurende het dienstverband.
Naast deze verplichte onderdelen mag je ook andere relevante zaken toevoegen aan het personeelsdossier. Zolang de informatie noodzakelijk is voor de arbeidsovereenkomst of het personeelsbeleid, kun je het opnemen. Enkele voorbeelden van optionele, toegestane onderdelen in het personeelsdossier zijn:
Opleidingen en kwalificaties
Kopieën van diploma’s, certificaten of bewijs van gevolgde cursussen en trainingen van de medewerker. Ook studie(kosten)overeenkomsten kun je hierbij voegen.
Verzuimregistratie
Gegevens over verzuim en ziekte, zoals een verzuimprotocol of registratie van hoe vaak de werknemer afwezig is wegens ziekte. Let op: je mag hierbij niet de medische details of diagnoses vastleggen, alleen de feitelijke verzuimfrequentie.
Promoties, functiewijzigingen en correspondentie
Documentatie over benoemingen, promoties of demoties, wijzigingen in functie of salaris, en correspondentie over ontslag of andere arbeidsvoorwaarden. Ook algemene correspondentie met of over de werknemer (bijvoorbeeld e-mails over afspraken) kan hierbij horen.
Waarschuwingen en klachten
Eventuele officiële waarschuwingen die een werknemer heeft gekregen, of klachten die zijn ingediend en de afhandeling daarvan. Dit soort documenten kunnen van belang zijn bij toekomstige beslissingen of conflicten.
VOG en werkvergunning
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) indien voor de functie vereist, en eventueel een werkvergunning of verblijfsvergunning als het een werknemer van buiten de EU betreft.
Persoonlijke aantekeningen
Relevante werkaantekeningen van leidinggevenden of HR over de medewerker, bijvoorbeeld notities van gesprekken. Deze mogen bewaard worden, mits ze objectief en zakelijk zijn.
Let op dat alle informatie in het dossier zakelijk en relevant moet zijn voor de arbeidsrelatie. Houd het dus bij feiten en documenten die betrekking hebben op iemands functioneren, ontwikkeling, beloning, et cetera. Dingen die niet direct van belang zijn voor de uitvoering van het werk of de arbeidsovereenkomst horen eigenlijk niet thuis in het personeelsdossier.
Wat mag er niet in het personeelsdossier?
Er zijn ook duidelijke grenzen aan wat je in een personeelsdossier mag opslaan. Sommige gegevens zijn wettelijk verboden om te bewaren, voornamelijk om de privacy van werknemers te beschermen. In het algemeen geldt dat je geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens in het personeelsdossier mag opnemen, tenzij daar een hele goede wettelijke reden voor is. Hieronder vallen onder andere informatie over iemands:
1. Gezondheid
Medische gegevens of informatie over de gezondheidstoestand van de werknemer mag je in principe niet vastleggen. Je mag bijvoorbeeld geen medische diagnoses of details over ziekten opnemen. Alleen de feitelijke ziekmeldingen en herstelmeldingen (zonder medische details) worden geregistreerd in het verzuimoverzicht.
Uitzondering: in zeer specifieke gevallen, als het strikt noodzakelijk is voor de veiligheid (bijvoorbeeld bij epilepsie, zodat collega’s weten hoe te handelen), mag je beperkte gezondheidsinformatie delen, maar dit is uitzondering op de regel.
2. Strafrechtelijk verleden
Gegevens over strafrechtelijke feiten of een eventueel strafblad van de werknemer mogen niet in het dossier, tenzij dit noodzakelijk is voor de functie of voor de belangen van de werkgever (bijvoorbeeld voor een veiligheidsfunctie waarbij integriteit van belang is). Zelfs dan zijn er strikte voorwaarden voor het verwerken van zulke gegevens.
3. Afkomst, ras/etniciteit
Je mag geen informatie opnemen over iemands ras of etnische achtergrond. Dit wordt gezien als een bijzonder persoonsgegeven. Uitzonderingen hierop zijn beperkt tot situaties zoals identiteitscontrole (bijv. een foto op een toegangspas waarop iemands uiterlijk te zien is) of positieve discriminatie/voorkeursbeleid als dat van toepassing is.
In die gevallen moet je aan zeer strenge eisen voldoen en de werknemer mag altijd bezwaar maken.
4. Religie of politieke overtuiging
Ook gegevens over iemands geloofsovertuiging of politieke voorkeur horen niet thuis in een personeelsdossier. Ze zijn niet relevant voor de werkrelatie en vallen onder gevoelige persoonlijke informatie.
5. Lidmaatschap van een vakbond
Of een werknemer lid is van een vakvereniging is privé. Dergelijke informatie mag je niet registreren in het dossier, tenzij de werknemer dit zelf bijvoorbeeld naar voren brengt voor een bepaald doel (en zelfs dan is voorzichtigheid geboden).
6. Seksuele geaardheid en privéleven
Alle informatie over iemands seksuele geaardheid, relaties of andere privésituaties mag niet worden opgenomen. Dit is niet relevant voor het werk en valt onder de privacy.
Kortom, houd het personeelsdossier “schoon” van irrelevante privé-informatie. Focus op zakelijke gegevens die nodig zijn voor het werk. Twijfel je of iets in het dossier mag? Stel dan de vraag: is dit gegeven noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of vanwege een wettelijke plicht? Zo nee, dan is het beter het niet op te nemen.
Bovendien schrijft de AVG voor dat je niet meer gegevens mag vastleggen dan nodig is, dat principe moet je altijd in je achterhoofd houden.
Waarom is een goed personeelsdossier belangrijk?
Een up-to-date en compleet personeelsdossier heeft veel voordelen en is belangrijk om meerdere redenen:
Onderbouwing van beslissingen
Met een volledig personeelsdossier kun je als werkgever je keuzes goed onderbouwen en vastleggen. Bijvoorbeeld bij promotie of ontslag kun je aantonen op basis van welke beoordelingen of incidenten die beslissing is genomen. Dit voorkomt discussies of onduidelijkheid met de werknemer achteraf, omdat alles zwart-op-wit gedocumenteerd is. Bij eventuele arbeidsconflicten of juridische procedures (bijvoorbeeld een ontslagzaak) is een actueel dossier vaak onmisbaar bewijs.
Naleving van wetten en voorkomen van boetes
Verschillende wetten verplichten werkgevers om bepaalde gegevens bij te houden. Een goed personeelsdossier helpt je te voldoen aan die verplichtingen, bijvoorbeeld de identificatieplicht en bewaarplicht van documenten. Als je personeelsdossiers op orde zijn, verklein je het risico op boetes van bijvoorbeeld de Belastingdienst. Wist je dat je een flinke verzuimboete kunt krijgen als je niet voldoet aan de identificatieplicht voor personeel? De Belastingdienst kan bij controles personeelsdossiers opvragen om te checken of alle verplichte documenten aanwezig zijn en of ze goed worden bijgehouden. Met een compleet dossier kom je hier dus niet voor verrassingen te staan.
Efficiëntie en continuïteit
Het personeelsdossier dient als centraal naslagwerk. Het zorgt ervoor dat belangrijke informatie over de medewerker voor de juiste mensen toegankelijk is. Mocht een HR-medewerker of leidinggevende vertrekken, dan blijft de kennis over de medewerkers bewaard in het dossier. Ook bij ziekte van de werknemer zelf is het handig: in het dossier staat precies vastgelegd welke afspraken er zijn gemaakt en welke stappen zijn doorlopen (bijvoorbeeld in het kader van de Wet verbetering poortwachter bij langdurige ziekte).
Goede werkgever-werknemer relatie
Transparantie over wat er in het personeelsdossier staat kan bijdragen aan vertrouwen. Werknemers hebben het recht om te weten welke informatie er over hen wordt bijgehouden. Als je netjes bijhoudt wat relevant is en dit desgevraagd aan de medewerker kunt tonen, laat je zien dat je als werkgever professioneel en eerlijk met hun gegevens omgaat.
Samengevat helpt een goed bijgehouden personeelsdossier zowel de werkgever als de werknemer. Het is een soort verzekeringspolis: je hoopt het misschien niet vaak nodig te hebben, maar áls er iets speelt (conflict, vragen over verlof, arbeidsongeschiktheid, controle van de Belastingdienst, enzovoort) ben je blij dat alles goed gedocumenteerd is.
Bewaartermijnen van het personeelsdossier
Een veel gestelde vraag is hoelang je gegevens uit het personeelsdossier moet of mag bewaren. Hierop is geen eenduidig antwoord, want het verschilt per type document. Wel zijn er wettelijke bewaartermijnen en richtlijnen waar je je als werkgever aan moet houden. De Algemene regel volgens de AVG is dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Oftewel, als bepaalde informatie niet meer nodig is, moet je het verwijderen.
In de praktijk betekent dit het volgende voor personeelsdossiers:
Tijdens het dienstverband
Zolang de werknemer in dienst is, bewaar en actualiseer je het personeelsdossier. Gegevens die gaandeweg hun relevantie verliezen (bijvoorbeeld een oude adreswijziging of een interne melding die is afgehandeld) kun je opschonen. Het dossier is een “levend” document dat meegroeit met de werknemer.
Na uitdiensttreding
Wanneer de werknemer uit dienst gaat, moet je het personeelsdossier niet direct weggooien, maar nog een bepaalde tijd bewaren. Voor veel gegevens geldt een maximale bewaartermijn van 2 jaar na uitdiensttreding. Dit is een algemeen uitgangspunt voor zaken waarvoor geen specifieke wettelijke termijn is vastgesteld.
Zijn bepaalde gegevens al eerder niet meer nodig, dan verwijder je ze ook eerder. Je bewaart nooit langer dan noodzakelijk. Sommige documenten moet je echter langer bewaren op grond van de wet. Zo verplicht de Belastingdienst om bepaalde onderdelen 5 tot 7 jaar te bewaren na einde dienstverband.
Bijvoorbeeld: gegevens uit de salarisadministratie (loonstroken, jaaropgaven e.d.) moet je 7 jaar bewaren voor de fiscus, en een kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring 5 jaar na uitdiensttreding. Ook andere administratieve gegevens (zoals NAW-gegevens en contracten die onder de fiscale bewaarplicht vallen) kunnen tot 7 jaar bewaard moeten worden.
Zoals je ziet, zijn de bewaartermijnen afhankelijk van het soort informatie. Het is daarom verstandig om een bewaarbeleid op te stellen: een overzicht van welke documenten hoelang bewaard worden en wanneer je ze moet vernietigen.
Tip: Zorg dat je na het uitdienst gaan van een medewerker een reminder hebt om het personeelsdossier op termijn op te schonen. Verwijder of archiveer informatie die niet langer bewaard mag worden, om te voorkomen dat je onnodig privacygevoelige data bewaart.
Kort samengevat: persoonsgegevens in een personeelsdossier bewaar je zo lang als nodig en niet langer. Veel gegevens maximaal 2 jaar na uitdiensttreding, en enkele wettelijke uitzonderingen 5 of 7 jaar. Is er een geschil of rechtszaak met een ex-werknemer, dan mag je relevante stukken overigens langer bewaren tot die kwestie is afgehandeld. Wil je precies weten welke documenten welke bewaartermijn hebben?
Lees dan ons artikel Bewaartermijnen personeelsdossier.
Toegang en beveiliging van het personeelsdossier
Gegevens in een personeelsdossier zijn vertrouwelijk. Niet iedereen binnen de organisatie mag zomaar bij die informatie kunnen. Alleen de mensen voor wie het noodzakelijk is voor hun werk, mogen toegang hebben tot (delen van) iemands personeelsdossier.
In de praktijk zijn dit meestal: de directe leidinggevende van de werknemer, de HR-manager of personeelsmedewerkers, en eventueel de directie als dat relevant is. Deze regel voorkomt dat collega’s ongeoorloofd in privé-informatie van een medewerker kunnen neuzen.
Sommige organisaties werken met extra beveiligde dossiers waar alleen geautoriseerde personen (na extra screening) bij kunnen. Denk aan gevoelige functies zoals HR in ziekenhuizen of overheidsinstanties. Zorg in ieder geval voor een heldere interne afspraak over wie toegang heeft tot welk deel van het personeelsdossier.
Uiteraard heeft de werknemer zelf ook recht op inzage in zijn/haar eigen personeelsdossier. Sterker nog, dit is vastgelegd als één van de privacyrechten in de AVG. Werknemers mogen hun personeelsdossier inzien en zelfs een kopie opvragen van de gegevens die daarin zijn opgenomen. Ook kunnen zij verzoeken om onjuiste informatie te laten corrigeren of om bepaalde gegevens te laten verwijderen als daar grond voor is. Het is goed om transparant te zijn richting medewerkers over welke gegevens je bijhoudt.
Informeer je werknemers bijvoorbeeld bij indiensttreding over het personeelsdossier en welke informatie daarin wordt opgeslagen en waarom. Dit schept vertrouwen en zorgt dat werknemers weten waar ze aan toe zijn.
Beveiliging van het personeelsdossier is cruciaal, zeker omdat het vaak om persoonsgegevens en soms gevoelige info gaat. Je moet als werkgever passende technische en organisatorische maatregelen nemen om het dossier te beschermen tegen verlies, diefstal of onbevoegde inzage.
Denk aan het gebruik van een goed beveiligd HR-systeem met rollen en rechten, versleutelde opslag van digitale documenten, en een beperkt aantal mensen dat toegang krijgt. Papieren dossiers bewaar je in afgesloten kasten; digitale dossiers beveilig je met wachtwoorden en waar mogelijk extra authenticatie. Zorg ook voor back-ups zodat gegevens niet verloren gaan.
Tegenwoordig worden personeelsdossiers vaak gedigitaliseerd bewaard in een HR-software of digitaal archief. Digitalisering is toegestaan en zelfs praktisch, mits je het goed aanpakt. Als je een papieren dossier inscant en digitaal opslaat, mag je het papieren dossier vernietigen op voorwaarde dat het digitale dossier goed beveiligd is.
Gebruik bijvoorbeeld een betrouwbaar HR-systeem of documentmanagementsysteem met de juiste beveiligingsmaatregelen. Wanneer het personeelsinformatiesysteem via internet toegankelijk is (bijvoorbeeld omdat werknemers online hun dossier kunnen inzien via een portal), moet je zorgen voor extra beveiliging, zoals een firewall en versleutelde verbinding.
Het doel is dat het digitale personeelsdossier net zo veilig (of veiliger) is dan het papieren exemplaar. Met digitalisering profiteer je van makkelijkere zoekfunctie, ruimtebesparing en vaak betere back-up mogelijkheden, maar het brengt de verantwoordelijkheid mee om de IT-beveiliging op orde te hebben.
Overdragen van het personeelsdossier bij overgang van onderneming
Tot slot: wat als je bedrijf wordt overgenomen, fuseert, of (helaas) failliet gaat? In zulke situaties gaan werknemers vaak over naar een nieuwe werkgever of rechtspersoon. Mag je dan de personeelsdossiers meenemen of overdragen? Ja, dat mag onder bepaalde voorwaarden.
Bij een overgang van onderneming of overdracht in het kader van faillissement mogen personeelsdossiers worden overgedragen aan de nieuwe werkgever, maar je moet hierbij zorgvuldig te werk gaan. Enkele aandachtspunten hierbij:
- Informeer de werknemers vooraf. Kondig tijdig aan dat de personeelsdossiers worden overgedragen, bijvoorbeeld via een bericht op intranet of per e-mail. Werknemers hebben het recht te weten wat er met hun gegevens gebeurt.
- Draag alleen noodzakelijke gegevens over. De oude werkgever dient het personeelsdossier op te schonen vóór overdracht: verwijder verouderde of niet-relevante informatie, zodat alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst worden overgedragen. Oude gegevens die niet meer ter zake doen horen niet bij de nieuwe werkgever terecht te komen.
- Respecteer privacyrechten tijdens de overdracht. Geef werknemers de gelegenheid om hun personeelsdossier in te zien voor de overdracht en eventueel gebruik te maken van hun rechten (bijv. correctie of verwijdering van bepaalde gegevens). Zo’n inzagemoment zorgt voor transparantie en vertrouwen in het proces.
Door deze stappen te volgen, verloopt de overdracht van personeelsdossiers netjes en in lijn met de privacyregels. De nieuwe werkgever heeft zo direct de essentiële informatie om de arbeidsovereenkomsten voort te zetten, zonder dat privacy van werknemers onnodig wordt geschonden.
Conclusie
Een personeelsdossier is meer dan een mapje met papieren; het is een essentieel hulpmiddel voor HR en management om alle relevante informatie over medewerkers op één plek te bewaren. Voor HR-professionals is het belangrijk om te weten wat er wel en niet in mag, hoe het dossier up-to-date en compliant te houden, en hoe lang je alles moet bewaren.
Met de bovenstaande richtlijnen en een gezonde dosis gezond verstand zorg je dat jouw personeelsdossiers netjes op orde zijn. Zo voldoe je aan de wetgeving én ondersteun je een professionele omgang met personeel.
